财务视角下科研单位的库存管理优化研究

摘 要：科研单位通常承担了前沿科学研究、教学和实验等生产任务。近年来，随着科技竞争的日益激烈和科技政策的持续更新，科研单位的客观环境发生了较大变化。改善库存管理，保障科研生产物资的顺利领用，提高资金使用效率是促进科研单位改革发展的重要环节。然而在实际库存管理中，科研单位往往面临库存存货账务不符、出入库管理不够规范、信息化程度不高的难题，科研单位的库存管理工作与组织期望仍存在一定差距。文章从财务视角分析了科研单位库存管理的特点，并提出了优化库存管理的对策，以供同行借鉴与参考。

关键词：科研单位；库存管理；财务视角

中图分类号：F251文献标识码：A文章编号：1005-6432（2024）14-0179-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.14.043

1 库存管理对科研单位的重要性

当前，科研单位面临快速多变的内外部环境需求，要求其科研创新和产品研发周期不断缩短，科研单位需要不断地提高管理水平，降低成本，加快科技研发步伐[1]。物资库存管理是科研单位项目和经费管理的重要内容之一，物资作为科研经营活动的“粮食”，良好的物资库存管理能够提高科研单位的核心竞争力，具体体现在以下四个方面。

1.1 有利于优化经费预算

科研物资存在种类繁杂、规格多变、用量少、质量高、变化大等特点，好的库存管理能够最大限度地准确及时反映物资库存质量、成本、周转效率等基本情况，使单位在进行科研项目的经费预算编制时，根据库存情况最为科学的提出数量、价格、到货时间等需求，避免过多库存引起的重复申报和过少库存影响科研项目的进行。在执行预算时，通过不断监测、统计和优化调整库存，使物资与科研需求持平。

1.2 有利于精细化管理

库存管理与计划、采购、财务四项工作是确保单位科研生产活动高效运行的关键环节，物资库存管理是联系单位内部的财务、计划、采购、仓储、生产等部门的重要纽带。优秀的库存管理可使每个部门都了解单位的物资库存、流转、成本等情况，利于加强各部门之间沟通交流的通畅性[2]。不同部门能够依托库存管理系统为载体，为精细化的管理和决策提供数据支撑，并且整合的库存管理平台有利于单位系统的精细高效运行。

1.3 有利于财务核算

财务核算信息与库存物资管理信息的正确关联是科研项目成本核算的依据，库存管理工作中的采购台账、出入库台账、物资台账的关联水平和信息化水平是影响财务核算效率和准确性的关键因素之一，良好的库存管理能够显著降低财务管理成本，提高财务核算效率，并降低出错风险。

1.4 有利于提高科研物资周转速度

科学的库存管理重点在于保持合理的物资库存量，既满足科研生产，又防止原材料、半成品等库存积压。对于物资采购部门，通过及时地掌握单位物资的库存情况、消耗情况、各单位的物资消耗进度，通过物资的库存变化分析统计，确定合理的最小物资库存量，并制定经济合理的采购计划，通过多频率小批量的采购方式，提高科研物资的周转速度，并降低存货成本和库存保管成本[2]。

2 科研单位库存管理的特征

2.1 物资采购以预算为主要依据

科研单位的经费来源主要是科研项目拨款，单位对拨款的使用依据和后续项目的验收依据主要是参考科研项目的经费预算。预算管理是科研单位项目管理和财务管理的主要抓手，科研项目开展过程中物资的采购、入库、出库、消耗均需要依据科研项目批复的预算开展。在物资采购过程中采购管理部门主要起监督作用，即对物资采购申请是否与预算一致进行把关，库存管理部分主要起服务作用，即对物资进行高效的出入库并归拢各项目经费，同时根据库存状态为项目物资采购的调整提出建议。在以预算为主要物资采购依据背景下，对财务人员、库存管理人员的业财融合水平提出了较高要求。

2.2 同质化物资多

不同的科研单位往往聚焦于某一相关领域进行创新性研究，科研活动中的物资采购经费通常来源于项目经费中的材料费，在不同的科研项目中会使用相似甚至相同的物资开展研究，而由于项目经费来源不同，此类同质化物资需归拢到不同的项目中。近几年，随着国家对科技创新的持续投入，对科研项目的支持数量有明显的增加，在仓库系统中难以避免地会出现同质化物资归属不同的科研项目，且物资数量和项目数量均多的情况。这对库存管理的分类、信息汇总及平衡、快速出入库、核算成本等带来了较大难度。

2.3 出入库频率高

与企业不同，科研单位的实验或生产活动对物资需求具有多品种、小批量、短周期的特点，这些特点需要对物资进行频繁的出库和入库，并且由于科研活動的不可预见性，科研单位对出入库难以做到很好的计划性。因此，科研单位迫切需要总结出高效、便捷的出入库流程，并优化出库管理。

