统筹推进地勘事业档案三合一制度编制工作

摘 要：随着我国地勘事业的快速发展，地勘档案管理的重要性日益凸显。但长期以来，地勘事业档案管理存在档案分割管理、重复建设、信息共享不足等问题，管理效率较低。为适应地勘事业发展的需要，统筹推进地勘事业档案管理三合一制度建设刻不容缓。基于此，文章从档案三合一制度的内涵入手，简要分析在地勘事业视野下推进三合一制度的重要意义，并有针对性地提出制定统一的编制标准与规范、建立健全档案管理组织体系、强化档案信息化建设、加强跨部门协作与信息共享以及落实监督检查与评估机制等实践策略，以期为地勘事业档案管理三合一制度建设提供借鉴和参考。

关键词：地勘事业；档案管理；三合一制度；对策建议

党的十九大报告提出，要“建设现代化经济体系”，并强调“实施国土空间开发保护等国家战略”，为地质勘查事业高质量发展提供了政策基础。2021年，自然资源部印发了《“十四五”国土空间规划纲要》，对加快建设国土空间规划体系提出了明确要求。地质勘查作为国土空间开发的重要基础性工作，其档案管理直接关系到国土空间信息资源的整合应用。因此，统筹推进地勘事业档案管理三合一制度建设，实现政府、企业、事业单位档案信息资源的有效衔接，对于促进地勘事业高质量发展具有重要意义。

一、档案三合一制度的内涵和特点

档案三合一制度是在中国特色社会主义条件下，实现企业、事业单位、政府等各类组织形成的档案有机统一和资源共享，建立统一规范、协调高效的现代档案管理体系。其内涵主要体现在：（1）统一档案管理制度，形成统一的档案编研修编报等工作规范。（2）统一档案管理机构，健全垂直管理和横向协作的组织网络。（3）统一档案分类编码体系，形成统一的分类编码标准。（4）实现档案信息资源共建共享，打破信息孤岛。三合一制度的主要特点有：1.系统性，能够将不同来源的档案整合为有机统一的管理体系；2.协同性，需要企业、事业单位、政府等多方通力合作参与档案管理；3.动态性，三合一制度建设是一个不断完善和发展的动态过程；4.开放性，要树立档案信息资源开放共享的理念，通过加强部门间信息互通，运用信息技术实现档案社会共享，主动公开更多政府和事业单位档案信息资源，完善档案信息获取共享机制，构建开放的档案信息平台等途径，不断促进档案信息资源开放共享。综合而言，档案三合一制度的实施，对于构建统一规范、协调高效、开放共享的现代档案管理体系具有重要意义。

二、推进地勘事业档案管理三合一制度的必要性

1.促进信息资源共享，提高资源利用效率

在地勘事业档案长期分散管理的背景下，不同部门和单位之间的档案信息互不联通，存量档案信息资源无法有效整合利用。实行档案管理三合一制度，可以打破各部门之间的信息壁垒，建立统一的信息共享平台，实现档案信息资源的横向联通。档案管理网络化可以使企业、事业单位、政府等用户更便捷地查询、获取相关档案信息资源，有效提高档案资源的利用效率。同时，档案信息资源的整合也为用户提供了更丰富、多角度的信息支持，助力组织和公民科学决策。

2.完善档案管理功能，保障地勘事业决策

在地勘事业发展过程中形成和积累的大量档案是开展地勘工作的重要依据。这些档案记录了地勘工作的历史过程，包含了大量宝贵的第一手资料。但是，这些档案长期分散在不同的部门和单位，很难整合共享，极大地降低了档案的利用效率，也难以充分发挥档案在支持决策中的重要作用。为此，有必要实行档案管理三合一制度，建立统一的档案管理机构，将分散的档案整合，构建系统完备的档案信息资源库。通过整合碎片化的档案资源，可以增强档案的完整性，使档案信息资源可以被全面、高效地利用，可以为地勘事业的决策提供更为完整、准确的历史依据和数据支撑。

例如，在评估新勘探区域的地质情况时，可以查阅过去不同年代和区域的地质调查报告，了解地层结构和构造运动的历史演化情况，为勘探设计提供参考。在制订勘探计划时，可以检索过去勘探活动的档案，分析历史数据，评估不同勘探方法的适用性和效率，制定切实可行的勘探方案。统一的档案信息库可以极大地提高档案数据的获取效率。

