文/阜阳民用航空中心 管珺
网络技术的发展,为各行各业的工作带来了便利。新时期,民航机场传统的档案管理模式呈现出不匹配、不适应的发展模式。需要充分利用好信息技术,夯实档案管理质量,体现信息技术在档案管理中的价值。为了加强民航机场档案管理,提高服务质量,需要将信息技术合理应用于民航档案管理工作中,推动档案管理的信息化建设,使档案存储、查找更加便利,提高档案管理效率和质量,助力档案构筑信息化管理模式,实现创新发展。
(一)促进融合。对于民航档案管理信息化发展趋势而言,需要借助互联网的帮助,促使信息化技术与档案管理相融合,为档案管理探寻新路径,形成新的发展模式,满足新时代的发展需求。民航档案管理是对科技、工程等诸多资料整合收集,与信息技术融合,能够有效拓展管理路径,打破传统档案管理模式的局限,顺利推动档案信息化建设,形成全新的管理模式[1]。
(二)驱动力效果。网络带给管理驱动力,能够促进民航档案管理地发展,使得档案管理创新改革能够与现阶段社会发展匹配,创新档案管理新模式,为档案管理提供技术驱动,彰显信息化技术的效用。
(三)重塑结构。信息化技术带给社会新的变化与发展,对民航传统档案管理模式产生了较为深刻的影响。新时期应加强网络技术覆盖,将信息化技术充分应用到档案管理中,体现技术的价值,拓展应用渠道。新时期发展背景下,要求信息化技术与管理模式充分融合,优化管理结构形态,利用技术优势为管理赋能,实现对管理结构的重塑,推动档案信息化管理变革。
(一)做好档案基础化建设准备。增强民航档案信息化管理意识,能够提高档案管理的影响力。对档案工作进行科学处理,加强落实管理措施,合理分配人力、财力等资源,能够为档案管理工作提供支撑。民航机场档案管理优化升级,需要同时满足硬件和软件补给,还应筹备充足的资金,保证信息化建设顺利进行。此外,管控与规划也是不可或缺的要素。只有各部门加强对档案信息化建设的重视,才能形成合力,以协同管理的趋势助力工作开展,为档案信息化管理工作高效开展提供保障[2]。
(二)树立档案意识、明确岗位职责。民航机场档案文件有极高的重要性,在管理过程中为保证档案的完整性,应根据档案内容编汇成册,对不同档案内容分类印发,定期开展座谈交流、培训等活动,培养人员的档案管理意识。在管理过程中,需根据档案的重要性对档案整理、归档等工作标准进行硬性规定,要求各部门人员严格按照规定办事。此外,还应加强对管理人员的培训指导工作,为基层人员讲解档案收集标准、编号等步骤,加强示范讲解,确保管理人员能够按照规定标准验收、整理资料,保障档案管理质量。
(三)创新管理意识。传统档案模式与电子化管理相比消耗了过多人力和物力,机场日常管理档案数量逐渐增加,也难以对电子数据实现有效管理。对此,需要提升信息化管理意识,分析档案信息化建设未能解决的历史难题,在技术介入的基础上对问题进行优化弥补,完善管理过程中存在的不足。民航需定期和不定期对档案彻底清查,顺利整合纸质档案,转化为电子档案存储,明确档案整理与分类,提升信息化管理进程,提高档案管理水平。
信息化管理模式以信息技术为支撑,可对民航机场海量信息进行高效处理,保证档案信息合理收集、存储和利用,发挥良好的社会价值。以往传统档案管理模式存在管理效率低下、各部门沟通不畅等不足。需积极引进信息化技术,推动档案管理标准化发展,最大限度利用资源,使档案管理更为便捷高效[3]。
