医院“互联网+”档案管理方案的实施

文/潍坊市中医院 黄河

信息时代，档案管理工作的重点就是利用网络平台，将分散在档案管理人员手中的文件资料集中管理[1]。医院档案管理系统利用信息技术，对医院相关档案进行收集、整理、存储和利用，以提高档案管理的工作效率和质量，保证档案信息安全。因此，档案管理系统必须保证文件的完整、准确、有效。然而，随着网络平台的发展，传统的档案管理系统已经不能满足现代医院档案管理的要求。本文通过对医院应用“互联网+”档案管理方案的实施效果进行评估，从医院实际应用出发，介绍了方案的基本结构及模块功能，为医院提高档案管理工作效率、降低运营成本、提升医院核心竞争力提供参考。

一、医院档案管理工作的内容

医院档案管理工作是医院运行中的重要环节，以下是医院档案管理工作的主要内容和职责：第一，病案管理，负责医院病历、病案的收集、整理、归档和保存工作，包括对病历的审核、归档和编码等，确保医生的医疗记录完整准确，且满足医疗质量管理与医疗保险结算的要求；第二，电子病历管理，负责医院电子病历系统的建设、运行和维护，确保电子病历信息的安全性和完整性；第三，数据管理，负责医院各类数据的收集、整理和分析工作，如统计医院的病床使用率、手术情况、疾病发病率等，为医院的运营决策提供数据支持；第四，档案借阅管理，负责医院档案的借阅、归还和管理工作，保证档案的安全和完整；第五，档案数字化管理，推动医院档案的数字化建设，提高档案的检索和管理效率；第六，信息保密，负责医院患者病历和其他敏感信息的保密工作；第七，培训与指导，负责对医务人员进行档案管理知识与技能的培训，提高医务人员对档案管理的重视度。

二、医院传统档案管理方案存在的不足

首先，传统的纸质档案占用了大量的存储空间，导致医院的档案室需要大面积的空间来存放档案，给医院的建筑布局和管理带来了一定的困扰。其次，纸质档案需要手动检索和查找，工作效率较低。医院工作人员需花费大量时间在检索、整理和归档上，不仅浪费了时间，还容易出现档案遗失和混乱等问题。再次，纸质档案容易受到自然灾害、鼠害、火灾等因素的影响，一旦档案丢失或损坏，可能会对医院的医疗质量造成不利影响。此外，纸质档案难以实现信息共享，无法满足医院多部门之间的信息交流和共享的需求，降低了医院内部工作的协同效率。最后，随着信息技术的发展，传统的纸质档案管理模式已经不能满足现代医院信息化建设的需求。数字化时代对医疗信息的准确性、及时性和安全性有着更高的要求，纸质档案无法满足这些要求。因此，针对传统医院档案管理模式的不足，医院应推行“互联网+”档案管理模式，利用“互联网+”提高档案的存储、查询、共享和保密等方面的工作效率，进一步优化医院的管理和服务水平。

三、医院应用“互联网+”档案管理方案的必要性

档案管理工作是医院发展过程中的重要环节，是医院发展的基础，档案管理水平直接影响着医院的社会效益和经济效益[2]。随着我国“互联网+”行动计划的实施，档案管理工作也面临着新的挑战。因此，在实际工作中，各大医院应该采取一系列有效措施，积极推进信息化建设，加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的综合素质和能力。同时，应加大投入力度，构建完善的档案管理制度体系和技术标准体系，完善电子档案的归档和利用机制。此外，还要加大宣传力度，引导社会各界认识到档案工作在医院发展中的重要作用，不断完善“互联网+”档案管理系统功能模块建设，使之更加符合医院实际发展需要[3]。例如，为提升档案管理质量、加强档案资源整合、规范档案管理流程，某院投入大量人力物力构建了医院内部电子文件归档和电子档案管理系统，实现了电子文件归档、电子档案查询与利用等功能，大大提高了医院档案管理工作效率[4]。

“互联网+”档案管理方案实施的必要性主要体现在档案管理的安全性、完整性、可靠性和有效性四个方面。第一，通过“互联网+”档案管理方案的实施，能够实现对医院电子文档的集中统一管理，提高工作效率，降低管理成本，方便用户查询，提高了医院对信息资源的利用水平，保证了档案的完整性；第二，通过“互联网+”档案管理方案的实施，能够实现档案文件资料的集中统一管理，避免因档案管理人员手工操作失误而造成的数据丢失问题，提高了档案的安全性。同时，“互联网+”档案管理方案具有较好的开放性、可扩展性和兼容性。医院应用“互联网+”档案管理方案，通过档案管理信息系统建设，能使档案工作在技术、管理上与医院的信息化建设同步发展。一方面，提升了工作效率，减少了人工投入；另一方面，提高了信息利用率，增强了档案工作的服务功能。

