会计师事务所项目管理信息系统开发建设的实践与探索

杨漫辉

本文以会计师事务所项目管理信息系统开发实践为案例，分析介绍了会计师事务所项目管理信息化实施建设的主要方法和内容。在实务操作层面，会计师事务所项目管理信息系统在设计和实施过程中，要充分考虑系统的可扩展性和可维护性，要有完整有效的实施开发流程做保障，同时还要考虑人员的培训成本、数据迁移和整合、系统兼容性等问题，而系统上线之后并不是开发建设的完结，还要不断追踪该系统使用结果，以此对该系统进行优化和二次开发，才能更好地运用这一系统，形成准确数据，更好地掌控项目进度、提高信息沟通效率，达到提高项目管理效率和精度，同时也通过案例实施示例提供了一些具体的探索参考资料。

一、引言

（一）会计师事务所项目管理信息系统开发的背景及意义

《注册会计师行业信息化建设规划（2021~2025年）》（以下简称《信息化规划》）明确提出，行业信息化未来五年建设目标为标准化、数字化、网络化、智能化。目前，大型会计师事务所在审计作业及其相关辅助系统不断投入实践，已获得一定成效。而会计师事务所（以下简称“会所”）作为一个架在“项目车轮”上的组织，项目管理和执行的好坏尤为重要。近年来，“会所”面对的项目种类繁多，项目数量和复杂度不断增长，人员流动比例也较大，项目管理的要求日趋复杂，我们应该充分运用信息化和数字化的手段解决这一问题。然而，市场上还没有与“会所”深度匹配的项目管理信息系统，随着中国信息技术和数字化的不断发展和推进，结合行业的《信息化规划》，“会所”可以自主开发建设或者不断完善自己的项目管理信息系统（project management information system，以下简称PMIS）。

目前，PMIS在注册会计师行业中的应用逐渐增多，用以提高项目管理的效率和质量，通过信息技术手段对项目进行全方位的管理和控制。我国一些中大型“会所”逐渐开始开发运用项目管理软件，但功能和技术不算成熟，大量的中小型“会所”也只是逐步尝试运用一些相对简单的项目管理软件。总的来说，我国“会所”PMIS的发展还处于起步阶段，还有很多内容需要探索研究，同时也要不断顺应数字化、智能化、个性化发展趋势，跟上我国数字化转型发展的步伐。本文首先对PMIS的基本理论和方法进行概述，用本人参与的“会所”PMIS开发建设作为研究对象，以系统开发实施的完整流程为主线，探索“会所”PMIS开发实践过程中的相关问题，展现开发建设过程中一些具体做法以供参考。

二、PMIS的基本理论与方法概要

（一）PMIS的定义和功能

PMIS是一种辅助项目管理工作的计算机信息系统，它能够帮助项目经理和团队成员、其他职能部门更好地规划和协调项目资源、任务、时间和预算。从其包含的内容功能来说，可以参考美国项目管理协会（PMI）的权威经典著作《项目管理知识体系指南（PMBOK指南第5版）》指出的项目管理中五个过程组：启动、规划、执行、监控和收尾；十个领域，分别是：项目整合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理、项目相关方管理。

（二）PMIS开发的一些基本方法

PMIS开发过程中我们可根据：1.国家市场监督管理总局发布的GB/T 25000.51-2022《软件产品质量要求和评价方法》；2.ISO9000国际标准中软件类的相关标准，并结合项目的具体情况来管控系统开发的整个过程和质量。

在上述两个标准的指导下，我们还应关注系统设计的原则，开发实施的流程以及IT技术路线的选取等重点内容。英国著名软件工程专家萨默维尔（Ian Sommerville）所著的《软件工程》一书中对软件系统设计提到一些相关原则，如：用户友好、灵活性、可靠性、集成性、模块化设计、数据一致性、安全性和权限管理、可迭代改进等原则；美国卡内基梅隆大学的软件工程研究所撰写的《能力成熟度模型》则阐述了系统开发初期如何制定计划、团队组成、数据准备、系统部署、测试、上线、优化改进等开发流程管控的一些步骤；在IT技术路线方面，Patrick Debois（DevOps之父）提出的DevOps概念是选择技术路线的重要原则，DevOps是一组过程、方法与系统的统称，用于促进开发（应用程序/软件工程）、技术运营和质量保障（QA）部门之间的沟通、协作与整合。我们可遵循DevOps的原理来选择合适的开发平台和工具（如Java、.Net、Go、Php或Vue、Angular、React等）；选择合适的项目管理工具和方法（如敏捷开发、瀑布模型等）；利用现有的技术和资源（如云计算、大数据等）来提高系统的性能。

