新时期干部人事档案内容建设刍议

贺未英

（韶关学院 人事处，广东 韶关 512005）

干部人事档案（又称“干部档案”）是干部个人自然情况、学习工作经历、考察考核、政治面貌、奖惩、工资福利、职务任免、社会关系等信息资料的汇集，是真实反映干部个人政治素养、专业能力、工作实绩、遵纪守法等历史综合记载。档案内容是支撑干部人事档案的基石，数量与质量并存的档案内容能有效发挥其资政作用与凭证价值。2018 年11 月实施的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）对档案内容建设提出“真实准确、全面规范、鲜活及时”的新要求［1］。然而，目前干部人事档案内容存在诸多问题，不能满足时代要求，制约档案效能发挥。基于此，新时期加强干部人事档案内容建设具有时代价值。

一、加强干部人事档案内容建设的时代意义

《条例》提出，干部人事档案内容必须根据新时代党的工作需要确定。档案内容建设是践行党对档案工作新要求的重要前提和必要条件，是充分发挥干部档案在锻造新时代干部队伍重要作用的体现，也是加快档案信息数据化建设的基础。因此，新时期加强干部档案内容建设具有鲜明的时代意义。

（一）呈现干部档案时代特征的需要

内容丰富、真实准确是干部档案的本质属性。新时期应以扩展档案材料收集面、及时收集归档、严把质量关为内核拓展干部档案内容建设的维度与厚度，实现档案内容“增量提质”，更能凸显其“真实准确、全面规范、鲜活及时”的新时代特征。

（二）着力建设高素质干部队伍的需要

加强档案内容建设是为我国社会主义现代化建设培养一支勇于担当、敢于开拓创新的高素质干部队伍的题中之义。查阅干部档案内容是全面了解干部个体成长过程和发展历程的方式之一。加强档案内容建设为打造信念坚定、德才兼备、勤政为民、清正廉洁的干部队伍奠定坚实基础，也为开发人力资源价值提供有力保障。

（三）促进档案信息数据化建设的需要

干部档案信息数据化管理是干部档案工作机构运用大数据等信息技术进行档案资源管理、开发、共享的一种模式，是新时期组织人事工作中有关干部档案信息管理的必然趋势，它既需要现代信息技术的支持，也需要档案信息数据源的支撑。加强干部人事档案内容建设能为人事档案信息数据化管理及时提供真实准确的动态信息源。

二、干部人事档案内容建设存在的主要问题

经过干部人事档案专项审核工作整改后，原来存在的重要信息不一致、材料缺失等问题已基本解决，但新时期的工作要求对干部人事档案内容建设提出了新要求，现有的干部档案内容建设还存在一些问题，需要引起高度关注。

（一）档案材料涉及面不够广，档案内容个性化不足

干部档案是历史辩证地评价干部的重要依据，它清晰地记录干部成长的足迹。然而，目前干部人事档案材料受“十大”类限制，涉及面不够广，主要收集干部基本信息、个人履历、学历学位、年度考核、政治面貌、工资待遇等倾向于结果性的材料，缺乏反映干部政治素养、性格特征、兴趣爱好、业务能力、科研能力、工作成效、发展潜能、处事风格、人生态度等呈现档案主体个人特质内容的档案材料。此外，干部人事档案材料内容填写仍存在空洞、单调、模式化的问题。以年度考核材料为例，档案主体填写个人工作总结时常常在往年材料基础上进行年份和数据改动，单位做出的考核评价也年复一年地皆是“工作认真负责”、“同意个人总结鉴定”或用“优秀”“合格”等模式化用语。这种缺乏个人特质材料以及个性化内容的干部档案，无法展现其全面、鲜活的特征，也无法确保干部档案的完整性，削弱了人事档案信息资源的功能和服务的意义［2］。

（二）档案材料审核不力，档案内容真实性不够

档案材料审核是干部档案管理工作中保障档案内容质量的重要环节。档案管理人员应秉持认真细致的态度对每一份收集到的材料进行审查鉴定，确保高质量材料归档。然而在实际工作中，部分单位档案管理人员或档案兼职人员缺乏严谨的工作态度，对收集的材料没有按“信息准确、填写规范、成套材料齐备”等要求进行审核，致使出现不符合归档要求的材料在档案中或成套材料不齐备等问题。例如，部分新参加工作人员学籍档案材料存在不齐备的情况。另外，部分单位档案管理人员对收集的大批量归档材料如年度考核表、工资审批表等无法做到对每份材料进行认真核对，以至于出现少数干部重要信息如出生时间或参加工作时间与干部档案专项审核认定信息不一致情况。

