NLP技术在企业采购管理中的应用探索

［摘 要］企业采购管理是一项十分复杂的工程，因为无论是生产服务、业务开展还是日常运营都需要进行大量采购。随着行业的发展、技术的进步与管理的革新，企业采购项目越来越复杂，且出现了采购计划不科学、重復采购等问题，这严重影响了企业高质量经营管理目标的实现。因此，企业需要在采购管理中融入新观念，运用新方法、新技术来提升采购管理质量。自然语言处理（Natural Language Processing，NLP）技术可以在企业采购计划编制环节，以采购目录为依据对采购需求进行模糊匹配、自动纠错、分类整合，形成精简、科学的采购计划草案，并综合利用近几年采购计划相关资料，对采购项目进行横向与纵向比较。基于此，文章阐述NLP技术在企业采购管理中应用的积极作用，提出NLP技术在企业采购管理中的应用策略，以供参考。

［关键词］NLP技术；企业；采购管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.035

［中图分类号］F274；TP391.1 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）02-0108-03

0     引 言

企业在技术创新、业务拓展的同时，也需要强化内部管理，提升管理质效，特别是要高度重视采购管理对于成本目标实现与风险控制的重要性。虽然企业在采购管理体系和流程方面已经有较大的变化，但在实施过程中仍然存在各种问题，影响了采购活动的高质量开展和资源的高效利用。而在企业采购管理中应用NLP技术，可以通过信息比对、数据核实来筛选出重复建设项目，厘清并核实采购需求，提升采购管理质量。因此，本文对NLP技术在企业采购管理中的应用进行分析，提出应用策略，旨在为企业采购管理质量提升提供更好的借鉴和启示。

1     NLP技术在企业采购管理中应用的积极作用

1.1   自动核实采购需求，提高采购计划的科学性

NLP技术是一种以先进技术为基础的语言理解与处理技术，能够有效识别出文本的语法与语言要素［1］，在企业的采购活动中，会对所需的采购原料进行语言描述，不同的原料所描述的语言特征不同。随着企业生产经营项目的不断丰富，以及管理方法的不断创新，企业采购管理的内容也越来越复杂，在采购项目的描述上也越来越丰富，这就会导致相似或相近的语言文本出现。在这种情况下就会影响采购计划的科学性，甚至还会出现项目重复的现象，从而导致企业的采购成本增加。

而在NLP技术的支持下，企业采购信息化系统的文本识别与解析能力更强，能够结合采购需求，根据数据库中的文本描述来准确地核实采购信息与需求，通过算法与模型来应对采购材料文本描述中的多样性和不确定性［2］。另外，NLP技术的自然语言处理功能不仅能够很好地比对数据库中的信息，同时还能够自动分析，将相关的数据转化为可读性更强的摘要和报告，帮助企业决策层更直观地了解采购需求，并结合企业的实际来作出相应的决策，进一步提升采购计划的科学性，使得采购计划更好地为采购活动的实施形成有效的指导。

1.2   汇总分析同类项目，减少采购人力资源投入

在企业的生产经营过程中，各环节、各部门、各岗位都需要大量的资源投入，而且部门、岗位、项目间的差异性极大。这也是导致企业采购管理担子重、风险高、压力大的根本原因。在企业采购管理活动中，对于同类项目的有效管理与控制，是采购管理的重要内容，也是影响企业采购管理质量的关键性因素。在传统管理模式下，企业对海量采购信息的识别与处理能力不足，导致存在诸多漏洞与问题。

而在NLP技术的支持下，企业采购信息化系统对于采购需求的语言识别与处理能力更强，能够对采购清单中的内容进行断句切分，从而保证切分的每一段文本都包含一种物品的名称和数量，然后在每一个分段中获取对应的物品名称和数量，进而对这些物品名称进行有效分类，并根据清单明细进行汇总，对同类项目进行汇总分析，这样就大幅提高了采购处理与管理的效率，从而减少在采购实施与管理活动中的人力投入，实现节约企业用人成本的目标。

1.3   自动整合零散类别，提升企业采购议价能力

基于企业生产经营活动的多样性，在采购需求上，不仅内容复杂，而且项目十分零散，这是因为企业需要各类资源来满足日常生产、经营与管理需求。不同部门、不同岗位之间对资源的需求形式与需求数量具有一定的差异。这就导致企业在采购活动中，需要处理大量的零散项目。零散项目不仅仅类别多，往往数量也较少，在这种背景下，企业不仅采购任务重，而且议价能力有限。

