标准化视域下档案资源开发利用路径研究

赵林洁

（漳州市档案馆，福建 漳州 363000）

档案资源的开发利用是实现档案价值的重要手段。在档案资源开发过程中，一方面，坚持档案管理的内在规律；另一方面，结合服务对象的具体需求对档案资源进行整合和开发。以标准化为导向，要求在档案资源开发利用过程中一定要形成相应的制度标准，明确档案资源开发利用的重点，按照制度标准对档案资源进行开发和利用，切实保障档案资源的真实性、科学性和完整性。

1 标准化视域下档案资源开发利用的基本要求

档案标准化对档案资源开发利用具有重要现实意义。在档案资源开发利用过程中形成相应的制度标准，有助于档案信息资源的收集整理，有助于档案数据库建设，有助于档案自动化管理，有助于提升档案资源的安全性。

1.1 电子化存储与标准化

《档案法》明确指出，要积极推进档案信息化建设，对档案信息资源进行合理开发和利用，更好地服务经济社会发展。在档案资源开发利用过程中，有必要按照相关法律法规要求，积极推进档案信息资源的整合。当前部分档案管理部门在档案管理过程中还面临着纸质档案与数字档案同步管理的现实问题。在这一背景下更需要完善相应标准，对纸质档案进行数字转型，进而存储到数据库之中。随着信息技术的不断发展，为档案电子化存储创造了条件。在技术支持下，通过电子化存储，既能够减少不必要的人力、物力资源投入，也有助于后续的档案资源开发和利用。在这一过程中需要完善档案元数据标准、大数据库标准、电子档案存储标准等。

1.2 自动化管理与标准化

DB33/T 2471-2022《档案服务机构工作规范》明确指出，要积极推进档案标准化建设，为档案管理提供扎实的制度依据。在数字技术加持下，信息技术与档案资源管理进行了深度融合，也为档案自动化管理创造了有利条件。特别是人工智能的出现为自动化管理提供了更先进的技术支持，自动化管理不仅是提升档案管理的重要手段，同时也能够为后续档案资源开发和利用创造有利条件。在自动化管理过程中，既对档案管理设施提出了较高要求，也需要档案管理人员具备一定的技术能力，熟练利用操作系统对档案信息进行收集、录入和管理。既能够减少不必要失误，也能够提升档案管理的精准度。

1.3 安全化管理与标准化

DA/T 56-2014《档案信息系统运行维护规范》明确指出，档案安全对档案管理至关重要。档案信息安全是档案资源开发和利用的重要保障，在档案管理过程中应将档案安全化管理作为重要方面，为档案安全化管理形成相应的制度标准和流程。在推动档案信息化进程中必须做好档案信息安全工作。通过大数据技术运用，可以实现对档案信息的系统整合，存储到大数据库或云端。区块链技术运用可以实现档案信息分节点存储，进一步提升档案信息的安全属性，此外，设置用户权限，也能够保障档案信息安全。在技术运用过程中应该形成相应的标准规范，切实保障信息技术真正为档案安全化管理所用。

2 标准化视域下档案资源开发利用的实施路径

新时期，档案管理部门在档案资源开发利用过程中既要主动引进现代信息技术，也要将标准化作为档案资源开发利用的重要前置条件。在档案资源开发利用过程中，一定要明确档案资源制度规范，为档案信息资源开发利用提供扎实的制度保障。同时要实现数字技术与档案资源开发的深度融合，形成相应的制度标准，切实保障数字技术真正地为档案资源开发所用。

2.1 明确档案资源制度规范

GB/T 34112-2022《信息与文献文件（档案）管理体系要求》明确指出，档案资源制度规范是提升档案管理质量的重要前提。在档案资源开发利用过程中，同样也需要完善的制度机制作为前提保障。一方面，通过制度规范建设能够使档案管理从无序状态变得更为有序。有效解决在档案管理过程中的随意性问题，进一步提升档案信息资源开发利用质量。另一方面，国家针对档案管理也出台了相应的制度规范，为档案资源开发利用提供了指引。同时档案管理部门在档案资源制度规范落实过程中也应该做好宣传工作。要让广大档案工作者对档案资源制度规范有清晰认知，在档案资源开发利用过程中要结合具体存在的问题形成相应的解决措施，并通过制度形式加以固化，不断丰富档案资源制度体系。通过完善的制度保障，既能够为档案管理人员开展档案信息资源开发提供现实依据。也能够将制度规范相关要求融入档案工作实际之中，实现档案技术标准与档案信息收集、存储、利用、开发、共享、销毁等环节的深度融合。特别是在信息时代背景下，更应该将档案资源制度建设作为资源开发利用的重要方面。

