档案统计在档案管理工作中的作用探究

摘 要：随着信息化时代的到来，档案管理的作用和效率受到越来越多的关注。文章概述了档案统计的定义、功能及其在现代档案管理中的作用，系统梳理了如何提高档案统计工作水平的对策。并以某医院为例，以实证形式分析了档案统计实施后的效果，证明档案统计可显著提升档案管理质量，以此为相关档案管理人员提供实践参考。

关键词：档案管理；档案统计；工作水平

档案管理部门作为确保信息资源得到有效保存、使用和传承的关键职能部门，已经日益受到高层管理人员的重视。在档案管理众多组成部分中，档案统计是不可或缺的环节。档案统计指的是量化数据支持对档案工作的评价与决策过程，其核心在于收集、处理、分析和解释与档案相关的数据，如档案数量、类型、访问频率以及借阅情况等信息。随着大数据时代的来临，档案统计在实际应用中正面临前所未有的挑战。在此背景下，本文旨在深入探究档案统计在当前档案管理实践中的作用，并揭示如何利用统计方法提高档案统计工作水平。

一、档案统计概述

档案统计作为一种基本的管理活动，其核心在于通过收集、整理、分析和解释数据，以此揭示档案资源的数量分布、结构组成。帮助管理人员结合当前的利用状况，明确相关产业的未来发展趋势等多方面的信息。档案统计是对档案资料量化分析和系统总结，从其作用角度出发，有效的档案统计不仅能够准确反映出一个机构档案工作的现状，还对评估档案管理水平和服务质量具有至关重要的作用。其所收集的统计数据为档案管理人员提供了科学决策的依据，并有助于制定更加合理的档案管理策略。

此外，档案统计还包括对各项档案工作流程的监测，如文件收集、分类、整理、保存和提供服务等环节。管理人员通过定期统计不同工作流程环节相关数据的形式，可以及时发现存在的问题和不足之处，促使管理者采取改进措施。比如，管理人员如果在统计中发现某一类文件的利用率极低，则需要进一步探究原因，并寻找提高其可检索性和使用频率的方法。随着大数据和云计算技术的普及，现代档案统计的发展已经不再是传统的手工记录和简单的电子表格处理。多数企事业单位的档案管理开始融入更先进的数据处理技术，如使用数据库管理系统开展数据存储和查询操作，采用数据可视化工具来展示统计结果以及利用数据挖掘方法深入分析档案信息，此类先进的数据收集处理分析技术提升了档案统计的效率和准确性，也增加了数据呈现的直观性。

二、档案统计在档案管理中的作用

1.有助于了解档案的具体情况

首先，有助于档案管理人员明确档案资料的全面性。档案管理人员可以掌握各种档案资料的详细信息。包括档案的种类、数量、保存状况和历史价值等。其次，此种分类统计，档案管理人员可以通过档案的利用率、借阅频次等数据分析，了解档案的实际利用情况，哪些档案被频繁查阅，哪些鲜有人问津。最后，档案管理人员可以有针对性地改善档案的整理、分类和利用策略，使得档案资源得到更合理的配置和有效利用。

2.有助于提高档案管理效率

有效的档案统计能够直接影响档案管理工作的质量和效率。其一，档案管理人员通过统计分析档案流转过程中的各个环节，可以发现工作中的瓶颈和问题所在。其二，如果档案管理人员统计分析发现某一环节的处理时间过长或者某些档案类型的归档流程特别复杂，提示管理者应该优化这些方面。其三，档案统计还能帮助管理者分配资源和人力安排，依据统计数据显示哪些档案处理需要投入更多资源或者需要更多的专业培训，管理者便可以根据这些信息制定决策，从而提高档案管理的整体效率和响应速度。

3.有助于促进单位长远发展

对于医院而言，其发展离不开过往经验的总结与未来战略的规划，而档案资料便总结了这些宝贵的经验。首先，档案统计可以帮助管理层了解历史档案的保管情况和利用频度，进而分析医院发展中的历史趋势和规律。其次，管理人员可以通过档案统计分析出历年来的业务发展状况、政策变化等信息，为决策提供依据。最后，档案统计在医院风险管理中也发挥着重要作用。通过对历史档案的统计分析，能够帮助管理人员预见潜在的法律风险以及内部管理的漏洞，从而采取相应的预防措施。

