探析内部控制在现代商贸企业中的应用策略

王志 四川盛世大信商贸有限公司

引言

“十四五”规划期间，我国确定了消费为经济增长的核心驱动力，这无疑为国内外的商贸企业提供了一个极好的发展机会。但是，随着中国对零售行业的政策管控逐步放松，商贸企业正在遭受全球经济一体化和新兴商业模式的冲击。在机遇和挑战面前，加大企业内部控制力度，提升企业内部控制水平已经成为商贸企业内部控制和接受外部监督的主要任务。

一、企业内部控制概述

（一）内部控制的概念

内部控制是指一个企业内部的运营控制系统，即确保企业的经济活动能够顺利进行而实施的一揽子管理策略。内部控制不仅涵盖了企业领导层用于授权和指导经济活动的各类手段，同时也包含预算、审查、分析各类信息以及报告的流程和步骤，以及针对企业经济活动开展的全面规划、监督和评价等各类规章制度。

（二）内部控制的意义

企业的管理决定、目标构建、法律法规都构成了企业运营管理的核心环节，能够对企业的财务操作、策略布局、行为准则及流程产生有力的约束。换而言之，企业的内部监督是全面执行国家法律法规、企业规章制度的坚实支撑，具备很强的针对性。因此，需要把企业的内部控制体系融入企业所有环节，以确保企业的管理规划和决定顺利执行。内部控制体系是内控指引与评价指引的综合应用，通过落实企业购销和财务数据的核心控制，对财务运营和业务操作实现严密的监督和限制，从而有效预防各类经营风险，推动企业长效发展。

二、内部控制在现代商贸企业中的应用现状

（一）内部控制认识不到位，内部控制环境薄弱

传统观点将内部控制局限于财务审计的狭隘领域，并视其为审计工作的一部分，对内部控制认识不到位，导致目前企业内部控制管理存在如下几个问题：第一，部分企业管理者对于内部控制的理解有所偏差。部分管理者认为内部控制要求相互制约，相互监督会影响企业管理效率。内部控制过分依赖直接的权力，而忽视了授权的重要性。这种做法导致管理较为僵化，使得企业无法适应快速的环境变化。第二，部分投资人或企业管理者认为内部控制成本与预期效益回报存在矛盾，得不偿失，即过度的内部控制可能会增加企业的运营成本，并未真正推动企业发展[1]。

（二）商品进销管理不科学，严重影响企业发展

第一，产品采购环节不科学，产品积压滞销现象严重。产品采购没有遵循以销定采原则，产品采购数量与结构失衡，因没有市场需求或需求小，进而导致库存积压，而上架时间、系列不足、库存、陈列与销售的不匹配也会对商品的店铺销售管理产生影响。行业特性要求产品的上市时间必须与相应地域的气候和温度保持一致，如果对上市时间的控制出现错误，将会导致产品销售周期的人为缩短，最后可能会对企业利润产生影响。第二，定价机制不完善，采购中存在利益输送或腐败问题。企业在选择供货商时未能遵循科学性、实际性原则，部分管理者以权谋私，选择相熟的供货商，给企业效益带来影响。第三，销售定价不合理，缺乏商品管理的规划和计划。合理的商品定价与商品促销是商品销售不可或缺的一环，初期引入和成长期实际上也是商品的高毛利期。在正价和高折扣阶段结束后的季末，也就是通常所说的季末清仓打折期实施合适的折扣和活动方式，不仅能够顺利地完成库存的季末清理，还能提高销售效率，是获取全年商品毛利的一种方式。

（三）内部监督机制不健全，信息沟通渠道不畅

尽管许多企业已经构建了自己的内部控制机构，但部分企业仍未形成完善的管理框架，内部监督体系不完善，具体存在以下几点问题：第一，部分企业仅仅遵循国家对内部控制的标准，构筑基础的管理流程，这种管理框架并未形成一个完整的闭环。部分企业仍倾向于采用传统的运营方式，缺乏设定限制和预防措施，更多地关注事后管理，而忽视了事前和事中预防，企业在预测和控制商业风险和财务风险方面的工作相对较少，更看重对金钱、物品等实体资产的管理，却忽略了对人力、信息、文化等非实体资产的管理[2]。第二，内部监督评价体系不完善。当前我国大部分商贸企业并没有建立一个完善的内部监督评价机制，难以对审计部门职责设置明确的规范和标准，从而导致企业对审计人员考核上缺乏明确的标准，奖惩不明，导致监督人员的积极性不高，企业内部管理也无法实现预期目标。第三，信息沟通渠道建设不力。在信息沟通与管理中，商贸企业的投入远远不够，科技迭代速度较慢，极大地削弱了企业内部信息传递的实时性与精确性，使得本就繁杂的内部监督管理流程变得更为复杂，阻碍了商贸企业的高效发展。

