高职院校试卷档案管理体系研究

文/浙江同济科技职业学院 高洁 张静怡

试卷档案是指教师在教学工作中记录考生相关学科知识能力和课程学习情况形成的资料，它是体现高职院校教学计划、课程学习情况和教学管理的原始资料，除了试卷以外，还包括学生的考勤、作业、试题库、试卷评分标准及试卷分析资料等与教学相关的记录资料，这些记录资料能够更全面地体现学生的学习情况。试卷档案作为高职院校教学档案的重要组成部分，是教学评估中不可缺少的核心材料[1]，是全国高等学校教育质量评估专家组检查的重点指标之一。试卷档案的管理情况，可以反映高职院校的教学质量、教学管理水平是否符合相关规定。因此，试卷档案是教学管理的核心因素之一[2]。

一、试卷档案管理的现状

高职院校的试卷形式和内容较为丰富，在试卷档案管理过程中涉及人员复杂，与学生、学科教师、教学秘书、教务试卷科管理教师都有着密切联系，使得试卷档案的归档管理较为复杂。随着线上教学和在线考试的增多，试卷档案管理的及时性、科学性、规范性受到了冲击，传统的管理模式已无法适应当前的变化。

（一）分散式管理存在隐患。大部分高职院校对试卷档案管理采取学院分散管理模式，即由教务处教务科负责管理制度、管理规章的制定和工作的检查监督，而各学科的试卷档案则分散到二级学院，由各二级学院进行管理，这种分散式管理的目的是提高管理效能。但由于高职院校档案机构组织不完善，管理人员不够专业，在实际工作中管理标准难以落实，出现了一系列管理隐患。此外，大多数学校试卷档案只保管期末考试卷，缺少试卷分析的材料、考勤情况、学生平时作业、学科补考试卷等反映教学工作的完整记录，这不仅不利于试卷档案的完整性和规范性，甚至会对教学评估工作造成不良影响。

（二）试卷档案管理信息化水平低。首先，纸质试卷在传递过程中容易出现各种安全隐患，由于途径人手众多，在传递、印制、存储过程中容易出现试卷泄密风险。其次，印制会消耗大量纸张，造成资源的浪费，大量纸质试卷还会占用保管空间。同时，试卷装订后分量重，不易查找翻阅，容易被束之高阁，难以体现试卷档案的价值。最后，试卷档案以纸质形式存放在文件柜或存档室中，没有进行数字化转换或电子化管理，导致档案检索和管理效率低下。

（三）资源配备不合理。部分高职院校的试卷管理水平落后，管理资源较少。一些高职院校没有专门的档案室，试卷装订完就堆放在教研室的某个区域。同时，保管档案的配套设备较少，资源配备不足，缺乏专业的管理工作者及试卷管理的专项经费，导致试卷档案的管理工作难以开展，规范性差。

二、构建高职院校试卷档案管理体系

教育部《高等学校档案管理办法》第三条指出，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[3]。试卷档案管理的科学化和规范化是教与学的重要保障，为实现更高的教学质量提供支持[4]。因此，高职院校应该形成试卷档案管理体系，提高科学化管理水平。

（一）完善试卷档案管理制度。针对高职院校试卷档案管理中分散式管理的隐患，高职院校应先从完善试卷档案管理制度入手，建立试卷档案标准化管理体系。高职院校应结合自身校情，制定完善的试卷档案管理制度，科学利用教学评估相关的原始记录，从而提高试卷档案的利用率，提升档案工作的效率。例如，可以通过分析试卷档案来发现学生学习的薄弱环节，进而采取有针对性的教学措施。

