基于信息化技术的档案智能管理策略分析

张 岩 丛日丽

摘 要：本文基于信息化技术档案管理的视角，分析在智能化背景下，信息档案管理中存在的问题，如信息化设备不够完善、管理部门对信息化技术管理认知不足以及馆员的素质有待提高等。阐述了档案信息化管理的高效、安全、规范原则，并对信息化技术档案的职能管理提出了解决方案。

关键词：档案；信息化技术；智能管理

中图分类号：G270  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2024）04-0074-03

1 基于信息化技术的档案智能管理的意义

目前，档案管理已然成为各单位开展工作的重要内容。然而面对海量的档案数据信息，要想在使用时实现精准查询搜索，若仅依靠人工操作，不仅人力成本高，也会占用更多时间。新时期下，将档案内容进行信息化采集，再通过计算机等先进设备进行智能处理，能够有效提高检索查阅效率。即便是繁琐或微小信息内容，也能够实现精准查找，由此一来，不仅能够保障档案信息查找的准确率，还能够节省检索时间，有助于为个人或单位各项工作顺利开展提供便捷[1]。

过去档案大多以纸质形式进行存储，这就意味着其中很多信息内容的传输与共享很容易受到时间和空间的阻碍，从而造成使用效率低、管理难度大等问题。随着信息技术手段不断革新，越来越多的智能设备被用于档案管理过程中，有效打破了信息利用的时空限制。即便相隔距离较远，但通过邮件、社交软件、传真等方式进行档案内容传输，也能够高效实现信息共享，并具有时效性高、可处理性强等优势，切实有利于为档案管理赋能。

档案管理过程涉及内容收集、分类归档、存储保护、检索运用等多个步骤，且档案信息繁多复杂、种类不一，若长期使用传统模式很容易为管理人员带来沉重压力。新时期下，将多元信息技术引入档案管理活动，并做好智能化处理，能够有效解决传统档案管理过程中的实际问题，并建立稳定、高效的管理运行体系。在信息化技术支持下，无论是档案信息的录入、检索还是使用，都可以提质增效，并能全面减轻档案管理人员的压力。档案管理工作是以服务用户为宗旨的，在此期间，既要满足用户对于档案的需求，还要全面发挥出档案的使用价值。新时期下，将大数据、云计算、网络设备、互联网、智能平台等信息技术与档案管理进行紧密融合，能够充分发挥出档案信息便捷提取、易于归类存储、高效检索传输等优势，有利于构建完善的管理模式，促使档案管理从被动迈向主动，并为个人及单位提供必要的数据支撑，有效满足用户服务需求，同时全面发挥档案信息的应用价值，并促进档案事业的高效发展[2]。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案信息化智能管理认知不足

档案部门是每个单位的分支，做好档案管理工作十分重要。随着时代发展，信息化进程不断加快，将信息技术与档案管理进行融合是必然趋势，能够全面提升智能管理水平，有效提高档案服务效率。然而部分人员却存在着认知偏差，一方面认为档案管理过程较为简单，不愿在信息化智能管理方面加大资金成本、时间成本的投入，另一方面是忽视创新发展，对档案智能管理重视度较低。这些思想认知上的偏差都会对档案信息化管理进程造成阻碍，从而导致服务水平停滞不前。

2.2 档案信息化智能管理水平待提升

要想全面提高档案智能化管理水平，管理人员要不断加强职业技能训练，充分掌握大数据、智能设备等信息技术应用方法，不断提升自身信息素养，并投身实践展开锻炼。然而从实际来看，可以发现，部分管理人员由于年龄偏大、学历偏低、认知有限，对于信息技术的掌握情况不佳。同时，部分单位疏于为管理人员提供广阔的学习空间和培训机会，不利于档案管理人员获得知识能力、信息技术水平等方面的长足进步。

2.3 档案信息化智能管理设施不完善

工欲善其事，必先利其器。在基于信息化技术的档案智能管理过程中，要想促使档案信息采集、信息归档分类、信息存储、信息检索等过程更加高效便利，需要不断优化智能工具，完善基础设施建设，以便管理人员能够更好完成管理操作。然而现实情况是，部分单位由于对档案管理重视程度较低，所投入的资金比例相对较低，未能做好相关管理软件的开发和引入，未能有效构建健全的档案管理系统，并搭建信息管理平台。硬件设施不够完善，对档案进行信息智能管理过程中便会出现阻碍，从而导致档案利用价值大打折扣。