2.2 建设档案资源管理平台

DA/T 73-2019《档案移动服务平台建设指南》明确指出，在档案资源开发利用过程中要形成相应的管理系统和平台。首先，树立信息化意识。要从思想上重视档案信息资源开发利用的重要性。特别是随着信息技术不断发展，为档案信息资源开发利用共享提供了先决条件。只有在意识上重视信息化，才能够在顶层设计上给予信息化足够的重视，才能够围绕档案资源开发利用给予足够的财政支持、人力支持和政策支持，形成专项资金购买相应的硬件设备，将大数据、云计算、数据挖掘等技术融入档案信息资源开发之中，建设档案资源管理平台。严格按照GB/T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》推动档案信息资源开发利用与信息化建设同步发展。其次，统一档案电子数据信息标准。为了更好地发挥档案资源管理平台的作用，需要形成统一的数据标准，这样才能够使海量的数据真正地收集上来，有效避免数据在收集过程中因标准不统一，出现数据丢失、数据乱码、数据不显示等问题，实现档案信息数据系统整合、科学整编和科学分类，为后续档案信息资源开发提供海量的档案信息数据库。同时也能够解决“数据孤岛”问题，持续为档案管理平台提供数据资源支持。

2.3 数据技术标准与档案资源开发

GB/T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》明确指出，要形成相应技术标准，为档案资源开发利用创造有利条件。档案资源开发利用必然会运用多元技术手段对其进行整合、提炼、加工，将有价值的档案信息整合到一起。这就要求在档案管理过程中要充分认识到档案信息资源蕴含的丰富价值，结合服务对象具体诉求，由专业的档案管理人员对档案信息进行开发和利用。在此过程中要运用多元化的手段，同时还要有相应的技术标准作为支撑，这样才能够提升档案资源开发利用效率，更好地满足不同主体对于档案信息资源的多元化诉求，进一步提升档案信息资源开发的深度和广度。在数据技术标准方面要形成与档案管理开发利用相对应的档案分类技术标准、档案著录技术标准、档案标引技术标准等。在相关制度标准制定过程中，既要主动参考国家出台的GB/T 15418-2009《档案分类标引规则》、DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T 22-2015《归档文件整理规则》等。也要结合不同档案特点，借助大数据挖掘技术对档案信息进行挖掘和利用。借助大数据语义解析、搜索引擎等技术对数字档案知识进行提取、解析，进而形成有价值的档案数据信息资源，为后续档案资源服务提供保障。

2.4 规范档案资源服务标准

DB33/T 2471-2022《档案服务机构工作规范》明确指出，在档案资源服务过程中要形成相应的制度规范，实现对档案信息资源的合理开发和利用。档案作为一种重要的信息资源，其本身就与经济社会发展息息相关。因此，无论从国家层面看，还是从档案管理部门层面看，都有必要对档案资源开发利用给予足够重视，充分发挥档案信息资源在服务经济社会发展，服务业务方面的具体作用。ISO15489《信息与文献——文件管理》明确指出，档案信息具有重要价值，是无形的数据资产。ISO30300《信息与文献——文件管理系统——基础和术语》明确指出，在档案信息资源开发和利用过程中要形成相应的制度标准，充分认识到档案信息资源数据规模大、类型多特点。当前部分档案管理部门在档案管理过程中还存在着“重管理，轻开发”的问题，在一定程度上影响了档案信息资源的开发和管理。新时期，档案管理部门既要落实好国家关于档案管理的相关制度要求，也要形成主动服务理念，既要从横向层面与其他部门展开广泛合作，实现档案信息资源共享；在纵向层面也要对内部档案信息资源进行整合，形成专门课题研究，发布一些具有指导性意义的档案信息成果。