标准化管理体系的构建主要涉及管理标准、技术标准和工作标准三个方面，能从基础性、系统性和长远性等方面来保障档案管理工作[5]。其中，管理标准主要涉及工作中人员的权责划分、监督管理、考核培训等内容；技术标准方面需要规范设备设施、档案内容、装订标准、编号规则等；工作标准主要涉及规范考试、阅卷、归档管理的全流程，其中包含试卷命题、印刷密封、考场编排与监督、试卷回收与阅卷、档案分类整理、档案存放、借阅利用和鉴定销毁。此外，高职院校应将管理前置化、完整化，让试卷档案管理工作有标准可依，突出试卷档案辅助教学管理的前瞻意识，提高档案质量，提升档案管理工作水平。

（二）加强试卷档案信息化建设。目前，试卷档案管理仍然采用传统的人工管理模式，这种方式不仅效率低下，还存在试卷保管安全隐患。在信息化的大背景下，教学管理方式正在向创新管理和知识管理转变。为适应新时期学校管理方式的变革，必须加强档案管理信息化建设[6]。加强试卷档案信息化建设是提高试卷档案管理效率和质量的重要举措。试卷管理是教学管理的一个分支，对教学工作的开展和提高教学质量具有重要的意义。利用大数据、物联网等信息技术可以加强试卷档案信息化建设，促进数字档案资源建设的发展，使试卷档案的保管和查询更加便捷。

首先，高职院校试卷档案的数据收集和整理是实现数据分析和建立模型的基础。高职院校需要考虑如何收集试卷数据、如何整理试卷数据及如何存储试卷数据等问题。数据的收集方式可以通过手动输入、扫描或自动抓取等进行。为了确保数据的准确性和完整性，需要建立严格的数据收集和处理规范。同时，还需要考虑数据的存储和安全问题，以防止数据泄露。试卷数据收集的内容包括以下几个方面：第一，试卷信息，包括试卷名称、编号、类型、所属课程和难度等；第二，试题信息，试题是试卷的核心部分，需要收集试卷中所有的试题内容，包括题型、分值、答案和解析等；第三，使用情况，包括试卷使用时间、地点和人员等信息；第四，评分情况，即试卷评分结果，包括每个学生的得分、总分和平均分等；第五，质量评估，对试卷质量进行评估，需要收集试卷的命题、评分情况及学生答卷情况等数据；第六，学生信息，包括姓名、学号、班级和成绩等；第七，教师信息，包括姓名、职称和教授课程等。分析试卷档案数据可以帮助学校更好地了解试卷的使用情况、学生表现和教学质量，为学校提供决策支持。数据分析的方法主要包括统计分析、数据挖掘和机器学习等。构建试卷信息化管理系统可以将试卷档案信息作为教务管理系统模块之一，并与其他教务管理模块共同组成一套适合高校课程评价的系统。例如，可以建立试卷质量评估模型、试题命题难度评估模型和试题类型分布模型等。同时，高职院校应采用信息化管理，将档案信息分类存储，形成完整的数据库，最终实现通过教务管理系统一站式检索查询试卷档案，满足信息共享需求。其次，高职院校应整合其他线上教学平台，并将教学信息资源统一归口，通过网络技术及时收集、整理和存储试卷档案。1.确定整合平台。选择一个合适的教学平台，其应具备信息收集、整理和存储的功能，并能够与其他教学平台进行数据交互。该平台可以是现有的教学管理系统或自行开发的教学管理软件。2.整合数据资源。将其他教学平台的数据资源与整合平台进行对接，确保能够获取各个平台的教学信息资源。这需要与各平台的技术团队合作，建立数据接口或使用数据导入功能。3.设计数据收集流程。制定一个信息收集流程，确保教学信息能够及时、准确地被整合到平台中。高职院校可以设定上传时间节点和规定教师上传教学资料的方式，如上传教案、试卷等，也可以考虑利用自动化工具，如扫描仪或OCR文字识别技术，将纸质试卷转换为电子文档。4.数据整理和存储。针对不同的教学信息资源，设计合适的数据分类和整理方法。高职院校可以根据学科、年级、教材等分类标准对试卷档案进行归类，建立目录结构或标签系统，可以考虑使用云存储或本地服务器进行数据存储，以确保数据的安全性和完整性。5.制定权限管理策略。高职院校应为教师、管理员和学生等不同角色设定权限，限制他们对教学信息资源的访问和操作，确保数据的安全性。6.提供检索功能。在整合平台上建立强大的检索功能，以便教师和管理人员能够方便地找到所需的教学信息资源和试卷档案。7.持续改进和优化。高职院校应定期评估整合平台的使用情况和效果，收集用户反馈，不断改进和优化系统功能，并根据实际需求添加新的功能。最后，在经费允许的情况下，高职院校可采用RFID等物联网技术进一步升级试卷档案管理系统，实现物流管理与信息管理的完美结合，提高教务信息管理的智能化和自动化水平。通过信息化建设，可以提高试卷档案管理工作的效率、准确性和便捷性，为教学管理提供更好的支持和保障，实现试卷档案管理的数字化，进一步发展智能化和自动化的教务管理系统。