3 基于信息化技术的档案智能管理原则

3.1 规范性原则

没有规矩，不成方圆。在基于信息技术的档案智能管理活动中，管理人员要遵循相应规则、机制，并恪守规范性原则进行信息处理，以便高效形成规范合理的档案运行体系。一方面，無论是声像档案、文书档案、实物档案还是科技档案，其信息的制作、存储格式要保持规范，切勿随意操作，从而提高档案运行质量。另一方面，还要科学设置各级各类档案管理人员的权限，以此减少档案信息在归档存储、检索应用等方面的问题，切实保障其安全性。此外，在挖掘档案信息资源价值期间，还要保持传输与共享过程的规范性，避免不必要的信息技术资源浪费，促使智能管理水平得以有效提升[3]。

3.2 安全性原则

对信息技术和智能设备进行运用时，稍有不注意，便会出现错误程序、错误操作等情况，由此会导致数据失真，并产生系列不良后果。对此，作为档案管理人员，要有较强责任意识，务必要遵循安全性原则，从多个角度进行科学管理。比如从制度、机制等方面入手，强化制度应用，堵住管理漏洞，减少随意操作、错误操作等问题，还要对管理流程进行严格检测，做好备份、风险防范等工作，确保各流程细节落实到位，保证档案信息时刻处于安全状态。

3.3 高效性原则

新时期下，在档案管理过程中不断强化信息技术、智能设备的更新和应用，既是时代发展的必然需求，更是档案管理工作追求提质增效的重要选择。因而档案管理人员在实践工作中，要保持良好职业道德规范和职业精神，遵循高效原则开展实施各项管理活动。比如注重自身信息素养提升，熟练掌握各项智能设备应用方法。同时，还要围绕管理活动进行科学规划，不断完善信息化管理体系建设，以此促使档案信息的分类归档、存储查询、检索使用等各环节效率得以切实提升。此外，还要着眼于管理问题制定针对性解决方案，进一步发挥信息技术的优势作用，从而有效增强档案管理整体水平。

3.4 创新性原则

基于信息化技术的档案智能管理活动并非一成不变的，要想不断取得实效进展和长足进步，档案管理人员要有进取精神，并遵循创新原则，在原有基础上进行优化、完善，着力探索新的突破点和发展空间。比如结合单位及用户档案需求，充分借助智能设备、信息技术来拓展服务模式，构建完善的档案管理体系。还可以着眼于档案资源的开发与运用，不断探寻创新策略，促使档案信息充分发挥其使用价值。只有立足实际进行创新探索，才能有效破解档案发展难题，优化档案管理工作程序，提高档案服务质量[4]。

4 基于信息化技術的档案智能管理策略分析

4.1 展开专业培训，全面提高档案管理人员信息素养

新时期下，要想全面做好档案管理工作，各单位需要不断提高档案智能管理重视度，从思想层面、信息技术层面做好培训工作，着力提升档案管理人员的综合素养。

比如在进行思想引领过程中，各单位可以积极组织主题教育、专题讲座活动，使档案管理者从多维度认识到基于信息技术的智能管理活动的重要性，还要使在岗人员提升职业道德素养，主动接受信息化熏陶，不断转变工作方式，迸发较强的责任感和使命感，着力为档案信息化建设奉献力量。

同时，还要注重展开技能培训，提供多元学习机会，尤其是针对信息素养偏低的档案管理人员，要使其能够充分了解大数据、智能设备、智能管理软件等应用模式，并熟练使用信息技术工具、智能管理工具推进档案信息采集、分类归档、查找检索、实践运用等流程。只有档案人员能够从思想上转变，提高智能管理重视度，并从专业技术上进行优化发展，才能进一步做好档案信息化建设，全面提升档案管理效率[5]。

4.2 加强设施建设，全面满足档案智能管理基本要求

人们常说：“巧妇难为无米之炊。”新时期下，基于信息技术的档案信息智能管理活动也同样如此，需要建立在一定的必要条件之上。对此，各单位要不断加强软件设施、硬件设施建设，只有基础设施完善，才能精准攻克档案智能管理过程中的种种问题，并有效确保档案信息化进程提质增效。