但在NLP技术的支持下，企业具有强大的语言自动识别与处理能力，通过采购系统，将零散类别进行自动融合。例如，企业在行政管理、后勤管理中需要不同型号、规格的文具用品、办公耗材，这些类别分散而小量，通过利用NLP技术进行类别整合，将相似项目进行集中采购，这样就能很好地提升企业采购工作中的议价能力。

1.4   自动比对项目内容，避免重复建设浪费成本

企业在采购管理中，往往会由于重复建设而导致库存增加，资金浪费，资源利用率下降，企业的采购管理成本提高，最终影响企业实现良好的效益目标。这也直接反映出企业采购管理中还存在着漏洞与不足。而应用NLP技术，能够结合语言文本快速实现语义化搜索，并根据企业的当前采购需求，快速准确地检索相关信息。

同时，NLP技术通过构建知识图谱，将供应商、产品和相关信息进行关联，结合数据库中的信息与资源，对采购内容、项目要求进行全面比对，作出精准的判断与分析，从而避免因项目重复建设而导致库存增加，资金浪费。这也是企业有效控制成本、防范采购风险、提升资源利用率的有效方式［3］。

2     NLP技术在企业采购管理中的应用策略

2.1   建设采购项目数据库，为NLP技术的应用创造条件

NLP技术要在企业采购管理中发挥积极作用，就需要企业结合实际，以及NLP技術在企业采购管理中的应用需求，分阶段、有步骤地做好相关准备工作。基于采购管理内容的复杂性，以及NLP技术应用的特点，企业需要通过建设采购项目数据库来对NLP技术的应用提供相关文本数据支持。

企业要从两个方面着手：一是将企业原本的历史数据导入项目数据库，包括供应商信息、采购数据、材料名称数据、订单数据等；二是对新增项目的相关信息进行入库建设，并对项目信息进行结构化，降低文本相似度算法的数据复杂度，提高文本的准确性。企业要通过采购项目数据库的建设与完善为NLP技术在采购管理中的应用创造良好条件［4］。

2.2   进行文本相似度算法模型训练，充分发挥NLP技术优势

NLP技术在企业采购管理中有效应用，以及发挥作用，不仅仅需要理论支持，更需要融入并落实到采购管理的每一个环节与步骤中。要想增强NLP技术的有效性，企业就需要根据当前采购数据库中的已有项目数据，进行文本相似度算法的模型训练，为NLP技术在采购管理中的进一步运用提供实践基础。为此，企业要结合历史数据，包括历史的采购项目、材料清单等训练对应的算法模型，并结合过往的采购数据与采购管理实施的成果进行比对，确认模型的有效性。在相似度算法计算中包括文本分词、文本词性过滤、文本同义词转换、获取文本特征向量、文本相似度计算等多方面的内容，以此获取特征向量，结合这些步骤来完成模型训练，使得模型的作用与企业的采购管理需求相适应，使NLP技术在具体的采购活动中发挥积极作用［5］。

2.3   运用NLP技术进行采购信息抓取和预测

影响企业采购管理质量的因素是多方面的，包括供应商的能力与资质，以及市场的变化与波动等，这些都是影响企业采购成本、材料质量，产生采购风险的关键性要素。在竞争日益激烈的市场形势下，企业要想进一步提升综合竞争能力，就不能忽视采购管理。企业要充分发挥NLP技术的语言处理优势，以及数据、信息比对与分析优势来提升采购管理质量。

首先，利用NLP技术对供应商的信息进行抓取，结合市场反馈和多方评价来了解供应商在相关领域中的声誉与口碑。企业要结合这些综合信息科学选择合作伙伴，建立供应链，从源头上降低潜在风险。其次，利用NLP技术对市场信息进行预测，虽然市场的波动无法绝对避免，但仍然可以通过对大量数据信息的分析，研究市场的变化规律，并通过规律的总结对市场动态进行掌握，根据市场动态调整采购计划，结合供应商变化调整供应链，根据价格波动信息制订生产计划，调整业务方案。总的来说，企业要通过NLP技术从互联网、市场、信息与数据中抓取并分析相关情况，结合情况并根据企业实际作出更准确的决策。