三、档案管理中提高档案统计工作水平的对策

1.正确认识档案统计

提高档案统计工作水平的对策需要从正确认识档案统计、明确档案统计的目标和功能开始。首先，档案管理人员应将档案统计视为衡量档案工作成效、指导档案管理决策的关键工具，为档案统计工作制定详尽的统计指标体系。其次，应细化指标体系。该指标体系不仅能够反映数量，还要涵盖质量、效率等多个维度，以此全面评估档案工作的现状，发现潜在问题，并提供改进的方向。最后，通过对指标体系内多维度指标的分析，使档案管理人员认识到统计上述指标数据的价值在于支持决策。并且，每个维度指标均指向如何提高档案工作管理效率，在该指标体系的指导下，统计工作能够精准反映档案工作的实际情况，并为未来发展趋势提供预测。

2.做好统计人员培训

在档案管理领域，加强统计人员培训是确保档案统计工作能够更好地服务于档案工作整体开展的前提。（1）制订计划。管理人员应结合企事业单位档案管理实际，制订专业培训计划，根据统计人员的工作特点和需求，设计符合其职责的培训课程。（2）细化课程。该课程应涵盖数据收集、整理、分析以及报告编写等方面的技巧和知识，能够更有效地开展工作。（3）入职培训。对新进人员开展系统的入职培训，使其尽快熟悉岗位职责，掌握基本的统计技能。（4）实践演练。基于具体课程强化实战演练的环节，定期举行模拟统计活动。让统计人员在实践中运用所学的理论知识，鼓励他们在实战中发现问题，并积极寻找解決方案，以不断实践和反思的形式，深入理解档案统计的重要性，进而提高自身的工作效率。（5）建立激励机制。管理人员应结合企事业单位内部建立完善的激励机制，设立优秀统计人员奖项，表彰在工作中表现出色的员工，为优秀人员提供晋升通道，使他们看到自身职业发展的可能性，激发统计人员的工作热情，促使他们更加专注于提升自身的专业技能。（6）建立持续学习的企业文化。在企事业单位内部提倡持续学习的企业文化，定期组织内部分享会。通过会议使统计人员有机会交流经验、学习新知识或利用此类分享会提供一些学习资源。例如专业书籍、在线课程等，鼓励他们自我进修。

3.积极引进信息技术

积极引进信息技术是提高档案统计工作水平的关键手段。整合现代信息技术与档案统计工作，不仅可以提升统计效率和准确度，还能促进档案管理的现代化进程。（1）确立信息技术引进和应用的框架。管理人员应制定详尽的信息技术发展规划，明确信息化建设的目标、步骤、时间表和质量标准。（2）该框架应围绕档案统计工作的实际需求开展。确保所引进的技术能够有效解决档案统计中存在的问题。在明确实际需求的情况下再选择合适的硬件和软件资源。（3）软硬件配置。在硬件方面，配备能够支持大数据处理和复杂统计分析的计算机等设备设施。软件方面则应重点考虑能够提供强大数据分析工具的统计软件，如采用SPSS、SAS等专业统计软件，支持多种统计模型。（4）在该系统中，管理人员还应考虑到软件的兼容性、可扩展性以及用户友好性，保证软件可以被档案管理工作者有效使用。（5）构建和完善电子档案管理系统，实现档案的数字化存储。管理人员可利用数据挖掘技术支持档案统计和分析工作。（6）细化系统。该系统应包含档案电子目录管理、数字化档案的存储与检索以及统计分析模块等功能。（7）提升安全性。应考虑档案信息的安全性，确保系统的安全性，采取数据备份、防病毒和防黑客等措施，保护档案数据的安全性和完整性。（8）组织针对性培训。基于具体电子档案管理系统的操作流程，应组织档案管理人员开展系统性的培训，使档案工作者掌握必要的计算机操作技能和专业统计软件的使用方法。具体培训内容应包括数据管理、电子档案系统操作、统计分析方法及软件操作技巧等。

4.优化档案统计流程

（1）全面审查分析。此阶段管理人员应对现有流程全面审查和分析，识别瓶颈环节和冗余操作。重新设计档案统计流程，简化步骤，明确各环节责任人，实现步骤间的无缝对接。以数据收集环节为例，管理人员可以通过设置标准化表单和模板来规范信息录入，降低人为错误率。在数据审核环节，则需要建立严格的质控机制，確保输入数据的真实性和可靠性。（2）融入信息化手段。管理人员应根据档案统计流程，采用先进技术手段，引入OCR（光学字符识别）技术将纸质档案转换为电子格式，以便于数据的快速检索与处理。（3）构建数据库管理系统。管理人员应集中存储和管理统计资料，提升数据查询和分析的效率，并利用大数据分析工具深度挖掘历史档案数据，发现潜在价值，并支持决策制定。（4）保障措施。为保障流程再造后的实施效果，管理人员可以设立质量监控体系，确保统计过程符合既定标准。同时，制定反馈机制来及时修正偏差。根据外部环境变化灵活调整流程设置，并结合实际成效实现优化，确保统计流程的有效性。

