数字化技术在高速公路档案电子化整理与管理模式中的应用探析

田 苗,武 岩

(辽宁省交通规划设计院有限责任公司 沈阳市 110166)

随着信息化的发展,高速公路档案电子化整理与管理工作愈加重要。传统的纸质档案管理方式逐渐不能满足高速公路行业信息化的需要。数字化技术为高速公路档案电子化整理提供了新的解决方案。文章旨在探讨当前数字化技术在高速公路档案电子化整理与管理中面临的问题和挑战,并结合实际提出数字化技术应用方法,以期促进高速公路档案电子化整理与管理工作不断发展。

1 高速公路档案电子化整理与管理模式概述

1.1 高速公路档案电子化整理的定义

高速公路档案电子化整理是指将高速公路档案资料以数字化形式进行整理、存储、管理和利用的过程,包括将传统纸质档案转换成电子文档,利用数字化技术进行数据处理和管理。通过数字化整理,档案工作可以高效便捷地获取和使用档案信息。

1.2 档案管理工作的重要性

高速公路档案记录着高速公路建设、发展和运营过程中的重要信息,如设计方案、施工记录、工程变更记录等。通过电子化管理,档案以数字化形式得到整理和保存,可以更方便地访问和利用,降低纸质档案磨损和损坏风险,实现长期保存。

高速公路设计、施工和维护过程中,档案记录着关键信息和数据,如结构设计参数、材料使用情况、安全检修记录等。通过电子化整理和管理,可以追溯分析关键环节,为运营维护、改扩建、事故调查、法律诉讼和监管审计提供准确的支持和依据。通过电子化整理和管理,可以更方便地进行搜索、检索和分析,提供高速公路规划、运营和维护相关的数据和信息,支持管理者进行科学准确的决策,了解过去的经验教训,评估运营状况和制定改进措施,提高管理决策的质量和效果。数字化档案能够实时共享给行业部门、研究机构等相关单位,促进信息传递和共享,加强各方协同合作,提高高速公路建设运营的效率和质量。

1.3 目前存在的问题与挑战

数字化技术在高速公路档案电子化整理与管理中也面临着一些问题和挑战。高速公路档案产生大量的纸质文件,也有复杂的技术处理要求,将其转换为电子形式需要解决扫描、识别、分类等技术问题。扫描的准确性、文档内容识别的正确率以及电子档案分类和索引的合理性等方面仍是数字化管理工作面临的挑战。整理与管理过程中,因档案纸质原件质量参差不齐,可能发生损坏、模糊或遗失,需要及时采取修复或恢复措施。

电子化档案存储在计算机系统中,也面临着数据泄露、受篡改和损坏的风险。不同地区和单位应用需求不同,缺乏统一的档案电子化整理与管理标准,给档案信息共享交流带来障碍,限制了数字化档案的高效利用[1]。此外,尽管当前数字化技术在档案工作中发挥着重要作用,但一些档案工作人员仍缺乏必要的数字化技能和意识。

2 数字化技术在高速公路档案电子化整理与管理中的应用

2.1 数据采集和数字化处理技术

数据采集和数字化处理技术是高速公路档案实现电子化的关键技术,为高速公路档案数字化转换提供技术基础,主要包括扫描设备、光学字符识别(OCR)、图像处理等。

扫描设备可以将纸质档案转换为数字图像,从而取代传统的纸质存档方式。扫描设备可以高效扫描大量文件,且准确性较高。档案管理人员可以随时随地访问和使用电子档案,无需翻阅大量纸质文件。

光学字符识别(OCR)是数字化处理过程中的重要环节。OCR系统会自动识别图像中的文字,将扫描图像转换为计算机可读、可编辑的文本数据。自动化的文本提取和识别过程极大地提高了数字化处理的速度和准确性。借助OCR技术,大量的纸质文档被迅速转换为可编辑、可检索的数字文本,方便后续管理和使用。扫描得到的图像可能存在模糊、噪点、边缘不清等问题,图像处理技术可以修复和改善图像,确保数字化档案的质量。通过清晰度增强算法,可以使模糊的图像更加清晰;通过噪点去除算法,可以减少扫描图像的干扰点;通过边缘检测算法,可以提取文档的边界信息等。上述图像处理操作保证了数字化结果的可读性和可用性。

