水电工程EPC项目档案管理中的问题与对策

张浩 李生亮

摘要：结合杨房沟水电站EPC项目建设过程中的工程档案管理情况，通过调查分析，总结了EPC水电工程档案管理存在权责不清、档案分类不规范、档案管理流程不规范、档案系统性和规范性欠缺、档案人员业务素质不高、档案审核把关不严等问题。结合杨房沟档案管理实践，对如何提高工程档案管理水平提出了建立清晰明确的档案管理制度和流程、加强对档案管理制度、政策和法规的培训、明确参建各方人员职责等相应对策。

关键词：水电项目； EPC； 档案管理； 杨房沟水电站

中图法分类号：G271

文献标志码：A

DOI：10.15974/j.cnki.slsdkb.2023.S2.016

文章编号：1006-0081（2023）S2-0059-03

0 引 言

如何保证工程档案真实、完整、准确、规范、系统是广大建设者需研究的问题。

诸多专家和学者结合工程案例对水利工程、房屋建筑工程、机电安装工程档案管理的重要性和存在的问题进行了分析研究［1-3］，提出了引入档案管理软件，提高档案管理的精度和效率等相应对策。本文依托国内首个采用EPC模式建设的百万千瓦级杨房沟水电工程项目，就大型水电站EPC项目档案管理存在的档案权责不清、档案分类不规范、档案管理流程不规范、档案系统性和规范性欠缺、档案人员业务素质不高、档案审核把关不严等问题进行了研究，提出了建立清晰明确的档案管理制度和流程、加强对档案管理制度、政策和法规的培训、明确参建各方人员职责等相应对策，以期对后续档案管理提供参考和借鉴。

1 工程档案重要性分析

1.1 工程档案定义

根据GB/T 50328-2014《建设工程文件归档规范》，工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，也称为文件材料。关于水电工程项目档案，国家能源局发布的DL/T 1396-2014《水电建设项目文件收集及档案整理规范》中有明确的规定：建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目管理文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等，经过鉴定、整理归档的项目文件即为项目档案。

1.2 工程档案重要性

第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》，自2021年1月1日起施行。国家通过立法形式规范档案收集与整理工作，有效保护和利用档案，明确档案的重要性和法律地位。国家、行业、地方甚至部分企业都制定和颁布了相关的标准、规范、规程、细则等。为了规范项目文件的形成、编制、收集、整理和归档工作，统一水电项目档案的收集、分类、整理、汇总、移交及验收标准，确保水电项目档案真实、完整、准确、系统、有效，雅砻江流域水电开发有限公司（以下简称“雅砻江公司”）制定了《水电项目文件编制与档案整理实施细则》（以下简称“细则”）［4］。依据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第47号）第十二条“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度”的规定，各单位各项目部应结合单位实际和工程实际建立自身档案管理相关制度，由此可见档案和档案管理的重要性。

水电工程档案是维护水电站运行的重要组成部分，它可以帮助工程管理人员了解水电站历史信息，保证水电站的运行质量和安全。结合水电工程管理实践中国首个采用EPC建设管理模式的百万千瓦级水电站杨房沟水电站项目档案，对水电项目档案重要性有如下几点认识。

（1） 水电工程项目档案是水电站运行管理的信息库。水电工程项目档案记录了水电工程全过程设计、建设、运营、维护等各个阶段的重要信息，包括项目的建设图纸、设计方案、工程款项、验收记录与报告、运行记录等，是水电站建设的真实写照、水电站工程的重要依据和资料来源，可有效整合各种信息资源，方便维护管理。其完整性和准确性直接关系到水电站工程的安全运行。工程档案不仅记录了水电站建设时的材料和设备信息，还包括了结构和性能参数、安全考虑和操作指南、水电站设备的安装、调试和维护细节等内容，这些资料可以帮助技术人员在日常维护和保养中及时发现和解决问题，从而保证水电站的安全运行。由于当前水电站设备的更新周期往往较长，这些档案资料可以在未来改进或重新设计时提供参考。

（2） 水电工程项目档案是工程质量安全评估的基础。水电工程项目档案对于保障工程质量起到重要的作用。档案中包含了工程的所有建设过程和每一个环节的质量检验，以及原材料的检测数据，记录了各个阶段的质量监测和安全评估报告，这些报告可以为监督和评估水电站的运行提供数据，如果发现设备老化、运行故障等问题，可以及时采取措施避免可能的风险。

