公立医院科研经费报销问题梳理及对策分析

周左磊

［摘 要］随着科研领域“放管服”改革的不断深化，公立医院科研经费管理也在不断革新。科研经费的快速增长和加快实现科技自立自强的紧迫形势对公立医院科研经费管理提出了更高的要求，以管理创新、数字赋能方式进一步减轻科研人员经费报销负担势在必行。文章以H医院为例，通过分析其科研经费报销审核过程中的票据样式、必要附件、费用概念等多方面问题，找到困扰科研人员的症结所在，并提出强化政策学习、开展专题培训、加强业财交流和优化系统功能等4项应对措施，为公立医院解决科研经费报销问题提供思路。

［关键词］公立医院；科研经费；报销审核

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.015

［中图分类号］R197.322［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0048-03

1     研究背景

党的二十大报告提出，要加快实施创新驱动发展战略，特别是要加强基础研究，突出原创，鼓励自由探索。对此，保障科研人员将主要精力用于科学研究工作，赋予其更大的自主支配权，是加快创新发展步伐、实现科技自立自强的重要举措。公立医院既是我国医疗服务体系的主体，也是集临床、科研、教学于一体的综合性研究单位，是国家科学研究的重要高地，也是展现研究能力的优质平台。财务审核作为财务部门实行经费监管的重要环节，是对科研活动费用使用的合法、合规审查，直接反映了公立医院会计核算的质量和财务管理的水准［1］。公立医院要立足于财务审核岗位，发现制度局限和流程缺陷，进而完善制度、优化流程，进一步提升科研经费管理效益［2］。本文以H医院为例，对其科研经费报销过程中的问题进行分析，提出相应的解决对策，以期为公立医院科研经费报销提供借鉴，有效减少科研人员的事务性工作。

2     H医院科研经费报销存在的问题

H医院创建于1907年，现为国家卫生健康委、教育部、上海市三方共建共管的委属医院。目前，H医院有在研科研项目近千项，经费类型有纵向科研经费、横向科研经费、医院自筹经费等。为解决科研经费“报销繁”的问题，H医院于2018年上线了科研信息管理平台。对于新立项项目，H医院“摈弃”了科研经费本，实行电子化管理。该平台包含伦理审核、项目立项、资金上账、费用报销、预算调整等功能模块，相比纸质经费本，给科研课题管理带来了较大便利。H医院推行的电子化管理模式虽然解决了部分报销难题，提升了操作体验，但从财务审核角度出发，仍存在一些典型问题。

2.1   票据开具日期超过报销时限

票据作为报销的重要原始凭证，是科研活动的财务凭据。根据H医院票据报销规定，当年开具的票据应于当年报销完毕，如遇特殊情况延误的，可酌情处理，但也应于次年3月底前完成报销。但在实际报销时，科研人员会因不熟悉规定、不慎遗忘、不可抗力等因素导致当年开具的票据未能赶在规定时限前报销，相关费用也只能自行承担。

2.2   发票形式及购买方信息错误

近年来，随着全电发票开票试点工作的开展，当前并存着6类发票形式，分别是纸质增值税普票、纸质增值税专票、电子增值税普票、电子增值税专票、全电增值税普票、全电增值税专票。其中，两类纸质发票须使用发票原件方可报销。因对发票形式不了解，H医院科研人员会误使用纸质发票扫描或复印件进行报销，导致财务审核不通过。此外，发票购买方信息错误也是一个常见问题。部分供应商会将购买方名称、购买方地址与电话开具为相关高校或其他医院，将购买方纳税人识别号开具为三证合一前的旧税号，以上均不符合财务审核要求。

2.3   发票销货清单格式不规范

因单张发票对“货物或应税劳务、服务名称”栏录入条数有限制，当提供货物或服务类别较多时，供应商会在该栏录入“详见销货清单”字样，附上“增值稅应税货物或劳务销货清单”（以下简称“销货清单”），并在清单上盖具发票专用章。部分供应商会出具“出库单”“发货清单”等替代“销货清单”，或未在“销货清单”上盖具发票专用章，上述清单格式均不规范。“销货清单”作为发票的组成部分，记载的发票代码与号码应与发票一致，同时应盖发票专用章。

2.4   发票名称大类与明细不匹配

发票“货物或应税劳务、服务名称”栏开具事项由两部分组成，一是名称大类，即供应商在单位业务范围内开具的有关事项；二是相关明细，即供应商根据发生的具体事项对名称大类的具象描述。因此，发票的名称大类应与相关明细相匹配，但有时H医院会出现二者不匹配的情况。比如，发票名称大类开具“研发服务”，相关明细开具某种试剂；前者对应“测试费”预算项，后者对应“材料费”预算项，不符合财务审核要求。

