基于智慧财务的公立医院科研经费管理应用实践

时玉梅，徐迅，杨光，周燕，程香灵

1.上海交通大学医学院附属第六人民医院 a.财务处；b.科教处，上海 200233；2.上海汉得信息技术股份有限公司，上海 201707

引言

在医疗深化改革背景下，科研发展、人才培养的战略目标成为大型公立医院可持续发展的关键[1]。在科研管理实务中，目前还存在诸多亟待解决的问题，效率瓶颈亟须突破、项目过程管理缺乏、信息互通受阻、审计监督不力。2021年8月，国务院办公厅印发《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》[2]，提出要针对科研经费管理中的难点堵点问题对症下药、精准发力，切实减轻科研人员的负担。2021年12月，上海市人民政府办公厅印发《关于推进上海市公立医院高质量发展的实施方案》[3]，要求强化体系创新、技术创新、模式创新和管理创新，运行模式从粗放转向精细化管理，激发数智融合的公立医院现代化管理新效能。

本文以财务智慧化管理模式和科研经费业务相结合为出发点，对目前科研管理实务中存在的一系列问题进行分析，探索公立医院科研经费全流程精细化管理，以期能够以信息化建设为契机，转型智慧财务， 助力医院科研发展，优化流程，消除矛盾，为公立医院提高科研经费信息化管理水平提供参考，推进公立医院高质量发展。

1 公立医院科研经费管理亟待解决的问题

1.1 经费审签流程繁琐、效率低

目前大型公立医院科研经费报销多是采用线上和线下并行的模式[4]，签批手续繁琐，审核时间长，且缺乏直观、有效的跟踪式报销事项提醒。随着承担单位预算调剂权限的扩大和多院区运营模式的开展，给现有系统带来了很大冲击，已经无法适应业务办理和数据集成的管理需要。

1.2 项目过程管理不到位

科研项目在较长的使用期内，没有进行项目过程跟踪管理，科研部门、财务部门和项目负责人之间缺乏有效的监督反馈机制[5]。而且结题不结账现象导致大额结余资金长期挂账，医院配套资金支出加大了财务收支压力，降低了科研资金的使用效益[6]。

1.3 各业务信息系统未互联互通

医院科研系统与财务报销、资产管理、合同审批、税务核算、OA 办公等系统之间的互通性受阻，影响信息传递的时效性，导致无法在业务前端进行控制，而且实际工作中还需要手工操作介入，造成了大量的人力物力浪费，进而影响管理目标的实现[7]。

1.4 审计监督不力

国家近期出台了一系列措施的主要目的在于减轻科研人员事务性负担[8]，给科研经费管理“松绑”。但这并不代表放弃约束，科研经费使用过程中存在的常见违规问题，反而更需要做到责权分离[9]，不断加强科研经费安全使用监管力度。

2 基于智慧财务的科研经费管理实施方案

2.1 系统构建

系统采用B/S 结构，用户无须另外安装专门的软件，电脑端只需要浏览器，移动端登录企业微信即可。系统采用PyCharm 框架，提供友好的界面环境；依靠odoo工具开发，内置功能丰富，框架成熟，开发效率高；并通过逻辑分层、物理隔离以及测评加固3 种方式实现系统的安全管控。

在功能上，基于医院科研经费管理现状，运用信息化技术，在医院智慧财务建设总体框架下打通财务管理、科研管理及其他系统的边界，通过优化流程[10]，内控前置形成对科研经费的有效监督、实时控制。医院科研经费信息化管理系统包括项目预算管理及费用报销两大平台，涉及预算管理、资金管理、费用报销和决算管理4 个部分，涵盖了项目信息维护、预算编制调整、间接费用管理、资金上账、费用报销、执行进度跟踪、智能提醒、银医直付、结题结账、结余经费管理等全过程。预算管理平台中的预算指标是支出控制中的审批依据，费用报销平台中的经费支出是预算管理的重要参照，两大平台相互衔接、相互制约[11]。系统整体架构和操作界面如图1～2所示。

图2 系统操作界面图

2.2 业务流程优化

科研经费优化业务流程如图3所示，实现科研项目信息维护、资金到账关联、预算控制、报账申请、智能填单、移动审批、自动生成财务、预算会计凭证[12]、银医直付、项目验收决算、自助查询、模板化报告等所有环节电子化，即全流程线上业务办理，电脑端和移动端同步。嵌入式费用要素控制可实现项目状态、实时报账进度、在线审批节点、完整审批进度、支付进度以及实时费用统计分析等流程透明、查询便捷，并且每个流程环节均能在线查询及催促进度。