(一)明确档案创新发展与建设标准。民航档案信息化建设需明确发展目标,制定健全的体系与规范标准,为档案管理提供可操作性参考,便于形成更加完备的管理体系。1.档案资源整合与共享。当前,档案信息资源建设是民航机场管理的重要内容。机场涉及文件类型较多,传统管理模式无法解决的难题,能够凭借信息化手段解决。在利用信息化技术时,需要结合实际需求,对档案资源整合分类,修订编制成册,提高管理的可操作性。档案整合后录入计算机,可供各部门人员按照需求查找,通过制定标准化系统,提高操作的便捷性。基于信息化建设需求,在收集档案、整合档案的基础上,还应保证档案业务资源充分利用,结合平台拓展档案资源共享渠道,保证档案在各部门共享。对此,档案管理人员需要利用当前的资源优势,按照重要性和数量等要素,整合管理机场全部档案。分类后设置标签,实现人员精准查找,保证档案资源全过程管理;加快推动档案信息化建设,立足机场发展目标,强化主体责任,针对档案制定对应的职责承担原则,切实提高档案管理准确率;档案信息共享,需要突破技术壁垒,建立属于机场的档案管理系统,构建大数据信息库,实现数据存储的同时,增强档案管理的统一性,保证档案共享。例如,机场有业务需要上级部门签署审核,可以通过平台直接将档案文件传输至对方计算机,免去中间繁琐的沟通环节[4]。上级部门可以借助平台直接操作,提高档案信息透明度,提高业务处理效率。2.制定标准化管理体系。档案管理信息化需要统一技术和工作流程,制定标准化管理体系。持续提升档案信息化管理效能,重视各部门之间相互协作,促使管理工作符合实际需求。民航需要根据国家对档案管理要求,制定符合机场管理的标准体系,参考制度规范且标准的案例,制定符合民航档案管理的制度体系,发挥导向性作用,加速档案资源共享,为各部门业务开展提供高质量服务,在信息化建设的基础上,推动档案管理智能化、数字化发展。档案管理人员自身也应不断增强主动学习意识,能够基于档案信息化建设,学习相关技术和知识,推动档案信息化顺利开展。促使业务开展过程中,各项档案能够以电子档的形式归档,建立档案数据库,对各项档案资料科学管理。严格遵守行业细则,细化操作步骤,实现档案精细化管控,推动民航档案信息化管理迈入新领域。在国家档案局制定标准的基础上,注重档案全生命周期管理,形成一系列归档标准,加大档案管理过程监管力度,不断调整对管理结构。各部门管理人员承担起应负责任,业务由专人承担,在工作中有效贯彻标准化制度。
(二)转变服务理念、加大成本投入力度。1.树立信息化管理服务理念。创新意识与理念,能够规避再度发生以往的管理失误现象。细化管理流程和内容,加速档案信息化建设效率。促使技术深化到民航档案实际管理中。根据实际需求,不断提高服务效率。档案部门应加强丰富管理人员知识,提高其专业性。促使其更快适应信息化管理模式,加快档案资料的收集、整理工作进程,提高人员实际操作水平。通过定期开展业务竞赛,调动人员作业积极性,培养专业人才,从多方面入手强化档案服务能力。2.加大档案信息化建设硬件投入。(1)配置安全完备的软硬件服务设施。为了保障民航机场档案管理信息化建设顺利开展,需要提供充足的资金和设备,如软件、扫描仪、服务器等,并为软硬件设施施加安全防护,全力保障档案信息安全。按照实际需求采购适合档案管理的设备,推动机场实现信息化全覆盖模式,保证档案查询、提取的便捷性。加强对档案硬件软件运维,能够提高档案管理效率。档案管理信息化转变过程中,应保证各环节设施规范使用,做好系统、设备运维检查工作,保障系统安全。落实日常监管工作,健全管理制度,保障人员培训力度。从技术、人员、管理流程等方面实行协同作业,多措并举开展信息化建设,对档案管理形成定期维护机制,对不同档案设置权限分类,以制度约束和权限保障设备和档案安全。(2)建立数据库。档案信息化管理模式下,需要充分发挥技术优势,建立专属的数据库,构建多元模块,完善档案管理系统,赋予档案管理系统检索、存储等业务功能,利用计算机辅助管理人员进行管理。保证技术全面覆盖,才能为档案管理提供硬件保障。随着民航业务增加、档案数量也与日俱增,档案管理面临着存储空间不足,档案纸质化管理困难等问题。为了尽早优化档案管理,推动档案电子化发展,需要具备存储量较大的载体,为海量档案资源存储提供空间。民航需要建立数据库,实现对档案的有效管理和检索,建立符合需求的数据库。
