财务记账中原始凭证的合规性问题及其对策探讨

何虹霞

（重庆永健生物技术有限责任公司，重庆 402460）

财务记账是企业内部管理中非常重要的财务管理活动，因此，是企业管理、决策、缴税及审计的基础。而原始凭证又是财务记账的依据，原始凭证是否合规，直接关系财务管理的效率与水平。

一、原始凭证及合规性的含义

原始凭证，指企业在经济活动中从外部取得的，或者企业内部人员编制的各种表单、单据、凭证。前者涉及飞机票、火车票、发票、货物运单、增值税普通发票、增值税专用发票等；后者涉及入库单、领料单、工资表、生日礼金发放表、折旧计提表等。合规性，指企业及所有员工的经营及管理活动必须遵守监管机构规定的法律法规、行业自律规则、企业内部管理规章制度及诚实守信等准则。

原始凭证的合规性问题，历来受到各主体的重视。纵观我国历史，早在周朝就有了专门管理这些的“司金”一职，后来的历朝历代都有所改进。新中国成立以来，所制定的《会计法》及其他诸多相关规定，包括后来各种相关法规的多次修订，都包含着对这一相关问题进行的适应时代变化的改进。随着新时代电子信息技术的快速发展，原始凭证的载体及形式也发生了很大变化，从过去手写到后来的打印，再到现在的电子普通发票、电子专用发票形式，原始凭证的合规性也必须随之改变。在过去的手写方式下，税务机构仅知道某单位领了多少本发票，发票号是多少号至多少号，但自电子化发展以来，开具的发票全国联网，开票的时间具体到某日某时某分某秒，项目名称、规格型号、金额、数量、购货单位等要素资料的网上信息一应俱全，通过电子税务局就能查到企业开具或收到的发票具体信息。

二、财务记账中原始凭证的合规性问题

如前文所述，原始凭证根据凭证来源分为第一大类和第二大类，那么其问题也主要表现在两个层面。

（一）第一大类原始凭证的合规性问题

长期以来，第一大类的原始凭证一般都是由经办人签字，部门负责人、分管领导、总经理签字后就到财务报销后做账，在这一系列流程中隐藏了较多的合规性风险，主要包括以下几种：

1.报销单据上负责签字内容不完整。工作实践中经常出现签字人签字仅签名字，但这个名字代表什么，久而久之，经常难以说清楚。所以，签字人在签字时，一定要简要地表述清楚。例如，没有入库单的物资采购，部门负责人一定要在签名字时表明“已收”“属实”，“已验收合格”等字样来表明这张发票的经济性质已经完成，实物已经交付。

2.发票的取得是否合规，应当在费用转出前及时查验。当前，各行业企业都逐步开始应用电子发票，电子发票便捷、速度快，能满足日益增长的经济发展的需要，但同时也给了假票分子可乘之机。对方发票开了，但对方公司不去报税，从而多年以后税务通知收该发票的企业，此发票是虚假发票，怀疑不是真实业务取得的，该发票作废，但该发票在报销当月，企业已经作为相关的费用，作为成本费用已经抵减了收入。而现在因销方（开票方）的原因形成了虚假发票，需要在当期转出成本费用，不能作为报销做账的原始依据，给企业和经办个人都造成了损失。

3.开具的发票内容是否齐全、发票是否真实，在财务记账时就必须填写齐全。市场上假发票层出不穷，这些票据看似真发票，但在电子税务局里面输入发票号码却查不出来，有时即使是真发票，但开具发票的内容却不完整，如购买方名称、纳税人识别号，货物的准确名称、应税劳务的名称、单位、数量、单价、金额等经常出现不完整或不准确问题。

（二）第二大类原始凭证的合规性问题

1.企业内部控制制度不健全、未落实，财务管理松弛，缺乏严格规划的验收审批制度。一些财务人员在编制各种表单、单据、凭证时，责任心、原则性不强，规范性不够。对表单、单据、凭证制作没有按照有关规定执行，审核把关原则性不强，有的单据以领导审批代替财务审核，只要是领导批的，不管什么支出都进入财务记账。

