档案管理基础工作在公路工程科技档案管理中的作用

摘 要：公路工程科技档案是记录科技研究、创新和实践成果的重要载体，对于科技成果的保护、管理和应用具有重要意义。档案管理基础工作作为确保科技档案系统性、完整性和可追溯性的基础，直接影响公路工程科技档案的质量和效益。文章明确了档案管理基础工作的流程以及实施方法，在此基础上强调了公路工程科技档案管理的重要性，阐述了公路工程科技档案管理的基本内容以及价值，探讨了公路工程科技档案管理中基础工作的开展策略，并分析了档案管理基础工作对提高公路工程科技档案质量、推动科技成果的转化和促进科技创新的重要性，为公路工程科技档案管理工作的实施提供指导性意见。

关键词：档案管理；基础工作；公路工程科技；策略

随着科技的不断发展和公路工程的不断推进，科技档案管理在公路工程领域变得愈发重要。公路工程科技档案是项目开展过程中产生的各类文件、数据和信息的有机组合，记录着项目的设计、施工、监测等各阶段的重要信息，公路工程科技档案不仅是科技成果的载体，还是项目管理和决策的重要依据。随着信息化时代的发展，对档案管理提出了更高的要求，尤其是涉及隐私信息、知识产权等敏感信息，如何加强新时期公路工程科技档案管理工作的深度与效率显得尤为重要。通过深入探讨档案管理基础工作在公路工程科技档案管理中的作用，将有助于更好地理解其在项目中的实际应用，提高科技成果的保留和管理水平，从而推动公路工程科技的进一步发展。

一、档案管理基础工作概述

档案管理基础工作是指对文件和档案实现系统性的组织、管理和保管的一系列基本操作和程序，相关的基础工作是确保档案完整、可追溯和可管理的关键步骤，涵盖了从档案的产生、收集、整理到最终的保管、检索和销毁等方方面面。在本质上，档案的产生源于各类工作和活动，包括会议记录、科研报告、合同文件等，档案管理的第一步是及时、全面地收集这些文件，确保不漏失任何重要信息，并且收集到的文件需要实现整理和分类，以确保档案的有序性和易于管理，包括建立合理的编目体系、对文件实现分类、标识和编号等操作。一方面，对整理后的文件实现编目，建立索引系统，以方便用户在需要时能够迅速找到相关档案，编目和索引的质量直接关系到档案检索的效率，已经整理和编目的档案需要得到妥善的保管，确保其安全性和長期保存性，具体包括建立安全的档案库房、采取防火、防水、防虫等措施，确保档案的合规性和机密性；另一方面，建立高效的档案检索系统，使用户可以迅速找到所需的档案信息。同时，确保档案信息的传递是迅速、准确和可靠的，对于已经失去保管价值的档案，按照法定程序实行销毁，对于具有历史价值或需要永久保存的档案，实行合理的归档，以确保其长期保存。

二、公路工程科技档案管理的重要性

公路工程科技档案管理是指对公路工程科技项目中产生的各种文件和档案实现有序、系统地组织、管理和保管的一系列工作。该管理过程旨在确保项目档案的完整性、可追溯性和可管理性，以支持工程项目的有效实施、科技成果的保留传承以及对未来项目和科技创新的促进。公路工程科技档案管理的基本要求如图1所示。

公路工程科技档案管理的重要性体现在多方面，从科技成果的保留、传承对工程质量提升和科技创新的促进等方面都起着关键作用。首先，公路工程科技档案记录了科研、设计、建设等各阶段的重要信息和成果，科技档案的管理能够确保这些成果得以长期保留，方便后续项目借鉴和传承，防止重复劳动，提高工程效率。并且，档案中包含了工程设计、施工、监理等各环节的数据和过程记录，对于质量管理至关重要。通过档案管理，可以追溯工程质量问题的根源，及时发现并解决问题，提高工程的质量和安全水平。在公路工程中，合规的档案管理能够为工程项目提供法律保障，防范潜在的法律风险。通过档案管理，可以对项目过程实现全面总结，汲取经验教训，为未来类似项目提供指导，推动公路工程领域的经验共享；其次，档案管理有助于科技成果的整理和推广，为科技创新提供了可信、可追溯的数据和案例，通过分析档案信息，可以为未来的研究和创新提供参考，推动整个行业的科技水平不断提高；最后，档案管理系统能够提供高效的检索功能，使项目相关人员能够迅速获取所需的信息，有助于跟踪合同的履约情况，确保项目按照合同规定开展。同时，档案能够提供项目的详细历史记录，方便项目回顾，为类似项目的开展提供经验。总体而言，公路工程科技档案管理的重要性在于其对工程质量、法律合规性、科技创新和项目经验的全面支持，为公路工程的可持续发展提供了基础和保障。