2.4   运用NLP技术对采购流程进行优化管理

在采购管理活动中，企业不仅要完成采购任务，更要控制采购成本，防范采购风险。这就意味着，企业需要对采购管理进行事前控制、事中监督、事后评估。企业要将NLP技术融入采购管理活动中，发挥语言分析处理的优势，对采购流程进行优化，对采购过程进行有效控制与监督，以NLP技术形成对采购体系和模式的补充与优势。

首先，发挥NLP技术的信息提取与监测功能，在企业生产项目、业务项目的投资、建设、运营、管理等活动实施过程中，根据相关信息与数据，制订科学的采购计划，并将计划形成数据与文本，落实到位。

其次，发挥NLP技术语义匹配功能，结合各方反馈，包括市场反馈、供应商反馈、生产反馈，调整采购管理的方法与进度，以保证采购计划科学、合理地执行。

最后，在进行大宗项目的采购活动时，利用NLP技术的优势，对各种文本进行分类管理，包括报价单、采购合同、采购申请、质量检测报告等，发挥NLP技术作用，自动提取关键信息，并将其归类为不同的采购活动，合理控制采购量，通过制订分批次、分步骤的采购计划，一方面更好地满足生产与使用需求，另一方面有效提升采购风险防范能力，防止资源与资金过度积压，让企业在复杂的发展形势下，仍然具备良好的适应能力，在NLP技术的支持下，形成一套完善的采购风险控制体系，构建起采购风险防范墙。

2.5   运用NLP技术进行自动化采购审批

企业采购管理活动的实施，从申请提出到计划制订，再到方案明确、采购执行，要有严谨的流程。其中，采购审批是最后一道关口，也是至关重要的环节，采购审批意味着对前期采购计划编制中单价、金额、支付方式、材料规格、数量、特性等各种要素的认可。一旦审批完成，意味着采购合同中相关条款生效。而在审批过程中，企业需要对各项要素进行全面的比对与确认。在传统采购管理模式下，采购审批往往是通过人工审核的方式进行，不仅效率低，而且会受到审核人员能力、态度的影响而对审核结果产生不同程度的影响。

企业要在采购管理系统中结合NLP技术，实现自动化、智能化采购审核，利用自然语言理解中的文本相似度计算技术，以材料名称、规格、数量等各项信息为依据对采购原料的项目需求进行模糊匹配，在匹配的过程中对错漏的部分进行精准检索，及时纠正，并根据采购项目对采购内容进行分类整合，使得采购需求更清晰，并形成精简、明确的采购项目报告，结合过往数据与信息进行纵向与横向的比对，筛选出项目报告中有问题的部分，并结合这部分内容再进行反复的计算与核实，确保项目采购审批的科学性与全面性。在自动化审批下，审批的内容、数据、信息虽然多且复杂，但效率极高，在保障采购方案合理、精确的前提下，能够推动采购活动有序推进，为企业满足生产经营所需奠定基础。

3     结束语

在当前竞争激烈的市场环境下，企业必须不断提高自身管理能力，特别是在采购环节中，需要采用精细化的管理理念和先进的采购管理技术，规范和监督采购活动，降低生产经营成本。文章指出NLP技术在企业采购管理中具有重要作用，企业需要结合实际情况科学设计并落实NLP技术在企业采购管理中的应用策略，通过加强认知、强化共识、创造环境等方式为其有效应用创造条件，并通过建立渠道与信息反馈平台解决应用中的问题，以此提升采购管理质量，创造良好的生产经营环境，对企业生产经营产生促进作用。

主要参考文献

［1］王旭.基于NLP技术的UML模型生成工具的设计与实现［D］.北京：北京邮电大学，2020.

［2］徐科一，黄远.NLP教练技术在企业管理中的应用［J］.人力资源，2020（4）：12-15.

［3］黄星，李文博，顾喆旭，等.基于NLP技术的智能化监管规则体系构建［J］.中国银行业，2019（10）：85-86.

［4］代晓丽，刘世峰，宫大庆.基于NLP的文本相似度检测方法［J］.通信学报，2021（10）：173-181.

［5］黄哲，曹阳，李慧.基本药物招标采购评标模型的构建与实证研究：基于模糊群决策法［J］.中国药房，2017（6）：721-725.

［收稿日期］2023-06-05

［基金项目］河南省烟草公司信阳市公司自立科技项目“基于NLP技术的工程建设及采购需求重复检测算法研究”（XYCX202204JS）。

［作者简介］陈思源（1990— ），男，河南信阳人，经济师，主要研究方向：公司管理、经济管理。