从实践角度看高校采购内部控制审计的问题与对策

张丽娜

为了确保采购活动的合规性、经济性和效率性，审计成为了一个重要的监管手段。高校采购内部控制审计是一种独立、客观的审查、评估和咨询活动，旨在提高采购流程的效率和效果、保障资金安全、预防腐败和浪费现象。通过审计，对高校采购活动的内部控制体系进行全面、系统的审查，发现并纠正潜在的风险和问题，从而确保采购活动的合规性和有效性。

高校采购内部控制审计的研究背景和意义

一、研究背景

随着高等教育的发展和政府对高等教育投入的增加，高校采购活动日益频繁。这些采购涉及教学设备、科研器材、基础设施建设等多个方面，金额巨大。然而，随之而来的是潜在的风险和问题，首先，各类采购都有其特定的标准和要求，尤其是在这个日新月异、新产品层出不穷的时代，采购工作面临的问题和挑战也在不断更新和变化。其次，由于教学、科研需求的提升，高校除了大额物品购置金额较大外，一些实验仪器或配套设备单件的金额可以达几十万元甚至几百万元，有的还需要使用外币结算，这是由于科技发展的迅速和实验研究的精细要求所决定的。最后，在市场经济的大环境下，物资供应的渠道也呈现出多种多样的趋势，无论是国有企业还是民营企业、代理商或者经销商都可能成为我们的供货商，这些不同的供货商与学校的交往方式、合作模式都有所不同，其资质、技术含量、实际产品也存在较大差异。这种多样性既带来了采购的便利，同时也增加了采购的难度，容易发生供应商选择不当、采购过程不透明、资金使用不规范等问题。这些问题不仅可能导致高校的经济损失，还可能引发公众对高校管理的不信任。近年来，国内外学者和审计机构逐渐认识到高校采购内部控制审计的重要性。然而，现有的研究和实践仍存在不足，无法充分发挥其监管作用。因此，对高校采购进行内部控制和审计显得尤为重要。

二、研究意义

开展高校采购内部控制审计研究工作，对于高校的建设和发展具有直接的关系，并具有十分重要的意义。这主要体现在以下几个方面：一是风险管理。通过对高校采购内部控制审计的研究，可以及时发现和解决潜在的风险和问题，为高校的稳定发展提供保障。二是透明度和公信力。通过审计研究，可以提高高校采购的透明度，增强公众对高校的信任和信心。三是资金效益。审计研究可以促进资金使用的合理性和规范性，提高资金效益。四是理论和实践指导。审计研究不仅可以丰富现有的审计理论体系，还可以为政府和相关部门提供参考和建议，有助于完善相关法规政策。值得注意的是，审计工作不仅仅是一个独立的过程，它也需要与其他管理环节相结合，形成完整的管理体系，以确保高校的可持续发展。因此，进行高校采购内部控制审计研究工作是非常必要的，并且具有现实意义。

高校采购内部控制审计现实困境

一、高校采购内部控制审计中发现的问题

一是采购计划及财务预算不同步，对符合政府采购范围的项目规划不足。部分采购项目未能及时、准确、完整地按有关要求申报政府采购预算，对预算编制的重视度有待加强，同时，对符合政府采购范围的项目规划不足，给高校整体财务预算的编制和执行造成困难。

二是采购论证不充分，缺少整体统筹规划。在申报采购计划时，部分项目论证不扎实、整体规划统筹不够、信息公开不到位，使采购计划申报容易造成仪器设备选型上的偏差或重复购置的现象。

三是采购调研不实不细、基础信息缺乏。由于对供应商的财务状况、经营状况以及诚信记录等信息了解不够全面，同时对仪器设备的规格和技术指标等细节不明确，这些基础信息的缺乏使得采购工作在具体执行过程中容易受到供应商的制约。这不仅增加了后期招标和谈判的难度，还可能影响到采购的质量和效率。

四是评分标准不容易量化，主观因素的倾向性明显。部分招标文件存在评分指标不好量化、主观因素较强的现象，容易造成得分偏差。

五是验收环节缺少制度规范，验收程序不严谨。验收相关制度不完善，验收工作缺少具体细化的流程，存在验收不严格现象。

二、高校采购内部控制审计存在的问题

一是采购专项审计开展较少。对采购内部控制的审计并未得到足够关注。然而，由于高校对采购的专项审计项目较少，这类审计通常仅在财务收支和经济责任审计等项目中有所涉及，这种现状导致审计过程中发现的采购问题较为分散，无法全面地揭示高校采购管理中的系统性问题。

二是采购审计未实现全过程审计。在高校采购内部控制审计中，审计的内容和范围可能存在差异，但审计的重点主要集中在采购项目的需求论证至验收阶段。然而，采购计划的制订、招投标现场监督等环节的审计和监督并未得到足够的重视，这与实现审计全覆盖的目标仍有一定的差距。