首先，各单位可以立足实际情况，建立专门独立的分支机构，保障档案管理人力资源的充足，并促使管理人员能够与多部门达成良好合作，精准把握档案服务需求，以便为智能管理做好准备。同时，还可以加强硬件管理，比如根据用户、单位的档案需求，建立智能化服务系统，开发智能管理软件，引入先进管理技术等等。只有保障软硬件设施健全，多维度满足档案智能管理基本要求，才能促使数据收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用过程得以提质增效，并确保档案信息运行及使用价值充分得以发挥。

4.3 完善管理体系，切实增强档案资料智能管理效率

要想不断提高档案管理水平，各单位要立足实际，不断完善管理体系，一方面是保障档案管理人员工作方向、思路更加清晰，另一方面是为了促使档案信息充分发挥实际应用价值。

首先，面对海量的信息资源，要想使各类数据不遗漏，并得以完善保存，需要充分运用大数据、网络设备等进行档案资料收集工作，并在仔细分类信息内容的基础上做好档案的智能组合、排列、编号和基本编目，促使相关资料能够完善地存储于信息管理系统之中。其次，除了将档案信息纳入到信息设备下的存储环境中，管理人员还要加强档案内容质量监管，确保档案信息真实性、准确性，做好数据保密工作。同时，还要注重借助大数据功能，建立不同类别的资源数据库和“一站式”服务平台，着力优化信息检索、查询等程序，确保档案信息更好发挥自身实用价值。此外，还要保持与时俱进理念，加大资金投入，做好信息设备、智能设备的维护、更新、检修等工作，确保管理体系实现完美闭环，从而增强档案资料智能管理效率。

4.4 优化制度建设，确保档案智能管理水平稳步提升

制度是保障工作高效运行的有力抓手，在基于信息化技术下的档案智能管理过程中，要想使得各环节工作高效开展，各单位需要加强制度建设，完善机制保障，以此为档案智能管理活动提供科学指引，确保档案管理信息化进程朝着健康、科学的方向发展。

同时，还可以在档案管理人才引入、培养高水平工作队伍等方面进行制度优化，比如构建专业技术考核制度、奖励制度，定期对管理人员的智能化、数字化技术水平进行检测评估，促使管理人员能够依照评估结果不断进行自我完善，并使其能够将所学所得更好地应用于智能管理活动中。而在奖励制度保障下，管理人员将会通过大数据、互联网等方式进一步做好档案信息收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用等服务。

4.5 提高安防水平，保障档案信息资源共享安全性能

信息化背景下，档案资源的安全性能是开展智能管理过程期间需要重点关注的方面，对此，管理人员要把信息安全与防护放在重要位置，并积极采用多种手段增加档案智能管理安全系数。

首先，在完成档案信息的录入、存储后，一定要及时对相关内容进行备份、拷贝，避免电子文件损坏或丢失，还要注重对系列数据进行加密处理，防止重要内容被恶意篡改或丢失。其次，要注重设置访问权限，对档案浏览者的身份进行验证、记录，以此有助于在开放的基础上保障档案资料安全。另外，还要注重建立起涉密档案信息的局域网，实时监测重要档案信息的共享传输过程，并做好智能设备、管理软件的防火墙设置，以此减少外来病毒的入侵几率，切实提高档案信息的安全管理性能。

5 结语

综上所述，新时期档案管理工作的顺利开展，信息化、智能化是必然趋势，广大管理人员要充分认识到基于信息技术的档案智能管理价值，并灵活采用多种策略，切实完善管理过程，增强档案智能管理效率，实现档案事业可持续发展。

参考文献：

〔1〕师宝玉.档案智能管理的特点与智能服务模式分析[J].档案管理，2020，43（01）：108-109.

〔2〕侯作龙，吴磊.大数据时代背景下的档案数据资源体系变革研究[J].兰台内外，2023，40（33）：61-62+65.

〔3〕黄鹏.基于人工智能的存储档案智能定位管理系统设计[J].石河子科技，2023，11（05）：48-49.

〔4〕王萌.论纪检监察档案信息化建设[J].办公室业务，2023，32（19）：113-115.

〔5〕龙家庆.数字管护研究中档案管理的既有探索与辩证思考[J].档案与建设，2023，40（03）：31-36.