3.适应地勘事业发展需要，助推转型升级

当前，我国地勘事业正在加快推进智能化和数字化转型。既带来了新的发展机遇，又对地勘事业的各项管理能力提出了更高要求，其中就包括档案管理。与过去简单的纸质档案管理相比，现代智能档案管理需要充分运用信息技术手段，推动档案管理向智能化、精细化、服务化方向转型。构建统一的智慧档案管理平台，引入人工智能、云计算、大数据分析等前沿技术，可以大幅提高档案的采集、整理、存储和应用的智能化水平。例如，利用文字识别、图像识别等技术，可以实现档案的智能扫描整理；利用知识图谱、语义理解等人工智能技术可以深度分析档案内容，支持更加智能、高效的档案检索。构建云端的统一数字档案库，利用云计算实现海量档案的存储和调用。利用大数据分析技术，可以从海量档案中挖掘价值信息，生成各类决策支持报告。智慧档案管理平台的应用，可以极大降低档案管理的人力成本，提供更加高效和便捷的档案管理服务，推动档案管理向精细化、专业化方向发展，不仅大幅提升档案的应用价值，还可以有效降低地勘事业的运营成本，提高工作效率，助推地勘事业的数字化转型与升级。

三、统筹推进地勘事业档案三合一制度编制工作策略

1.制定统一的编制标准与规范

为实现地勘事业档案的标准化和规范化管理，应制定统一的档案管理规章制度，建立规范的档案分类编码方案，明确档案编研的标准流程，形成科学、规范的档案管理制度体系。首先，档案管理规章制度的制定应遵循完整、科学、可操作的原则，研究制定《地勘事业档案管理条例》，从总体要求、基本原则、主要内容等方面明确档案管理工作的基本规范和操作守则。在条例的制定過程中，要充分考虑地勘业发展现状和未来发展方向，结合国家档案管理相关政策法规，广泛听取地勘企业、事业单位、政府档案管理部门以及档案管理专家的意见，确保条例的全面系统和有针对性。其次，档案分类编码标准还应针对地勘业务特点设计，形成科学、合理的档案分类体系。设置地质勘察项目归档、勘察数据归档、勘察成果归档等功能类别，并细分地质、地球物理、地球化学、钻探等业务类别，同时兼顾地域和时间分类，建立多维度的档案分类编码方案。标准制定过程中要充分论证，确保编码科学规范、便于操作使用，并规范档案收集、整理、存档的标准化流程，保证档案质量。应重点规定档案编目、装卷、装箱、编制卷内目录等技术环节，明确各项工作的基本方法、要求和操作规程。同时，制定档案编研修编报工作手册，具体指导档案处理流程，并建立质量管控和评估机制，督促各单位落实操作标准。此外，建立统一的档案查阅利用办法，依法保障各使用者高效查阅档案，并明确查阅申请、审批、复制等环节的流程和要求，做好查阅档案的保密工作。最后，建立统一的档案统计报表制度，全面、准确地反映档案管理工作情况。设置年度档案工作总体统计表、档案收集统计表、档案整理统计表和档案利用统计表等，定期统计分析，检验档案管理效果。只有形成科学规范、操作性强的统一制度体系，才能为档案三合一工作的规范有序开展提供基础保障。

2.建立健全档案管理组织体系

首先，地勘事业单位应积极建立健全档案管理组织体系，组建专门的地勘事业档案管理机构，作为档案三合一工作的主导部门，负责制定规划、统筹协调、组织实施以及督促检查等工作。机构应具有相对独立的管理职能，能够代表国家档案管理部门对地勘业档案实施垂直管理，机构设置要凸显职能定位，配备足够的人员编制。其次，建立自上而下的档案管理组织网络，将国家档案管理机构、行业档案管理机构和地方基层档案管理机构有机衔接，形成自上而下的管理体系。扩充基层档案管理机构力量，建立基层档案管理所（站点），加强流动管理。再次，设立专门的档案管理培训中心，通过培训提高档案管理人员的业务能力和素质。并建立常态化培训机制，设置档案管理专业教研部门，配备高水平的师资队伍。注重理论学习与实操训练相结合，强化岗位技能。同时，建立政企档案管理部门交流学习机制，开展工作经验交流、业务技术培训、信息共享等，促进协同创新。可以建立定期交流制度，举办专题学术活动，围绕共性难点问题展开研讨，还可编撰档案管理典型案例，推广优秀做法。最后，应加强档案管理部门与相关职能部门的横向联系，建立工作协作机制，形成合力。可以签订协作协议，明确各方职责分工。在档案开发利用、数字化建设、监督考核等方面加强协同配合。只有构建权责明晰、运转高效的组织体系，才能为三合一制度实施提供人力和管理保障。

