中小企业财务会计信息系统建设研究

何 军

（银川能源学院 宁夏 银川 750100）

为了适应信息网络技术的快速发展，中小企业应构建新一代信息基础设施，发展现代信息技术产业体系，完善财务信息安全制度，进一步促进财务网络技术的广泛应用。中小企业建立财务信息技术基础设施，实现信息技术在中小企业财务管理中的基本应用，同时，会计信息系统也给中小企业带来了一定的管理风险，会计信息系统下的中小企业内部管理和维护问题日渐增多，也会给中小企业管理带来新的挑战。特别是在会计业务处理过程中，防范和揭露舞弊行为的难度越来越大，在市场竞争日益激烈的今天，中小企业必须重视会计信息系统的建设。因此，有必要对会计信息系统进行全面研究。

一、会计信息系统相关理论

（一）会计信息系统概述

会计信息系统建设是指会计信息系统建设的全过程。无论规模、业务结构和企业的复杂性，建立会计信息系统的程序基本上是相同的，包括总体规划的发展，软件选择、硬件平台的建立，人员培训、标准化的基本工作和持续改进的软件实现和管理。会计信息系统管理是指为保证会计信息系统的正常运行而进行的人员、机器和信息工作，并使这些工作规范化、制度化，使会计信息系统能够产生最佳的综合管理运行效果。

（二）会计信息系统建设的必要性

1.会计信息系统在大数据时代下的需求

在大数据时代，信息化越来越重要。会计信息系统的建设为中小企业运营的管控提供了良好条件，提高了中小企业经营管理的有效性，是发展企业的必要工具。会计信息化是企业发展的需求，不但提高了企业财务数据的利用率，加强了中小企业的管理工作，而且解决了由于会计信息系统不健全导致企业财务数据的真实性、规范性遭到投资者质疑的问题，有利于吸引投资者投资。从长远发展来看，会计信息系统的完善能够为企业未来发展带来巨大动力。

2.互联网时代对会计信息系统建设的管理需求

随着互联网的普及，给人们生活带来了便利，也为中小企业会计信息系统建设带来了发展机遇。在瞬息万变的信息时代，互联网技术不断推动着企业的现代化管理。在“互联网+”的新环境下，信息技术的发展为中小企业提供了数据获取、财务数据和业务数据的收集、整理、分析和报告、企业从规划到实施的科学管理及决策的准确性。通过建立和管理会计信息系统，可以提高中小企业管理水平。

二、会计信息系统的发展现状

（一）整体水平不高且发展失衡

目前，我国会计信息系统整体水平不高，相关软件仅局限于会计子系统，主要由报表、会计和薪酬系统构成。只有部分企业能够完全实现会计信息化。同时，会计信息系统的发展水平在东部沿海地区和大中城市相对较高，中部和西部地区的发展还不够平衡。

（二）会计信息系统安全性和可靠性不足

计算机的运行受到安全威胁，不能完全保证会计信息系统的运行安全。数据失真、泄漏或盗窃时有发生。当中小企业使用不可靠的软件时，如果出现系统异常将无法保存数据，会导致数据丢失，给中小企业信息的传递和会计工作带来麻烦。如果系统在短期内无法恢复正常工作，会导致相关工作无法正常运行。

（三）会计从业人员素质要求提高

目前，会计从业人员技能水平还不能完全满足现代会计信息系统的要求。例如，财务人员的计算机技能相对薄弱，不能熟练操作会计信息系统，财务人员更注重核算功能，而忽略了管控方面的功能。

（四）会计信息系统不能完全满足企业发展的管理需求

目前，部分中小企业财务信息系统只具备较为基础的功能，无法满足高层次的管理需求。信息系统主要是网上记账、报表汇总、财务分析、采购、库存管理等功能，将财务与业务简单联系在一起，但是没有涉及类似绩效考核、预算、客户管理、供应链管理等高级的ERP功能。即使有提供这些服务的供应商，也仅仅是提供独立模块的应用，没能将财务管理的功能集成。因此，将财务与管理相结合是未来会计信息系统的发展方向。

三、中小企业会计信息系统建设困境

（一）会计信息系统人员管理方面

1.不相容岗位分离控制不到位

中小企业启用会计信息系统，部分企业不同岗位职责重叠，岗位分配不明确导致系统管理混乱。严格的岗位分配可以有效提高企业的竞争力和效率，从而促进企业的发展，不相容的岗位分离要求员工不能同时担任相互矛盾或相互依赖的职责。如果企业不进行不相容的工作分离，或者不适当地进行不相容的工作分离，可能出现的错误和舞弊将会大幅度增加。

2.系统对操作者的身份识别及管理权限漏洞

在中小企业的传统会计数据记录中，会计凭证信息是基于纸面文件。在流通和移交的过程中，相应的操作人员应自行签章，以证明档案程序和票据的真实性，从而在一定程度上防止伪造票据。因此，会计信息系统识别是企业会计信息系统建设的重要组成部分。目前，中小企业的会计信息系统需要操作员输入一系列密码才能登录系统。如果密码正确，可以使用适当的权限，防御机制设置对应权限密码，如果密码被盗或被黑，非法人员可能会修改数据，因为它无法被跟踪，可能会给企业造成不可估量的损失，也可能导致企业的会计信息系统存在一定的管控风险。

