新时期疾控中心档案管理标准化策略探析

摘 要：疾控中心开展的疾病预防控制、公共卫生管理等各项工作会形成大量的数据档案、文书以及业务档案，为疾控中心 各项工作开展提供依据。本研究对新时期疾控中心档案管理工作的重要性进行了阐述，并对实际管理过程存在的现实问题 进行了具体分析，包括缺乏专业的档案管理人员、档案管理方式单一等，最后围绕这些问题提出了相应的解决策略，希望能对 改善疾控中心档案不全面、档案利用率低等问题有益，促进提升疾控中心档案管理水平。

关键词：疾控中心，档案管理规范化，创新策略

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.06.047

0 引 言

疾控中心是政府实施国家级疾病预防控制与 公共卫生技术管理服务的公益事业单位。目前我国 各省市设置了疾控中心3385个，主要任务是围绕国 家疾病预防控制的重点任务，加强对疾病的预防研 究，组织各类疾病预防控制措施，开展食品安全、 职业安全、环境卫生等公共卫生管理工作[1]。近年 来，随着环境卫生、食品安全、职业安全以及传染 性疾病等问题的增多，疾控中心工作内容也越来越 繁重。疾控中心档案是疾控中心在公共卫生管理工 作中形成的各类具有保存价值的资料，内容涉及各 类重大疾病的研究、疾病预防及管理措施、公共卫 生突发应急处置、环境卫生检测数据等，是疾控中 心宝贵的资产。这些资料数据具有很强的专业性， 档案形式包括图文、影像、文件通知、问卷调查报告、效果评价、病例、人事档案等不同形式的载体， 档案管理的难度较大[2]。近几年，全球各地区各类 流行性疾病频繁暴发，给人类生活造成重大影响， 对疾控中心的档案管理工作也提出了更高要求。而 目前疾控中心对各类档案管理的重视度不高，造成 疾控中心存在档案不完整、不全面等问题，无法发 挥疾控中心档案的价值。故本研究尝试探索更标准 化的疾控中心档案管理方法，创新管理策略，希望 对加强疾控中心档案管理有益。

1 疾控中心档案管理标准化的重要性

1.1 为突发公共卫生安全事件提供参考

在重大公共卫生安全事件暴发时，疾控中心的 相关档案资料可起到重要的参考作用。疾控中心档 案保存了过去疾控中心在处理突发性公共安全事 件的一些治疗方案、防控措施，一旦出现群体性不 明原因的突发公共安全卫生事件，可以为疾控中心 开展疾病防控工作提供相关方面的指导，帮助疾控 中心更好地应对[3]。例如我国爆发新型冠状病毒感 染这一典型突发公共卫生事件时，疾控中心在疾病 预防控制方面积极吸取2003年非典事件的疾病防 治与控制措施，及时将患者进行隔离救治，有效防 止了疫情扩散。

1.2 提升广大居民的健康意识

疾控中心档案记录了疾病发生的开端、传播过 程、疾病症状和疾病发生的原因，以及疾控中心制 定的疾病预防和控制的措施，包括典型疾病以及地 方流行性疾病的预防措施。将这些档案关键信息提 取出来，整理成册，发放给广大居民，可以帮助广大 居民了解疾病发生、发展和流行趋势等[4]，让社会 公众全面了解各类疾病的防控知识，提升广大居民 的健康意识，维护广大群众身体健康。

1.3 为人才选拔提供决策支持

疾控中心的档案还包括个人卫技档案和工勤 人员的人事档案。卫技档案记录了单位每一个职工 的求学经历、工作表现、奖罚情况、业绩等信息，是 疾控中心选贤举能的重要参考。在人才选拔和职工 晋升环节，疾控中心可以参考卫技档案中的奖状、 奖牌、牌匾等信息，为疾控中心人事任命提供参 考，选择一些表现突出的人才。

2 疾控中心档案管理规范化存在的问题

2.1 疾控中心档案管理制度不完善

为了加强疾控预防与控制，疾控中心须制定完 善的疾病预防控制工作管理规章制度，明确疾控中 心工作人员的各项工作内容，确保疾控中心疾病预 防、公共卫生事件应急处理、环境检验检测等各项 工作顺利进行。我国国家档案局发布《“十四五”全 国档案事业发展规划》指出，目前我国档案管理工 作存在制度缺陷，地区档案发展不平衡问题突出， 基层基础工作仍有薄弱环节。例如基层疾控中心没 有建立完善的檔案管理制度，没有明确疾控中心各 个部门文书档案收集、存储、保存等相关具体工作 要求，存在档案收集不完整、不及时的现象。疾控 中心各部门缺乏档案收集意识，部分在工作中产生 的文件资料被丢弃，存在珍贵档案资料的遗失的问 题。其次，部分疾控中心在与其他部门配合完成疾 病预防与控制工作时，在移交、借阅档案过程中，档 案管理人员没有与其他人员做好沟通交流，造成文 书部分内容遗失[5]。

2.2 档案管理方式落后

随着信息技术的发展应用，国家企事业单位 已经开始加快了信息化建设步伐，各地政府建立了 电子政务平台，通过政务平台可以完成企业和个人 事项的办理，为企业和个人提供了便利。国家档案 管理部门也需加快档案信息化发展，建立档案管 理信息系统，为档案收集、管理、存储和利用提供 便利。在《“十四五”全国档案事业发展规划》的统 计结果中可看到，目前全国档案馆藏较“十二五” 末增长38.9%，电子文件归档和电子档案管理工作有了重要成果，但信息化档案管理仍有很大扩展 空间。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》 要求，“十四五”期间，档案信息化建设需再上新台 阶，信息技术与档案工作须融合更深入。目前，我 国部分地区疾控中心的档案管理依然采用传统的 档案管理模式，将档案全部存储在档案室的档案 架，这些档案缺乏专人进行有效的管理，纸质档案 受到环境的影响，容易出现档案退化、字迹模糊的 现象[6]。有一些疾控中心虽然配置了计算机、扫描 仪、数码相机等设备，但是没有建立档案管理信息 系统，无法将这些电子档案存储在档案信息系统， 也无法对这些档案信息进行检索和利用。

