亚运档案管理与开发路径探析——以浙江省黄龙体育中心为例

王瑾 华莉 / 浙江省黄龙体育中心

1 引言

浙江省黄龙体育中心（以下简称“黄龙中心”）属于大型体育场馆群，其形成的业务档案主要是指承担重大体育赛事而形成的档案，即“重大体育赛事档案”。黄龙中心作为杭州亚运会、亚残运会主要办赛场馆，承担足球、竞技体操、艺术体操、蹦床、水球和亚残田径6个项目比赛任务，将形成一批有珍贵价值的亚运档案。亚运档案作为真实记录杭州亚运会、亚残运会筹办过程、赛事状况、设施配备与文化构建等方面的原始资料，具有重要的编研价值和开发利用价值。通过对亚运档案管理与开发利用路径的研究，可以为全国公共体育场馆举办大型赛事提供经验示范。

2 亚运档案管理的主要背景

第一，现有法规政策规定。《中华人民共和国档案法》（主席令第五十七号）、《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）、《浙江省重大活动档案管理办法》（浙江省人民政府令第187号）规定，重大活动档案管理工作遵循“加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用”的原则。组织、承办重大活动的单位，负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。上述规定，为黄龙中心加强亚运档案管理提供了法规与政策依据。

第二，体育行业相关规定。《大型运动会档案管理办法》（国家体育总局体办〔1999〕125号）规定，大型运动会档案应由组委会各业务部门收集齐全并进行整理，交组委会办公室集中统一立卷，任何单位或个人不得据为己有或者拒绝归档。目前，国家体育主管部门尚未对体育场馆的档案工作作出统一规定。亚运档案本质上是体育场馆承担大型运动会所形成的档案，亚运档案管理工作，可参照《大型运动会档案管理办法》的相关规定，结合黄龙中心实际来推进。

第三，黄龙中心面临的主要任务。黄龙中心作为亚运竞赛场馆之一，在杭州亚运会、亚残运会期间承担足球、体操（竞技体操、艺术体操、蹦床）及水球3大类5项比赛和亚残运会田径比赛任务。在承办好亚运赛事任务的同时，做好赛事档案的收集管理工作，完成亚运档案管理，既是黄龙中心应有的责任担当，也是一个重要的历史机遇。

3 借鉴北京冬奥会档案管理的成功经验

亚运档案与北京冬奥会档案的形成主体同为重大体育赛事。北京冬奥会档案收集和管理工作贯穿赛事申办、筹办、举办的全过程，全方位保存北京冬奥会档案，打造全景式北京冬奥记忆，其档案工作经验值得黄龙中心在亚运档案管理中学习借鉴。

第一，将档案管理纳入冬奥会整体计划。2019年北京冬奥组委发布《北京2022年冬奥会和冬残奥会遗产战略计划》，将“档案管理”明确列入“创造文化遗产”目标之一，要求“通过筹办工作，科学收集、整理、归纳和留存好北京冬奥会文字档案和实物档案，形成丰厚完整的文字和实物档案遗产，充分发挥其赛后利用、传承和借鉴作用”。

第二，打造科学规范的冬奥档案工作制度体系。自2017年筹办工作正式开始以来，针对冬奥会特点和发展趋势，组委会先后研究出台了《筹办冬奥会档案管理实施办法》《北京2022年冬奥会张家口赛区文件材料归档接收工作方案》等一系列配套性文件，在档案工作各门类、各层面、全流程实现制度化、规范化目标，从源头夯实基础。

第三，组织工作科学化程度高。北京冬奥组委一成立，档案部门就派驻业务骨干，进行顶层设计，将档案工作有机嵌入到各机构、各环节工作中。明确了冬奥档案收集的范围、标准、责任人，签订文件材料归档责任书。制作各类档案规范化样板，优化工作流程，为规范档案收集整理提供有力保证。

第四，档案收集范围相对齐全完整。坚持“应收尽收”原则，收集的档案既包括官方机构形成的档案，也包括非官方机构或个人形成的档案；既包括申办、筹办、举办阶段档案，也包括“后冬奥会”阶段档案；既包括冬奥会竞技比赛档案，也包括冬奥会经济、社会、工程建设档案等；既包括纸质档案，也包括电子、实物、多媒体和其他载体档案，如奖牌、颁奖花束以及吉祥物纪念品等实物档案，以及颁发给获奖运动员的特殊纪念品定制版的“金色冰墩墩”“金色雪容融”等。

第五，重视档案信息化建设和电子文件归档。北京冬奥会组委会及有关体育场馆的档案机构充分利用信息化、数字化手段，收集冬奥会、冬残奥会形成的电子档案5.1万件约23TB，数码照片档案5000余组。冬奥会、冬残奥会的纸质档案全部完成数字化。收集冬奥会、冬残奥会形成的电子档案5.1万件约23TB，数码照片档案5000余组。冬奥会、冬残奥会的纸质档案全部完成数字化。

4 利用亚运测试赛探索亚运档案管理的有效方法

亚运测试赛是杭州亚运会的“实弹演习”，也是亚运档案管理的先行探索实践。黄龙中心抓住举办亚运测试赛的契机，积极探索亚运档案管理的路径与方法，为在杭州亚运会、亚残运会正式比赛期间全面开展亚运档案管理奠定重要基础。