三、公路工程科技档案管理基础工作的作用

1.确保信息完整性

公路工程科技档案管理基础工作的第一步是及时收集项目中产生的各类文件，包括从项目的立项、工程报告、支持性文件的批复到招投标、设计文件、施工方案、实验数据、计量支付、竣工验收等。通过精心的整理工作，确保每个阶段的关键信息都被妥善记录，为项目信息的完整性奠定基础，并编目和编号整理后的文件号，建立科学、合理的编目体系。这一步骤不仅有助于文件实现分类和标识，还为后续的检索提供了清晰的框架。文件的编目和编号是信息完整性的基础，确保了每份文件都能够被唯一标识和管理。随着科技的发展，电子档案成为重要趋势。通过将纸质档案实现扫描和数字化，建立电子档案库，不仅提高了档案的存储效率，还为信息的长期保存提供了便捷手段。电子档案能够有效防止信息的遗失和损坏，确保信息完整性和长期保存。此外，还应建立安全的档案库房，采取防火、防水、防虫、防盗等措施，是基础工作中至关重要的一环。只有在安全的环境下，档案才能得到有效的保护，确保信息不受损失。

2.提高检索效率

公路工程科技档案管理基础工作的核心之一是对整理后的文件建立编目和索引系统。编目和索引是提高档案检索效率的重要手段，使相关人员可以迅速、准确地找到所需的档案信息。一个科学、合理的编目和索引系统是提高整个档案管理效率的关键。一方面，建立高效的档案检索系统，能够确保项目团队的成员迅速获取所需的档案信息。同时，确保档案信息的传递是迅速、准确和可靠的，使得项目团队在需要时能够及时共享和获取信息。高效的文件检索和传递机制是项目信息管理的重要保障，还可以及时销毁失去保管价值的档案，避免无效信息加重系统的负担。

此外，还应对具有历史价值或需要永久保存的档案实现合理归档，通过对档案的清理和整理，保障档案库的整洁和高效管理，有助于提高检索效率；另一方面，公路工程科技档案管理基础工作可以提供便捷的档案查阅服务，确保有需要的人员可以在合理的时间查阅档案。同时，对于需要复制的档案，提供合法授权的复制服务，使信息在团队内的传递更为灵活，提高了信息的利用效率。

3.加强档案的可追溯性

公路工程科技档案管理基础工作不仅关系到项目过程中产生的各类文件的有序管理，还直接影响档案的可追溯性和科技成果的长期保留。在公路工程科技档案基础工作中，档案整理与分类是确保档案可追溯性的关键环节。通过对项目文件的有序整理，确保每份文件都能够被精准地分类和归档，为未来查找、审计、评估提供了可靠的信息基础。建立合理的编目和索引系统，是加强档案可追溯性的核心环节，精心设计的编目体系能够让每份文件都有唯一标识，而索引系统则使得文件的检索变得高效而精准，使得在项目后期，甚至项目交接阶段，相关人员仍能够快速地追溯到特定信息，提高了项目信息的可追溯性。

除此之外，将档案实现数字化管理，包括扫描文件并建立电子档案库，也是提高档案可追溯性的有效手段，电子档案可以更便捷地存储、检索和传递，保障档案信息的长期保存和追溯。

4.促进科技成果的保留

在公路工程科技档案管理中，科技研究过程中产生的实验数据、研究报告等文件是宝贵的科技成果。将这些信息完整地记录、保存下来，科技研究过程中的每步都能够通过档案被详细追溯，为后续的科研工作提供参考和启示。档案管理基础工作确保了设计方案和创新点得以完整保存，有助于后续工程项目的继续利用和对科技创新的传承。