（3） 水电工程项目档案是工程建设历史记忆和纸质留存。水电工程项目档案记录了施工和建成后的水电工程规模、环境影响和多种变化，是水电站项目资料的集合，包括设计文件、施工计划、相关合约、技术规范等。档案记录了工程的整个历史信息，以及工程建设和运行中各阶段的关键事件、问题和解决方案。随着时间的推移，人员变更和信息丢失，工程档案成为唯一的记录证据，这些信息是未来维护和管理水电站的重要依据，可以确保水电站的长期稳定运行。

（4） 工程档案可以帮助展开后续监管。监管部门可利用工程档案来检查工程是否符合相关规定和标准。

（5） 保证运行的可持续性。水电工程档案可以帮助提高水电站的效率。利用这些档案可以更好地理解水电站的设计和运行机制，对未来的改进和升级提供切实可行的方案。此外，档案和记录还有助于保证水电站的可持续运行，提高节能减排水平。

（6） 促进技术创新。水电工程项目档案记录了水电工程建设过程中的技术实践与探索，從而推进技术创新和发展。

2 杨房沟水电站项目档案管理存在的问题

杨房沟水电站设计施工总承包工程建设过程中，尽管已编制了完善的档案整理实施细则、在合同中明确归档范围、制度中列明归档清单、过程中加强培训检查，但杨房沟水电站工程项目档案在工程前期以及建设过程中依然存在一些不规范的现象，档案管理存在以下几个问题。

2.1 档案权责不清

总承包部各部门之间、总承包部与工区之间，由于各自所承担的工作任务和负责的档案业务不同，部分项目文件相互交错与叠加以及档案管理人员更迭，导致档案管理责任模糊，档案安全和保存得不到保障。

2.2 档案分类不规范

《细则》对本工程项目档案分类进行了明确规定，但在实施过程中，由于理解不到位、培训不到位、检查不到位等原因，出现档案分类不完善的现象，档案文件无法按照标准分类进行归档，也容易引起档案疏漏或重复存储的情况发生。

2.3 档案管理流程不规范

（1） 杨房沟水电站设计施工总承包项目档案管理过程中出现过由于流程不规范、存储无规律、随意放置，而找不到文件的情况，造成档案流失或损坏，比如在单元工程质量评定完成后，由于质检人员疏忽未及时将资料交工区档案室保存，工区档案室未掌握现场质量验评进展，在进行档案移交前，对照单元工程项目划分清单才发现问题，无法保证档案的完整性、安全性、真实准确性。

（2） 未进行档案的备份和归档，重要信息容易遗失。

（3） 档案的借阅和归还不规范，未能及时记录。

（4） 未建立档案的安全保密意识，容易造成信息泄露。

2.4 档案系统性和规范性欠缺

由于项目文件填写人员缺乏档案规范意识、档案专职人员缺乏工程建设专业知识、档案库房设置不规范、总体缺少项目档案宏观把控和档案追踪意识、多个环节脱钩，以至于工程档案收集、归档不齐全，导致档案与档案之间的连续性差，破坏了工程档案管理内部的逻辑关系。

填写人员未考虑项目文件内涵质量及其有机联系性，零散交到档案室，档案专职人员只是简单的查看项目文件属性和大致归类，对档案的内在联系关系进行人为切割，中间缺少对项目文件的完整性、有机联系性和规范性检查把关环节。

这些问题的存在，导致档案归类存放混乱、查询困难、工作效率降低甚至威胁到档案安全性。

2.5 档案人员业务素质不高

档案管理人员缺乏档案管理基础知识，对档案管理政策法规和制度不熟悉；专业素养不高，无法进行有效的档案分类和鉴别；对档案的保存和借阅管理不够认真，存在疏漏和错误；对于档案的保密性和機密性认识不足，相应的保密制度不完善；缺乏沟通协调合作的能力，与上下游单位合作协调不够规范。

2.6 档案审核把关不严

《细则》明确规定档案归档移交时执行“三方四审”制度，目的是促使总承包方、监理方、业主方多层级把关，进而保证项目档案质量，但无论是总承包方、还是监理方，在进行档案审核时均没有按照100%的比例进行检查审核，导致退回重做现象偶有发生，造成已归档入库档案质量不高。

