数字化背景下的人事档案管理信息化建设路径探析

高海英

摘 要： 为了更好地服务于社会主义新农村的建设，农业环境保护与农村能源管理部门需要制订高水平的人力资源配置和管理方案，全面提高农村能源行业从业人员的素质，以适应新形势下农村能源发展的需要。讨论了农业环境保护与农村能源管理工作人事档案成果水平，并探讨了实现现代化科学技术应用于人事档案管理的方法，以提高人事档案管理的效率和质量，为农业环境保护和农村能源管理工作的顺利进行提供支持。

关键词： 农业环境保护 农村能源管理 科学技术 人事档案 数字化 信息化

中图分类号： G250文献标识码： A文章编号： 1679-3567（2023）12-0053-03

随着现代化科学技术的发展，数字化与信息化科学技术已广泛应用于各个领域。农业环境保护与农村能源管理部门作为农业生产的重要组成部分，其发展水平直接影响着农业生产的发展。而农业部门工作人员的专业素质和业务能力，又直接影响着农业环境保护与农村能源管理站的工作质量。因此，加强农业环境保护与农村能源管理站队伍建设，持续提高单位的人事档案的管理水平，是保证农业环境保护与农村能源管理站工作顺利开展的重要前提。

1 数字化档案管理与传统档案管理的区别

1.1 管理方式不同

传统档案管理主要依赖于纸质文档，以手动方式进行分类、编目和整理，工作量大且效率低。数字化档案管理则通过电子化方式将档案信息存储在计算机系统或云端，可以快速地进行分类、编目、整理和编辑，极大地提高了管理效率。同时，数字化档案管理还采用了先进的信息技术手段，如数据挖掘技术、数据分析技术等，对档案信息进行深入挖掘和利用，为企业的决策提供了更加可靠的数据支持。

1.2 存储方式不同

传统档案管理依赖于纸质文档或实物档案，占用空间大，且对保存环境要求较高。数字化档案管理则将信息存储在电子设备或云端，节省了大量空间，且无需担心影响环境。同时，数字化档案管理的存储介质也具有可复制性和可恢复性，可以有效避免档案信息的丢失和损坏。

1.3 整理方式不同

传统档案管理中，档案的整理需要手动进行分类、编目和整理，工作量大且容易出错。数字化档案管理中，档案的整理可以通过自动化手段进行，如自动分类、自动编目等，大大提高了整理效率。同时，数字化档案管理还可以通过关键词、日期、文件类型等多种方式进行快速检索，极大地提高了检索效率。

1.4 使用方式不同

传统档案管理中，使用者需要到指定地点查阅档案，受到时间和地点的限制。数字化档案管理则可以通过网络或移动设备随时随地访问档案信息，极大地提高了使用的便捷性。同时，数字化档案管理还提供了在线阅读、下载等多种功能，因此使用者可以更加方便地获取和使用档案信息。

1.5 安全性不同

傳统档案管理中，档案的安全性主要取决于物理存储设施的安全性和档案的保密程度。数字化档案管理中，档案信息可以通过加密技术、访问控制技术等方式提高安全性，同时还可以设置备份机制来防止数据丢失。此外，数字化档案管理还采用了网络安全技术、数据备份技术等措施来确保档案信息的安全性和完整性。

2 人事档案管理的未来发展方向

2.1 人事档案管理的数字化、科学化和信息化

随着信息化和数字化技术的不断发展，人事档案管理的数字化、科学化和信息化将成为未来发展的重要方向。农村能源管理部门可以将传统纸质档案进行数字化处理，建立数字化档案系统，方便查阅和管理。还可以通过信息化科学技术实现档案信息的共享和利用，建立一个基于互联网的人事档案管理系统，各部门和人员可以随时访问和更新档案信息，实现信息共享[1-2]。

