新发展阶段高校档案管理人才队伍建设研究

文/西北大学档案馆 孙可佳

新发展阶段是信息化快速发展的时代，档案是对社会历史的真实记录，档案工作者自身肩负着重要的历史使命。因此，新时期的高校档案管理工作需要顺应时代潮流，积极采用大数据等新技术，培养综合素养与专业能力较强的管理人才，实现档案管理工作的创新发展，为新发展阶段我国档案管理工作的开展筑牢根基。

一、加强高校档案管理人才队伍建设的必要性

首先，人才队伍的高质量建设是各行各业发展的重要环节，高质量的档案管理人才队伍对高校的未来发展十分重要。信息化档案建设，需要以专业管理人才为基础开展传统档案的数字化归档与管理等工作。优秀的人才队伍能够进一步提升档案管理工作的效率，实现科学化、标准化、数字化的档案管理，从而提升高校的核心竞争力。此外，一支高素质的档案管理人才队伍能够最大限度地实现档案价值。高校档案包含各类教学科研资料，能够反映高校教学的实际情况，是高校发展的基础。

其次，新发展阶段，高校在档案管理技术与理念上皆面临着机遇与挑战。互联网与信息技术的出现，极大地拓展了高校档案管理范围与内容，需要高校以符合时代发展的管理模式开展档案管理工作。为了应对随着高校档案管理内容变化而产生的一系列问题，需要提升人才队伍综合素质，加强人才队伍建设，提升管理人才的思维与能力水平。信息化时代，高校档案管理技术发生了变革，社会环境发生了变化，需要档案管理人员转变工作理念，紧跟时代发展步伐[1]。

最后，高校档案管理工作不仅包括对科研、教学成果的管理，还包括了高校的行政管理与学生的个人档案管理。通过大数据能够更好地实现档案全过程管理，而这一过程需要管理人员具有较高的能力素养，能够在复杂的信息中准确找寻有价值的信息，能以较强的档案管理能力应对高校档案管理工作中的变化。此外，新时期高校档案管理人员的角色定位和工作重心都发生了变化，管理者需要及时转变观念，将自身定位为档案管理员与信息服务员。人才队伍的高质量建设，不仅能满足档案工作内容变化的需求，还能满足管理人员自身角色转变的需求，从而提升高校档案管理工作质效。

二、新发展阶段高校档案管理人才的必备素养

（一）思政素养。新发展阶段，高校档案管理工作具有专业性、政治性与保密性，档案管理人才需要具有较高的思政素养。高校在档案管理人才的培养过程中，应注重人才思政素养的培养，将其当作档案工作者的核心素养。高校档案管理人才需要有较强的政治责任感与使命感，具备丰富的政治理论知识，拥有高尚的政治素养，以便其能处理好高校档案应用与保密的关系。

（二）专业知识素养。专业知识素养是高校档案管理人才的重要素养，也是高质量人才队伍建设的必要条件。在时代发展的过程中，高校应持续深入档案管理的理论研究工作，档案管理人员需要明确相关标准与规范，学习档案管理相关专业知识，扎实掌握理论知识，从而打造一支具有较高专业能力与素质的高校档案管理人才队伍。

（三）职业道德素养。职业道德素养指的是档案管理人员在管理工作中形成的良好道德观念与行为习惯。档案管理人员需要有爱岗敬业的职业意识、勤勉严谨的工作作风、认真负责的服务态度，以发挥高校档案管理工作的价值，强化服务的有效性。因此，相关人员既要做好服务工作，又要高效管理档案，体现新时期高校档案管理人员的良好精神面貌。

（四）身心素养。高校档案管理工作内容复杂、压力较大，提高管理人员的身心状态能够为高校档案管理工作提供一定的保障。在档案整理、分类等工作中，颈椎病、视力疾病等职业病将会影响高校档案管理工作的质效[2]。同时，档案管理人员的精神状态、心理素养与个性特征都会对档案管理工作的效率产生影响，高校应积极培养从业人员良好的职业行为习惯与职业心态。

三、新发展阶段高校档案管理人才队伍建设过程中的问题

（一）高校对档案管理工作的重视度较低，缺少人才管理制度。新发展阶段下，个别高校对档案管理工作的重视度较低，管理人员存在思想认识不到位的情况，对档案存档等工作不够重视，且由于档案工作内容较为复杂，管理人员容易出现疏漏，最终使得管理工作质量较低，甚至出现档案丢失等情况[3]。当前，高校在建设发展的过程中，多以改革为院校中心任务，部分领导认为高校档案工作与院校发展关联不大，从而导致高校档案管理工作建设受到制约。由于高校管理层的不重视与管理人员自身思想的影响，导致部分高校未能形成高质量的档案管理人才队伍，陷入发展困境。

（二）档案管理人才队伍的综合素养与稳定性有待提升。高校档案管理工作内容有着工作内容庞杂、工作范围大的特点，需要相关档案管理工作人员具备一定的专业知识，具有较强的实践操作能力。目前，在人员招聘方面，各高校普遍存在重学历、轻技能的情况。同时，由于高校档案管理人才调动频率较高，新员工对工作的认知存在一定的偏差，导致档案管理工作人员通常不具备很高的专业素养，个别人员没有经过岗位培训，甚至不了解工作基础内容便参与了高校档案管理工作，极大地影响了高校档案事业的发展与建设。