2.4 信息化流程不显著

目前，部分科研单位的库存物资管理信息化流程不显著，数据各成体系、相对独立，运行流程不够高效、数据不能实现贯通。在入库方面，无法实现物资入库信息与采购计划、项目号关联，物资来源信息不全；在出库方面，不能实现物资自动出库申请，无法查询历史领用记录；在财务核算方面，财务核算信息与库存物资管理信息不能相互关联，在项目审计时不能提供有效的材料消耗数据。

3 财务视角下科研单位库存管理优化对策

随着科研单位内外部任务形势及管理要求的变化，对库存管理的预算、采购、出入库、物资配送、物资验收等方面提出了更高的要求。科研单位内部与库存相关的部门主要包括研究室、资产管理部门、采购部门和财务部门。财务部门与研究室的主要业务是物资的报销与登记、项目的财务核算；财务部门与资产管理部门的主要业务是实物盘点、账务核对；研究室与资产管理部门之间的业务主要是物资的领用、验收出入库登记；研究室与采购部门之间的业务主要是物资采购的申请与执行。文章基于科研单位的业务特点，主要从流程和制度建设、信息化平台建设、人才队伍建设、应急措施建设四方面提出了优化对策。

3.1 库存管理流程和制度建设

3.1.1 开展库存管理业务诊断

不同单位对库存管理能力的价值诉求不同，根据本单位对库存管理的宏观需求和目标定位，结合单位的物资需求特征，通过充分的沟通，对涉及库存管理的财务、采购、研究室、资产管理等部门的需求进行系统分析，梳理库存物资管理的痛点和改进需求，广泛达成共识。进一步地深入开展库存管理业务痛点的根因分析，形成库存物资业务诊断结果，为库存物资管理的流程和制度建设奠定基础[3]。

3.1.2 库存管理业务流程建设

目前部分科研单位的库存流程建设并不够严谨，主要表现为：其一，采购部门不够专业，部分单位没有采购部门，其采购业务直接由项目管理部门承担，采购的非专业容易造成对采购的物资的质量把控弱，采购成本大，周期长。其二，库存管理流程简单并缺乏监管，采购和物资管理部门简单的按照科研人员的需求采购，没有考虑物资的采购、出入库、消耗、财务核算等全流程的管理，并且没有建立库存物资的监管流程，容易造成相关人员的渎职且防范化解风险能力较弱。

在库存管理业务流程建设中需梳理不同业务场景下的物资领用需求，优化物资出入库流程。科研单位的业务场景流程主要包括物资种类、领用金额、项目与计划的匹配、领用部门与需求部门的匹配等，通过在流程建设中对物资出入库信息与采购计划、合同管理、实物资产及财务核算系统中的接口匹配对接，实现相关系统的连接。最终建立规范标准、高效的物资入库、出库、在库的管理流程，可以从以下三个方面入手优化科研单位的库存管理业务。

第一，采购审批流程优化。以研究室为单元对科研项目物资采购集中申报，科研单位统一审批，统筹采购，尽量避免以科研项目为单位进行物资采购申请、审批。对研究室有长期需求的大宗科研物资进行采购备货，并设置警戒库存量，避免相同的科研物资重复多头的申报，杜绝不同的研究室为建立物资的小库存而过量采购造成项目完结后物资的浪费。

第二，物资入库管理流程优化。科研单位的物资种类较多，可以采用整托盘保管入库的方法，将同一类物资放在同一托盘中，通过射频识别技术将物资信息与仓储管理网络连接，在获得托盘信息的情况下可获得物资信息，并且根据仓储管理平台，根据预设的指派原则及策略，运用算法自动确定托盘的摆放位置，提升物资入库的管理效率。

第三，物资出库流程优化。将科研单位的物资出库与物资的经费入账归拢进行关联，出库申请直接与物资的科研项目经费号关联，在出库时同时确定物资的消耗数量与经费出口，以利于后期的财务核算并预防项目的经费超标[4]。

3.1.3 库存管理制度建设

针对物资库存业务诊断结果，以价值理念为牵引，以问题为导向，开展物资库存管理制度建设。在入库方面，完善物资台账登记，制定入库验收管理、新增物资编码分类、物资价税分离信息登记等制度，并建立财务核算与库存实物管理的操作业务流程制度；在出库方面，识别物资种类、领用金额、项目与计划的匹配、领用部门与需求部门的匹配等场景，优化物资出库制度。在物资库存管理方面，需重点关注以下四个方面的制度建设和健全。