2.2 人事档案管理的规范化和标准化

人事档案管理的规范化和标准化，同样影响着农业环境保护与农村能源管理部门的未来发展[2]。未来的档案管理规章制度将越发清晰完善，还将形成科学的考培体系，以提高档案管理人员的专业素质和管理水平。进而发挥全体工作人员的力量，制定统一的档案分类标准、档案存放规则、档案借阅制度等，确保档案管理工作的有序进行，提高档案经营管理水平。

2.3 人事档案管理的安全化和保密化

人事档案是涉及个人隐私的重要资料，因此，人事档案管理的安全化和保密化将是未来发展的重要方向。农村能源管理站需要建立完善的安全管理体系，采取严格的安全措施和技术手段，确保人事档案的安全性和保密性。例如：可以引入加密技术，防止档案信息被非法获取和篡改。同时，需要加强对档案信息的安全管理和备份工作，避免档案信息的丢失和损坏。

2.4 人事档案管理的服务化和利用化

人事档案管理的服务化和利用化，将是未来发展的重要方向。农村能源管理部门通过数据分析和挖掘技术，对人事档案信息进行分析和挖掘，为人力资源管理和开发提供数据支持及决策支持。同时积极开展档案信息的社会化服务、建立公开的人事档案信息披露平台，为社会各界提供可靠、准确的人事档案信息查询服务。

2.5 人事档案管理的智能化和现代化

随着人工智能技术的不断发展，人事档案管理的智能化和现代化将成为未来发展的重要趋势。未来的农业环境保护与农村能源管理工作或将引入人工智能技术，对人事档案信息进行智能分析和预测，提高档案管理效率和准确性，为人力资源管理和开发提供更准确的决策支持。

3 人事档案管理现状

3.1 档案管理的信息化技术水平较低

目前，农业环境保护与农村能源管理部门的档案管理仍以传统的手工管理为主，信息化技术水平较低。虽然已经建立了电子档案系统，但由于数据录入不完整、数据不准确、数据更新不及时等问题，导致电子技术档案系统的实际应用效果不佳。同时，由于缺乏科学技术专业的档案管理软件，使档案信息不能得到充分的利用和共享，制约了档案管理工作的效率和质量。

3.2 档案管理意识不强

农业环境保护与农村能源管理部门的工作人员对档案管理的重视程度不够，缺乏档案管理意识。一些工作人员认为档案管理是一项无关紧要的工作，将大量的精力投入到业务工作中，导致档案管理工作长期处于被动状态。同时，一些工作人员对档案管理的保密意识不强，容易出现信息泄露的情况。

3.3 档案管理制度不健全

农业环境保护与农村能源管理部门的档案管理制度不健全，缺乏完善的档案管理流程和规范。一些工作人员在档案管理中没有按照规定进行操作，导致档案信息不准确、不完整、不规范，影响了后续工作的顺利开展。同时，缺乏对档案管理的监督和考核机制，使档案管理工作难以得到有效的评估和改进[3]。

3.4 档案信息更新不及时

农业环境保护与农村能源管理部门的档案信息更新不及时，导致一些重要的信息无法得到及时更新和处理。例如：一些工作人员在离职或调离时，没有及时将相关资料移交给下一任工作人员，导致档案信息出现断档和失真的情况。同时，一些工作人员对档案信息的更新缺乏主动性和积极性，使档案信息的更新速度缓慢。

3.5 档案利用不充分

农业环境保护与农村能源管理部门的档案利用不充分，使一些重要的信息无法得到有效的利用和共享。例如：一些工作人员在查阅档案时只关注自己所需的信息，而忽略了其他有用的信息，使一些重要的信息被遗漏。同时，一些工作人员对档案信息的利用缺乏主动性和积极性，使档案信息的利用价值没有得到充分发挥。

4 结合科学技术背景探索人事档案管理的数字化和信息化建设路径

4.1 提高档案管理信息化水平

首先，需要引入先进的科技档案管理软件和硬件设备，建立一个全面的数字化档案管理体系[4]。在此过程中，可以优化电子档案系统的设计和功能，解决现有系统中存在的问题，如数据录入不完整、数据不准确和数据更新不及时等。同时，还可以开发或购买专业的档案管理软件，实现档案信息的快速处理和存储，从而提高档案管理的效率和准确性。与传统的档案相比提高时效，一般情况下传统三日归档率为86%，实现数字化档案管理三日归档率为100%，大大提高了工作效率，同时也降低了劳动强度。