需建立的数据库类型包括两种,分别为目录数据库与档案资源数据库:第一,目录数据库。信息化档案管理需要建立目录数据库。通过设定重要的管理模块,档案检索、目录、数据库,便于档案管理人员查找档案资源。在满足各个模块功能的基础上,赋予不同模块实质功能。编目档案,通过设立工作制度明确分类标准,处理大量的机场档案信息,根据目录对档案内容具体分类。目录建立后为其标注,方便目录在后续使用中发挥实效性;第二,档案资源数据库。档案资源数据库是保证对机场业务工作的统计,推动档案管理由纸质化向更先进的方向转变,提升档案存储质量。在档案转变过程中,较多情况下存在转换不完全的问题,则是因为较多档案影响人员工作效率,需要录入系统的档案也不断增加,传统管理模式难以有效应对大量档案。为了避免档案资源浪费,需要评估档案,根据档案重要性存储分类。结合档案实际情况,转化重要的文书档案转化,保护档案安全。在转化档案的过程中,档案存储涉及校验问题,对档案的完整性和精确度要求较高,档案管理人员要在工作过程中,科学处理档案,保证档案资源有效存储在数据库中。在档案录入过程中,存储档案分类,结合目录完整存储资源。数据分类后,档案存储工作也基本完成,此时需建立完善的档案收录、管理流程,提高档案管理效率。
东航集团法定自查管理系统从设计伊始,就围绕民航局对法定自查工作的要求,由东航法律部与相关部门联手推动,积极整合利用东航现有的各个信息系统,着力将法定自查系统打造为东航安全运行的统一数据平台,东航集团法定自查管理系统涵盖了自查的各个阶段,涉及自查清单维护、计划编制、实施等功能,能够基于问题整改进行动态跟踪,有效解决和处理问题,依照档案进行统计分析,开展全流程闭环管理,促使东航集团各个单位业务均能基于系统完成。提高各项流程管理与检查的可视化操作,为管理者提供完整准确的信息,充分发挥系统功能。
(三)加强人才队伍建设。人才能够为档案信息化管理提供保障,档案管理信息化建设过程中,存在人才专业性不足的现象。建立信息化培训机制,引进复合型人才,加大培养人才力度。针对民航机场档案管理人员专业性不足的问题,需要重视内部人才队伍建设工作,加大对人才的培训力度[5]。利用档案整理、收集等多个环节的业务,提高人员实际操作能力。首先,应完善培训体系。针对信息化操作,促使员工掌握管理流程、规范体系等知识。做好人员业务实践培训工作,使员工能够采取信息化管理方法,对档案合理存储,为工作人员提供培训,增强人员专业性的认知,提高管理人员实践水平。其次,丰富培训形式。针对性对各个环节培训,提高档案信息化管理的共性,保障培训效果。针对培训内容,拓展沟通载体,普及先进技术,优化管理思想,不断提高管理实践经验。档案信息化管理需要培养综合型人才,通过引进人才、培养人才,从而形成专业互补。培养机场信息化档案管理高素质人才,提升信息化管理的专业性。招聘管理人员,也应对其潜在能力考核,提高选拔门槛,构建综合能力兼备的人才团队。
综上所述,新时代发展背景下,信息技术在时代发展中不断应用在各行各业中,对于民航机场而言,信息技术的应用对档案管理有着推动作用。在信息技术的加持下,档案管理智能化水平逐渐提升,加大技术应用力度的同时,也能够切实提高档案管理效率,保障文件科学处理,构建与社会同步的管理模式,健全管理机制,推动技术在档案管理中的应用,逐步提高档案信息化管理水平。