数字化时代事业单位档案管理的信息化建设策略

罗晓蓉

摘 要：对事业单位档案管理的信息化建设进行探究，从档案管理、档案保存以及档案资源共享的角度阐述了加强信息化建设的优势，并在分析当前事业单位档案管理信息化建设中存在问题的基础上，结合当前的时代特点和技术优势，提出了一些建设策略，以提高事业单位档案管理的质量和效率。

关键词：数字化；事业单位；档案管理；信息化建设

Strategies for Informatization Construction of Archival Managementin Public Institutions in the Digital Age

Luo Xiaorong

（Chongqing Special Equipment Inspection and Research Institute，Chongqing 401120）

Abstract：This paper investigates the informatization construction of archival management in public institutions，elaborating on the advantages of strengthening informatization from the perspectives of archival management，preservation，and resource sharing.Based on an analysis of existing problems in the current informatization construction of archival management in public institutions and considering contemporary technological advantages and characteristics，the paper proposes several construction strategies.These strategies aim to enhance the quality and efficiency of archival management in public institutions.

Key words：Digitalization;Public Institutions;Archival Management;Informatization Construction

檔案管理工作是事业单位的一项基础性工作，但其重要性不容忽视。数字化时代下，利用现代信息技术推动档案管理信息化建设，是掌握和使用优质信息资源的迫切需要。档案管理信息化建设要求事业单位把已存档的纸质档案转化成数字资料，并通过建立索引的方法实现电子档案的集成，同时推进单位文件的数字化管理，转变信息数据的分析和整理方式，进而形成一个完整的档案信息系统。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）提高档案管理效率

事业单位档案管理工作的内容包括档案收集、整理、价值鉴定、保管、统计和利用等环节，过程较为复杂。因此，在传统的档案管理方式下，要想把分散、量大、零乱的档案信息，整理成便于查阅和利用的资料，需要耗费大量的时间和成本。而通过加强档案管理的信息化建设，充分运用计算机技术和网络平台可以极大地提高档案管理的效率，使得档案的收集、整理、查询等变得更加快速且准确，大大减少了人力和物力的投入，同时也缩短了档案利用者查阅档案的时间。

（二）拓宽档案保存空间

传统的档案管理方式受到物理空间和存储介质的限制，往往无法满足大量档案的保存需求。而档案管理信息化建设可以通过数字化技术，将纸质档案或其他实体档案转化为数字化信息，从而极大地拓宽了档案的保存空间。此外，数字化档案具有易于储存、传输和复制等特点，降低了档案在保存、查找和利用过程中的损耗和风险。同时，通过设置权限和数据加密等技术手段，可以确保档案的安全性和完整性，使得档案在长期保存过程中更具可靠性和稳定性。

（三）实现档案资源共享

传统的档案管理主要依靠人工操作，容易出错、难以实现实时更新，且无法实现资源共享。而档案管理信息化建设可以通过数据库、云计算等技术手段，实现档案信息的实时更新、共享和传递。［1］具体来说，通过构建统一的信息平台，可以将各个部门、各个单位的档案资源进行整合，实现档案资源的优化配置。同时，信息化建设也可以打破地域、部门、行业之间的壁垒，实现档案资源共享，提高档案的利用效率。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）信息化基础设施不完善

事业单位在档案管理的信息化建设过程中，需要投入大量的资金，购买必要的基础设备和设施，但是事业单位的资金主要来源于财政拨款，经过再分配后，能被档案管理部门用于信息化基础设施建设的资金有限，导致软硬件设置无法满足信息的数字化需求，阻碍了档案管理的信息化建设进程。

（二）档案管理的制度不健全

事业单位档案管理信息化建设的主要目的是规范档案管理工作，将信息技术融入档案管理工作中，提高档案管理的效率和质量，进而实现档案资源的共享和利用。然而，许多事业单位虽然进行了档案管理的信息化建设，但制定的相关管理制度或是缺乏明确的规定和标准，实用性不足，无法满足信息化发展的要求；或是管理人员的实践未能严格按照制度的规定进行，导致档案的归档、整理、查阅、保管等环节存在很大的随意性和不确定性。

（三）管理人员信息素养不高

事业单位档案管理信息化建设，不仅要求管理人员具备专业知识和技能，同时还要具备良好的信息素养。然而，当前许多事业单位的档案管理人员在专业素质和信息素养方面存在不足，缺乏基本的信息知识和应用技能，难以适应信息化建设的需求，这不仅影响了档案管理工作的效率，还可能导致档案信息泄露，给单位带来安全隐患。

（四）档案资源开发利用不足

尽管信息化建设为档案资源的共享和利用提供了便利，但在实际操作中，许多事业单位仍然存在档案资源开发利用不足的问题。首先，开发程度不高。档案信息资源的开发利用水平相对较低，许多珍贵的档案资料未能得到充分挖掘和整理。不仅限制了档案资源的社会价值发挥，也影响了档案事业的健康发展。其次，利用效率不高。受传统观念和制度约束的影响，许多事业单位档案资源的利用效率较低。一方面，档案管理人员对档案资源的挖掘和整理不够充分，导致档案资源未能得到有效利用；另一方面，档案利用流程相对繁琐，用户在查阅档案时存在诸多不便，从而影响了档案资源的利用效率。而且档案信息资源的开发利用存在地区性差异，城市与农村、发达地区与欠发达地区的档案资源开发利用水平差距较大。这使得档案资源在全国范围内的共享程度不高，影响了整体利用效果。

