基于移动信息化平台推进高校治理水平提升的探索与实践——以湖北省H高校为例

程宝俊,张会梅

(黄冈师范学院,湖北 黄冈 438000)

近年来,随着各级各类教育管理信息系统和平台初步建成,我国高等学校的管理服务信息化水平在全面提高。根据《“十四五”国家信息化规划》,将重点解决教育数据治理问题,实现以高度数据汇聚为基础的高水平教育治理,全面推进教育治理体系和治理能力现代化[1]。当前,大数据、人工智能、云计算等信息化建设在各方面产生了深远的影响,对高等教育和高校管理的积极作用尤为突出。高等学校师生人数较多,管理要求统一,信息的传达需要广泛及时。因此,高校管理对信息化提出了较高的要求。然而高校中普遍使用的集成化OA办公系统仅限于教师内部使用,且多数不便于手机操作;教务系统也主要集中在选课、成绩管理等领域,无法满足学生更多的需要。这些问题都迫使高校需要搭建一个移动的信息平台,实现教师和学生管理的数字化和智能化。以企业微信为代表的移动信息化平台正是解决这一问题较为成熟的方案。

企业微信实现了电脑端和手机端的同步操作,能帮助企业连接内部和生态伙伴,并具有国家网络安全等级保护三级认证,安全性得以保障。在提高应对突发事件处理能力背景下,企业微信的使用对高校内部的教育教学和管理工作到底有着怎样的影响?大部分学校在使用企业微信时,局限于学校教职工的管理,很少推广到全体师生,那么企业微信是否可以在全体师生中有效推行?本研究以湖北省H高校的A学院为例,探索企业微信在学院全体师生中的应用、实践与创新。

一、企业微信在高校管理中的优势分析

(一)信息安全持久 在高校管理中,企业微信的使用彰显了信息化的品牌特色。企业微信的通讯录功能使院内任何人都可以搜索到本院的任何一名师生的联系方式,实现无障碍沟通。企业微信消息增加了信息阅读与否的查阅功能,帮助对方及时了解信息的接收情况。电话号码保存在企业微信里,形成了移动的电话本。与QQ和微信相比,企业微信的通讯内容保存时间更长,通过即时通讯端传送的文档、语音、视频等,在企业微信里可稳定保存三个月以上,有效地保证了网络信息资源的安全性和持久性。

(二)办公移动智能 企业微信的审批功能和信息收集功能是实现信息化管理和移动化办公最强大的功能之一。在A学院企业微信的审批功能中主要设置了学生外出审批、教职工离(返)校审批、毕业生离校登记等。此外,还有日常办公业务审批,如横向科研项目立项和结项审批、用章审批、新闻审批等,这些功能可高效、优质地服务于教学、科研和学生管理的全过程。

日程功能可同步于手机系统,通过“日程”和“待办”板块在活动之前提醒师生,让教师办公智能化,让学生的学习生活更有条理,减轻大脑的记忆负担。收集表用于信息采集,实现了快、准、实。企业微信会议可随时随地发起和参与在线会议,快速选择某些部门成员或者群成员加入会议,会议开始后系统电话呼叫,能清晰查看哪些人已经入会,哪些人尚未入会,再针对性地对未入会者进行提醒。此外,在企业微信工作台还有一个微盘,微盘共享空间内的文件修改可同步编辑和自动保存,满足多人编辑,实现接力。

(三)家校一体联动 企业微信实现了家校一体化的全员全过程全方位和信息化育人特色家校联动功能,实现了学校教师与学生家长的及时沟通。班主任或其他教师只需要在企业微信通讯录里的“我的客户”栏中添加学生家长微信,即可实现学校-家长-学生的互通联动。搜索学生姓名,便可查阅家长的微信、电话等联系方式,即使更换班主任,也可继续留存和传承对应班级学生和家长信息。此外,建立家校联动群,有利于学校-家长-学生之间的密切和及时交流。

(四)管理监督并行 企业微信平台提高管理效率和便捷性的同时,也增加了对过程的监督,如电子化审批强化对审批领域的监督;人脸识别打卡强化了人工签到的代签字现象;精准收集表收集信息和审批平台自动建立的台账强化了对审批的过程监督,确保各项数据的精准,信息发布以后的已阅读功能提升了通知的落实效率,加强了监督;微盘和腾讯乐享等程序的使用都有利于进一步实现信息的公开及民主监督。

二、基于企业微信的二级学院网络组织架构搭建

在我国,二级学院是大学实行的校、院两级管理模式中的第二级。基于系统理论和组织管理思想,高校二级学院是一个半开放的系统,同时具备马克斯·韦伯提出的理性科层制组织特征[2]和维克提出的松散耦合组织特征[3]。研究者以所在的H高校A学院为例,在企业微信中创新性地搭建了院系、年级、班级、寝室等层次分明、功能完善的学院网络组织架构,实现了教师与学生之间、学生与学生之间的无障碍沟通。

