干部人事档案管理提质增效路径探析

摘要：干部人事档案管理提质增效是干部人事档案资政作用得以充分发挥的重要前提，是加强干部人事管理的重要基础。现阶段干部人事档案管理工作中，制度建设尚不完善，基础设施建设相对滞后，档案管理人员管理理念有待更新、专业技能有待提高，导致干部人事档案管理质效不高的问题。本文基于问题导向原则，提出了更新档案管理理念、健全考核问责机制、注重管理技能提升以及加快基础设施升级等建议，为提升干部人事档案管理质效提供了经验借鉴。

关键词：干部人事档案；智慧档案管理系统；问责机制

DOI：10.12433/zgkjtz.20243447

一、提升干部人事档案管理质效的意义

干部人事档案管理除档案材料收集与审核、材料归类与整理、目录编制和档案保管等基础性业务外，还包括档案审核、档案查阅、档案转递以及档案数字化等一系列专业工作。干部人事档案管理作为一项专业性强、程序复杂的工作，其管理质量与效率均有严格要求。提升干部人事档案管理质效的重要意义主要体现在两个方面：其一是有利于维护档案的完整性和安全性。在以往的档案管理工作中，经常会因为文件资料归档不及时而出现档案材料缺失、干部档案信息滞后等情况，影响了干部人事档案的完整性和准确性。而通过提升档案管理质效，加强档案管理人员与档案材料形成单位的组织人事干部工作对接，及时收集相关的档案资料归位相应干部的人事档案中，实现档案内容的及时更新，维护了档案的完整性和时效性[1]。其二是有利于挖掘档案的价值。干部人事档案管理以收集和保管档案为手段，以满足干部选拔任用和干部日常管理工作的需要为目的。通过提升档案管理质效，可以让档案工作人员快速完成档案材料的收集、审核、分类、整理等基础性工作，从而留出更多的时间投入到干部人事信息的整合与发掘，让干部人事档案在干部人事管理中的重要作用得以充分发挥。

二、干部人事档案管理质效不高的原因分析

（一）档案管理人员观念落后

当前正处于档案管理由传统的管理模式向信息化、智慧化转型的关键阶段，档案工作人员的管理理念、工作方法也必须与时俱进，才能顺应档案事业发展趋势、提高自身的岗位适应能力。就目前管理状况来看，仍然有一部分档案工作人员沿用传统的工作习惯，例如，在干部人事档案管理中仅满足于档案材料的收集、保管，存在工作缺乏主动性、目光缺少前瞻性等问题。但干部人事档案的数量不断增加，如果仍然沿用传统工作模式，不仅会面临较大的工作压力，而且会严重制约档案管理质效，这也是新形势下干部人事档案管理质效提升方面亟待解决的问题之一。

（二）档案管理制度不完善

档案管理实践表明，规章制度能够指导各项工作有序开展，让档案工作人员能够明确责任、各司其职，进而起到提升档案管理质效的作用。现阶段档案管理部门虽然有一套规章制度，但是存在两方面的问题：其一是制度的配套还不够完善，在日常管理中还存在盲点、堵点，例如，现行制度中关于干部人事档案材料制作未作具体规范、基层单位干部人事档案管理存在人员变动频繁的问题等尚待解决。其二是档案管理制度的落实不到位，对档案工作人员的激励性不足。在档案管理质效没有与档案工作人员个人利益挂钩的情况下，用规章制度提升干部人事档案管理质效的作用并不明显。

（三）档案工作人员综合素质参差不齐

档案工作人员的业务水平、职业素养与干部人事档案管理质效密切相关。从调查情况来看，多数档案工作人员专业技能较为扎实、从业经验较为丰富，可以满足档案管理岗位的基本要求。但是在工作实践中，部分档案工作人员由于长时间从事档案收集、整理、编目等基础性、重复性工作，无法更好地实现自我价值，存在工作态度消极、工作质效不高的情况。此外，在干部人事档案管理向信息化转型过程中，部分档案工作人员对信息技术的应用不够熟练，未能充分发挥信息技术在提升档案管理质效方面的优势，这也成为制约档案管理质效提高的因素之一。