3 标准化视域下档案资源开发利用的保障措施

档案资源开发和利用是一项长期性、艰巨性、系统性工作，在具体落实过程中要关注到档案信息资源的独特价值，也要在开发利用方面运用多样化手段。传统的档案资源开发利用模式已经很难适应新时期人民群众对于档案信息服务的多元化诉求，需要档案管理部门主动转变服务方式，将档案标准化与档案信息资源开发进行深度融合，提升档案信息资源开发的规范性和科学性，实现对档案信息资源的合理利用。在档案信息资源开发利用过程中，既要在思想层面主动转变传统档案管理思路，也要加强人才队伍建设，为档案信息资源开发提供扎实的人才保障。同时还要将档案安全管理作为重要方面，切实保障档案信息安全。

3.1 主动转变档案资源开发利用思路

《档案法》明确指出，要坚持与时俱进原则，对档案信息资源进行合理开发和利用。信息时代背景下，传统的档案管理思路已经影响了档案信息资源开发，这就要求档案管理部门要从原来的被动档案管理思路向主动档案信息资源开发转变。一方面，充分认识到现代化、信息化对于档案管理产生的深刻影响，要结合档案信息资源开发形成切实可行的实施方案，构建与信息时代相契合的制度标准体系，依托大数据、云计算等技术对档案信息资源进行深度挖掘。另一方面，将新理念、新思路宣传出去。档案信息资源开发和利用既是档案管理部门领导层关注的重点，也需要全员共同参与。这就要求档案管理部门要经常召开会议，对于档案资源如何开发利用、档案标准化如何推进、信息技术如何与档案信息资源开发利用相结合等相关问题进行研究和探讨，并形成具体可行的思路，为档案信息资源开发利用提供科学依据。

3.2 加强档案管理人才队伍建设

GB/T 26162-2021《信息与文献文件（档案）管理概念与原则》明确指出，人才队伍建设事关档案信息资源开发和利用质量。因此档案管理部门要将档案管理人才队伍建设作为重要方面，传统的档案管理模式在一定程度上限制了档案管理人员主动性和积极性的发挥。新时期，在档案管理人才队伍建设过程中，一方面，要为档案管理人才施展才能提供广阔的舞台，积极支持档案管理人员结合档案资源开发利用，在手段、方式、技术等层面进行大胆创新，通过集中攻关的方式解决档案信息资源开发过程中存在的难点。另一方面，要加强档案管理人员综合素质培养，要将档案标准化内容作为档案管理人才培养的重要方面。让档案管理人才对档案标准化有更深入的理解，并将标准化理念融入档案信息资源开发和利用之中。

3.3 加强档案安全防护体系建设

GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》明确指出，要将信息安全作为档案管理的重要方面。为此，一方面，要加强档案安全防护，在推进档案信息资源开发过程中要实现档案安全防护与档案信息资源开发同部署、同落实，要采取加密技术、安全防护技术、访问限制等手段，切实保障档案信息安全。另一方面，形成相应安全制度标准，要求档案管理人员要严格按照安全制度标准对档案管理平台和档案信息系统进行操作，减少不必要的人为干预。同时要加强监督和考核，切实保障安全保密制度和相关标准真正落地，通过制度形式切实保障档案信息安全。

总之，从档案本身的性质看，档案信息收集上来的都是有价值的信息，都是与经济社会发展相关联的信息，因此本身就蕴含丰富的价值。在档案管理过程中，要将档案信息资源开发利用作为重要方面，更好地实现档案信息应有的价值。围绕档案资源开发利用完善相应制度标准，将标准化与档案采集、档案交接、档案分类、档案管理、档案开发、档案利用、档案共享深度融合，切实保障各项工作开展有法可依、有制度可循。将信息技术与档案信息资源开发利用进行融合，运用灵活多样的技术手段深挖档案信息资源的内在价值，更好地满足不同主体档案信息诉求，发挥档案信息资源的服务价值。