第一，建立健全库存分类管理制度。将单位的物资按照价值大小、重要程度、使用频率等进行评估并分类，将关键物资（A类）区分出来并重点管理，科研单位的物资种类较多，只有将主要精力放在关键物资上才能提高库存管理的效率并降低风险。将大多数的“一般物资”划分为B类。将使用频率低，库存风险小的物资划分为C类。进一步的依据科研单位库存物资的分类制定不同的管理措施，如确定库存警戒线数量、盘库周期、存放位置等，通过分类管理能够实现高效精准的库存管理目的。

第二，建立健全库存盘点清查制度。物资盘点是确保库存管理准确和安全性的重要手段，通过盘库能够更准确地核实物资数量及不同物资的流动状态，并且可降低因库存物资呆滞、损坏而带来的库存安全风险。盘库是对库存管理工作的一次体检，针对不同种类的物资应建立不同盘库的频率，对盘盈、盘亏以及损坏的物资要追根溯源，对于暴露的问题要不断完善改进管理制度，使制度不断合理、完善和高效。

第三，细化单位各部门职责。通过制度建设明确计划审批部门、采购部门、仓库管理部门、财务部门及研究室的分工，规范采购、入库、领用等业务的操作流程制度，使单位各部门按照标准化、流程化的模式协同作战，杜绝部门之间的界面不清和推诿扯皮。

第四，建立库存管理的监督考核制度。物资库存是渗透到采购、质检、出入库、消耗、财务核算等环节的纽带，以库存管理为对象进行的监督考核，不仅利于库存管理工作的完善，也有助于防范单位物資管理全链条工作的风险。通过对库存数据库的随机抽查，从采购到消耗全链条对物资进行核实，明确物资盘亏、盘盈、损坏等情况的责任主体，借用单位的纪检监察部门力量强化监督力度。同时，建立库存管理考核的指标体系，包括信息准确率、配送速率、损坏率等指标。只有强化监督、强化考核才能压实库存管理相关部门和人员的责任[5]。

3.2 建立物资采购库存一体化管理信息平台

对于科研单位而言，库存管理的信息化目标是保证物资有效供应，实现领用便捷、及时准确。物资采购管理一体化平台需要建立起从物资采购、库存、合同、供应商到每个科研项目的物资保障体系，在该平台的建立中最有效的手段是采用信息化技术。一体化的信息平台应包括物资的采购、库存、领用、供应商管理、合同管理、统计分析等。平台的建设主要包括以下五方面。

第一，建立一套在库物资的预警分析模型。科研单位的库存物资中不同物资的重要程度、供货周期、消耗周期等差异较大，库存的物资不适合采用同一个库存警戒阈值，故需根据科研物资的特点建立一套能够差异化区分不同物资的库存预警方法，科学的对不同种类物资设定不同的库存警戒阈值及预警方法。当库存物资数量或储存期限达到安全阈值时，能够自动提醒仓库管理人员和采购人员，避免由于物资不足或呆滞库存造成损失。

第二，建立一套库存数据分析模型。打通物资采购、库存、财务核算之间的信息连接，动态跟踪物资的计划、采购、库存、合同等信息，以物资为载体，形成相互关联的信息流和信息库，从而实现信息追溯的连续性和完整性。在信息流中反映采购的计划、进度、出入库、财务、在库时间、位置等信息，重点关注采购计划不合理、未充分平衡库存、库存紧张和财务预算与采购不匹配等问题，利用统计分析方法，全面、准确评估物资的库存和管理状态。

第三，统一信息接口。按照统一系统、统一标准、统一流程、物各有主的思路进行统一的信息化建设。在计划采购环节，在统一的采购管理平台中进行计划的审批和采购；在出入库环节，统一物资编码规则，明确物资入库登记信息内容，翔实记录物资数据，对于入库物资信息应包括数量、价格、入库日期、有效期、合格证明、财务预算项目、储存位置、储存条件等。对于退库、过期、破损等物资还應准确反映过程信息。利用编码实现物资的一处维护、多处应用、资源共享、统一调配、差异化存储等功能。同时，物资编码直接对应项目财务预算编码，通过库存系统和财务系统的关联，在系统中动态显示科研项目的财务预算执行率，对于重要的物资增加锁库功能。在财务核算环节，通过输入财务预算代码直接在系统中生成物资清单和领用记录，实现库存与采购计划、合同、物项系统、核算系统等前后数据的贯通。

第四，建立标准物资库。对于通用性强的物资，如溶试剂、元器件等，应建立选用目录，推荐并规范通用材料品牌和标准，通过建立优选库、限用库、专用库等，提升物资在各项目之间的通用性，降低采购和库存的成本、提高效率。

第五，建立可视化数字看板。在一体化管理平台中形成各层级的看板信息，实时监控并分析库存信息。以物资为主线，动态显示物资在计划、采购、入库、出库、消耗等管理过程的信息关联，对重要的科研物资，在数字化看板中动态跟踪其需求、消耗和财务信息，既能够及时预警，又能为单位管理者快速、宏观地把握单位物资整体流动情况提供平台。

