机关事业单位档案管理信息化建设探究

文/四川省阆中市政务服务中心 戚德平

档案是一项对已经发生的客观事实进行有效价值信息提取并记录的文件资料。通过档案，我们能够更好的了解过去、了解历史，以把握好当下，做好未来规划[1]。当前我国已经迈入信息时代，传统的档案管理方式已经无法适应机关事业单位的发展需求，甚至还在一定程度上制约了机关事业单位的改革创新与持续发展步伐。对此，档案管理信息化建设顺应了时代的发展要求，机关事业单位应该采取措施积极推进并努力加快档案管理信息化建设进程，以提升单位档案管理水平。

一、机关事业单位档案管理信息化建设概述

《全国档案事业发展“十五”规划》明确指出，要跟紧时代发展步伐，积极推进我国档案信息化建设，促使传统档案管理朝着数字化、智能化方向转变[2]。改革开放以来，推进档案管理信息化建设始终是我国档案事业发展的一件大事，加快信息化建设步伐、全面推进档案管理信息化建设将是未来很长一段时间内我国档案管理领域中的重点工作内容。

二、机关事业单位档案管理信息化建设的必要性

（一）有利于提高单位档案管理工作的质效。机关事业单位推进档案管理信息化建设，能够充分利用现代化信息技术手段和网络服务平台，转变传统纸质档案资源管理模式，提高档案资源管理效率，减少档案管理人力资源投入，对机关事业单位的档案信息化建设发挥着重要作用。具体而言，以计算机及移动终端设备为载体，以互联网技术为支撑，能够打破传统档案管理工作的时空局限性。档案管理人员仅需要有移动设备与互联网就能够进入档案管理系统，通过系统管理和处理档案信息，有效提高了档案管理效率[3]。

（二）有利于弥补传统管理漏洞，提高档案质量。相当部分单位都是办公室人员兼职从事档案管理工作，办公室工作头绪多、事务杂，档案管理人员不具备良好的专业性，很容易受到传统档案管理观念的影响，所以在开展档案管理工作的过程中容易出现信息资料收集不全面、归档分类立卷不精准等问题。此外，机关事业单位的档案资料具有内容分散性、立卷方式强制性、资料信息机密性等特点，一旦出现工作失误，不仅会影响档案信息的精准性，同时还会影响后续机关事业单位的决策科学性。机关事业单位推进档案管理信息化建设，既能够降低人力成本，又能够避免人为因素对档案信息完整性和真实性的不利影响，进而提高档案质量。

（三）有利于创新档案管理方式，提升管理效力。首先，机关事业单位全面推进档案信息化建设，能够将档案管理队伍的工作职能由原来的基础管理转变为档案应用管理与价值挖掘。这样就能够最大程度地发挥档案管理工作的效用与档案价值[4]。同时也能够强化机关事业单位的社会服务水平，提高群众对机关事业单位的认可度和满意度。其次，机关事业单位推进档案管理信息化建设，能够构建配套的智能化平台，有利于及时收集民意，提高对外服务质量，树立起积极为人民服务的良好政府形象，为机关事业单位的管理职能发挥奠定良好基础，以助力机关事业单位实现可持续发展。

（四）有利于避免资源浪费，推动可持续发展。机关事业单位传统档案管理多应用纸质版档案开展工作。而部分机关事业单位一直受到储存空间不足、储存环境不合格等问题困扰。此外，纸质档案在调取与查阅过程中会受到不同程度损伤，并且多年前的纸质档案还会出现发黄变质等问题。机关事业单位推进档案管理信息化建设，能够促使纸质档案朝着电子文件形式转变[5]。这不仅节约了档案储存空间，还避免机关事业单位对纸张、印刷、订装等方面的成本投入，符合我国绿色环保理念以及可持续发展政策。

三、机关事业单位档案管理信息化建设的路径

（一）研发档案信息化管理体系。现阶段多数机关事业单位都开展了档案信息化建设，在管理系统开发上，各单位更多依据自己的业务性质构建了多种档案管理体系，但是实现信息化档案管理模式的转变变得更加困难。例如，部分机关事业单位构建了人力资源档案管理系统、财务信息档案管理系统、业务信息档案管理系统等，每一个档案管理系统都有独立的运行与管理模式，不仅增加了档案管理人员的工作任务量和工作难度，同时也不利于各部门之间的信息交流与共享。对此，机关事业单位应该将单位各部门档案纳入集中和统一管理，构建本单位的档案信息化管理体系，并在管理系统中设置各部门的档案信息管理模块，以便查询档案信息。此外，档案管理部门还应该定期升级更新管理系统，以保障档案信息化建设工作顺利开展[6]。

（二）提升档案管理人员业务素养。首先，机关事业单位应该对现有档案管理人员的工作质量、工作态度、工作效率等进行综合能力评估，找寻档案管理人员存在的能力薄弱点，并积极组织开展专业化培训活动。专业培训活动的内容应该包含档案管理流程、各部门档案管理细则、现代信息化技术学习与实践技能学习等。机关事业单位还可以邀请相关领域的专家学者、信息技术人员等对档案管理人员进行实践工作指导，以提升档案管理人员的专业能力与信息素养。在专业培训活动开展一定时间后，机关事业单位还应该抽查档案管理人员的实际工作，以进一步检验档案管理人员的学习成效。其次，机关事业单位还应该进一步强化培养档案管理工作人员的思想道德素质。在实际工作中，档案管理人员需要进行的不仅仅有收集、分析、归档、更新等各种日常工作，同时还需要根据不同部门的档案需求，为其提供具体的、详尽的档案资料。总的来说，档案管理人员对档案资料有着较高的支配权利，在一定程度上决定着机关事业单位的档案信息安全[7]。只有不断加强档案管理人员思想教育，促使其形成良好的职业道德素养，才能够避免工作失误、档案信息丢失、泄露等风险。最后，机关事业单位还应该注重专业人才的引进，通过档案管理外包或者拓宽社会招聘渠道等方式，积极吸纳更多专业人才参与到机关事业单位的档案管理工作。