（四）内控组织架构不合理，组织管理模式僵化

现代企业体系需要企业构建一个具备产权明确、职责清楚、管理科学的企业体系。第一，企业内控组织架构不合理，治理架构形同虚设。尽管现在一些企业根据《企业法》的相关条款已经设立了股东大会、董事会、监事会、经理层等相关的组织结构，这些结构的设置也满足了企业内部控制管理的需求，并且建立了相应的内部控制体系，但是在实际操作过程中，企业在做出决策时仍然坚持“一言堂”的模式。监事会失去其监管的功能，董事会中的独立董事也无法保持独立，进而导致企业治理架构建设毫无意义。第二，企业内控机制不健全，组织管理模式僵化。部分企业内部控制机制不健全，工作流程模糊不清，管理权责不明。当相关部门遇到意见分歧的问题时互相推诿，各自独立问题严重，进而导致内部控制的效果大打折扣。当今社会，企业间的竞争愈发剧烈，企业承受的经营风险也在逐渐增加，这种情况下，如果企业的内部控制执行不到位，那么企业就很难实现良好的发展。

（五）内控评价体系不完善，内控执行效果不佳

第一，内部评价权责结构不合理。部分企业选择利用监管功能取代内部控制评价，企业各部门领导之间存在着相互监管和依赖的关系，而基层员工属于从属地位，在执行内部控制监管时缺乏发言权，也没有有效的管理手段，因此在进行内部控制体系评价时，无法顺利进行内部控制工作。这种情况的主要原因在于内部控制评价体系的权责分配设定不当，缺乏有力的内部控制评价工具，导致内部控制评价的效果未能达到预期。第二，缺少统一的内部控制评价标准。我国政府机构通常会对内部控制的全面性、有效性与合理性做出评价，但是并未明确规定评价过程应该如何进行。因此，无法为企业内部控制评价提供实质性的引导，这就导致各个企业的管理者在进行内部控制评价时没有统一的标准，无法对各个企业的内部控制有效性进行评价和比较[3]。

三、内部控制在现代商贸企业中的应用策略

（一）提高内部控制认识，优化内部控制环境

第一，提高对内部控制的认知。企业管理层和员工需要严格自我约束，遵循内部控制的标准，同时也需要妥善管理内部控制流程，加深对内部控制主体的认知，建立内部控制指导思想，根据相关法规持续提升企业的内部控制质量。第二，强化内控体系构建，明确内部控制路径。根据企业的具体状况识别出存在的不足，接着有目标地执行内部控制任务，同时保证在执行过程中的有力监管。第三，对所有员工进行强化指导，促使各员工积极参与内控管理当中，以此提升内部控制效率。同时，企业管理者也需要提升自我认知，理解企业内部控制的重要性和人性化的价值，持续优化内部控制体系，严格执行内控工作方案，提升内部控制效率，并塑造全员参与内部控制的企业文化。

（二）加强商品进销管理，提高企业运营效益

第一，构建科学的进销存管理系统。科学的进销存管理系统包括确定进货和销售的步骤，设立精确的数据收集和记录系统，以保证数据具有实时性和准确性特征。同时，还需要制定清晰的管理策略和流程，保证各个环节的工作能有序推进。在构建管理系统时，可以利用ERP 系统等现代信息技术协助管理，自动化地收集和分析数据，从而提升管理效率和精确度。第二，精确预测需求。优秀的库存控制任务必须精确预估需求。透过解读历史销售记录、行业走向及竞争者状态，能够设立适当的营销策略与采购方案，防止商品供应不足或短缺。而精准预估需求的核心在于数据解读与市场探究。企业可以运用现代的数字化分析技术与市场研究手段，收集更精确的消费者需求，进一步构建出更为合理的进销存策略。第三，优化采购管理。在进销存管理过程中，采购占据着关键的位置，它直接影响着成本的调整和产品的品质。为了优化采购管理，企业可以通过寻求众多供应商，从而减少采购风险和费用。定时审查供应商，对供应商的表现进行持续审查，以保证其服务和产品的质量符合规范。运用尖端的采购方法，例如电子竞标、电子采购等，以提高采购效率和公开性。第四，加强销售管理。企业的盈利来源主要依赖于销售，所以在产品进销管理过程中，销售管理起着至关重要的作用。为优化销售管理，企业应该依照需求预估与市场状态设立适当的销售方案，涵盖销售目标、销售战略等。对销售人员进行培训，增强其营销能力与服务观念，以此来增加顾客的满足感。设立营销方针，清晰地设立营销方针，例如价格方针、售后服务方针等，以此来保证营销流程的合法与公正。