2.研发费用是企业自行开发无形资产时发生的成本支出，包括耗费的材料、劳务成本、注册费、使用的其他专利权和特许权的摊销等。研发费用的原始凭证，就是投入研发的材料发票、领料单，以及研发人员的工资、社保、福利费、差旅费发票等，这类原始凭证与其他费用一样取得对应的发票、合同等相关单据，并按实际发生情况进行归集。但部分企业的研发费用的记账没有写明事实依据，编制的记账凭证分类存在不清晰等问题，进而容易引发原始凭证的合规性问题。

上述票据合规性、合法性、合理性问题非常突出，稍有疏忽，就会给企业的正常运营和发展带来法律风险。

三、解决原始凭证合规性问题的对策建议

（一）解决第一大类原始凭证合规性问题的主要对策

1.记账凭证以及附在记账凭证后面的发票及原始单据、会计账簿等在记账时就需要把摘要写清楚，把属于经济业务的时间和主要内容总概写明，如某单位、主要事项等，从最初记账时就要做好，按会计法规和税法的规定进行记账凭证的编制、审核。这样在需要编制各职能部门要求的报表的时候，直接从账套中引出来，以引出的报表资料为基础，进行相应表格的编制。

2.取得的发票在电子税务局进行入账登记，入账登记时会输入发票号码以及取得时间，这样就能核对出该发票的真实性，以及是否冲红、作废处理，入账登记后销方（开票方）如果需要对该发票进行冲红、作废处理，那么必须经发票取得方（购买方）在电子税务局里同意后才能对该发票进行冲红、作废处理。这样可以完全杜绝假发票、作废发票。

3.与信用较强的经济实体公司进行业务往来，坚决拒绝与皮包公司进行任何的业务往来。避免因对方公司长期不进行纳税申报，即使发票是真实的，在电子税务局里面也能查实，但因销货方不进行纳税申报，无法证实其经济业务，造成该发票被税务警告不予做账处理所带来的麻烦。

4.条件许可条件下，企业可以与携程商旅、阿里商旅等平台建立起合作关系，员工因公出差发生的住宿费、机票、打车票通过平台进行订票，首先员工出差提出出差申请，经相关部门同意后在平台选择适合自己的选择订票，按照员工级别、出差天数、出差地点等进行预订。提供的发票由合约平台提供，这样取得的发票合法、合规、合理，可以为企业后续的做账原始凭据资料提供坚实有力的保障，同时，由企业与平台直接结算各费用，这也减轻了员工因出差产生的备用金负担。

（二）解决第二大类原始凭证合规性问题的主要对策

1.企业内部的财务管理人员在制作原始凭据时，必须强化岗位责任意识，规范意识。财务人员要认真执行《会计法》和《发票管理办法》的有关规定，严格把好原始凭证审核关，操作中注意以下事项：

（1）领料单、入库单等自制单据尽量使用财务系统里面的模块进行打印。

（2）所有需手写的单据填写必须使用碳素笔或黑色墨水的钢笔，不能使用油笔，铅笔以及红笔。

（3）单据要全部粘贴在报销单据粘贴单上，粘贴单据中不能夹有订书针、大头针等金属物品。

（4）所有单据从右到左，呈梯形，先小后大进行粘贴，多出的部分可向内折叠起来。

（5）粘贴处各个地方都要对齐，不可超过粘贴单的边界，每张票据错开约1cm的距离。

2.研发辅助账应该直接从账套中引出来，根据相应的栏目进行分类填报。同时注意，研发费用的分类辅助账的记账一定要找到相应的事实依据，如原材料、工资薪金、折旧、实验费、办公费、研发人员考勤、研发项目的工时打卡等报销时都要依据项目指定的栏目找到项目中的开支依据，然后在编制记账凭证时，根据票据进行研发项目和研发费用的对应分类处理。

同时，在日常工作中，加强对业务部门及财务人员的财务知识培训，定期召开财务人员工作例会总结工作中发现的问题，及时总结出改进的方式方法。使企业合理、真实的经济业务进行更快、更好地合规、合法报销。