大数据时代电子档案数字化转型创新的实践与探索

摘 要：在新时代是信息化社会的时代，数字技术的不断应用与推广，各行各业纷纷采取创新性改革，逐步推进数字化建设。在档案领域也是如此，作为巨大的信息存放资源体系，其面临着巨大的挑战和机遇，需要相关部门充分重视数字化建设工作，进一步实现数据信息的广泛整合、快速处理、高效应用。本文围绕大数据时代电子档案数字化转型创新的实践与探索进行分析研究，从发展环境建设、制度体系建设、系统平台建设、安全防护建设四个方面提出针对性较强的优化策略，进而实现数字化档案管理的创新与发展，不断提升档案事业的核心竞争优势，为大数据时代背景下各部门档案数据和信息提供更强有力的保护。

关键词：大数据时代；电子档案；数字化；转型创新

大数据时代，档案的载体由传统的纸质向数字化转变，数据汇总方式也由人工采集转变为在线传输。数字化技术与档案工作的融合度、匹配度逐步加深，整体呈现主体多元化、内容信息化、模式协同化、管理高效化、安全规范化等特征，无论是对提升档案服务效率而言还是档案的开发利用，都呈现出新模式、新气象。因此，如何探究大数据时代档案管理模式的转型升级、优化策略，需要档案工作者對档案管理情况、原则、理论等进行重新思考，确立网络环境中档案管理的基本方案，进而为档案事业发展指明新的发展方向、开拓新的渠道。

1 大数据时代电子档案数字化转型的内涵及意义

档案数量不计其数，类型复杂多样，尤其在信息爆炸的新时代，每天各行各业都在产生新的档案，而且非结构化数据占比也在逐步提升，这就加大了档案管理的难度。因此，在大数据时代实现档案数字化转型，全面优化管理模式，提高管理效率和利用率，充分发挥档案自身价值十分必要。

1.1 档案数字化的内涵及特征

数字档案大多是指将档案的原始纸质文件通过数字扫描技术进行处理后形成的档案资源，直接产生并应用于计算机、服务器等电子设备，其过程是信息从模拟到数字的转变，数字化是信息化转型的基础，是以崭新方式开展工作的重要保障。档案数字化是一种全新档案信息管理模式，运用大数据、计算机网络等技术将虚拟形态档案之间建立联系，通过系统平台、计算机终端等加以全面整合、集中管理，从而构建庞大的档案数字资源管理利用数据库，使其可以有效达到开发利用、共建共享的目的。具体存储方式是利用OCR技术、数据库技术、存储技术将档案资源由库房转移到防磁机房或者移动硬盘、光盘等载体，彻底打破了传统档案的时空壁垒。

1.2 档案数字化转型的意义

在存储方面，通过数字化云存储技术，可实现大量电子档案的保存，无需占用大量的实体空间，保证原始档案纸质文件的持久性及长期保存，避免褪色、风化、损毁等问题，节约成本，减少管理费用。在利用方面，信息检索技术可通过语言处理、机器学习、数据挖掘、人工智能等手段，及时了解查询用户的意图，进而提升查档利用服务的精准度，依托自动分类、档案索引，可基于多种元数据实现高速检索，推动查阅归档简单快捷，大大提升了利用效率。同时可借助互联网数据传输，实现异地信息共享，扩大“让数据多跑路、让群众少跑腿”的覆盖面和受众面。例如，通过“互联网+”相关技术将原本分属于不同部门、不同领域的档案加以整合[1]，档案利用者可通过当地档案服务部门的自助服务终端进行检索、浏览等操作，线上提交申请，后台验证通过后生成验证码，借阅者可通过扫码打印盖有电子印章的档案文件，从而打通档案为民服务的最后一公里。在管理方面，推进档案数字化转型、信息化管理，构建智慧化应用平台，让现代科学技术代替人工完成海量档案文件资料的接收、归档、编目、鉴定、分类、保管，可将管理者从传统模式的繁重又重复的工作中解放出来，提高其工作积极性及主观能动性，进而形成良好工作氛围。

2 大数据时代电子档案数字化转型创新面临的矛盾及困境

2.1 整体环境矛盾突出

新时代档案数量急剧增加且形式多样，受传统思想观念影响，大多档案管理人员思维意识陈旧，创新动力不强，难以主动接受和尝试运用新技术、新手段、新模式，仍采用过去纸质文件管理、人工查询利用的方式开展工作，不仅制约了档案数字化管理效率的提升，还不利于档案资源价值的充分开发与利用，对整个行业的信息化发展造成了不利影响。受思维模式的弊端影响，在部分行业圈内尚未进行数字化加工活动，数字化率甚至不到50%，相关部门领导者与管理人员没有意识到档案数字化的重要性，姑且认为档案工作就是将文件资料收集至库房即可，无需投入过多资金，没有海量的数据资源做基础，大数据技术无从应用，即使开展信息化系统平台建设，也是一种资源浪费[2]。