3.加强档案信息化建设

地勘事业单位应充分利用信息技术手段，大力推进档案信息化建设。档案信息化建设应贯穿数字化采集、智能处理、安全存储、资源共享和辅助决策等全过程，为档案三合一工作提供技术支撑。一要建设统一的地勘业电子档案存储系统，实现档案的数字化采集和全生命周期管理。系统要具备数字化输入、自动识别以及智能提取等功能，支持多格式档案的归集整理，实现档案电子化、数字化。系统还要构建完善的权限控制机制，保障档案数据安全。二要建设档案资源共享平台，实现多方高效、便捷地获取档案信息。平台应具备档案目录导航、精准检索、在线浏览等功能，实现政企档案信息资源的整合，为用户提供一站式服务。还要完善统计分析工具，支持档案利用情况统计。三要构建智能档案管理和服务系统，使用文字识别、人工智能等技术实现档案智能处理、智能检索等。系统能自动完成档案的分类编码、质量检查、信息提取等工作，大幅提高档案处理效率。四要运用区块链、数据标记等新技术，进一步提升档案数据安全性和可追溯性。区块链技术可防止档案数据被篡改或伪造。数据标记技术可以在档案生命周期内持续追踪。五要建立档案数据分析系统，开展多维度分析，支持决策、预测等工作。系统可以对档案关联分析、趋势预测，并能生成数据报表，为用户提供精准的决策依据。只有推进档案管理的全面信息化，才能实现档案资源共享，提高工作效率，赋能档案三合一制度建设。

4.加强跨部门协作与信息共享

地勘事业单位应采取灵活多样的方式加强档案管理部门之间以及政企档案管理部门之间的交流协作，打破各自为政的局面，实现资源共享和管理协同。跨部门协作与信息共享对推动档案三合一工作具有重要作用。首先，建立定期的档案信息通报制度，实现政企档案管理部门之间的资讯互通和资源共享。可以设立专门的沟通渠道，定期通报各自的重要档案信息资源目录，并可以申请获取对方提供的数字档案副本展开利用。其次，召开联席会议，就档案编研修编报、档案利用保密、档案法规执行等共性难点和热点问题展开研讨交流，形成工作合力。可以轮流在不同部门举办联席会议，围绕专题深入探讨。同时，建立档案管理部门联络员制度，指定专人展开工作联系和协调，保证各部门之间信息畅通。联络员既要了解本部门动态，也要及时掌握其他部门信息，推动各方交流合作。此外，开展跨部门的档案业务培训，实现经验共享。可以由具备优势的部门举办培训，向其他部门介绍先进的管理模式与技术手段，在培训后要总结提炼经验，促进协同创新。最后，共同建设档案资源共享平台，打通获取渠道，实现资源整合共享利用。平台应开放获取接口，方便不同部门系统对接，提供统一、高效的档案信息服务。构建良好的跨部门协作态势，对推动档案资源整合、管理经验互鉴、提高资源利用效率具有重要意义。

5.落实监督检查与评估机制

建立科学、严格的监督检查与评估机制是推动三合一制度各项工作措施落到实处的关键举措。建立档案管理监测预警机制，跟踪监测档案管理过程中的各项工作开展情况以及存在的问题等，及时发出预警信号，早发现、早预警、早处置问题。开展定期和不定期的三合一制度建设情况检查，检查工作方法要严谨、科学，检查内容要全面系统，确保掌握建设进展和存在的问题。检查發现问题要及时反馈，推动整改落实。建立考核评估制度，将三合一制度落实情况纳入档案管理部门和负责人的业绩考核内容，形成工作落实的内在动力。注重考核定量指标和定性评价相结合，全面客观评判工作成效。对违规行为要严肃处理、加大处罚力度，形成震慑力。建立健全相关责任追究制度，严厉问责失职渎职行为，促进各项制度严格执行。建立政企档案管理部门联席会议制度，集体研判三合一制度建设效果。联席会议由行业档案管理机构主导，针对工作中存在的困难和问题展开深入讨论，达成共识并制定解决方案。定期发布三合一制度建设情况白皮书，汇报工作进展，接受社会监督。白皮书内容要客观全面，对工作中不足之处也要给予公开。完善的监督考核机制是保障三合一制度顺利实施的关键所在，需要地勘企业、事业单位和政府档案管理部门通力配合，做到制度化、规范化，确保各项工作落到实处。

四、结束语

综上所述，通过建立统一规范的制度体系、健全的组织网络、先进的信息平台以及完善的监管机制，可以有效统筹地勘企业、事业单位和政府部门三类档案，形成统一高效的现代档案管理体系。未来，应进一步完善档案管理法规，建立健全政企档案管理协作新机制，推进档案管理标准化建设，并大力运用新技术提高档案智能化水平。定期总结三合一制度建设成效与问题，及时修订完善相关制度规范。同时，强化过程监督考核，严格落实各项工作措施，确保三合一制度落地见效，确保地勘事业档案管理走在现代化管理前列，让档案成为支撑地勘事业科学决策、促进经济社会发展的重要战略资源。

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作者单位：湖南省地球物理地球化学调查所

作者简介：蒋丽兰（1982—），女，汉族，湖南耒阳人，本科，馆员，研究方向：地勘事业单位地质档案、文书档案和人事档案等。