（三）档案材料归档滞后，档案内容更新不及时

干部档案是干部个人成长历程的缩影与概括，真实、完整的档案材料以及丰富、生动的档案内容能有力支撑干部档案发挥“见档如见人”的作用。因此，为了能更好地体现并实现干部档案的利用价值，档案材料的制作与收集归档应遵循全面、及时的原则。但在现实工作中，由于部分同志档案意识淡薄，档案材料长时间被滞留手中，使得属于归档范围内有价值的材料不能及时归档；也有些档案材料形成单位因本职工作繁忙影响档案材料的制作，造成干部档案信息与其实际情况较长时间内不匹配。甚至有个别单位或部门把档案工作视为非核心业务工作，常常把档案材料制作、整理、移交事务搁置一旁，延误档案管理工作。档案材料不被及时收集、归档，导致档案材料与内容不能得到及时补充、更新，无法达到新时期干部人事档案及时、准确、全面的要求。

三、加强干部人事档案内容建设的措施

新时期干部人事档案工作应以《条例》为准绳，以党的建设、组织人事工作以及经济社会发展的时代需要为导向，从“增量”“提质”“增效”三个维度综合施策强化档案内容建设，确保档案材料内容真实、全面、规范以及归档的及时。而“增量”“提质”“增效”的前提是建章立制和动员各方力量齐抓共管。

（一）建章立制，为加强干部档案内容建设保驾护航

做好干部人事档案内容建设工作需要建立保障机制，健全规章制度，确保档案工作落实到位。首先，组织人事和档案管理部门要在《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等纲领性文件的基础上，根据各单位实际情况健全《干部人事档案材料收集补充制度》《干部档案材料鉴别归档制度》《干部档案材料催要登记制度》《干部档案材料核查核对制度》等更为具体、详尽的补充性规章制度。其次，应建立健全档案人才保障机制。根据档案内容建设需要，吸纳在信息技术、档案管理、综合管理等领域责任心强、专业素养好的青年人才加入档案工作队伍；并在人事档案材料形成部门建立兼职员制度。档案兼职员必须熟悉档案材料的制作、收集和归档流程，有利于解决档案材料归档滞后和内容材料建设不及时的问题。第三，建立财力、物力保障制度。在人力保障基础上，建立稳定的财力和物力保障机制，为实现档案内容建设智能化、网络化、现代化提供财力、物力支撑。

（二）提高认识，形成干部档案内容建设合力

加强干部档案内容建设是新时期党对干部档案工作的必然要求，也是更好地服务于全党、全社会工作的客观需要。各级党委、组织人事部门、档案材料形成部门、档案管理者以及档案主体都要提高认识，形成合力把干部档案内容建设当成一项重要工作常抓不懈。为此，必须加大干部档案建设工作的宣传力度，通过宣传手册、座谈会等方式让档案管理相关部门和人员充分理解干部档案内容建设的重要性和必要性，准确认知档案价值，以对党、对人民、对历史高度负责的责任感和以时不待我的紧迫感认真做好干部档案内容建设工作。