2.5   发票监制章、专用章缺失

前文提到当前并存的发票形式较多，相关印章缺失也成为H医院科研经费报销的一个痛点问题。两类纸质发票问题聚焦于供应商未盖发票专用章，未提供专票抵扣联方面；四类电子发票问题聚焦于供应商未按电子发票右下角字样盖发票专用章，未提供印有发票监制章的全电发票等方面。

2.6   未取得正式的涉外费用发票

因研究需要，科研活动会产生涉外费用，如出境旅费与住宿费、国外期刊文章版面费等。受地域影响，国外发票的形式、格式均与国内大相径庭，会给经费报销带来困扰。正式的国外发票一般应带有“Invoice”“Receipt”等字样，发票信息栏（部分国家的住宿费发票除外）应注明单位全称。但H医院涉外费用发票不够正式、合规，一般用付款记录进行报销。而费用相关付款记录、付款回执等材料都不能代替正式发票进行报销。

2.7   未选用正确的发票支付方式

根据《现金管理暂行条例》要求，科研活动发生的费用原则上通过单位开户银行进行转账结算。因研究急需试剂耗材或技术服务，科研人员会被供应商要求先付款再开票，这就出现私转公（供应商）、私转私（供应商销售）等不规范结算方式。另外，考虑到部分科研活动的特殊性，有关费用（差旅费、版面费、专利费等）可先垫付再报销，垫付凭据上显示的收款方名称应与发票开具单位一致。但H医院部分科研人员由于不了解相关规定，未选用正确的发票支付方式。

2.8   未提供合同付款条件相应材料

当某项经济业务达到一定金额时，须以书面方式签订经济合同，报销时随相关材料一并提供。经济合同中一般会列明付款条件，如“货到验收无误后一次性付款”“实验完成交付结果后支付款项”等，但科研人员会因疏忽付款条件未提供相应材料（试剂耗材出入库单、实验测试报告等），导致报销材料完整性不足。

2.9   未分清部分费用类别的概念

H医院科研人员对部分费用类别存在概念混淆的问题，最为典型的是“会议费”与“会议注册费”。虽然两类费用同属“差旅费/会议费/国际交流合作费”预算项，但提供的附件材料截然不同。“会议费”是指在项目研究过程中组织开展学术研讨、咨询等活动发生的费用，应提供会议通知、会议签到等材料；而“会议注册费”是指在项目研究过程中参加会议发生的费用，属于“差旅费”范畴，应提供出差审批表、会议邀请函等材料。

3     H医院科研经费报销问题的产生原因

3.1   难以及时掌握政策与制度

第一，科研经费来源渠道多元，有国家级经费、地市级经费、横向合作经费，同时按不同部委或单位可进一步细分。尽管《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》的出台减轻了科研人员的负担，却仍不足以“一文通吃遍天”。由于财经制度更新频繁，经费报销涵盖面广，科研人员很难及时掌握最近的财经制度或政策。

第二，科研管理部门缺乏系统培训。虽然管理部门会定期开展专题培训，但频次相对有限，沟通方式以文字传达为主。文字传达的弊端在于不能及时查收，认知存在偏差，导致沟通效果大打折扣。这样一来，科研管理部门很难使所有科研人员及时、全面地掌握政策与制度的变化。

第三，科研人员专业受限、精力有限。科研人员非财务出身，加上工作忙碌，对政策和制度了解不够，导致在业务流程、票据规范、预算执行等方面出现问题，给科研工作顺利开展带来一定阻碍［3］。

3.2   系统智能化程度有待提升

第一，系统缺少信息提取和智能审核功能。例如，发票记载着报销必要信息，包括开票日期、开票抬头、开票内容、发票印章等，以上信息均由人工审核，不仅工作量大，还可能产生差错［4］。

第二，系统缺少费用分类和政策导览功能。因该功能缺失，科研人员在填写报销单时或错误提供报销材料，或四处找寻费用（如差旅费、会议费、咨询费等）政策，这增加了科研人员的事务性负担。

3.3   费用报销人员常有变动

科研经费课题组一般由多人组成，有本院职工、带教研究生，还可能有院外合作人员。在整个科研项目执行过程中，课题组成员的结构、分工会随着时间的推移而有所调整。科研经费管理注重谨慎性、延续性，成员的更迭需要一定时间的适应期与磨合期，难免对经费报销造成不利影响，进而给经费后续的使用、审计带来阻碍和风险［5］。