（三）完善内部监督机制，畅通信息沟通渠道

强大的内部监督机制能够让内部控制体系发挥最大效用，只有稳固的制度保障并持久地执行，才能有效地执行内部控制工作。因此，如何更有力地加强企业内部控制监管至关重要。新时期下，完善企业内部监督机制，畅通沟通渠道是加强内部控制的关键。第一，企业领导者需要进一步加大监督力度，不仅要检查内部控制的不足，还要妥善应对内部控制执行过程中出现的执行错误、执行人员故意欺诈等不良状况。第二，建立全员内控体系。为防止形象工程出现，企业管理者需要主动向员工解释内部控制的含义和功能，以此来进一步增强内部控制的影响力。同时，设立内部审计职能部门也是执行内部控制的关键，为了确保这些部门具有独立的权威性，应由独立于财务部门的人员直接担任该部门的负责人。审计人员需要坚持公平、公正和客观的原则，确保自己的职责不受外部因素的干扰。第三，加强企业内部信息沟通，畅通内部信息沟通渠道。积极组织各部门召开业务交流会，就部门内部控制做法交流心得，对降低企业运营风险与完善业务工作流程建言献策。同时，应构建企业的内部控制规则操作平台，畅通信息交流渠道，从而增强企业内部控制实践效果。

（四）优化内控组织架构，推行不相容职务分离

第一，设置适当的限制措施，以阻止决定、管理和监管的权力过于集中于一人，从而丧失了内部控制的约束作用。引入利益相关方对经营者权利进行审查，检查是否有过度集中的状况。一旦察觉到问题，有权要求监管机构进行审查，并针对审查过程中发现的问题给出修正意见。第二，强化内部控制和治理结构之间的联系。若企业治理结构不健全且与内部控制无法有效衔接，即便设立了严格且完善的内部控制体系，也将难以执行并获得预期的控制效果。第三，推行不相容职务分离。为了避免出纳员同时承担稽查、会计资料存储以及收益、开销、成本和债务账单的记录任务，企业的财务专用印章和法人代表个人印章应该由不同的团队来进行管理，而且财务专用印章和银行汇款应该是由会计和出纳员共同维护；清晰地划分了记账员、经营决策员、资产存储员之间的职责边界，让他们彼此独立、彼此制衡。通常，对于所有的经济活动，无论是整个流程还是其中几个重点步骤，都需要设置两个或两个以上的部门员工来进行分配，互为限制。

（五）完善内控评价体系，控制经营运作关键点

为保证企业内部控制体系有效实施并产生较好的效果，同时能够在内部控制过程中适应新的环境和变化，必须建立科学的评价考核机制。在构建完善的企业内部控制管理体系的同时，也需要配备完备的评价考核方案，以确保内部控制管理的有效执行。第一，企业需要加强对内部审计的把关，让企业领导层对内部控制制度与执行情况有更深入的了解，也能给出对于优化内部控制的积极建议。第二，根据实际情况制定绩效评价标准，确保考核标准的科学性和合理性，保证公正性和透明度，从而能够准确地评价员工的实际职责。同时，企业也需要依照商业环境的改动及内部管理的目的，及时修改绩效评价的标准，从而增强绩效评价体系的弹性。第三，加强过程管理，提高评价工作成效。身为负责内部管理评价的主管机构，必须设计出具体且真正可执行的评价任务计划，清晰地指出评价的主题、手段、标准以及在评价过程中的内部交流模式与策略，以确保评价任务的规范性。编制与内部管理评价相关的专业材料并开展专项培训，让评价团队能够精确地理解评价任务所需的专业技能以及评价任务的步骤、手段和标准。

结语

综上所述，随着市场经济飞速发展，经济一体化步伐不断加快，这也使得企业的运营管理风险日益增大。为了更有效地应对这些风险，完善和优化企业的内部控制管理是当下商贸企业的重点。通过建立和执行完善的内部控制管理制度，可以提高企业的运营管理效率，增强企业的整体竞争力，从而有效地保障企业总体目标顺利实现，并有助于企业在激烈的市场竞争中始终保持领先地位。