图3 科研经费业务流程图

2.3 系统功能实现

2.3.1 预算管理

科研项目信息导入、预算审核通过，资金到账关联后，开放执行，过程中可根据需要进行线上项目维护，包括预算金额、内容、人员调整，项目绩效发放申请，科研秘书授权，院外人员维护等。根据科研项目管理部门构建归口管理体系，针对审核后科研预算执行、控制与分析、预算调整全流程落实经费预算管控：① 实行预算总量控制与科目分项控制相结合，对接科研项目管理模块，通过科研项目到位经费及财务账面余额核查比对进行总额控制，根据预算科目与相应内容进行明细控制，累计控制与期间控制相结合，刚性控制与柔性控制（百分比、绝对值、提醒）相结合。② 项目负责人可登录系统实时查询项目预算执行情况，操作界面项目看板实时计算项目执行进度与可用余额；根据在研项目、结余专户、绩效专户的不同管理要求，依托移动端，定时向项目负责人推送消息，提醒项目执行进度，距离结束日期越近推送频率越高。③ 预算调整金额控制在可用余额范围内，并设置可进行调整的时间范围，实行全线上电子审批，提高审批效率。

2.3.2 智慧报账

通过光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术智能填单和证书颁发机构（Certificate Authority，CA）认证电子签章智能移动审批，开启智慧报账新模式，对接院内各业务系统和院外平台，并针对费用报销关键要素设计逻辑控制进行费用管控[13]。智慧报账科研费用管控图如图4所示。

图4 智慧报账科研费用管控图

2.3.3 资金管理

资金管理主要包含项目资金上账和经费报销支付：① 资金上账分为院外课题经费的资金认领分配和医院配套的经费申请。智慧财务系统与银行进行对接，银行资金到账流水第2 天传入智慧财务系统，对于纵向与横向的拨款经费，归口管理科室筛选流水单认领到科室后再分配到项目上，既保证了科研项目经费及时到位，又避免资金的重复认领；医院配套经费上账，需进入行政经费预算管理系统选择相应预算，无预算不予匹配。② 报销单审批通过，财务收单完成后，通过接口进入银医直付流程，出纳核对支付信息后，银行支付并同步财政平台付款指令，付款结果回传至系统项目报销状态，提高支付准确率和效率。

2.3.4 决算管理

课题组递交结题申请后，科研项目管理人员将系统中项目状态修改为结题中，并记录结题中时间；结题通过后，项目状态调整为已验收，并记录验收时间；项目已结题并结清暂借款且无遗留问题后，为原项目自动创建关联结余专户。建立结题验收后的结余资金管理机制，提高资金使用效益。设置结余资金使用期限，对结余资金的支出类型、支出方式、支出金额、支出途径等提出具体要求，强化科研部门与财务部门的监管[14]。

3 智慧财务管理系统的效果评价

智慧财务模式改进前后对比如图5所示，利用对比图针对科研经费管理存在的弊端和需解决的关键问题，分析智慧财务模式改进方法后对问题的解决情况。

图5 智慧财务模式改进前后对比图

3.1 样本选择和数据获取

我院的智慧财务系统于2022年1月1日正式上线运行，本研究选取2021年1—12月的财务报销数据为系统上线前的数据，2022年1—12月的财务报销数据为系统上线后的数据。同时，根据财务报销的金额及审批授权要求，将报销数据进一步划分为≤1 万元和＞1 万元两个类别，共获取财务报销数据37073 条。因科研试剂耗材类发票需要在资产业务系统进行入库核对并出具入库单，我院采用定期、按批集中处理的工作原则。在研究期间共获取112 批次上传数据，其中系统上线前为63 个发票录入批次，系统上线后为49 个发票录入批次，本研究以每100 张发票为单位计算票据处理时长。

3.2 评价指标

（1）报销效率：报销人从报销单填报到银行支付完成后所需要的时间。

（2）发票处理工作时长：科研试剂耗材发票入库的工作时间；报销单退单率：科研经费智慧报账系统退回单据占总提交单据的比例；自动记账率：科研经费支出能自动生成凭证的单据占总单据的比例。

（3）科研人员满意度：采用纸质问卷方式收集意见数据，调查对象共100 人，包括项目负责人30 人、科研秘书60 人、科教管理人员10 人。由被调查对象现场填写问卷，通过面对面交流及时把握调查问卷的质量。评分包括功能模块合理性（30%）、数据信息质量（30%）、界面操作友好性（20%）、系统稳定性（10%）和运维支持服务（10%）5 个方面，采用分项评分、综合评价的方法，＞8 分为满意，6～8 分为较满意，＜6 分为不满意。

3.3 统计学分析

本研究采用Stata 16.0 统计学分析软件，将收集的报销数据进行描述性统计，计量资料符合正态分布的以±s的形式表示，行t检验；不符合正态分布的以M[P25，P75]的形式表示，行秩和检验。计数资料以n（%）的形式表示，行χ2检验。以P＜0.05 为差异有统计学意义。

4 智慧财务管理系统的应用效果

4.1 报销效率的提高

我院报销单据的金额主要集中在1 万元以下，约占全部研究样本数量的89.45%。系统上线后的单据报销时长明显小于上线前，1 万元以下单据的平均耗时由11.42 d 缩短至2.17 d，平均缩短9.25 d；1 万元以上单据的平均耗时由19.93 d 缩短至5.72 d，平均缩短14.21 d，且差异均有统计学意义（P＜0.05），见表1。由此可见，采用新技术后，智能填单、移动审批、系统间数据互通缩短了报销填报和审批时间，同时银医直连后，支付效率也明显提高。节约了课题组成员科研报销所需的时间成本，极大程度地减轻了科研人员的工作负担。