2.2 信息存储与管理系统

信息存储与管理系统是实现高速公路档案电子化的核心。系统通过建立专门的数据库,可以高效地存储、管理和利用电子化档案,提供便捷的访问、检索和管理功能。

系统采用数据库管理软件或专门的档案管理系统存储和管理电子化档案。数据库是一个结构化的数据存储系统,可以将档案数据按照一定的规则和关系进行组织和存储[2]。档案管理系统是针对档案特点设计的管理软件,作为专业化的管理工具,能够满足档案数字化管理的需求。系统将电子化档案以结构化的方式存储,如采用表格、字段等数据结构进行组织,使档案信息存取更加方便和高效。信息存储和管理系统提供各类查询和检索功能,用户可以快速准确地找到所需的档案信息。系统通过索引、分类、标签等方式组织和管理档案。索引根据档案的关键词、日期、文件类型等重要属性建档,方便用户搜索关键字,进行条件查询。系统还可以根据档案的特点分类,设置标签,使档案信息的组织更加有序可控。基于上述操作,用户可以根据自己的需求快速找到目标档案,并进行查阅、复制等操作。信息存储与管理系统的集成能力有助于实现数据共享和交换,通过与其他系统连接,不同部门和团队可以共享存储在信息系统中的数据,解决“信息孤岛”问题,并促进组织内部协同,提高工作效率。集成能力促进信息流通和交互,通过与企业内部系统集成,信息存储与管理系统可以自动传递和更新数据。当一个部门进行了文件更新,其他部门可以即时获得最新的版本,无需手动发送或请求数据。这样的链式操作可以加快信息传播速度,降低沟通成本,并确保相关人员接触最新信息。

2.3 数据安全和保护措施

在数字化档案管理中,数据安全和保护措施至关重要。数字化档案存在数据泄露、被篡改和被损坏的风险,因此需要采取加密防护措施确保档案数据的安全完整。

确保储存设备和服务器的物理安全,包括采取通用的物理防护措施,如安装监控摄像头、门禁系统、防火墙等,防止未经授权的人员进入存储区域。需要对服务器和储存设备进行定期检查和维护,确保设备正常运行并提供稳定的存储环境。采用加密技术对敏感数据进行保护。加密是通过将数据转换为密文形式,防止未经授权的访问者读取或修改数据[3]。数字化档案管理中,可以使用对称加密或非对称加密算法来保证档案数据的机密性,确保加密算法符合相关安全标准和现实需要。通过建立用户身份验证和授权机制,设置未授权人员对档案数据的访问权限,该机制可以通过用户名和密码、双因素身份认证等方式实现。根据用户角色和权限设置不同的访问级别,确保只有具备合法权限的人员才能获取敏感档案信息。定期备份数据可以防止数据意外损坏或删除丢失,并提供可靠的数据恢复手段。建立灾难恢复计划可以预防应对自然灾害、硬件故障或人为损害等突发情况,实现损失最小化。数字水印和数字签名等技术手段也可应用于数字化档案管理中,用于身份认证和防篡改处理。数字水印是通过将不可见的标识嵌入到电子档案中,以验证其来源和真实性[4]。数字签名则是使用加密技术生成一个唯一的标识符,用于验证档案的完整性和数据的不可篡改性。

3 结语

数字化技术的应用对高速公路档案电子化整理与管理产生积极影响。通过数字化技术,档案管理人员能够更高效地开展数据采集和整理工作,提供方便快捷的信息存储与管理系统,确保档案数据安全完整。然而,在推广档案数字化的过程中,仍然面临着数据质量、隐私保护等方面的问题和挑战,需要结合行业工作实际需要,不断改进和完善数字化技术,从而更好地满足高速公路各相关方需求,促进档案工作现代化、高效化发展。