（三）广纳博采，为干部档案内容扩容增量

依据新时期《干部人事档案工作条例》所提出的新要求，干部档案内容建设必须与时俱进，根据时代需要，及时收集、补充、完善干部档案材料，为档案内容建设扩容增量。首先，要补充个性化干部档案材料，去模式化地填写材料内容。在收集档案材料时，除了收集年度考核、干部职务变动、工资调整等相对固定时间形成的普遍性材料和职称评聘、入党、表彰奖励或干部违纪违规等形成的特殊性材料外，还应补充反映干部道德素养、性格属性、兴趣喜好、能力变化、发展潜质、个人诚信、医疗保障情况等个性化档案材料内容。在处理档案材料内容时，要根据档案主体特性进行个性化处理，体现档案主体差异性，避免模式化。其次，要拓宽档案材料收集范围。档案材料收集还要根据不同时期、不同阶段、不同地区、不同类型人才等情况收集反映干部个性化的档案材料，干部档案材料收集还应包括新时期干部人事制度改革所产生的大量可纳入人事档案的材料。总之，要尽可能地拓宽档案材料收集范围，做到档案领域全覆盖、无遗漏，丰富档案内容。第三，构建干部政治素养档案材料。良好的干部政治素养是确保党的性质、宗旨、初心和使命得到有效坚守的重要保证，是选准用好干部的重要依据。新时期，党对干部队伍的政治素质提出了新要求，干部档案内容建设必须紧跟时代步伐，体现时代特征与要求，构建反映干部政治素养的专门性档案材料，为考查、选拔干部提供真实依据。档案管理人员应全方位收集和建立能体现干部的政治信仰、政治忠诚、政治定力、政治担当、政治能力和政治自律的政治素养材料，如干部学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想、执行党的路线方针政策、维护党中央权威和集中统一领导、落实党中央重大决策部署、严格执行中央八项规定、领导干部廉洁从政、自律执行情况等方面的档案材料。第四，完善个人信息档案材料。根据新时代干部档案工作要求，进一步完善干部履历、自传、干部本人及家庭成员的住房和从业等方面的个人信息材料。干部成长过程中有着不同的阶段性表现，不同时期的履历、自传等个人材料更能全面真实细致地反映干部人生变化的面貌及其过程，因此这些材料应当不断更新及时增补，充实干部档案内容［3］。

（四）强化审核，实现干部档案内容多维提质

内容真实是干部人事档案的底线，全面规范是高质量档案的必要条件。为确保干部人事档案内容真实、材料规范，档案管理工作要把好材料“质量关”。首先，档案材料制作人员要参与质量控制［4］。干部人事档案材料是在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中由不同部门和人员共同参与完成的，相关人员的工作态度直接影响档案材料质量，因此各级党政机关、企事业单位和其他组织以及档案主体必须按照各自职责非模式化地完成各类归档材料的填写、评鉴工作，从源头上保证档案内容质量。其次，要不断提升档案管理人员的监督审核能力，严格落实档案审核责任。档案管理部门可通过发放人事档案工作资料，举办业务培训、视频讲座、会议交流等方式增强档案工作人员业务知识，提升审核鉴定能力。档案管理人员要不断自觉学习新政策、了解新形势，要认真履行档案材料监督审核鉴定职责，把好材料“入口关”。第三，实现档案审核常态化，推进档案工作与干部日常工作的深度融合［5］。组织部门要健全干部档案任前审核机制，对拟提拔任用干部进行档案“任前审”；在干部换届时进行档案“换届审”；人事部门要健全新进人员档案聘前审核机制，实行“入职审”，杜绝“问题档案”进入单位；档案管理人员要运用扎实的专业知识对档案散件材料进行“日常审”，特别要对归档材料的真伪、干部的基本信息是否准确、有无涂改、内容是否真实、填写是否规范、手续是否完备、成套材料是否齐备等方面进行重点审核，确保高质量材料归档。第四，建立档案审核责任机制，有助于长效保障干部档案内容质量。对档案审核工作人员在档案审核过程中敷衍了事、不负责任的行为追究责任，健全谁审核谁负责的追责机制。

（五）科学收集，为材料归档增效

材料收集是干部档案管理工作的首要环节，贯穿于干部档案管理工作始终。档案管理人员以及档案兼职人员要敦促相关部门或工作人员必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料并及时移交，确保档案内容鲜活及时。档案管理人员要实现科学收集档案材料，需要紧抓以下三个方面工作。一是根据档案材料形成规律及时收集。档案管理人员应把握档案材料形成的源流和时间规律，掌握材料收集主动权，向形成材料部门、科室进行定向定时收集。二是抓住档案管理权限变更机遇主动收集，确保档案材料真实完整，防止“带病”档案转入转出。三是关注重大事项突发事件的档案材料追踪收集。如及时收集干部面对洪涝、地震等重大事项、紧急突发事件时的处理态度、处置方式以及处理结果等方面的材料。

四、结束语

新时期干部人事档案管理部门必须顺应时代发展趋势，积极探索档案内容建设的新模式、新路径，不断丰富档案内容，提高档案质量，深度挖掘档案信息资源价值，服务社会大局。档案工作人员应努力提升工作质量和水平，不断开创干部人事档案工作新局面［6］。