2.2 系统平台较为落后

大数据时代，数字档案资源在档案信息中的比重逐年增高，但由于档案管理软硬件设施跟不上时代发展的速度，对于数据的保存、管理、利用造成了较大影响。一是在硬件方面。数字化上没有配置高性能扫描设备、相机设备及其他硬件设施，对数字化加工进程有所影响，管理上没有配置先进性强、兼容性高的服务器、存储器，无法为档案资源的高效管理、开发利用打好基础。二是软件方面。大数据、云计算、5G、物联网、区块链等技术尚未被有效应用，档案系统功能单一，具备将电子文件导入系统，满足日常查询即可，对于自动分类、著录、数据挖掘、OCR识别、图像辨认等方面尚未开发相应功能，无法满足新时代档案多样化管理、多元化利用的需求。同时受系统底层构架、开发语言、操作系统、数据库类型的制约与差异，使得档案管理系统与行业内外其他业务系统存在技术藩篱，整体呈条块分割问题，数据信息不流通、不共享，与“互联网+”大数据环境优势相背离，影响了数字档案信息流转效率与开发利用价值。

2.3 管理体系不够健全

一是管理制度缺失，部分行业的档案工作不够规范，没有科学完善的制度体系做支撑，使得大多工作“干到哪儿算哪儿”，也没有设置专业的档案管理科室机构负责制度的制定、规范的设立、执行的监督，使档案的收集整理、分类著录、保存利用、共建共享等流程无法可依、无章可循，严重阻碍了档案数字化、工作规范化进程。二是标准不统一。数字档案的采集范围、归档格式不明确，使得不同单位人员移交的档案电子格式不统一，甚至有较多不具有显著价值的信息资源立卷归档，还需要档案主管部门进行二次筛选、加工、转化，无法实现电子档案与传统模式档案的有效融合，进而更好地发挥电子档案应有的职能作用，还大大增加了日常工作量。

2.4 信息面临泄露风险

大数据时代，虽然档案数字化管理能够提升档案管理的质量和效率，但是也面临着安全风险，如不加以重视，极易导致大量数字化档案的流失和损坏。一是管理人员档案安全管理意识淡薄，制度方面缺乏完善的数字化档案管理和监督机制，在实际管理利用过程中没有关注安全性，一旦信息被泄露，将会使电子档案数据通过计算机网络快速传播，可能导致不可预料的后果，严重损害档案的安全性与有效性。二是数据安全管理体系建设不完整，在软硬件、防护手段方面支持不够。在日益便捷的电子文件的共享和交流过程中存在着较大安全隐患，社会上的不法分子会利用各种手段破坏系统设置、攻击软件漏洞、窃取机密信息、篡改档案内容，造成无法挽回的损失。同时，在缺乏安全技术的支撑下，档案主管部门管理者也难以按照科学化标准进行分析处理，使得安全性、可靠性及合法性面临着极大的威胁。

3 大数据时代，电子档案数字化转型未来的创新与发展

虽然电子档案数字化转型已成为档案行业未来发展的必经之路，但是从宏观角度看，仍存在发展滞后、发展不平衡等问题，相当一部分单位仍处于纸质档案向信息化转变的初级阶段，这就需要相关部门单位快速启动数字化工作，并在制度流程、技术水平等方面加强建设，真正发挥大数据时代的优势。

3.1 优化数字化转型环境

一是各行各业档案主管部门领导者与管理人员要树立档案意识，创新档案管理理念，做好档案宣传工作，推动更多的档案工作人员转变思维观念，跟随时代发展脚步，适应新时代发展需求，注重现代化技术的更新和应用。要进一步强化依法治档意识，进而推进数字化时代档案管理工作走向法治化、规范化、合理化。同时，要加强服务意识，使自己能够站在利用者的角度开展工作，主动调整工作方式方法，利用大数据分析和人工智能专家决策，精准定位用户需求，智能推荐相关档案，为社会群众提供更加优质服务的同时也让档案的潜在价值得到充分开发。二是加快档案数字化加工速度，推进信息化建设进程，通过寻找具有涉密资质的第三方数字化加工公司，以婚姻登记、工人调配、知青下乡、人事调动等民生档案为重点，进行纸质文件的整理、扫描、胶装、生成目录、图像数字挂接、数据备份等档案整理工作，同时档案室严格把好质量关，对数字化扫描加工结果做到每日核对、及时完善，确保数字化加工的准确率，从而为大数据时代实现电子档案数字化转型创造良好环境[3]。