（四）档案管理信息化水平不高

信息技术的创新应用是推动档案事业发展的重要动力，同时对革新档案管理模式、提升档案管理质效也有积极帮助。从整体看，近几年档案管理部门的信息基础设施不断完善，客观上减轻了基层档案工作人员的负担与压力，但是信息技术与档案管理的融合程度不深，目前主要用于档案的快速检索与档案查阅，档案管理信息化与干部人事档案服务于干部人事管理的功能之间还有待进一步契合。例如，目前干部人事档案数字化所做的多为档案图片信息的录入与处理，虽能方便于档案查阅和利于延长纸质档案的寿命，但在干部统计、快速提取干部信息方面仍存在短板。同时目前不同的干部人事档案数字化管理系统之间存在技术壁垒，对于不同系统制作的数字化成果无法兼容接纳，也不利于部门之间的信息共享，仍然需要档案工作人员重新扫描相关资料及录入干部人事相关信息，然后上传到干部人事档案数字化系统中，在这种工作模式下，档案管理质效很难得到真正意义上的提高。

三、干部人事档案管理质效的提升策略

（一）更新档案管理理念

干部人事档案作为对干部“三龄两历一身份”等各方面信息的真实记录，在干部的选拔任用和干部日常管理等方面发挥了重要作用。新时期的档案工作人员必须紧跟档案事业发展趋势，主动创新档案管理意识，实现从“重藏轻用”向“藏用并重”的转变，把工作重心逐渐转移到干部人事档案的开发和利用上[2]。档案工作人员必须主动提高自身素养，提升档案管理质效，以便于提高干部人事档案工作的服务质量。除此之外，干部人事档案工作人员还要更新管理理念，主动尝试将大数据、互联网、人工智能等新一代信息技术应用到干部人事档案管理中。通过发挥信息技术优势、革新档案管理模式，在提升档案管理质效的基础上，为档案资源的整合与开发提供必要的支持。例如，借鉴其他档案管理部门的成功经验，在材料收集归档、信息录入、查阅使用、审核鉴别等方面尝试使用智慧管理系统，不断提高工作质效。

在保质保量做好干部人事档案管理工作的基础上，档案工作人员还要树立主动服务意识和档案开发观念。充分发挥信息技术优势，变被动为主动，在了解档案使用需求的基础上实现工作重心从“管理”向“服务”、从“保存”向“开发”的转变。按照《干部人事档案工作条例》的规定，结合干部人事档案日常利用情况，对关联性较强的档案进行整合归类，发现干部人事档案的内在规律，充分挖掘干部人事档案的潜在价值。档案工作人员还要主动加强与用人单位的沟通合作，要求各单位在干部人事档案材料形成过程中，确保干部的“三龄两历一身份”信息，与经审核认定的干部人事档案审核专用《干部任免审批表》保持一致，并按规定及时移交材料，保证干部人事档案的真实性和完整性，为干部人事管理工作的科学决策提供保障。

（二）健全考核问责机制

为进一步增强档案工作人员的责任感、使命感，使其能够积极、高效、认真地做好干部人事档案管理工作，必须要建立健全考核问责机制。通过发挥制度的约束和激励作用，让干部人事档案的管理质效和开发程度得到全面提升，挖掘干部人事档案在干部管理中的潜在价值。结合新时期干部人事档案管理内容细化考核指标，使考核指标能够如实、全面地反映出档案管理工作的开展情况，确保考核结果的客观性、真实性。特别是以往干部人事档案管理中存在的一些短板，必须要设置相应的指标，发挥其考核促提升的作用，对档案工作人员产生激励、督促作用，达到补齐短板、提升质效的目的。例如，干部人事档案需要定期更新，确保档案内容与干部真实情况相符。在建立健全考核体系时，应重点设计一些与干部人事档案内容更新相关的考核指标，像“接收的干部人事档案材料是否及时进档”“对新接收的档案是否及时审核”“档案数字化信息是否同步更新”等。这样就能促使档案工作人员严格遵循本部门的规章制度，做好干部人事档案的日常管理工作，从而提高干部人事档案管理的质量与实效。

同时，还要以考核结果为依据，实行相应的激励措施，将干部人事档案的管理质效与档案工作人员的薪资绩效直接挂钩，从而倒逼档案工作人员认真履行职责、恪守职业道德。对于能够按照本部门规章制度准确高效完成干部人事档案归档、整理、审核、查阅、转递、档案数字化和档案的日常保管等工作的，给予表彰，树立典型，以调动档案管理人员的工作积极性；相反，对于工作上懒散懈怠，或者是因为个人工作失误造成干部人事档案审核、查阅、转递、档案安全管理等工作中出现问题的，提出批评并进行问责，视情况予以惩戒。通过多种途径，激发档案管理人员的工作潜能，不断提高档案管理工作质效。