黄龙中心于2022—2023年先后举办体操三项、超级杯足球等一系列涵盖6项亚运正赛及1项亚残正赛项目的测试赛，完成涵盖23个领域，涉及文书、声像、实物、采购单据等4大类档案资料的收集整理和数字化，形成27G的归档数据，探索形成了两个方面的重要经验和成果。一是构建了竞赛工作、归档工作的协同推进机制。黄龙中心将亚运档案管理纳入到亚运赛事筹备工作与组织机构中，与赛事筹备、承办工作同步计划、同步部署、同步落实、同步检查，建立起亚运档案管理的组织责任体系，落实相应的归档责任。二是基本明确了亚运档案的内容及归档范围。严格按照亚组委《关于印发<杭州2022年第19届亚运会和第4届亚残运会赛时档案工作方案>的通知》（亚组委办〔2022〕61号）文件精神，明确亚运档案的内容不仅仅包含赛时办赛材料，还包括参赛、办赛、保障等各方面工作形成的各类档案。同时明确以“领域”作为测试赛及正赛的归档范围。

5 亚运档案管理与开发利用的基本路径

5.1完善管理体系，建立健全管理机制。加强亚运档案管理，建立健全全过程、全方位的亚运档案管理机制。一是出台专项方案。制定赛时档案工作方案，明确工作原则、机制、要求，参考亚组委文件确定档案收集范围。二是加强组织领导。成立由场馆群常务副指挥长担任组长，场馆运行/办公室主任为副组长，各业务领域主任为成员，各领域兼职档案员为联络人的档案工作领导小组。三是加强全程管控。筹备阶段，积极开展业务培训，明确工作要求；比赛期间，专兼职档案人员督促有关责任人员规范形成相关档案，跟进做好收集工作；总结阶段，做好亚运文件材料集中收集归档和查漏补缺工作。

5.2确定归档范围，力争做到应归尽归。一是注重过程性材料收集归档。除收集筹办过程中形成的档案外，也注重过程档案的收集。如领域的工作过程中的底稿、修改稿。二是注重照片、声像类材料收集归档。除了加大对生动、真实地记录比赛现场中反映运动员和工作人员风采的图片、音频、视频资料的收集归档，也要注重领导同志、著名人物、先进代表参与赛事活动的图片、音频、视频资料的收集归档。三是注重实物材料收集归档。主要包含亚运宣传品、纪念品、吉祥物、奖牌样品、颁奖花束等实物档案的收集。

5.3规范整理编目，建设专题数据库。完善黄龙中心档案分类体系，在原有四大门类基础上增设特色档案专门一类——“体育赛事类”，将亚运测试赛、正赛的每一项赛事作为二级类目集中整理编目，彰显黄龙中心“体育赛事类”的特色。加强特色档案资源整合、促进特色档案有效利用，建设特色档案专题数据库。专题数据库系统既可以集成于黄龙中心的数字档案室系统，也可以独立运行；建立健全专题数据库建设规范，统一亚运档案整理、数字化、移交与接收的相关标准。

5.4延伸拓展利用，举办亚运档案展览。一是开展面向特定机构和人员的精准服务。提供“一对一”查询服务，为其他单位举办赛事活动提供有力支撑。二是开展面向社会公众的档案开放服务。通过审核后，将亚运档案中不涉及国家安全和知识产权的部分，通过网站、微信公众号或数字档案室向全社会开放，方便公众查询了解及快捷利用。三是开展深层次的档案编研。在亚运档案专题数据库的基础上，围绕赛事组织、志愿服务、观众服务等若干专题，开展深层次的档案编研，总结提炼承办亚运会的成功经验和特色做法。四是积极配合举办特色档案展览。充分利用亚运档案管理成果，积极配合杭州亚组委和省级主管部门，挖掘亚运中的文化脉络与教育要素，采用公众喜闻乐见的形式，举办以亚运为主题的线上线下档案展览，见证辉煌亚运、弘扬体育精神，倡导全民健康，探索创建中小学生体育教育基地。

5.5深化课题研究，申报相关标准和课题。一是申报行业团体标准。目前大型运动项目的档案管理规范性文件还存在空白。黄龙中心将以此为契机，抓紧制定针对性的亚运档案管理制度，待亚运档案归档工作结束提炼“大型体育赛事档案管理业务规范”团体标准，并制订完备的亚运档案归档范围与保管期限表”作为标准附录，最终形成更有价值的团体标准加以申报，填补国家及行业在“大型运动项目档案管理规范”方面的空白。二是开展大型体育赛事档案管理问题的创新型课题研究。目前国家与行业均缺少规范性的亚运档案管理引导，存在创新课题研究的空白点。黄龙中心将探索以亚运档案管理为例，着眼大型体育赛事档案全方位、全过程系统管理，积极探索“大型运动项目归档范围与保管期限”制定、档案收集渠道与收集的方式的明确、档案归类即分类规则的探索、档案专题资源库建设的探索等，加快大型体育赛事档案管理问题的创新型课题研究的成果产出。