2.3 档案管理人员水平有待进一步提升

档案 管 理 工作 相 对比较 繁 琐，需要收 集 疾 控中心各类档案信息，并将这些档案进行归类整 理编码[7]，需要优质的管理人员进行细致处理。 《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，目前档 案管理存在技术瓶颈和人才短板。部分疾控中心重 视疾病预防和控制，轻视档案管理工作，没有设置 专职的岗位负责疾控中心的档案管理。档案管理工 作由疾控中心的其他科室人員兼任，没有经过档案 管理方面的理论学习和技能培训。大部分人仅限于 档案的收集，没有认识到档案的价值。档案收集缺 乏系统性、全面性，对疾控中心档案信息的来源、整 理、存放位置等信息缺乏有效的记录，造成档案内 容不全面，无法发挥档案本身的价值。且这些人员 不仅要负责自己本职工作，还需要进行档案管理，工 作任务繁重，对档案管理工作无法做到细致妥帖。

3 疾控中心档案管理标准化建设策略

3.1 完善疾控中心档案管理制度

疾控中心关系到疾病预防与控制，关系到广大 群众的生命健康。因此，疾控中心必须重视档案管 理，完善档案管理制度，可围绕《卫生档案管理暂 行规定》《中华人民共和国档案法》等相关法律法 规，建立适合地方的档案管理制度。在标准化的档 案管理中，只有综合考虑到整个档案的各个环节， 落实每个环节的工作要求，才能保证档案的系统性 和完整性。首先，疾控中心成立档案部门，专门负责 收集、整理、存储各类档案信息，确保疾控中心档 案的完整性、真实性[8]。档案部门设置主管领导、 档案管理人员。主管领导直接负责整个档案管理工 作，并由疾控中心领导小组直接管理；档案管理人 员则负责档案的收集、存储、归档等各方面工作， 建立层层管理、层层监督的档案管理模式。通过领 导责任制和岗位责任制，细化每个人的工作职责， 做到专人专岗，将档案管理工作落实到实处。档案 管理工作人员根据疾控中心档案特点，梳理档案管 理业务流程，明确档案管理工作内容和要求，规范 档案收集、整理、归档、保管、利用、借阅等各个环 节的管理要求。各部门借阅档案时，严格按照要求 办理交接手续，到期时档案管理人员要及时跟借阅 对象联系，及时将档案归档。各部门认真落实档案 管理规章制度，确保档案管理收集完整、全面，类 目清楚规范、档案内容全面，这样才能确保档案管 理的标准化。

3.2 创新档案管理方式，加快档案信息化

传统的人工档案管理在整理、分类及查阅上都 需要耗费大量的时间，随着档案越来越多，人工管 理难度也越来越大。在信息时代，疾控中心要加快 信息化建设步伐，建立档案信息系统，将疾控中心 的疾病档案、科研档案、环境检测档案等转化为电 子形式，存入到档案信息系统[9]。疾控中心可利用大 数据技术，将各部门之间的信息系统进行衔接，可 以直接将OA系统文档直接存入档案信息管理系统。 疾控中心与医院等外界的信息系统进行链接，建 立统一的数据平台，结合疾控中心档案管理工作要 求，实现疾控中心的档案信息化，对疾控中心档案 的收集、整理、存档入库、借阅等环节进行统一管 理，为档案提取提供方便。此外，还可利用大数据 挖掘技术，挖掘疾控中心有价值的数据信息。比如通过分析流行性疾病、传染性疾病的发病规律，并 对其进行总结预测，为疾控中心疾病预防和控制提 供参考，结合疾病的实际情况，制定切实可行的健 康管理方案[10]。

3.3 提升档案管理人员综合素质

疾控中心档案管理部门需在档案管理人员在 上岗前，对其进行档案管理工作岗前培训，让档案 管理人员熟悉工作流程和档案管理制度，严格按照 档案管理制度的要求开展工作；定期组织档案管理 人员业务培训，让档案管理人员时刻认识到档案管 理的重要性，在工作中认真履行工作职责，并让档 案人员熟悉最新的档案管理法律法规及上级部门 的档案管理文件。同时，基层疾控中心需定期组织 档案管理人员到优秀的疾控中心学习先进的档案 管理工作经验和模式，提高档案管理人员的业务素 养。其次，疾控中心可制定绩效考核制度，根据每 一个工作岗位的内容，细化考核标准和考核内容， 将考核结果直接与档案管理工作人员的薪资挂钩。 设立相应的奖惩机制，可激发广大档案管理人员的 工作积极性。

4 结 语

在新时期，疾控中心面临各种复杂多变的疾病 预防和控制工作，对疾控中心提出了新的挑战。档 案汇聚了疾控中心过去的疾病预防和控制方法。加 强档案管理工作，可以充分挖掘档案中的价值，为 疾控中心的各项工作提供参考。因此，疾控中心必 须重视档案管理工作，加快档案信息化，以充分发 挥档案的价值。

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作者简介

付卓华，本科，助理馆员，研究方向为档案管理。

（责任编辑：刘宪银）