3 对策措施

（1） 建立清晰明确的档案管理制度，定期宣贯和检查，清晰划定各部门、各工区档案管理界限，规范各部门对档案管理的职责范围，并建立档案管理责任制度，明确责任人的具体职责和工作任务。

（2） 结合工程项目文件产生的本质属性，加强对业主档案整理实施细则的学习、理解、培训；多层级把关，建立规范的档案归档流程，确保每个档案都能够被正确归档、存储；加强档案审核，保障档案安全。

（3） 建立完整流畅的档案形成、收集、整编、入卷流程，明确各自职责与时限规定，规定存储、分类、编号等操作规范；制定档案借阅和归还流程，明确借阅时间和人员，并建立档案借阅记录表。定期对档案进行备份和归档，确保信息的安全和完整性；加强员工的档案管理培训，增强安全保密意识和责任心。引入档案管理软件，提高档案管理的精度和效率。

（4） 项目部或工区档案分管领导是工区档案宏观把控人员，应对项目文件的完整性和连续性进行检查和指导；项目部应细化完善档案分类、编号和存储方式，确保档案存放位置明确、易进行快速查询。各级档案管理人员，包括项目文件填写人员，应统一档案标准化意识，培训、交底、文件编制、现场实施等应纳入统一管理，项目文件形成直接责任人应有档案规范性意识，档案专职人员应有工程建设专业知识，探索建立数字化档案管理系统，以便对档案进行统一管理，提高档案管理工作效率。采取数据加密、备份、防泄露和准确性核对等措施，保障档案数据的安全性、准确性和真实性。

（5） 加强对档案管理制度、政策和法规等培训，提高档案管理人员的政策理论素质；加强档案管理人员的专业培训，提高档案管理人员的专业素质；制定档案管理人员考核制度，建立档案检查和评估机制，保证档案管理人员的业务素质，发现和纠正问题；加强档案保密意识培训，定期进行评估和检查，严格遵守档案保密制度和流程；建立上下游沟通协调机制，提高档案管理人员的沟通和协调能力，加强团队合作协作精神。

（6） 总承包档案专职人员应切实履行档案管理职责，在档案提交项目部分管领导或技术负责人审核前，应对档案完整性、系统性、规范性等进行仔细检查，项目部分管领导或技术负责人也应严格审查后签字。在档案归档移交前应有直接负责的专业监理工程师对档案真实性、完整性、准确性进行检查，监理档案负责人对档案系统性和规范性进行检查，监理分管该项目的领导对拟移交的档案再次进行检查，业主项目管理部门和档案室对拟移交档案进行最终把关和检查，形成多层级档案管理与审核网络机制。

4 对策实施成效分析

截至2022年底，监理档案移交2 090卷、光盘1 133张；总承包部移交档案13 467卷（正本）、光盘249张，归档的文件内容真实、完整、准确、系统，字迹清晰、图表整洁，各项签字（章）手续完备、符合工作（或工艺）流程要求，案卷质量符合归档要求［5］。历经由四川省档案局组织的截流阶段、蓄水阶段2个阶段专项验收和中国电力建设企业协会达标投产复验及创优专项评价等阶段档案验收，组成的验收专家组均给予了高度评价与肯定，2023年3月再次邀请了外部专家开展竣工阶段档案专项验收咨询活动，同样给予了高度评价，认为杨房沟水电站具备竣工阶段档案专项预验收条件。

5 结 语

杨房沟水电站计划于2023年6月、9月按照NB/T 10076-2018《水电工程项目档案验收工作导则标准》的要求分别开展竣工档案专项预验收及专项验收，在总结经验和教训的基础上，仍需高度重视项目档案质量，确保本工程档案质量满足规范要求，同时满足电站运行安全需要。

参考文献：

［1］ 李建立.水利工程档案管理存在的主要问题与对策探析［J］.黑龙江水利科技，2020，48（8）：252-254.

［2］ 刘梅.工程档案管理问题与对策研究［J］.四川档案，2010（4）：46-47.

［3］ 袁成凤.水电站建设工程档案管理与利用［J］.水电站机电技术，2022，45（9）：145-147，150.

［4］ 米彪.水电项目文件编制与档案整理实施细则［R］.成都：雅砻江流域水电开发有限公司，2016.

［5］ 刘涛.雅砻江杨房沟水电站工程竣工档案监理审核报告［R］.成都：四川雅砻江杨房沟水电站长江委杨房沟总承包监理部，2023.