三、开发的总体愿景

在准备系统开发之前，我们有必要对开发的愿景做一个总体的描述，以便指导整个开发工作。我们以特定的一家“会所”的PMIS开发建设为研究案例，该“会所”年均人数为410人，实施的主要业务为大型国企、上市公司、中大型民营企业、行政事业单位等各类审计、咨询项目，所内设有16个项目作业部门，同时设有11个职能部门，近三年年均项目数量2100个，属于一个部门设置较全面的中大型特殊普通合伙会计师事务所。

该“会所”作为一个具有一定代表性的机构，其业务具有自身的特点：项目类型多样、周期长、参与人员广泛；同时，该“会所”期望进一步解决对项目从设立、人员的分工及工时，项目质量控制、财务管理，档案管理、项目知识管理，人员和项目的评价、绩效等项目管理问题，全流程进行综合管控。基于这样的特点和诉求，我们设定系统开发的愿景为：在满足基本项目管理需求的同时，更关注如何通过PMIS提高项目管理的规范性和效率，确保项目质量和服务水平，真正实现该系统管理和服务的科学化和精细化，提高管理和服务的效能。

四、“会所”PMIS的開发实施流程

在明确总体需求之后，遵循卡内基梅隆大学的软件工程研究所（SEI）开发的软件成熟度模型开发的相关理论路线，我们可以制定一个完整有效的开发建设流程，根据时间顺序和工作逻辑总体可分为4个步骤，即项目前期准备阶段、开发实施、系统上线、追踪评估再开发，在每一个步骤中具体明确其工作内容和阶段性成果目标。

（一）项目开发前期准备

在项目准备阶段，首先要明确参与的人员和团队，同时该团队需要明确整个开发工作各阶段的工作目标、流程和一些保障措施，制作一系列具有操作性的开发实施计划文档，项目小组成员可根据需求自行设计各类任务表格，通过表格来落实计划的内容，确保项目在技术和业务上的可行性。

（二）项目开发的实施

系统开发阶段是PMIS建设的核心阶段，包括系统设计、开发、测试和上线等环节。在此阶段，项目作业部门、职能部门与开发团队密切合作，确保系统功能和性能符合需求。同时，成立由各级领导组成的项目监督组，根据项目计划对开发过程进行控制和管理，确保项目按时、按质完成。

该阶段可分为4个步骤。需求调研分析、功能描述与系统设计、软件系统开发、系统测试（含穿行测试）。

1.需求调研分析

需求调研分析是软件开发的重要环节，可基于总体开发愿景，项目管理信息系统的特征要求，对现行项目管理的做法以及其中的痛点、难点进行调研（如示例1）。

案例实施示例1  部分调研分析的描述

除上述示例内容外，开发小组还对项目技术支持、质控结点、项目数据安全等多方面调研，通过调研表单和人员访谈汇总调研结果，开发小组再对这个结果进行分析，形成可描述的需求定义，最终把这个成果用于整个系统的管理功能及IT部分的设计。

2.总体构架及设计

根据需求调研的分析汇总，我们进一步描述确定了该系统在管理功能和IT技术路线两个部分的设计。

（1）项目管理功能方面

期望项目管理系统能提供高效的项目管理功能、有效控制项目成本、强大的数据分析功能、集成化的财务功能、良好的用户界面、高安全性、灵活的扩展性、项目数据价值得到有效发挥、各相关信息系统实现数据互通共享等，同时消除“会所”项目管理的信息孤岛，把项目从投标、立项、项目工时及人员管理、质量控制、工作底稿归档、人员及绩效评价、项目技术创新等一系列管理内容集成于项目管理信息系统的相关功能中，即通过项目管理系统将这些专业化的管理领域功能和本所的实际情况与需求融合串联起来。