（三）进一步强化档案信息化管理硬件设施建设。档案信息化建设不仅需要有较为完善的信息化系统，同时还需要先进的硬件设备。现阶段很多机关事业单位盲目认为，档案信息化管理就是对计算机网络上各种数据信息、表格等进行有效信息采集，进而忽视了对计算机设备、网络、路由器等硬件设备的完善与更新。甚至一些机关事业单位档案管理部门仍然使用多年前的电脑开展管理工作，这不仅在一定程度上降低了档案管理工作的质效，也不利于单位推进档案信息化建设与发展。对此，机关事业单位应该加强硬件建设，为档案信息化建设提供坚实的运行平台[8]。具体而言，机关事业单位应该紧跟信息化时代的发展步伐，及时更新档案管理部门老旧的计算机设备，并结合实际用网需求更新网络线路，以持续推进档案信息化管理质效，保障单位档案管理的安全。

（四）做好纸质档案管理与更新。纸质档案是机关事业单位档案管理工作的核心，也是开展档案信息化建设的重要信息来源。随着我国市场经济体制的深化改革，机关事业单位之前的交流与合作朝着纵深化方向发展，业务往来更为复杂。为了切实提高档案管理工作的质量与效率，强化档案信息化建设成效，机关事业单位还需要做好纸质档案地管理与更新。这主要是由于档案信息化建设需要数字转化传统纸质档案，将纸质档案转变成为电子文件之后进行档案管理。可以说没有传统纸质档案作为支撑，就难以确保档案信息化管理的顺利开展。因此，机关事业单位的档案管理部门不能只将注意力放到档案信息化建设上，还需要注重传统纸质档案的管理工作[9]。第一，档案管理人员应对传统纸质档案进行筛选，剔除其中没有参考价值、存在错误信息的部分。这样既便于纸质档案管理，也能够减少不必要档案占据档案管理系统内存；第二，档案内容会因工作需求等出现内容变动，对此档案管理人员应该及时进行数据更新。档案管理人员还需要对纸质档案按照价值进行等级划分。例如国家等级的机密型文件、技术型文件、单位发展规划类文件等，都需要加强安全管理。对此类重要文件进行调取查阅使，需要通过上级部门审计之后，档案管理人员方可进行档案借调；第三，档案管理人员还应该做好档案室安全管理工作。避免纸质档案出现丢失、损坏、受潮发黄、烧毁等问题，为档案信息化建设提供保障。

（五）通过电子文件加强相关部门沟通与合作。在实际的机关事业单位档案管理工作中，主要涉及的主体有档案管理部门、档案信息的采集部门和信息技术管理部门。档案信息采集部门对档案内容更为熟悉，对于信息的真实性、精准度、可靠性等具有一定责任；档案管理部门在接收了相关部门提交的电子文件后，需要依据相关管理规章制度等对按照电子文件的类型等进行分析、分类、储存；而信息技术管理部门则需要利用信息技术对文件进行相应处理。机关事业单位应该加强三个部门之间的交流与合作，促使其在电子文件传输过程中进行信息明确与沟通，以发挥档案最大价值[10]。

（六）加强档案信息化管理安全防护。在机关事业单位档案管理工作中，相较于传统纸质档案，电子档案更具优势，能够提高档案管理效率，便于调取与共享，能够最大限度地发挥档案的价值与效用。但是随着信息技术的快速发展，网络环境也越来越复杂，其中不乏网络黑客和网络病毒，影响档案安全，甚至导致各级机关事业单位档案信息出现泄露、篡改、丢失等风险。对此，机关事业单位在开展档案信息化管理工作中，应将档案安全性置于关键位置。首先，机关事业单位应该定期更新与维护档案管理系统或数字化档案馆，并利用信息技术构建安全防护网，对外网环境进行实时检测，一旦发现病毒入侵或者黑客攻击等行为及时报警，提高档案信息化管理安全性。其次，技术人员在构建档案管理体系过程中，还应该根据各部门的档案信息需求设置访问权限与身份认证，并保留好各部门的档案信息使用痕迹。这样就能够全面保护档案信息，以避免档案信息地泄露和丢失给单位带来不利影响。

（七）推进数字化档案馆建设与发展。机关事业单位需要充分认识到，建设数字化档案馆是一个长期、艰困的过程。相较于传统的档案管理信息化体系，数字档案馆的保存容量更大，档案类型划分更加精细，这将有助于提高机关事业单位档案管理工作的质量和效率，便于各部门进行档案信息调取、查询和共享。但是，数字化档案馆的建设并非单纯是机关事业单位档案管理部门及技术部门的工作内容，更需要各部门、各岗位都积极参与进来，相互合作、相互配合，并结合单位实际发展需求和各岗位的档案信息需求进行统筹设计与布局。只有这样，才能够确保数字化档案馆在机关事业单位的档案管理工作中发挥最大作用，更好地推动各级机关事业单位档案管理信息化的实现。

四、结语

综上所述，推进档案管理信息化建设对于机关事业单位的运营发展具有重大作用，是推进机关事业单位档案管理事业发展的重要举措。机关事业单位应该充分认识到，档案管理信息化建设是一项长期性、系统性的工程，需要对管理制度、管理模式、管理人才等多个方面进行改革创新。只有这样才能够提高机关事业单位档案管理信息化建设质量与成效，助力机关事业单位地持续发展。