3.2 加强数字化系统功能

在大数据环境下，建立一套联合多部门、多行业的数字化档案管理系统，满足各单位及社会群众需求，已成为数字化转型升级之路的“标配”，但是平台建造也需注意以下几点，一是构建长效资金保障机制，着力推广“互联网+大数据+档案”的管理新模式，制定信息化建设方案的同时，积极申请专项资金，用于采购信息基础设施、安装数字化加工设备，也要为后期软硬件运维提供财政支持。二是扎实开展社会调研，寻找行业内应用范围广、使用方便快捷、技术成熟的云计算、区块链、人工智能等技术开发系统平台功能，全面打造电子档案管理新模式。例如，利用大数据技术对庞大的档案资源进行精细化检索，利用云计算技术对相关内容进行高度整合，再由档案管理人员提取信息，进行下一步的档案编研，从而打造新型开发利用模式。三是实现互联互通，共建共享，将电子档案管理系统与现阶段正在使用的OA办公系统、ERP系统实行无缝对接，彻底打破技术壁垒，推动电子档案数据在线传递、实时共享，加大档案文件利用率的提高，也为文件资料归档提供了较大便利。

3.3 完善数字化管理体系

一是在组织架构方面。各行业各部门要真正将档案信息化發展纳入重点工作，在单位内部设置档案信息化领导小组及业务科室，进一步明确档案工作职责，细化业务流程分工，制定发展规划，积极推进电子档案管理信息系统建设，做到专事有专人、专人行专责。二是制度建设方面。领导小组要深入学习《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》，结合自身信息化工作业务流程漏洞及存在的问题，全面优化本单位电子档案管理制度与业务工作流程，确保各项工作开展有法可依、有章可循[4]。三是制定统一标准体系。明确立卷归档范围与采集内容，确保各行业各部门历史留存档案能够完整保存，同时从制度层面明确数字档案格式，真正确保电子文件统一、规范，避免出现二次加工，全面采用双层PDF的格式，在保证电子文件清晰度的同时避免电子档案资源被恶意篡改。四是管理团队优化。各行业档案部门要积极引进现代化档案管理人才，扎实开展理论技能培训工作，不断为干部队伍注入新鲜血液，为未来档案资源数字化转型升级提供源源不断的动力。

3.4 重视数字化信息保护

一是在制度层面加强档案信息保护。不仅是针对库房的纸质档案文件，还要在电子档案安全管理制度上不断优化，依托制度的约束力将档案信息保护的责任落实到个人，让数字档案能够得到妥善保管。例如，制定《冗余备份制度》，根据档案的类型、数量、内容、保存期限定期开展多重备份、异地备份、异质备份，通过系统设定做到关键档案每周一次备份甚至是每天一次备份，保证电子档案数据库安全、可用。二是在技术层面加强档案信息保护。重视技术应用，并不断升级安全防护软件，有效管理档案数据信息，提升其安全性和可靠性[5]。例如，数字签名技术，让档案工作者用密钥对数字档案进行管理，其唯一性保证了档案资源不会随意被应用；防火墙技术，将档案管理系统的运行网络与互联网实行隔离，避免不法分子通过互联网对系统进行非法访问；区块链技术，利用其不可篡改的功能，防止在借阅过程中被档案利用者恶意损坏，保证了档案内容的原始性、真实性。

随着大数据时代的到来，各行各业都在推行信息化建设，档案作为重要信息来源，在社会公共管理与文化宣传层面扮演着越来越重要的角色，为此，相关部门要利用数字化手段进一步创新服务方式，革新档案管理发展理念，紧紧把握数字中国建设机遇，力求在信息化发展的道路上取得新突破，进而在新时代推动档案事业高质量发展。

参考文献

[1]段艳丽.数字化建设背景下档案管理模式的优化策略[J].黑龙江档案，2023（04）.

[2]张蔚.事业单位档案数字化管理的分析研究[J].陕西档案，2023（03）.

[3]林娟.数字化时代企业档案管理转型发展探讨[J].办公室业务，2023（17）.

[4]李嘉.新时期档案管理的数字化应用及发展趋势分析[J].档案记忆，2023（08）.

[5]陈博.电子档案数字化转型创新模式的管理研究[J].档案记忆，2023（09）.

作者简介：孙秀贞（1976—），大学学历，福建省漳州市医院馆员。主要从事档案管理研究。