3.对人员素质的需求提升

中小企业会计信息系统在网络环境中得到了广泛应用。一般企业会计信息系统的运行维护，要求配备相应的专业人才。每个位置的用户将使用自己的密码登录系统，并在自己的工作权限内进行操作。由于系统用户的服务质量参差不齐，如果操作人员更改密码或忘记密码，可能导致系统登录失败，推迟工作流程，或被非法侵入系统的人员修改数据。同时，会计信息系统的数据录入和修改控制不到位，会给一些别有用心的人提供机会，导致数据失真。

随着现代信息技术的发展，财务人员的素质决定了企业财务状况的好与坏。会计信息系统的出现方便了会计人员，同时对会计人员的素质也提出了更高的要求。财务人员作为与会计信息系统接触最为密切的操作人员，不仅要有专业的财务知识，还要具备一定的信息化知识。

（二）会计信息系统自身风险

1.会计信息系统的物理风险

中小企业网络、信号、供电等等方面的情况会影响会计信息系统的正常使用。特别是网络的质量起着重要的作用，因为企业需要利用网络进行凭证录入、办公自动化处理文件、网上银行查询与支付、系统税务申报等。所以网络的管理是非常重要的，企业应不断完善相应的管理机制。随着互联网技术的普及，会计信息具有共享性，网络病毒和黑客访问都会给会计信息安全带来很大的挑战。因会计信息系统不再是孤岛，信息会通过数据的网络传输，实现企业内外部信息的共享。但是，数据在网络传输过程中，不法分子非法篡改或盗取信息系统数据，会给企业带来巨大的损失。

2.电子数据的保管与失真风险

中小企业信息化建设产生了电子数据，如果财务人员的操作出现错误，数据可能会丢失。财务数据通常由专业人员备份在一个固定位置，无论加密与否，都可能存在泄露、硬件损坏等突发性潜在危险，难以实现数据恢复和保持业务连续性。

一方面，中小企业应该备份电子数据，防止数据丢失；另一方面，如果管理人员确定了数据的真实性和准确性，就要妥善保存凭证、账簿、报表的数据和信息，防止无纸化凭证被篡改、伪造，并在修改前先进行保存，保证电子数据和纸质凭证的一致性。

（三）会计信息系统效率不高，用户体验不佳

1.业务支持系统流程审批缓慢

有些企业已开发支持系统平板电脑客户端和手机客户端业务，方便企业审批管理者出差和在家时也能处理业务流程，但是审批管理人员的使用频率不高，很多流程长时间得不到审批。如果是变更流程没有审批完，后面的结算流程就无法发起，从而影响企业财务真实成本的归集。业务流程也没有设置处理提醒，若审批管理人员出差或者其他原因，长时间没有登录系统或无法登录系统，不知道有需要自己审批的流程，就会造成流程积存，影响工作效率。

2.系统运行速度有待提高

中小企业会计信息系统日常运行速度稳定，但到月末，特别是季末和年末等时间节点，系统运行就会变慢，甚至掉线。月末是财务人员最繁忙的时候，各项数据纷纷出炉，财务人员要根据业务分门别类，把对应账务归集到合规的会计科目中。这一切都离不开高速的网络，但是目前部分企业服务器运行还达不到应有的速度。

（四）会计信息系统维护过程中的问题

会计信息系统的维护也是企业管理的重要组成部分。随着会计信息系统的普遍应用和运行，会计信息系统的运行故障也容易造成会计信息系统的损坏。同时，中小企业会计信息系统的数据比较复杂，容易横向传播U 盘病毒，如果出现问题容易导致系统崩溃和系统故障。部分企业没有相应的会计信息系统维护系统，如果出现问题只能找软件供应商来解决，如果不进行处理可能会有潜在的安全风险。例如，在维护期间丢失相关数据等情况。

四、完善中小企业会计信息系统建设的措施

（一）完善与会计信息系统相配套的管理体系

1.合理安排员工职责，完善中小企业组织结构

部分中小企业的员工结构较为复杂，部分员工对自己的职责并不清晰，出现了不相容岗位不分离的情况。因此，企业应明确每一位员工的责任，使系统高效运转，提升工作效率。企业的财务部门和信息部门各岗位都要进行严格授权，使用密码防止违规操作。同时，也要结合会计信息系统特点制定员工职责，以保证不相容岗位之间能够进行职责分离，从制度上防范营私舞弊的事情发生。因此，企业应当分离不相容岗位，遵循分离的原则。