3.3 库存管理人才队伍建设

库存管理是一项复杂的综合性管理工作，库存管理人才队伍不仅指仓库管理人员，还包括前端的物资采购计划、合同管理、实物资产管理、财务核算等人员。在创新和学科交叉日益重要的大背景下，科研单位的竞争更多是人才的竞争。目前科研单位的库存管理人才队伍虽然得到了一定的优化，但队伍的整体素质距离需求仍有一定的差距，人才队伍仍不够充足。

财务视角下的库存管理工作中，库存管理人员需具备一定的财务知识。科研单位的业务变化快，物资采购和消耗主要以项目财务预算为依据，财务信息能实现物资的采购、出入库、消耗、核算等环节的物理衔接，故在库存管理中充分利用财务信息能够及时应对需求变化，控制风险。优化库存管理人才队伍可以采取以下三方面措施。

第一，加强库存管理人员的专业技能培训。针对信息化管理平台等工具的使用，通过邀请专家对库存管理人员定期开展业务培训，提高人员的业务知识和技术能力，以便能更好地开展库存信息化建设、分析统计等工作，同时提高库存管理人员对业务升级的重视。

第二，引进高素质专业人才。科研单位早期的库存管理人员很多来自其他专业，随着人员的退休，科研单位需补充库存管理人员。目前很多高校均开设有库存管理专业，科研单位在进行人才招聘时应重点关注库存类专业管理人才的引进，在库存管理队伍中也应适当配置财务管理专业人员，通过高素质的人员配置，保障库存业务的高质量开展。

第三，鼓励在职人员自主学习。激励现有库存管理人员，特别是非专业出身的人员自主学习，如定期开展库存管理知识竞赛，奖励专业能力强的人员；还可鼓励在职人员考取专业资格证书，如注册会计师等，对获得相应资格等级证书的人员进行奖励，这样可以激发职工的学习热情，营造积极的学习氛围。

3.4 建立库存管理应急措施

科研单位需求的物资中非标定制的物资占比大、供应商来源少。科研单位的物资库存需提升应急能力，以免出现突发情况对单位和国家造成较大损失[6]。

一方面，科研单位需建立物资库存应急方案。对于单一供应商、非标定制周期长、关键材料等物资需要优先考虑储备安全需要的存货，再进行优化减少库存管理。同时，建立健全供应商管理，定期依据价格、质量、售后等相关指标对供应商进行评价。对于风险较大、信誉不良供应商要及时提醒和警告。对于关键物资供货风险较大的独家供应商要及时培育备用供应商。对于供货稳定、信誉良好的供应商，科研单位可以与其协商制定应急情况下的供货措施，包括因质量问题的应急供货、因需求急增的应急供货、因指标微调的应急供货等。科研单位需识别库存管理中的各类风险，并有针对性地制定措施，以确保科研生产任务的顺利进行。

另一方面，科研单位需要建立智能安保系统。在科研单位库存中有大量的高价值物资，有些物资还需要特殊的温湿度储存环境，有必要加强对库存物资状态的安全防控。仓储的主要风险隐患点包括火灾、漏雨、温湿度异常、盗窃等，仓库的智能安保系统需要对这些风险隐患进行在线的监测和预警，当发现异常时能够有效地预警，并快速地帮助人们对风险进行定位，单位根据定位更准确地开展应急措施。

4 结语

库存管理对科研单位的物资采购、领用、核算等工作具有重要的影响，财务视角下，科研单位有必要采用优化流程和制度、建立信息化平台、加强人才队伍建设、制定应急措施等手段，不断提高库存管理水平及物资供应保障水平。

参考文献：

[1]赵小禹，朱海敏，王剑涛.科研单位存货管理问题分析与改进[J].中国集体经济， 2022（5）：135-136.

[2]马铎文.供应链一体化环境下企业精益库存管理的研究[J].物流工程与管理，2023，45（8）：94-96.

[3]李小明.基于供应链视角的铁路库存管理优化策略[J].中国物流与采购， 2022（19）：113-116.

[4]朱晓芳.浅析财务在库存管理中的作用[J].财会学习，2019（22）：35-37.

[5]刘瑜华.制造业企业库存管理问题与对策研究[J].中国集体经济，2020（9）：45-46.

[6]肖勇，张颖异，刘震宇.军工企业科研项目管理探究[J].中国市场，2022（5）：111-112.

［作者简介］何泳沛（1988—），女，汉族，四川井研人，大学本科，会计师，研究方向：科研单位项目经费管理、库存存货、固定资产、无形资产等资产管理、合同管理。