在学院网络组织结构中,彼此之间不需要添加好友就能自由联系。学生的账号是学号,教师的账号是工号。利用企业微信“点对点、点对面”的消息推送方式,形成了与传统架构并存的一种扁平化体系结构,既能通过传统模式沟通,也能直接互联互通,提升了交流与管理的效率。添加微信插件后,普通微信也可以收到企业微信的消息,实现了双重保险。通过扁平化体系,在传统联系体系中增加了间隔层次的信息直通,让信息传递更加快速,办公效率大幅提升。

与此同时,全院的教职工和学生都采用了实名实照,使得师生之间更快更准地相互认识、强化记忆。全院凡有职务的教职工都有清晰明确的职务标注,让学生更清晰地了解教师岗位身份等信息。此外,还对学生干部身份和每位同学的寝室信息进行了标识,为辅导员、班主任或其他教师了解该学生的个人信息和日常查寝提供了便利。

学生干部加注的标签实现了同一类型的分组,便于对同一组的干部及时开会和布置相关工作,实现了一键选择一个群体。以2021级学生为例,设置了2021级班长、团支书、安全委员等标签,打开任何一个标签,都能看到每个班的担任该职务的学生信息。

同时,也对个人信息加以安全等级区分,比如家庭地址和父母电话不对外公开,个人电话需要点击才可显示,对关键隐私信息进行了保护[4],实现了便捷性和安全性的统一。

在组织架构的后台,设置超级管理员和分级管理员两类不同权限的管理员。超级管理员具有对系统整体架构管理的权限,分级管理员则具有对自己所负责领域的管理权限。

如上所述,在A学院的组织架构中,可层次清晰地了解每位教职工的职务和分工,亦可掌握每个师生的岗位身份等个人信息,同时对关键信息给予保护,便捷性与安全性并存。这一组织架构的搭建使全院的教职工和学生管理形成一个非线性、有序稳定的开放系统。

三、企业微信在高校管理中的实践

企业微信在高校管理和监督中开展了多项探索和实践,不仅包含了应对高校突发事件的专项实践,也包含了高校的其他日常事务管理。

(一)应对突发事件 在疫情防控的专项实践中实现了“让数据多跑道,让人少跑道”[5]。主要体现在外出返校审批、核酸检测等信息收集,以及健康每日汇报。

1.外出返校快捷审批。在学校闭环管理的大环境下,外出审批是最重要、最关键的环节之一,A学院采用的是学生外出审批表。学生外出前填写申请基本信息,提交后经过班主任、辅导员、院党委副书记、院党委书记四个环节的审批,审批过程中可填写审批意见,所有审批通过后,学生才可外出。这一审批流程做到了及时、快速、明了。特别是非工作日时间,紧急或突发事件,学院可予以迅速处理,提高了办事和管理服务的效率。

为满足“闭环”要求,在企业微信平台还增加了销假程序。学生外出办事结束进校后在企业微信平台及时进行销假。新学期学生返校前,先在企业微信审批端填写到校申请审批表。学生填写的基本信息可以根据需要灵活设置,还可设置上传附件。提交后须经过班主任、辅导员、院党委书记的审批,通过后方可返校。毕业班的同学增设论文指导教师审批环节,通过多个环节的审批使得疫情防控得到了更好的保障,同时也让相关教师都了解到这位学生的行程动态,增加了学院对学生的关心和关怀。

在外出销假和返校报到的同时,师生根据实际情况可以在“添加备注”处添加文字、图片等附件。还能对特定的审批事项“发起讨论”,做到科学民主数字化管理。

2.疫情防控信息收集。企业微信中的收集表除了用于师生的基本信息采集以外,也常被用于核酸检测统计、疫苗接种等专项统计。此外,外地返回人员信息收集、中高风险地区返回人员信息收集等各类排查工作同样可通过企业微信收集表得以快速完成。各类信息收集完成后,可以便捷清晰地导出核酸采样等各类信息的详细情况,也可以对未填者进行及时精准地提醒。因此,企业微信收集表的使用让疫情防控信息收集工作的效率得到了显著提高,同时大大减轻了管理者的负担。

每周例行的线上晚检查是定时循环模式,到了设定的时间,企业微信会自动提醒学生填写,并实现了同一个表格的循环使用,收集的结果在同一个EXCEL表里,更方便地建立工作台账。

此外,在收集表里还设有投票、接龙等端口实现民主投票、报名接龙等功能。还有类似于收集表且支持多人同时编辑的在线文档,其自动保存功能避免了文档的丢失。

3.问题及时汇报。通过问题上报功能,能满足疫情防控等突发事件的很多统计需求。在系统中,除了基本信息的填写,还可针对不同的群体设置不同的表格,上报方式也可灵活选择。亦可设置提醒时间和可查看完整上报结果的人员。