2.完善会计信息系统操作体系

中小企业应完善会计信息系统预防性功能和检测性功能体系。预防性功能是在操作前实施功能性措施，操作者在运行程序时，系统会自动进行安全管控，检验其操作权限使系统安全显著提高。例如，系统对特定的人员应规定特定的权限，操作员在每次登录时都应输入特定的用户名称和特定的密码等。同时，对计算机、网络等进行模拟违规操作，发现问题后及时处理。检测性功能是为了阻止正在发生的事故造成更大的损失而采取的措施，从多个角度检查数据是否合理，防止不合理的数据输入，加强对系统操作人员访问权限与管控。建立上机准则、操作规范，减少差错提高效率，不给不法分子留下可乘之机。

3.加强人员管理，提高人员素质

会计信息系统始终是由人来操作的，人占据主导地位。因此，中小企业对会计信息系统使用者的培训十分重要，要严格挑选计算机系统操作和管理人员，选择素质高且能胜任的工作人员，并且在设定岗位职责时明确系统人员的职责。对操作者的教育和要求不只局限于操作的规范和熟练，最好对系统的深层原理有所了解，同时意识到系统可能存在的风险及自己对系统所承担的责任。中小企业应加强职业道德的宣传和教育，提高人员素质。

（二）加强会计信息系统风险预防措施

1.加强安全管理和控制

中小企业在享受网络带来便捷的同时，也要增强安全意识。构建网络安全环境，打赢网络安全保卫战。会计信息系统应使用企业内网切断病毒入侵的途径，对输入的数据进行病毒检查。对会计信息系统采取病毒防御措施，并定期进行杀毒。机房内所有设备应设专人定期检查、试验和维护。配备不间断电源，防止故障和停机。对会计信息系统操作、维护人员等建立相应的系统用户，根据职位设置密码，支持密码找回并定期更换。建立黑名单，对非法入侵的用户记录在案，设置会计信息系统防火墙，构筑坚实的网络壁垒，保证数据库的安全。

2.完善档案管理控制

中小企业应建立完善的数据备份和恢复系统。数据恢复是为会计信息系统的安全做准备，系统损坏后应及时进行备份和快速恢复。数据备份可以相对提高系统的效率，并建立日常数据备份系统，严格执行不相容会计人员的岗位分工和操作权限，建立严格的会计制度，确保数据安全。备份的光盘要贴好标签保存，还要定期做好防火、防尘等检查，对重要的档案应一式两份，分开存放。

（三）提高系统运行效率，增强用户体验

1.增加业务系统移动客户端，加强业务流程维护并进行工作提醒

中小企业业务流程按岗位设定，当出现人员变动时，需要及时进行增补，否则会影响正常运行。企业系统管理员要定期检查流程设置，防止异常情况的出现。企业业务部门经办人员录入业务流程后，需要经领导审批，但有的审批人员由于出差和其他原因，不能及时登录办公系统，造成流程积压，影响工作进度。建议普及系统平板电脑端和手机端业务，扩展办公途径，提高办公效率。费用报销系统是经常使用的办公系统，员工普遍反映流程审批慢，因此建议增设处理流程的工作提醒，在流程发起时及时在系统里发送工作提醒，若流程在3小时内没有得到处理，将在系统内再次发送工作提醒。此外，应将系统账号和用户手机号绑定，建议超过12小时未处理的流程，发送短信提醒。

2.优化网络硬件，提高网速，加快信息传递速度

中小企业应加快各子系统间信息传递。目前，很多大型企业默认是每天零点进行数据提取，当天的业务数据最快要第二天才能出来，而且有时由于系统不稳定等原因，数据的提取需要好几天的时间，影响会计信息的及时性。因此，建议企业总部优化网络硬件，提高服务器运行速度，尽量选择能提供高速网络服务的运营商。

（四）构建会计信息系统维护措施

随着企业业务量日益增加，企业的数据信息也越来越多，对会计信息系统的要求更加严格。因此，维护人员在会计操作系统中的重要性是显而易见的。

中小企业会计信息系统的维护由专人负责，严格按照审批程序进行。维护申请由运营方提交，经管理部门批准备案并提交系统维护部门；系统维护部门制定维护计划，在监督下对系统进行测试，并编制测试验收报告；部门主管批准报告后，将发出使用通知以备份文件。在会计信息系统的日常维护中，应做到以下两点：首先，维护部门要清理会计系统中的垃圾，修补系统运行中的漏洞，设置参数，维护企业的防火墙；其次，在会计信息系统的维护中，要注重安全系统的维护，如网络、机房、服务器、数据库、应用系统、计算机终端等的操作与维护，这是企业信息和数据安全的关键。

五、结语

随着社会经济业务的发展，会计信息系统对使用者的要求也越来越高。针对中小企业存在的系统管理问题，建议中小企业合理安排员工职责，完善企业组织结构，构建会计信息系统预防功能和检测功能，使操作系统更加安全，通过相应的制度规范操作和提高员工素质。面对会计信息系统自身风险，加强预防风险措施，成立预防风险小组，选择成熟稳定的系统软件。为了能够高效地完成业务工作，在优化系统移动客户端的同时，也要加快培养复合型人才。在中小企业不断发展过程中，要有长远的目标，制定适合企业业务未来发展的解决方案。不能盲目借鉴，而要根据企业的实际情况，有针对性地完善相关制度，打造专而精的会计信息系统。