（三）档案管理工作缺少规范性。当前，高校缺少统一的档案管理工作规范，混乱的档案管理工作导致高校难以构建标准化、信息化的档案管理体系。个别高校在档案管理制度构建上存在缺失，管理人员工作职责划分不清晰。此外，个别高校虽然建立了档案管理系统，但是由于多种因素的影响，导致相关措施难以深化落实，制度执行不到位，档案室资料借阅手续较为简单随意，借出与退还程序不严谨，对高校档案的使用价值与真实性造成了不良影响。部分院校希望通过建设档案管理小组来改善上述局面，但是由于资金匮乏、院校领导层不够重视等多方面的影响，档案管理工作仍然进展缓慢。

四、提升新发展阶段高校档案管理人才队伍建设质量的对策

（一）转变思想认识，优化档案管理制度。新发展阶段下，高校需要紧扣时代发展需求，以培养对实现中华民族伟大复兴有利的人才队伍为导向，认识到高校档案管理工作的重要性，明确档案管理工作能够促进社会文明、精神文明与物质文明的发展，将其当作院校的核心工作之一。高校需要将其纳入自身的战略发展之中，使各学院更加重视档案管理工作，从多个角度推进高校档案管理人才队伍建设。同时，高校还需要开展常态化的监督管理工作，将档案管理工作成效纳入人员考核标准之中。高校应对档案管理工作给予更多的资金支持，购入一定的硬件设备，同时，以更高质量的宣传推广活动来宣传高校档案管理工作的功能和意义。经过一系列的宣传后，高校教职工能够更加明确自身利益与档案管理工作的联系，能更加熟悉档案管理工作的规章制度，持续优化管理内容，为高校发展提供有效保障[4]。例如，河北各级人社、教育部门联合开展2023届高校毕业生档案转递接收服务专项行动，通过编印宣传折页、宣传海报、制作推送短视频、举办公开课等方式，多层次多渠道宣传解读档案政策，指导各高校档案管理部门做好相关工作，助力毕业生实现顺利就业创业。

（二）完善人才管理制度，提升人才队伍综合素养。高校需要建立健全档案管理专业人才培养机制，制定多种人才培养计划。第一，通过管理人员轮岗计划，优化人才的知识结构，提升人才队伍的全面性；第二，通过在职培训计划，及时更新人才的专业知识储备，提升人才队伍的持续发展能力；第三，通过后备人才计划，着力培养合适的人才，为高校提供充足的人才支撑；第四，通过档案管理人才梯队划分，实现档案管理人才队伍的系统建设。此外，高校应提升档案管理人才的薪资待遇，通过福利政策，吸引具有专业能力的高素质人才，根据高校人才分布阶梯，把青年人才摆在更加突出的位置，对青年优秀人才进行培养，激发青年人才参加档案管理工作的热情。例如，2023年天津大学档案馆举行了“档案员业务培训会”，面向全校专兼职档案员开展档案知识普及和归档业务培训指导，极大地提高了该校的档案服务质量和水平。

在人才队伍建设的过程中，高校需要以发散性思维拓展人才培养渠道，构建档案管理人才培养平台，并开展有针对性的人才培养计划，提升管理人才的专业能力。1.开展专业的档案管理培训课程。如组织开设相关法律法规、档案管理制度、档案鉴定、档案管理技巧等课程，高校应与档案部门进行沟通，通过专家讲座、互动研讨会、现场教学等途径，提升高校档案管理人员的专业技能，为行业培养能够独当一面、具有创新能力的高质量人才。2.为档案工作者提供持续的继续教育，实现人才专业能力水平的提升。科学系统的教育体系需要高校以自身的需求为引导，及时更新知识和技术，满足管理人员的发展需求与时代发展需求[5]。同时，在人才培训的过程中，应对实际教育培训表现情况进行综合考评，并将考评结果反馈给相关人员，使其明白自身的优势和不足。3.通过多部门合作的形式，建立校内联动培训机制。通过校内数字化平台进行积极沟通，提升其他部门参与档案管理工作人才队伍构建的积极性，建设档案服务中心与专业的档案管理组织，强化各部门之间的合作。

（三）规范高校档案管理标准，明确工作职责。高校应建设相关档案管理部门，明确档案工作内容，划分工作目标与职责。高校相关管理人员与档案从业者需要明确相关法律法规，严格遵循《中华人民共和国档案法》开展档案管理工作，发挥高校档案工作的社会功能。高校应建立相应的档案管理制度，涵盖从档案收集到档案借出和归还的全过程。此外，为了避免档案丢失，应建立档案管理问责制度。在高校档案管理中，应采用数字化技术，记录、验证与储存档案信息，并在需要调取相关资料与档案时，严格核实借阅人员身份。在相关法律法规的指导下，高校需建设具有自身特色的、科学合理的、对院校发展有利的档案工作规范。例如，山东科技大学根据国家标准和有关规定结合学校的实际情况，制定了档案数字化安全管理制度，以确保档案数字化过程中的信息安全。最后，需要完善借还流程机制，可通过信息化技术，如人工智能、大数据、云计算等，构建自动化借还系统，并将资料信息借还记录和师生的身份信息绑定在一起，针对长期未归还相关资料的借阅人员，可将相关记录纳入职称或评优材料中，以确保档案的有序管理。

五、结语

新发展阶段，高校档案管理工作是高校工作的重要一环。高校档案管理工作者需要持续提升自身专业能力与综合素养，提高高校档案管理人才队伍质量，为高校持续稳定的发展提供保障。