集中招标采购模式供应商管理机制分析

刘 毅

(阳泉煤业集团物资经销有限责任公司，山西 阳泉 045000)

0 引言

随着市场经济改革的不断深入，使得集中招标采购模式不断扩大应用范围，这主要是因为企业生产物资种类及数量快速提高，致使供应商规模不断扩大，而实行集中招标采购可以对供应商实行精细化管理，提高企业议价权。 同时，集中招标采购还可以避免企业出现重复采购情况发生，优化企业内部资源，再结合信息化管理技术，就可以实现与供应商有效联系，确保企业供应量始终处于稳定状态，增强采购工作透明度与公平性，为企业快速发展提供良好帮助。 文章通过对集中招标采购模式供应商管理机制进行深度探究，并利用科学有效措施解决遇到的问题，旨在为相关研究人员提供有价值的参考。

1 集中招标采购管理模式概述

集中招标采购模式主要是企业各部门及分公司物资或服务采购需求的整合，这样就可以形成物资及服务集中管理。 这种管理方式是转变分散管理模式，加大对供应商管理力度，对不同种类供应商实行分类管理，使企业议价权得到进一步提升，压缩企业采购成本。 目前，部分企业都实行分散与集中招标采购混用情况，而集中招标采购主要是针对大宗生产物资采购工作，使企业可以按照物资采购需求而制订出招标采购计划，让供应商可以按照不同交货时间来安排生产计划，使企业采购工作更加合理。而分散采购主要是企业各部门及分公司按照物资使用需求而自行采购。 由于生产物资较为分散，这使得企业议价权难以提升，还会额外增加采购人员编制。 通过对两种招标采购模式研究发现，集中招标采购具有非常明显优势。 一方面，可以集中采购人力资源，提高采购人员专业性；另一方面，还能确保物资质量，节约更多采购成本。 而实行集中采购管理模式时，对各项招标采购工作流程和细节加以明确，选择更多优质供应商，使企业供应链更加稳定[1]。 由于生产制造企业需要大量生产物资，且生产物资种类也相对较多，如采用分散招标采购方式，则会加大采购部门工作强度，甚至会发生重复采购情况，增加企业资金支出。 而企业在全面实行集中招标采购管理模式时，可以将各部门及分公司物资使用需求加以统计，降低招标采购成本，还能在招标采购过程中了解供应商经营情况，构建出完善供应商信用评级体系，使企业生产物资招标采购工作形成完善体系，使企业生产经营成本得到有效控制。

2 集中采购招标模式下供应商管理策略

2.1 加快信息系统平台建设速度，加强管理流程监管体系建设

在全面实行集中采购管理过程中，势必会遇到各种问题，由于部分企业采购数量相对较少，势必会降低供应商合作意愿，这将直接影响企业生产效率。在社会主义市场经济时代，企业应加大采购招标信息化系统建设力度，以此来提高企业招标采购工作效率与质量。 企业首先就要充分利用互联网及信息技术优势，在结合企业所处行业采购招标工作特点，构建出适合企业采购需求的管理系统，使供应商可以通过在线访问招标需求网站就可以了解到企业需求。 其次，企业需要定期对采购招标系统加以更新和优化，使实际采购需求能够和公开需求数据相互匹配[2]。 再次，企业需要根据不同物资采购标准而制订出统一名称和计量单位，使供应商可以直接了解企业实际需求，方便供应商按照企业要求和标准做好招标准备。 最后，企业还可以按照不同物资招标要求，将不同供应商纳入内部信息管理体系中，可利用钉钉或微信等聊天工具直接联系，从而了解供应商实际情况，提升采购工作信息化水平。

企业采购工作需要按照实际生产制造需求制订出物资采购计划。 招标采购部门应加大对企业生产物资需求调查力度，并制订出科学合理的采购流程，最大限度地利用好现有企业资源，对生产物资运输、人工及仓储成本要予以核算，对所有存储物资数量要加以统计，确保物资采购能够和企业实际需求匹配，提高企业资金利用率和生产效率。 同时，招标采购部门还应当根据不同物资种类采购计划制订完善招标机制，要求所有采购人员必须按照规章制度开展招标工作，记录好各项招标采购工作细节，方便企业内部核查，使招标采购工作能够公平合理开展。采购部门应定期对招标采购情况及凭证加以审核，对物资采购成本及采购数量加以统计[3]。 另外采购部门还需定期对物资存储情况加以监管，按照各项物资存储要求而构建相应环境，确保存储环境始终满足生产物资仓储需求。 企业应当加大集中仓储建设及管理力度，尽可能压缩供应链长度，使生产物资采购能够和企业实际需求匹配，减少生产物资积压情况，提高企业资金利用效率[4]。 此外，企业还可以实行代储代销生产管理方式，以此来实现零库存管理，这样能够大大减少生产物资采购及仓储成本，提高企业经营管理效率。

2.2 对供应商合理评价，加大双方沟通力度

供应商评价是提高企业采购招标工作质量关键所在，更是集中招标采购模式开展重要因素，这需要企业根据不同供应商情况制订科学合理的评价标准及方式，以供应商提供服务及物资质量作为出发点，按照多维度评价方式来对供应商实行集中管理，确保供应商能够按照采购合同要求提供各项服务及物资[5]。 在完成交易后，采购部门应认真填写供应商服务质量及履约能力表格，对供应商提供服务或物资情况要客观描述，这样才能筛选出优质供应商，使企业生产物资采购工作能够有序进行。 同时，企业还要加大和供应商联络机制建设力度，定期和供应商商讨成本、供应计划及质量控制方面信息，确保供应商提供服务及质量能够符合企业需求。 此外，采购部门也应当成立供应商联络岗位，以此来解决生产物资供应中出现各种问题，定期到供应商企业进行访问，了解物资供应中遇到难题，提高供应商与企业密切度，如供应商距离较远，可以采用互联网来加大双方沟通力度，使双方信息数据交流能够更加密切，确保供需双方关系得到有效提高。