三是部分采购审计的审核过于形式化。由于各种原因，部分采购审计往往只进行了简单的程序性审核，而没有深入对采购的必要性和参数是否符合要求、是否达到预期功能等进行实质性的审核。这种程序性审核方式过于依赖提交的材料，不能有效预防经济风险。例如，在审计过程中，往往仅通过立项申请书、预算审批表、验收入库单等材料上的描述和签字以及形式上的合规性来判断采购过程的规范性，而没有实地考察实际参数是否符合要求、是否存在高配低用现象、供应商是否存在旧货新卖行为等实质性问题。这种方式无法有效地保护高校的经济利益。

高校采购内部控制审计的突破路径

一、审计重点

针对上述采购工作中存在的问题，内部控制审计应该把重点放在以下几个方面，加强对采购管理的内部控制体系的监督。

審查内部控制制度和程序是否健全、合理，是否有效执行；审查采购是否已经列入学校年度采购计划，没有列入年度采购计划的是否根据资金使用权限经过有关领导批准或会议研究；审查采购预算编制的合理性；预算编制和调整的依据是否充分适当；年末采购预算执行以及结余情况；审查达到招标或政府采购标准的，是否进行了招标或政府采购；招标文件评分规则是否合理；审查采购前是否按规定对所购商品的市场价格与质量等方面进行了比较与考察，询价、议价、比价是否有书面记录；审查合同内容、签署及履行情况是否符合学校要求；合同关键条款（数量、质量、颜色等）是否与招标书内容一致，如存在差异，差异是否合理；审查验收、入库情况；审查货款结算情况；是否按合同要求付款，是否存在提前付款的情况；审查采购的货物或服务现阶段的使用、运行情况和效率效果等；往年采购审计发现问题整改情况及其他需要审计的事项。

二、审计方法

根据审计的目的和具体情况，审计人员还应灵活运用各种审计方法。例如：

运用综合评价方式开展审计。审计人员需要关注采购活动中资源的有效利用和管理。具体来说，需要评估项目是否遵循了规范的采购流程，所购买的物品是否符合实际需求，是否得到了使用部门的妥善使用和维护，是否有重复和盲目的采购行为，以及是否采用了高效的工作程序。同时，需要比较和评估采购项目的实际成果与预期目标，并确保管理系统完备，采购效果达到预期水平。此外，还需要找出影响绩效的因素，以便更好地优化采购流程和提升整体效益。通过运用这样经济、效率和效果性综合评价方式，可以确保采购活动既经济又有效率，同时实现预期目标。

运用“研究型审计+联合审计”方式开展审计。由审计部门牵头实施，联合高校采购、财务等职能部门共同组成联合审计小组，按审计方案实施审计。这种方式不仅能够充分发挥各个部门的专业优势，而且能够更加全面、深入地了解高校各个领域的实际情况，从而提高审计工作质量和效率。具体来说，联合审计小组可以采取交叉检查、协同工作的方式，高效利用资源。各个部门的人员相互交流、学习，能够发现彼此的不足和优势，取长补短，从而更好地发挥各自的作用。同时，这种方式也能够加强和拓展审计的广度和深度，更好地发现和解决问题。

加强高校采购内部控制审计的思考和启示

第一，高校应提高采购的重视程度，强化审计部门责任担当，切实把控潜在风险。尽管教学科研设备存在专业性强、价格波动较大、不易询价核实、进口比例高、采购时间紧等特点，但这些都不是规避审计监督的借口。需特别注意的是，采购都能够履行相关手续和流程，但仍可能存在进行不合法操作的风险。因此，高校更应高度重视采购内部控制审计工作，深刻认识到采购与招标工作的复杂性、敏感性与严肃性，切实提升管理水平，为防范采购风险筑牢安全防线。

第二，财务、采购和审计部门形成监督合力，强化政府采购全过程监督。应加强与财务、采购等部门的信息交流，与各有关部门形成监督合力，形成从预算申报、采购论证、市场调查、招标评标、验收、使用、共享、处置等全过程监督体系，使整个采购过程在阳光下运行。

第三，完善制度建设，加大政策宣传和培训力度，增强采购人员法制意识。高校应进一步完善相关采购制度，明确职责要求，让讲政治懂业务守规矩的人员参与采购工作，不合格、不达标人员不得参与采购工作。加強政策的宣传，让参与采购人员充分认识到自身责任，严肃依法履职，避免触碰法律底线；让各级领导干部充分认识到审计监督是在保护干部、降低学校风险、提高资金效益，从而形成高校自上而下都遵守规矩规则，实现廉洁从政。［基金项目：2023年度河北省审计厅科研课题重点项目“高校大额采购内部控制审计研究”（A2023008）。作者单位：燕山大学］