（五）安全和质量监控不充分

随着信息化建设的深入进行，事业单位档案管理面临的安全和质量问题也日益凸显。首先，信息安全问题日益突出。档案管理部门涉及大量的敏感信息和核心数据，一旦遭受黑客攻击或内部泄露，将会对单位的正常运营和国家利益造成重大影响。但目前许多事业单位缺乏必要的安全防护措施，导致档案信息的安全风险不断增大，且部分事业单位在档案的质量监控方面存在漏洞，如对档案资料的真实性、完整性、准确性等方面把关不严，导致档案信息化建设成效大打折扣。

三、事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）完善信息化基础设施建设

事业单位要加大信息化基础设施建设投入，为档案管理的信息化建设提供保障。首先应积极争取财政支持，加大资金投入，并寻求与其他相关机构的合作，将信息化建设资金纳入预算中，设立专项资金，为档案管理信息化建设提供资金保障。其次，要根据管理模式购买先进的档案管理软件和硬件设备，提升档案管理的硬件水平。再次，要强化信息化基础设施，构建完善的档案管理网络体系，提高信息传输效率。最后，定期对档案管理的信息化软件进行更新和维护，确保信息化设施的正常运行。

（二）健全信息化档案管理制度

完善的信息化档案管理体制度是规范事业单位档案管理信息化建设的重要步骤，对促进档案管理工作的规范化和高效化具有重要作用。健全和完善信息化档案管理制度，首先需要政府充分了解和掌握事业单位档案管理工作的具体特点和实际要求，以此为依据，出台档案管理信息化建设的相关政策和法规，明确建设目标和任务，确保事业单位的档案管理信息化工作有章可依。其次，事业单位应根据国家相关法律法规，并根据自身实际情况，制定和完善档案管理信息化制度，明确档案管理信息化的各项工作要求和流程，确保档案管理信息化建设有序进行。［2］

（三）提升管理人员信息化素养

管理人员是事业单位档案管理信息化建设的重要实施者，其信息化素质直接影响着档案管理信息化建设的进程和效果。因此，提升管理人员的信息化素养是推动事业单位档案管理信息化建设的重要手段。首先，事业单位应加强对管理人员的信息化培训，使他们能够掌握档案管理信息化相关知识和技能，提高他们的信息化素养。其次，通过定期举办信息化知识讲座、研讨会等形式，使管理人员了解档案管理信息化的发展趋势，增强他们的信息化意识。再次，鼓励管理人员参加相关证书考试，如计算机等级考试等，以提高他们的信息化水平。最后，建立激励机制，鼓励档案管理人员积极参与档案管理信息化建设。同时，加强对管理人员的信息安全教育和职业道德教育，提高他们的责任心和保密意识，确保他们在信息化管理过程中能够遵守相关规定，切实保障档案信息的安全。

（四）加强档案资源的开发和利用

档案资源的开发和利用是事业单位档案管理信息化建设的重要环节，对于提高档案管理工作的效益和价值具有重要作用。加强档案资源开发和利用，首先要建立档案资源数据库，对档案资料进行数字化处理，便于检索、分析和利用。其次，要建立档案信息资源共享平台，将不同部门、不同领域的档案资料进行整合，形成全面的档案资源体系。再次，要加强对档案信息资源的挖掘和整理，寻找其中有价值的档案信息，并将其转化为数字化产品，可以包括档案文献、研究成果、展览等。同时，建立档案资源开发和利用的长效机制，并将档案资源的挖掘和利用纳入单位的工作计划，以确保相关工作能够有序进行。最后，要加强档案信息资源的宣传推广。事业单位要积极推进档案资源开放，打破传统意义上的档案封闭管理方式，通过各种渠道向社会公众推广档案信息资源的价值和利用方法，逐步开放具有社会价值和功用性的档案资源，以提高社会公众对档案信息资源的认知度和利用率。

（五）强化信息安全和质量监控

信息安全和质量监控是事业单位档案管理信息化建设的重要保障，对于确保档案管理工作的稳定性和可靠性具有重要意义。因此，为保证档案管理信息化建设的顺利进行，事业单位需加强安全和质量监控。首先，要建立完善的安全防护体系，确保档案信息安全。事业单位应制定严格的安全策略，采取防火墙、数据加密、权限控制等技术手段，对档案管理信息系统的访问权限进行严格控制，防止非法访问和数据泄露。同时，定期对档案管理信息系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统的稳定性和安全性。其次，要加强数据备份和恢复机制，以防数据丢失。可以通过建立实时备份制度，定期对档案数据进行备份，并将其存储在安全的地方，同时定期对备份数据进行恢复测试，确保在需要时可以快速恢复数据。［3］再次，要加强档案管理信息化建设的质量监控。建立质量监控机制，从档案数据的采集、整理、存储、检索、利用等方面进行全面的质量控制，以确保档案数据的准确性、完整性和及时性。最后，要加强档案管理信息化建设的标准化建设。制定统一的档案管理信息化标准，规范档案数据的格式、存储和传输，提高档案管理信息化建设的效率和质量。同時，加强与其他部门和机构的合作，推动档案管理信息化建设的协同发展，促进档案管理水平的提升。

四、结语

总之，数字化时代背景下，事业单位的档案管理信息化建设迎来了新的发展机遇。只有紧跟时代发展步伐，不断创新和完善档案管理模式，才能更好地发挥档案在事业单位发展中的作用。但档案管理信息化建设是一项系统性、全面性工程，需要事业单位根据实际情况，从多个层面推进，制定相应制度和措施，以推动档案管理信息化建设不断取得新发展，以便为社会经济发展提供有力支持。

参考文献：

［1］石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索［J］.文化创新比较研究，2020，4（35）：179-180.

［2］李霞.数字化时代影像资料档案管理的信息化建设研究［J］.文化产业，2021（21）：165-166.

［3］庞素霞.加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略［J］.文化产业，2023（8）：10-12.

（责任编辑 赵毅彬）