2.3 加快供应商科学分类建设速度

供应商是确保企业生产经营的重要资源，企业需根据不同供应商合作情况而实行分类管理，将招标采购工作重点放在合格及优秀供应商中[6]。 对双方始终保持良好合作关系的供应商，可以通过签订战略合作协议方式来加大合作力度，但仍然需求对供应商履约情况加以审核。 企业管理层也要定期参与供应商评审工作中，确保供应商能够按照企业要求而提供各项服务或生产物资[7]。 企业可以按照不同方式而开展供应商分类工作，如供应商所在行业特点、物资采购需求及方式等，企业再根据不同类别供应商而制订出管理措施，实现供应商统一管理和分类合作目标。 此外，企业还可以按照供应商物资供应能力和经营品种实行分类，根据过往合作经历，制订出不同合作等级和信用标准，再以合作等级及信用情况而选择合作对象，以此来提高企业集中招标采购工作质量。

2.4 签订战略协议，构建履约评价机制

企业针对优质供应商签署长期战略合作协议，可以有效提高企业供应链安全重要措施，是实行集中招标采购系统的关键所在。 在和供应商签订战略合作协议后，企业既可具有更大议价权，还能确保生产物质供应质量。 这需要企业根据年度和季度生产物资需求，制订出科学合理的采购计划，再根据采购数量和持续时间来确保战略合作伙伴，将采购及交货时间予以明确，对所有战略供应关系实行集中管理。 双方管理层也应当加强互动，采购部门需制订完善战略协议商讨、签订及履行流程。 由于我国企业信用评价体系依然有待加强，这需要企业加强供应商履约评价机制建设速度。 企业应在衡量价格的同时，还要考虑物资或服务质量，对供应商经营、财务和口碑资料信息加以收集，从多方面构建供应商履约评价标准[8]。 企业在开展供应商履约评价体系建设中，应按照年度或批次作为评价时间，对各项履约情况细节资料加以完善，以此来形成完善评价标准，在综合方面信息对供应商实行分级管理。

2.5 构建集中采购约束机制，优化供应商管理细节

集中采购约束机制是实行采购招标集中管理的重要实施路径，也是加强企业生产物资管理质量的主要发展目标。 企业应当根据集中采购约束工作特点，将所有采购人员职责加以明确，再联合生产、财务、仓储等部门商讨采购约束要点，形成完善内部监督管理体系。 由于各项生产物资都会受到市场经济影响，采购部门应当设立商情分析岗位，对关键生产物资要加以分析供需关系，必要时可以对关键物资实行套期保利，减少因重要生产物资市场价格波动而对企业产品生产影响，提高企业抗风险能力。 企业应当构建采购人员内部监察体系，提高采购工作透明性。 此外，企业还需要根据招标采购工作特点，而构建供应商监管制度，对供应商生产、财务、商务及行业等重要数据信息加以收集，减少因供应商财务及生产情况变化而对企业造成影响，确保企业供应链能够保持稳定。 这需要企业提高对供应商预评估工作重视程度，加强数据收集及现场核查工作，再通过多方面资料来对供应商经营情况展开评估，确保供应商能够按照合作协议履约[9]。 在开展预评估工作时，要根据供应商不同等级而开展逐一核查，在开展招标采购工作时，需要按照预评估情况作为合作的重要因素，使企业招标采购工作能够形成完善体系，减少招标采购中人为因素影响，使企业供应商管理工作质量得到快速提高。

2.6 加强管理制度及人员培训

集中招标采购主要是将企业采购行为统一，但在全面实行初期，势必会出现诸多问题。 企业应根据问题严重性而逐渐完善，减少因采购制度问题而出现经济损失。 企业首先需要根据生产物资采购情况而初步确定集中招标采购框架，结合以往采购管理制度优点，加大采购过程监管力度，不断完善集中招标采购细节，减少因制度缺失而造成损失。 采购部门需要明确每个工作岗位主要职责，将岗位责任制落实到个人，增强采购人员责任感。 人力资源部门需根据采购工作特点而实行绩效考核机制，将每笔采购工作纳入审核体系中，将采购工作重要指标加以明确，使采购人员能够将采购工作和自身收入挂钩。 内部控制部门也要加强对采购文件和凭证核查工作，确保招标采购工作可以做到公开公正。 由于实行集中招标采购主要是采购部门工作职责，采购部门应加强工作人员培训体系建设，制订出岗前及日常培训计划，全面提高采购个人工作能力和职业操守，使采购人员工作质量得到根本性提升[10]。同时，人资部门应适当提高采购工作人员招聘门槛，加强采购人才储备，构建出完善采购人才梯队。

3 结论

综上所述，集中招标采购管理是提高企业物资采购工作质量的主要实施路径，也是减少企业采购成本的重要措施。 企业应不断加大对集中招标采购的研究力度，结合企业经营发展情况而优化采购管理制度，提高供应商管理工作质量，加快招标采购信息管理系统建设速度，科学合理地管理各类供应商，构建供应商内部评级及信用体系建设，对优质供应商要实行特殊管理，针对大宗生产物资采购，还应当实行战略合作协议制度。 同时，采购部门也应当加强人员培训及监管体系建设，提高采购人员从业门槛，为企业快速发展奠定良好的基础。