表1 智慧报账系统上线前后报销耗时数据对比结果

4.2 管理水平的完善

（1）智慧财务的应用进一步规范了财务管理体系，提升了管理效率。智慧财务系统的上线不仅实现了报销单据审核的在线处理，也为试剂耗材类报销发票入库核对登记提供了全新的技术手段，卷票机和OCR 技术的应用让批量发票处理更加便捷。如表2所示，系统上线后的发票处理时长明显小于上线前，工作时间缩短92.64%，且差异有统计学意义（P＜0.05）。系统的上线有效提高了工作效率和质量，降低了人力投入。

表2 智慧报账系统上线前后发票处理时长对比结果

（2）智慧化报账提高了单据填报质量，退单率明显下降。根据样本数据统计，2021年共提交18439 份报销单，退回2199 份，退单率为11.93%；2022年共提交18634 份报销单，退回587 份，退单率为3.15%，在系统上线前、后的研究样本数量并无明显差距的前提下，退单明显减少，下降了73.60%，且差异有统计学意义（χ2=1026.951，P＜0.001）。

（3）免除手工记账，让财务人员摆脱重复、机械的劳动，大大减轻工作量。系统上线前全部凭证需要手工录入，上线后财务人员可通过扫描报销单上的二维码，快速定位报销单，并自动生成分录凭证，记账人员仅需做简单的核对。目前全部的科研经费入账和报销凭证均可自动生成，工作效率和准确性大幅提高，节约了管理成本，提高了管理效益。

4.3 人员满意度的提升

如表3所示，智慧财务管理模式上线后，满意度由30%提高到85%，不满意的比例由40%下降至9%，差异有统计学意义（P＜0.05），表明科研人员对智慧财务科研经费管理平台是认可的。

表3 智慧报账系统上线前后科研人员满意度对比结果[n=100，n（%）]

4.4 审计风险的降低

系统配置内审人员账号和相应权限，透明可审计。系统上线运行后，医院扩大了项目负责人的直接审批权限，赋予科研人员更大的经费使用自主权。2022年8月内审部门对此进行了专项审计，审计结果内控运行有效。逐步形成事前介入、参与过程控制、事后开展科研评价与评审的审计闭环[15]，促进了科研管理与财务监督、内部审计监督、纪检监督的综合治理，持续提升内部控制管理水平，最大限度控制审计风险[16]。

科研经费管理系统深度融合中央八项规定、课题经费管理制度和医院报销制度等管理要求，全面落实内控管理规范。管理部门不定期从科研信息系统抓取数据，动态监管，适时预警，对违规使用经费或违反科学研究行为准则、规范及相关政策规定，不按时提交中期或结题资料的行为建立相关机制，营造了风清气正的科研氛围。

5 讨论

目前医院科研经费管理的意识和重视配合程度不一，很多大型医院虽已使用科研管理系统，但多采用“线上+线下”的模式运作，而且无法很好地实现与单位内部各业务系统的对接，导致科研人员需要登录多个系统、多个账户进行操作。智慧模式的研究大多停留在探索与设计[17]，只能在医院局域网内运行，有一定的局限性，无法随时随地对科研经费进行操作，并未真正利用行业新技术来牵引医院科研管理走向智能化。

我院的科研经费管理信息化实践基于智慧财务平台，设计适合我院科研项目过程管理和经费支出的流程，多系统互通，多部门联动，多院区共享，实现了系统在互联网和手机端的应用，实现了医院互联网+科研管理，让科研经费使用更便捷、管理更高效[18]。将OCR 技术和CA 电子签章运用于智慧财务建设实践，助力工作提效，加速业务流转，有效推动财务流程的智能化，为医院精细化管理提供技术支撑，也为国内公立医院提供一种可借鉴、可复制的财务工作模式。目前我院系统上线运行不到1年时间，尚有不足，还未建立统一的科研试剂耗材采购平台，采购流程缺乏整体监管。据统计，科研试剂耗材及测试化验加工费的报销占总支出的三分之一，因此必须搭建统一采购管理平台，简化采购报销流程，降低采购成本，提高市场化环境中医院的经济效益[19]。科研管理信息化开发模式未来有望进一步在院内继续教育、临床试验、科技成果转化等领域推广应用，通过强化数据资源整合和分析应用，为医院科研人员、学科主任、院领导等各层面掌握医院科研动态、顶层设计科学研究方向及科技投入等多层次需求提供依据，也为公立医院实现智慧运营、智慧财务管理提供新思路。

6 总结

在国家对科研经费管理越来越严格的大环境下，搭建一个动态的、资源共享、信息互通的科研管理平台势在必行[20]。医院利用智慧财务高效管理科研经费，加大对数据统筹、数据采集、数据处理信息技术的应用，提升科研能力和学科发展。科研经费管理是医院财务管理的重要组成部分，科学管理科研经费，有助于科研项目的顺利开展和完成。需要加强培养专业财务管理人员，加强对科研成果的管理，还需关注剩余科研经费和剩余科研物资的管理。