在汇报端口,有日报、周报、月报等分栏,可根据需要进行设置。通过收集学生日报加强对学生的身体状况、心理状态、家庭情况、学业压力等方面的了解,如发现问题可及时关注积极应对,也能方便快捷地建立台账。实施了班长、团支书每日对全班学生的情况进行日报,班主任每月对全班整体情况进行月报,汇报对象为年级辅导员。年级辅导员每周对全年级情况进行周报,汇报对象为党委副书记。

(二)高校日常管理

1.人脸识别准确打卡。企业微信打卡可以设置指定群体、指定时间、指定地点进行打卡。一次性的打卡或者循环往复的打卡;循环周期灵活设置为每天重复或者是每周、每月重复;设置普通打卡或者结合人脸识别的打卡。其中,人脸识别打卡避免了个别学生请室友登录自己账号代打卡这一问题,对打卡的真实性进行了有效的监督。这项功能不仅用于寝室打卡,也用于日常上课中的考勤,极大地提高了课堂考勤的精准性[6]。而且打卡坚持实事求是的原则,对于实际到了教室上课但忘记打卡的同学,提供“打卡补卡”机会。

2.通知公告传递温馨。通过企业微信发布的信息,不用等学生回复“收到”,在发出通知后可自动显示多少学生已经收到消息,也可查看哪些学生已经阅读消息,哪些学生尚未阅读消息。然后精准地向没有及时收到消息的同学进行点对点提醒。启用带签字回执功能的通知,确保每个学生都能收到温馨提醒,且实现无纸化电子签名,更快速地把关爱传递给每一个学生。这一过程不仅节约了时间,提高了效率,更节约了纸张。

3.微盘共享服务师生。企业微信还有微盘资源共享空间。空间内可设置教师微盘、全员共享常用模板、全员共享照片、常用软件和教辅资源等。把全院师生平时举办或参加活动的照片、教育教学的常用模板、学校日常管理文件、师生工作学习中常用的软件在微盘实现共享,最大程度地服务于师生。微盘共享的照片保持原图像素,不会降低画质。A学院企业微信共享照片空间内存储了历年各大比赛、活动等照片,可最快速、最清晰地供全院师生查看。微盘的使用还可在不同的群体里设置专项共享,比如某一个班的专项共享微盘文件夹。此外,企业微信还附带着一个网络U盘功能,即自己的文件上传至“我的文件”以实现快捷保存,需要时直接从“我的文件”发送给其他人或转到其他共享文件夹。同时,双击文件后可随时修改,自动更新保存,微盘显示修改文件的时间和更新者姓名。

4.会议备忘上课直播。会议备忘和上课直播极大地减轻师生的记忆负担,增强了育人实效。通过会议功能可实现快速会议或预定会议,或无线投屏到智能设备上。企业微信在预定会议时,可精准快速地选择参与人,如添加A学院通讯录结构下的某个部门或者某个群或者是彼此组合。到了预定的会议时间系统会自动给每个参会成员打电话,备忘提醒;对于没有及时参会的成员,手动一键呼叫再次通知。特殊情形下也能直接快速召开会议,添加参与人后可直接批量呼叫,通知相关人员进入网上会议室。企业微信会议功能的使用不仅保证了一般线上会议的效果,还作为一个精准的会议备忘录,助力工作更高效开展。

上课直播功能可自动录制授课内容并保存于系统,且支持回放,学生可反复视听。

除了以上功能,心理咨询、缓考申请、休学、复学、调课、物资领用、会议室预定、公章使用等都可以通过企业微信工作台进行操作。物资领用在申请端登记物资的名称、数量,针对不同类型的物资设有不同的审核人,审核时在网上签字确认后等待审批,审批结束后可快速到仓库领取相应物品,或由办公室派人送货上门;会议室预定统一由党政办主任审核;公章使用采取类似审核方式。这些审批流程都有效地减少了人员线下接触的持续时间和次数,也节约了盖章时间,减少了纸质签字表的使用,提高了办公效率[7]。

此外,嵌入第三方程序腾讯乐享,实现在内网中发布消息,推送给每一位师生,确保“不漏一人”。在腾讯乐享里,共享知识库可发布学校的各项规章制度,还可发布活动通告,评奖评优以及处分的公示等。

综上所述,企业微信既在高校疫情防控中起到了举足轻重的作用,也为高校其他方面的日常管理提供了便利,更为高校管理积累了信息化经验,改变了师生传统的思维习惯。还有利于进一步实现信息的公开及民主监督。