四、医院“互联网+”档案管理方案的实施策略

（一）医院“互联网+”档案管理方案的构建思路。1.规划和准备阶段。（1）明确档案管理的目标和需求。确定医院档案管理的目标，如提高效率、降低成本、提升服务质量等。（2）开展资源调查。评估医院的现有档案管理资源和技术基础，确定是否需要引入新的硬件、软件和人员等资源。2.技术选型和系统建设阶段。（1）选择适合医院的档案管理系统。根据医院的需求，选择合适的档案管理系统，应考虑功能性、可操作性等因素。（2）开展系统建设和定制化开发。根据医院的具体情况，进行系统建设和定制化开发，确保系统能够满足医院的需求，并进行相应的测试工作。3.档案数字化导入阶段。（1）纸质档案的数字化处理。对医院现有的纸质档案采用扫描、拍照或图片采集等方式，将其转换为电子档案。（2）对已数字化的档案进行整理和导入。对数字化的档案进行整理和分类，并导入档案管理系统中，确保相关人员可以方便地查询和管理档案。4.培训和推广阶段。（1）培训管理人员和医院其他员工。对档案管理系统的使用方法和操作流程进行讲解和宣传，使管理人员和其他员工能够熟练地使用系统，并了解档案管理的相关政策和规定。（2）推广宣传和促进使用。通过内部宣传和推广活动，积极宣传和推介“互联网+”档案管理的优势和效益，鼓励医院的工作人员广泛使用档案管理系统。5.安全管理和监控阶段。（1）建立档案安全保密机制。建立严格的档案安全保密机制，包括权限管理、档案加密、访问控制等，确保档案的安全。（2）监控和维护档案系统。建立档案系统的监控机制，及时检测和处理系统故障或异常，确保系统的稳定运行和数据的可靠性。

（二）医院“互联网+”档案管理方案的实施内容。1.档案数字化建设。将医院的纸质档案进行数字化处理，存储在电脑或云端服务器中，大大减少纸质档案的存储空间，方便档案的查询和共享。2.建立档案管理系统。医院档案管理系统包括档案管理平台、数据库、查询和操作界面等。通过这个系统，医院工作人员可以方便地进行档案的录入、查询、整理和归档等工作，并且可以根据权限设置实现不同层级的档案访问控制。3.引入智能化技术。结合人工智能、自然语言处理、图像识别等技术，提高档案的管理效率。同时，应对管理人员进行相关培训，使其能熟练运用这些技术。例如，利用智能识别技术可以自动对档案进行分类、标记和索引，能够识别医疗影像资料，并进行自动化归档和检索。4.加强档案安全保密建设。在互联网环境下，医院档案管理工作需要注意档案安全和隐私保护，可以建立严格的权限管理机制，对档案进行加密和访问控制，确保只有授权人员可以查询和操作档案，明确医院内部的授权等级。同时，还需要建立完善的备份机制，确保档案的安全性和可靠性。5.推行移动化应用。借助移动设备和相关应用软件，可以实现档案的移动化管理和使用。例如，医院工作人员可以利用智能手机或平板电脑进行档案的查阅和编辑，无论是在科室、病房还是外出工作时，都可以方便地使用和处理档案。通过“互联网+”档案管理方案的实施，医院可以实现档案管理的数字化、自动化和智能化，提高档案管理的效率和质量，为医院提供更好的服务。

（三）实施医院“互联网+”档案管理方案的保障策略。为了有效落实医院“互联网+”档案管理方案，需要采取以下保障策略。1.安全保障。首先，加强系统安全管理。建立完善的系统安全管理制度，包括权限管理、数据备份与恢复、日志监控与审计等，确保档案数据的安全性和完整性。其次，加密传输与存储。采用加密技术确保档案在传输和存储中的安全性，防止档案的泄露。最后，防止网络攻击。使用防火墙、入侵检测系统和安全认证机制等技术手段，防止黑客和恶意软件对档案系统的攻击，保护档案数据的安全。2.规范操作与责任。首先，制定操作规范。明确档案系统的使用规范和操作流程，对医院管理人员和其他员工进行培训，提高其操作的规范性。例如，医院可以定期举办知识讲座，促使相关人员进行集中学习，使其能明确使用规范和标准。其次，确定责任和权益。明确档案管理的责任人员和职责，并建立相关的监督和评估机制，鼓励医院医护人员全体进行相互监督，确保档案管理的合规性。最后，数据备份与灾备。定期对档案数据进行备份，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复。同时，建立灾备机制，包括备份设施、备用电源等，确保在自然灾害或系统故障时能够继续提供档案管理服务。3.定期评估与改进。首先，定期评估档案系统。定期对档案系统进行评估，包括用户满意度、系统性能、安全性等方面，可利用问卷调查等方式对医护人员的使用满意度进行调查，并根据评估结果进行相应的改进和优化。其次，紧跟技术发展。医院应鼓励相关管理人员及时关注档案管理技术的发展和更新，及时引进新的技术和应用，提高档案管理的效率和质量。

通过以上的保障策略，能够有效地保障和落实医院的“互联网+”档案管理方案，确保档案数据的安全性、完整性和可用性，提高档案管理的效率和质量，为医院提供有效的业务支持。

五、结语

综上所述，在医院档案管理工作中应用“互联网+”方案，有利于提高医院档案管理工作的效率，并促进档案信息资源的共享和利用，对加快医院信息化建设步伐、提升医院整体竞争力来说具有十分重要的意义。未来，医院“互联网+”档案管理有着广阔的发展前景。例如，通过智能化的数据分析和挖掘，提升医院的业务决策能力和效率。同时，医院的档案管理将更多地依赖于云端存储。通过云端存储，医院可以实现档案数据的远程访问和共享，云端存储也能够提供更强大的灾备和容灾功能，确保数据的安全性和可靠性。此外，“互联网+”档案管理将更多地侧重于多方的协同合作。医院、患者、医保机构等各方可以共享档案数据，实现信息的互通互联，提高诊疗效率和质量，提供更好的医疗服务。