（三）注重管理技能提升

数字化时代干部人事档案的管理质效与开发程度与档案工作人员的综合素质密切相关，特别是在档案管理向信息化、智慧化转型的过程中，必须更加重视档案工作人员专业素质的提高，通过组织教育培训，使其专业技能得到提升，思维视野变得更加开阔，不断增强档案管理人员的专业能力，进而提高干部人事档案管理质效[3]。可以从以下三方面打造一支业务能力强、专业素养高的现代化干部人事档案管理队伍：

一要抓好经验总结，随着《干部人事档案工作条例》的深入实施，各级各部门对干部人事档案日益重视，干部人事档案的日常管理中也遇到一些问题，必须重视问题分析和经验总结。一方面，加强经验总结，每月底召开一次总结会议，回顾本月档案管理中遇到的困难、存在问题，在集中讨论的基础上寻找解决对策，使干部人事档案管理工作能够有条不紊、顺畅高效地开展；另一方面，做好经验交流，组织档案管理人员分享管理的新方法、学习的新技术，相互借鉴，取长补短，共同提高。通过经验总结，在提升个人工作技能和做好档案管理工作上实现“双赢”，进而促成档案管理质效的提高。

二要重视日常培训，每季度组织一次集中学习，在学习培训模式上要大胆创新，激发档案工作人员参加培训的积极性。根据档案工作人员的日常表现，挑选工作积极性高、富有创新创造力的年轻职工，提供到专业机构或高校进修的机会。在进修学习中丰富档案工作人员的理论知识、学习新的档案管理方法，从而在档案事业改革发展过程中始终保持较强的岗位胜任力。此举还能对其他档案工作人员产生激励作用，充分调动工作积极性，从而形成一种积极向上的氛围。也可以采取邀请行业教授做客讲座、现场问答等多种形式，逐一解答档案工作人员在干部人事档案管理中遇到的具体问题，帮助档案工作人员掌握新技能、运用新方法，从而提高工作质效。

三要重视技术交接，在引进了档案自助服务终端、档案管理信息系统后，要进行技术培训和交接，让档案工作人员熟悉新设备的基本功能、操作技巧，若能熟练操作新设备，不仅能减轻工作负担，也能大幅度提升干部人事档案管理质效。近几年档案管理部门加快了信息化建设进程，在每次引进新的硬件设备和应用软件后，需要及时开展一次专项技术培训，掌握硬件设备的维护要点、熟悉应用软件的操作流程，真正发挥新技术、新设备的应用优势，实现干部人事档案管理的提质增效。通过做好技术交接，使新时期干部人事档案管理模式顺利向信息化、智慧化过渡。

（四）加快基础设施升级

将数字技术应用到干部人事档案管理中，既是档案事业信息化发展的客观要求，同时也是减轻基层档案管理人员压力、提高干部人事档案管理质效的有效举措。在信息基础设施日臻完善的背景下，需要建立管理设备更新换代的长效机制，通过设置专项预算等方式提供充足的资金保障，让档案管理部门可以引进智慧档案管理系统，实现档案材料的收集、审核、分类、整理、查阅、转递等常规业务的一站式办理[4]。以档案的更新和备份为例，由于干部的职务、工资等相关信息会发生较为频繁的变动，需要定期进行档案信息更新维护，保证档案载体内容与干部实际情况一致。同时，为了保证干部人事档案的安全性，还需要定期备份。在引进智慧档案管理系统后，可以在档案管理部门和干部管理部门之间实现信息共享，当出现干部人事信息变动后，立刻将信息同步到档案管理部门，自动完成档案信息的更新。此外，档案工作人员还可以设定备份时间，如每周或每月备份一次，完成干部人事档案的自动备份。将档案工作人员从信息录入、材料扫描、图像整理等繁重、重复的日常事务中解放出来，让档案管理人员有更多的时间投入到档案资料的补充与管理中，及时完善档案信息，提高干部人事档案信息的完整性和准确性。而且工作人员还应集中精力，深入分析干部人事档案材料的逻辑性和严密性，加大干部人事档案资源的整合力度，让档案资源在干部任用、人事决策等方面发挥应有的价值，使干部人事档案管理的质效得到进一步提高，从而为干部人事管理工作提供坚实的保障。

参考文献：

[1]陈俐燕.职业院校干部人事档案管理信息化的实践与探究[J].科学与信息化，2023（4）：178-180.

[2]姚静静.浅析干部人事档案接收和利用工作优化路径——以嘉兴市干部人事档案管理中心为例[J].区域治理，2023（27）：180-183.

[3]高丽珠.大数据时代下高校干部人事档案管理信息化建设研究[J].世纪之星（交流版），2022（21）：172-174.

[4]王芳.推动高层次人才建设背景下高校干部人事档案管理的思考[J].陕西档案，2023（6）：42-43.