此外，还包括公路工程科技档案管理基础工作中的文献整理与分类，如技术报告、论文等的管理，有助于及时了解行业前沿，促进科技成果的更新迭代。

四、公路工程科技档案管理基础工作的开展策略

1.制订科学、合理的档案管理计划

制订科学、合理的档案管理计划是公路工程科技档案管理基础工作的重要策略，在档案管理计划中，需要明确项目中产生的文件范围和种类，包括但不限于设计文件、施工方案、实验数据、工程计划、监测报告等，确保全面了解项目所有可能涉及的文件，以便为后续的整理和管理提供指导。首先，在制订档案管理计划时，需要考虑文件的生命周期，即文件从产生到最终处置的整个过程，明确文件的保管期限、归档时机以及销毁策略，有助于合理利用存儲空间，避免无效文件的滞留；其次，确立规范的文件命名和编号规则，以便对文件实现唯一标识。命名规则应当简洁清晰，能够反映文件的内容和重要信息。编号体系应当有序，便于后续的编目和检索工作，在此基础上制定科学、合理的文件分类和编目体系，使每个文件都能够被正确归类和标识。考虑到项目的特点，可以采用树状结构或标签化等方式建立清晰的档案体系，有助于后续的检索和管理；最后，档案管理计划应当包括确保文件安全性和可访问性的措施。建立安全的档案库房，制定权限管理规则，以保障档案的安全。同时，还应确保有合理的访问机制，使项目团队成员能够在需要时迅速获取档案信息。

2.建立标准化编目与索引系统

科学、合理的编目与索引系统能够提高档案的检索效率，确保信息的追踪和管理更加有序，在制定编目与索引系统之前，需要明确具体的目标与原则。考虑到公路工程科技档案的特点，如项目的复杂性、涉及的专业领域等，要确保系统既符合项目需求，又能够提高整体的管理效率，并且，确保所有文件按照相同的规范开展管理，包括文件的标题、作者、日期、关键字等信息，有助于建立一致的文件信息标准，为编目与索引奠定基础。首先，设计一个有层次结构且易于理解的编目体系，根据文件的性质、项目阶段等因素，将编目体系分为不同的类别和子类别，对应体系的建立应当符合项目的工作流程，使文件能够被迅速而准确地归类；其次，确立标准的编目规则，包括编目的流程、格式、命名规则等。规范编目可以减少错误，提高文件信息的准确性，建议建立一份编目手册，以便团队成员在需要时能够快速查阅。对应的索引系统应当设计得简明、高效。通过确定关键词、主题词、时间和地点等标准，建立索引词表，使用标准词汇可以减少歧义，提高检索的精确性。还要确保索引系统能够覆盖可能被用于检索的各种关键信息；最后，利用数字化工具和软件，辅助实现编目与索引的标准化。数字化工具可以提高工作效率，减少人为差错，并能够更方便地更新和管理编目与索引系统。

3.开展阶段性的档案审计与清理工作

开展阶段性的档案审计与清理工作有助于及时发现和解决档案管理中的问题，保持档案系统的健康运转。档案管理人员需要制定明确的档案审计与清理目标，明确每个阶段的工作内容和频率，阶段性的档案审计可以根据项目的进展阶段适当开展。组建专门的档案审计团队，由具有档案管理专业知识的人员组成，确保审计团队具备足够的经验和专业能力，能够深入了解项目档案的情况，在此基础上制定档案审计与清理的具体标准与流程，包括但不限于文件完整性、编目与索引的准确性、文件分类的合理性等，并明确每个步骤的具体要求，确保审计和清理工作的标准化和科学性。在实际审计与清理的过程中，需要对已有的档案实现逐一检查，检查文件是否齐全，是否有丢失、损坏或错误，并核实编目与索引系统是否与实际档案相符。同时，识别和清理已失去保管价值或不再符合项目需要的档案，制定明确的清理标准，如文件的保管期限、项目阶段的过时文件等，从而在审计和清理的过程中，及时更新编目与索引系统。此外，还应记录清理过程中发现的问题，对需要调整的文件信息及时修正，确保档案系统与实际情况保持一致。

五、结语

公路工程科技档案管理基础工作扮演着关键的角色，其作用体现在确保信息完整性、提高检索效率、档案可追溯性以及科技成果保留等多方面，通过有序开展档案的收集、整理、编目、索引等基础工作，能够为项目的科技成果和信息管理提供坚实基础。

参考文献：

[1]王 婷.浅谈公路工程档案管理的重要性[J].科技创新与应用，2016（08）：246.

[2]王淑君.档案管理基础工作在公路工程科技档案管理中的作用[J].产城：上半月，2022（06）： 0010-0012.

[3]庄 波.公路工程项目公司档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊）， 2009（06）：22.

[4]叶 杨.浅谈公路工程科技档案管理的特点[J].中国新技术新产品，2012（02）：245.

[5]曹瑞玲.试析新时期公路工程科技档案管理中的问题与解决途径[J].经营管理者，2015（12）：294.

作者单位：菏泽市公路事业发展中心

作者简介：郑向荣（1966—），女，汉族，山东济南人，本科，副研究馆员，研究方向：公路工程档案及档案数字化管理。