具体规划归纳为以下模块（见示例2）：

案例实施示例2  项目管理系统功能模块规划图

（2）IT设计部分

整个PMIS的需求分析结果和说明IT的部分系统包括软硬件平台、数据库、核心平台、专业应用、对外服务以及相应的管理体系的建设。从层次上分为基础设施层、平台数据层、服务支撑层、业务应用层（如示例3）。

在基础设施层，构建项目管理系统的基本服务体系，满足基于互联网与局域网的各项应用的需要；在平台数据层，建设一个数据高度集中的项目综合信息数据库。其中包括项目基本数据、业务数据等；服务支撑层为项目业务的各项应用提供基础的支撑服务；业务应用层借助服务支撑层提供的服务，建设项目管理系统的各项应用系统。

案例实施示例3  系统的总体架构图

3.软件系统开发

据上述管理功能和IT部分的设计，开始软件的系统开发。在开发过程中采用敏捷开发与迭代式开发方法，分阶段进行系统开发和完善，确保系统的质量和稳定性。使用Redmine集成化项目管理工具将项目管理信息系统与其他项目管理工具（进度管理、资源分配、成本管理等）进行集成，实现数据共享和协作。在系统的技术选型方面，考虑到系统的稳定性、可扩展性和易用性，选择采用基于Java的开发B/S平台、多层前后端分离微服务架构，数据库方面选择MySQL支持读写分离模式和分布式部署。

案例实施示例4  IT系统技术架构图

4.穿行测试该系统

测试阶段是系统开发初步完成的重要节点。系统测试版上线后，进行系统测试和维护工作。以下是项目信息录入示列图。

案例实施示例5  项目信息录入图

（三）系统上线

该阶段可按照已审定的《项目管理系统实施方案》《项目管理办法》《用户权限说明》《系统操作手册》等相关制度和手册实施细则进行数据准备，人员上线培训，建立上线沟通渠道，运用该项目管理信息系统。

（四）维护、追踪评估和再开发

1.维护系统

维护该系统是一个软件系统开发完成上线后的首要工作任务。通过系统维护来评估整个开发过程中遇到的问题和相关成果，对此进行分析评估，也是一个项目系统开发的重要环节。

2.系统的评估、追踪和再开发

系统运行后，开发小组相关人员应对系统的使用情况进行追踪和评估，特别是关注该系统所有使用者的评价。对于系统实施运行中积极、有效的功能进行记录、评估（如示例6），以便于后期不断优化。

案例实施示例6  实施上线后达成的部分效果描述

另外，对于一些运行不畅、消极的相关功能和堵点，要立即加以分析汇总，两方面的最終评估结果都将会用于系统的二次优化或者开发。

五、经验与启示

通过以上所述的实践与探索，我们更深刻地认识到了PMIS的引入对于“会所”不仅提高了项目作业执行的效率和精细度，而且还促进了团队协作和信息共享。

从上述案例中，我们可以得到一些实践经验和启示。

首先，成功的系统实施要有完整有效的实施开发流程做保障，需要充分计划和准备，制定详细的实施计划和时间表，大力进行系统相关的宣传工作，以帮助员工认识接受新的系统，建立有经验的项目管理团队来监督实施过程，并确保按计划进行。

其次，在“会所”开发PMIS时，需要考虑一些挑战，如培训成本、数据迁移和整合、系统兼容性等。在设计和实施过程中，要充分考虑系统的可扩展性和可维护性，以确保系统的长期稳定运行。此外，还应关注系统的监控和评估，及时发现问题并进行优化和改进。

最后，引入项目管理信息系统可以提高项目管理效率和精度。“会所”可以更好地掌控项目进度、提高信息沟通效率和数据准确性。

总之，随着信息技术和人工智能的不断发展，“会所”PMIS的应用将越来越广泛，可实现用数据驱动来做好“会所”项目管理，还可以通过智能化工具进一步促进项目的更高效执行；不断整合各类项目管理工具和“会所”作业系统，实现多个系统的无缝对接，搭建全面的“会所”管理平台。

［作者单位：中审众环会计师事务所（特殊普通合伙）］