4.2 强化档案管理人员队伍建设

通过培训和教育来提高工作人员对档案管理的重视程度和认识。可以定期开展档案管理培训和宣传活动，不断地提高其科学技术水平，让员工了解档案管理的重要性和必要性。同时，可以建立奖励机制，表彰在档案管理中表现优秀的员工，以促进全员参与和重视档案管理意识。与传统的档案管理相比人员构成有所变化，传统时期档案管理大专及上人员占56%，实现数字化档案管理大专及上人员占89%，专业技术水平得到有效提高。

4.3 完善档案管理制度

制定完善的档案管理流程和规范，如建立完善的档案分类管理制度、借阅制度和保密制度，明确档案管理的职责和权限。并建立对档案管理的监督和考核机制，定期检查档案管理的执行情况，及时发现和改进档案管理中存在的问题。建立健全档案归档制度，严格规定档案的分类、收集、整理、编目、保管等工作流程，确保档案的真实性和完整性[5]。

4.4 及时更新档案信息

建立完善的员工信息更新机制，及时收集员工最新的工作经历、奖惩情况、业绩考核等信息，确保档案信息的准确性和完整性。可以引入科学技术自动化的档案信息管理系统，以减少人工操作带来的误差。同时，可以在系统中设置提醒功能，对即将离职或调离的员工及时提醒相关人员更新档案信息[6]。

4.5 发挥档案利用价值

加强对员工个人信息的开发利用，为单位提供更加全面、准确、及时的信息支持和服务。如建立智能化的档案检索系统，让员工可以根据自己的需求快速查询和筛选人事信息。通过数据分析工具深挖档案信息的价值，为单位的决策提供支持。将人事档案信息与其他管理信息高度集成，实现数据的相互关联和共享，提高档案信息的利用价值和效率[7-8]。

4.6 加强部门合作实现交流共享

通过与人力资源和财务部门加强部门合作的方式，将人事档案信息与招聘、培训、绩效管理和薪资福利等环节实现共享和自动化管理。同时，还可以与各个地方的农业管理单位加强交流合作，促进各方交流学习。信息管理系统如图1所示。

5 结语

人事档案是农业环境保护与农村能源管理部门的宝贵资源之一，加强人事档案的数字化、科学化与信息化管理是提高工作效率和质量的重要途径。通过建立先进的科学技术系统对人事档案进行数字化管理、加强数字化基础设施建设、提高档案管理人员的素质和技术水平以及加强数字化档案的安全保障工作等措施的实施，可以有效地提升农业环境保护与农村能源管理总站人事档案管理的效率和水平，更好地为人力资源管理和决策提供支持和服务。

参考文献

[1]耿为民，李洪泉.现代化视角下人事档案管理的问题及其提升策略[J].山西档案，2022（5）：183-185.

[2]霍红伟，张俊红，张秀菊，等.論述农业科研院所人事档案工作中管理策略和技巧[J].农业开发与装备， 2022（3）：118-120.

[3]张俊红.农业科研单位人事档案管理问题以及建议探索架构[J].农业开发与装备，2021（5）：121-122.

[4]宁功伟，张文云，钟青贵，等.新时期如何加强农业科研单位人事档案管理人才队伍建设[J].办公室业务，2020（11）：136-137.

[5]杜亚君.农业科研单位人事档案管理常见问题分析及解决策略[J].南方农机，2019，50（2）：140.

[6]田欣，周悦，张珊，等.人事档案数字化与人才服务信息化建设研究[J].办公室业务，2021（7）：139-140 .

[7]邓春梅.人事档案数字化建设策略研究[J].中小企业管理与科技，2021（7）：23-24.

[8]贾妍，吕德智，徐万强.人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及优化策略探析[J].现代农村科技，2022（9）：123-125.