（三）加大资源支持力度。加大资源支持力度可以为试卷档案信息化管理提供必要的条件和保障，促进教学工作的科学化、规范化和高效化。1.建立专业技术团队，为高职院校试卷档案管理体系提供技术支持。高职院校应大力投资信息化建设，提供先进的技术设备和软件工具，以便教师和管理人员更好地进行试卷管理。例如，提供扫描仪、电子文档管理系统等工具，简化试卷的整理和存储过程。2.建立高职院校试卷库或共享平台，提高试卷档案管理的效率。平台可供教师上传和共享试卷资源，促进教师之间的交流，提高试卷管理的效率。此外，高职院校应该组织培训课程和研讨会，向教师和管理人员传授试卷档案管理的知识和技巧。同时，提供指导文件和教程，帮助他们了解如何有效地管理和利用试卷资源。3.加强数据安全和隐私保护。高职院校应建立健全数据安全管理制度，采取技术手段加密和保护试卷档案的数据安全，如数据备份、权限管理、加密传输等，防止数据泄露和非法访问，保护试卷数据不被未授权人员获取或篡改。4.加强合作与交流，共享经验和资源。高职院校可以组织试卷档案管理的研讨会，分享各自管理的经验和做法，探讨共同面临的问题和挑战，共同寻求解决方案；开展试卷档案管理相关的合作研究项目，共同研究试卷档案管理的新方法和新技术，为试卷档案管理工作的提升提供理论和实践支持，促进试卷档案管理领域的专业发展。

通过以上措施，可以为高职院校试卷档案管理体系提供更多的资源支持，提高试卷档案管理工作的效率和质量，促进教学工作的顺利开展，为改进教学提供数据支持。

三、结语

伴随着高职院校教学改革创新工作的不断发展，高职院校试卷档案管理应该是现代教育管理和现代信息技术的有机结合[7]，档案工作应不断适应新发展要求。因此，作为高职院校档案管理人员，我们应该不断推进试卷档案管理体系建设的进程，正确把握好档案提供利用与保密之间的关系。同时，积极参与学校的教学管理实施过程，为学校师生保存完整且准确的试卷资料，为高职院校教学体系的完善提供有效支持。高职院校试卷档案管理体系的研究具有广阔的前景，可从以下几个方面深入探索，以推动试卷档案管理工作的现代化、智能化和个性化发展。第一，智能化管理技术应用。随着人工智能、大数据等技术的发展，未来可以探索将智能化技术应用于试卷管理体系中，如自动化评分系统、智能化试卷生成系统等，提高管理效率和准确性。第二，移动化管理平台的建设。随着移动互联网的普及，可以研究建设移动化管理平台，实现教师和学生对试卷档案的便捷访问，提高管理的灵活性。第三，教学评估和个性化教学的结合。将试卷管理与教学评估和个性化教学相结合，通过对试卷数据的分析和挖掘，为改进教学和学生个性化学习提供数据支持。