4     H医院科研经费报销问题的对策

4.1   强化政策学习，提高专业水平

政策是一切工作的生命线。只有将政策学懂、弄通、研透，才能准确领会政策精神。只有准确领会政策精神，才能把握好政策的红线与边界，为管理工作提供依据，为科研人员提供指导。近些年，中央和地方陆续出台了有关科研、财经的新政策，对财务管理工作提出了新要求，带来了新挑战。财务管理主要负责经费的资金与票据管理，工作人员的专业素养决定了财务管理的质量。因此，H医院应强化政策学习，通过院内探讨、院外交流等形式提高相关人员的专业水平。院内探讨有助于新政策的学习领会、落地实施；院外交流可以借鉴起步较早的同行单位的成功经验，拓宽眼界，打开思路［6］。

4.2   梳理政策制度，开展专题培训

H医院应围绕科研经费管理目标，对已印发的各级各类政策制度进行梳理、归集、分类［7］，从完整性、合规性、适用性和可操作性等4个方面入手，全面深入解读现行政策制度，帮助科研人員扫清政策盲区，厘清政策要点，确保医院科研经费报销工作有序推进。

针对集中反映的报销问题，定期开展相关专题培训。2022年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于新时代进一步加强科学技术普及工作的意见》，体现出国家对于科学技术普及（以下简称“科普”）工作的高度重视与实施决心。科普是为社会大众普及科学知识的传播形式，是实现创新发展的重要基础。因此，专题培训也应逐步科普化。一是把专业难懂的财经术语转化为通俗易懂的大众话语，结合当前流行的文化元素，让科研人员从知道到理解，从理解到掌握；二是通过分享报销经典案例，解析触及违规行为，警示相关报销风险，将培训的实际价值最大化。

4.3   加强业财交流，探寻工作方向

一是设置科研财务助理岗位，建立专业管理团队。科研财务助理在科研人员与管理部门之间搭建了一座沟通的桥梁，能降低沟通成本，减少事务性工作，支撑科研人员潜心于科学研究［8］。二是了解业务需求，明确努力方向。通过问卷调查、试点调研、定性座谈等方式，搜集、整理科研人员对于科研经费报销流程、系统功能的需求和建议，寻找相应的优化、解决方案，营造良好的业财融合氛围。

4.4   优化系统功能，提升工作效率

在确保数据安全、稳定的前提下，进一步优化财务报销系统功能，助力报销体验升级。设置独立的费用模块。根据各类费用性质，分门别类设置模块，将对应费用涉及的注意事项、政策制度、附件材料等内嵌于报销申请环节，帮助申请人提供正确材料，搜索相关文件。引入智能审核技术。利用光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术对上传的发票进行信息提取，以智能规则对提取的信息进行自动校验，有效解决因发票开票日期、抬头、内容、清单、印章等标准化问题带来的报销难题。

5     结束语

经费报销作为公立医院科研经费管理的重要组成部分，对提高经费使用效益、提升项目完成质量有着深远影响。以前科研人员除了要完成课题研究，还会被“报销难”问题束缚，导致身心俱疲。随着科研经费管理改革文件的陆续出台，“以人为本”的导向让“报销难”问题得到了解决。基于此，公立医院在科研经费报销中应更加关注科研人员的需求，从细节入手解决主要矛盾，让其不再为经费报销“伤脑筋”。

主要参考文献

［1］王路瑶.财务审核报销中的问题及解决措施研究［J］.财会学习，2021（5）：52-53.

［2］卢俏媚，蒋萍，胡晶玮.高校财务报销问题自动分析及报告模式探讨［J］.中国总会计师，2022（9）：180-182.

［3］周婷婷.高校财务报销工作中存在的问题及对策解析［J］.财经界，2021（27）：123-124.

［4］李芸菲.电子发票对医院财务报销的影响分析［J］.财会学习，2021（12）：45-46.

［5］司雯.高校科研经费报销管理中存在问题及对策分析［J］.商讯，2021（19）：179-180.

［6］闫彦彦，段绪坤，王海涛.把好财务审核关，助力医院高质量发展［J］.当代会计，2021（5）：118-120.

［7］付曼.事业单位财务报销审核管理研究［J］.财会学习，2022（7）：8-11.

［8］杨茜.破解科研经费报销难问题的对策分析［J］.财务与会计，2021（17）：74-75.