5.丰富档案统计方法

（1）评估问题。管理人员应评估目前使用的统计方法在实际操作过程中出现的问题和局限性，再通过优化或者替换来提升统计效果。如果发现单纯的数量统计无法满足档案管理的需求，则需要引入更复杂的统计方法，如相关性分析、回归分析等，揭示档案数据之间的内在联系。（2）采用新技术。管理人员可尝试探索利用最新的统计技术和工具开展档案统计，使用数据挖掘技术对档案数据深度分析，预测未来的数据变化。还可以使用人工智能和机器学习技术，如聚类分析、决策树和神经网络等，处理复杂的档案数据，此种高级统计方法可以帮助档案管理人员从海量数据中提取有用信息，极大地扩展了档案统计的可能性。（3）借鉴其他领域。档案管理人员可借鉴其他领域的成功统计方法创新档案统计。比如，质量管理中的六西格玛管理原则可被用于档案统计的质量控制，以确保统计结果的精确度和可靠性。将其他领域的方法引入档案统计，不仅有助于解决特定的统计问题，还可以帮助档案管理部门开拓新的统计思路。

四、案例分析

1.医院概况

某综合医院成立于2005年，占地面积约2万平方米，作为一家三级甲等综合性医院，其拥有先进的医疗设备设施、高素质的专业人员以及全方位的服务体系，该医院拥有30个临床科室和15个技术辅助部门，其中包括内科、外科、妇产科、儿科、急诊科和康复科等主要临床部门以及检验科、放射科、药剂科等辅助部门。其中，心血管中心、神经外科和肿瘤治疗中心等特色科室在国内享有盛誉。医疗团队由100名专业医师与200多名护理及技术人员组成，该医院配备有128排螺旋CT、3.0T MRI和数字化X光机等国际领先的诊断设备设施，手术室配备达芬奇手术机器人系统等高端手术设施。此外，还有完善的信息管理系统和电子健康档案系统，确保了高效和安全的数据管理。

2.医院档案统计方案

基于案例综合医院的概况，作为一家三级甲等综合性医院，不仅要处理大量的患者医疗记录，还需要管理内部运营数据、财务记录、人力资源档案以及研究数据等，为提高管理效率、确保信息安全并支持医院的长远发展，管理人员实施了一套综合的档案统计方案。首先，引入了先进的档案管理系统，确保所有档案都能被数字化和电子化管理，不仅包括电子病历管理，还涵盖了人事档案、财务记录等。其次，基于该系统通过集成大数据分析工具，实时监控与分析档案数据，确保及时识别和响应任何异常情况。再次，医院设立了专门的统计部门，负责定期编制和审查统计报告。这些报告覆盖了从患者满意度到财务状况、药品库存等多方面的数据。最后，医院定期培训所有涉及档案管理工作的员工，以提升他们的专业知识和操作技能，保证档案统计工作的专业性和高效性。

3.档案统计效果

第一，案例医院数字化档案管理系统的实施使得医疗档案的检索准确率达到了99.9%，减少了由于档案误放或系统卡顿导致的检索错误。第二，实时数据监控减少了数据被泄露的发生，自引入系统以来，未发现任何数据被泄露事件。第三，数据备份的成功率提升至99.99%，即使在极端情况下也能确保数据的完整性。第四，提高统计报告的准确度，使医院能够在资源配置上做出更有根据的决策。例如，在过去的一年中，通过数据分析发现心血管中心人流高峰时段，通过调整人力资源配置，减少了患者平均等待时间。第五，通过有针对性地培训统计相关技能，使员工档案统计能力有了显著提高。考核合格率从80%提升至95%以上，编写和分析报告的时间缩短了30%。

五、结语

综上所述，在信息化快速发展的背景下，传统的统计方法需结合新兴技术开展创新与革新。在此理念指导下，经过探索与深入分析，本文明确了档案统计在优化文件管理流程、提升用户体验以及辅助决策制定方面发挥着至关重要的作用。还强调了利用数字化工具和智能化技术开展数据采集与分析的必要性，档案管理工作人员应结合现代信息技术提高自身工作水平。未来应致力于探索更先进的统计方法，以更好地适应电子档案管理带来的新挑战，并加强跨领域协作，促进档案管理领域知识与技能的融合，确保档案统计质量不断提升。

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作者单位：宁德市闽东医院

作者简介：林英华（1975—），女，汉族，福建宁德人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。