四、实践满意度调查分析

在运用企业微信提升二级学院治理水平的探索实践活动之初,部分教职工和学生对微信和QQ的刻板印象导致对企业微信存在不信任,但随着企业微信功能的升级及其给高校日常管理和服务带来的便利,A学院教职工和学生在企业微信中的参与度达到了100%。为详细了解师生满意度情况,2022年,以A学院在校师生为对象进行了线上问卷调查。受访师生共297人,其中班主任占比9%,研究生占比8%,其余学生分布在本科四个年级,实现了受访对象的多层次、全覆盖。

所有受访师生都安装了企业微信APP,其中94.6%的师生安装了企业微信插件。在所有受访者中95.7%的师生都对企业微信的使用表示满意,仅有4.3%的人不满意,其中3.96%的师生对其不满意的原因是企业微信并未涵盖学校师生管理的全部内容。

对于请假审批功能,97.6%的学生希望通过企业微信来请假,因为电子审批既方便快捷又环保。但仍有2.4%的人更希望用纸质审批表来请假。从整体上看,企业微信的请假审批功能已经得到了绝大部分同学的认可,企业微信请假只是一种途径,日常生活中师生之间还需加强沟通,增进需求分析。同时对于审批细节的开发有待进一步完善,力争让受众的体验效果更佳。

针对企业微信带来的便捷性,调查结果显示,“网上审批节约时间”占比最大,其带来的高效便捷性非常直观。从受访者所在年级来看,随着在校时间的增加,学生越来越重视“人人互通互联”。相较于其他年级,大一新生对实现“人人互通互联”功能的关注相对较少,这是因为大一是新生身份转变适应期,随着学年的增长,学生对实现互通互联的需求和重视程度会逐渐提高。今后可为新生提供使用手册及说明,便于新生更好地使用企业微信。结果还显示,学生班主任对于企业微信带来的四项便捷功能都有较高的认同,这是由于班主任在学生管理中,与传统方式相比较,较大程度地提高了工作效率。

从调查结果可见,师生最喜欢的企业微信功能主要包括请假审批、通知回执、电话会议、微盘、收集表、日程和待办、打卡、通讯录八大功能。其中请假审批功能占比明显高于其他,这与前面的分析结果一致。占比略低于请假审批功能的是通知回执功能和收集表格功能,这两大功能涵盖了绝大多数的班级事务管理。其中,研究生受访者更喜欢收集表格功能,这是由于研究生群体的大部分学习时间可自由安排,更趋向于自我管理,所以班级事务主要依靠企业微信的收集表格功能辅助完成。微盘功能基于其共享性、便捷性也比较受学生青睐。

在下一步改进方向的调查结果中,主要包括拓展更多功能、简化审批程序、加强培训指导、定制更多线上程序等。学生对“某些审批事项希望能够简化程序”的建议占比最多,简化流程及时间仍是今后的努力方向之一。第二是“扩展更多功能”,企业微信目前确实还有许多功能值得探索,同时,如何便捷高效地与学校的实际事务相结合还有待研究。第三是“加强指导和培训”,尤其对于大一新生来说,在入学时进行相应的培训能有效地让新生快速融入。第四是“根据业务需求定制更多线上程序”,这不仅是今后企业微信功能的开发和创新点,也是这一平台助力学校更多事务的必然要求。

五、结论与展望

研究者通过在H高校运用企业微信推进高校治理水平提升的探索和实践,不仅让疫情防控等突发事件处理工作取得了显著的成效,审批平台、信息收集和填报平台等体制机制的构建也实现了管理的信息化和智能化,大大提高了办事和管理服务的效率。此外,企业微信中电子审批平台的运用、通知公告的发布和网签等不仅节约了时间,提高了效率,更节约了纸张。企业微信中电子审批签字避免了代签、漏签等现象的发生,推动了监督工作的自动化和常态化,提高了监督的广度和准度。

在高速发展的信息化时代,在运用企业微信、钉钉、Welink等移动信息化平台提升高校治理水平的探索与实践中,还必须实现以下目标:第一,进一步提升系统的稳定性。防止某一时间段大量用户的聚集性登录或同时使用某个功能端口时造成的系统崩溃、无法进入。第二,进一步提升信息的安全性。信息化的过程也可能导致用户私密信息被恶意泄露,使用户自身的信息处于不安全的状态,轻则影响个人的生活,重则会影响社会安全甚至国家安全。第三,进一步发挥企业微信的监督作用。既包含应对突发事件过程中的各项监督,也包含其他方面的监督。比如对“微腐败”的预防和监督。第四,继续嵌入第三方程序。未来争取让每位学生都能在企业微信平台拥有自己的动态成长简历,建立“家校企”联动,吸纳用人单位在客户端查看学生求职简历等。为保障就业这一最大民生问题提供支持。