财务共享中心业务时效管控探析

陈景峰

随着信息技术的快速发展，建立在信息化基础上的财务共享服务迅速兴起，在国内掀起了财务共享中心建设热潮。然而，在财务共享中心运营过程中，业务量及业务复杂程度不断增加，业务时效管控难的问题较为突出，业务处理及时性受到挑战，会计信息及时性不足，用户体验度不高，本文以ZT财务共享中心为例，分析业务时效管理的制约因素，并就如何优化共享中心业务时效管控进行探讨，以期对财务共享运营持续优化有所帮助。

共享中心业务时效管理的意义

业务时效，即在一定时期内办理业务能够产生的效用。效用是一个经济学概念，是指需求得到的满足的一个度量。共享中心业务时效管理是指共享中心业务流程各环节所用时间管理过程，对用户来说，业务处理越高效，业务时效管控越有力，用户获得的效用越大。业务效率，快捷、高效的加工生产能力，是一个财务共享中心成熟运营的标志。开展业务时效管理研究，对提升财务共享服务中心的服务质量和兑现服务承诺，减少与客户摩擦与阻力，具有重要理论和现实意义。

共享中心业务时效管理的现状

在财务共享中心运营过程中，业务时效的管理成了一个非常重要的问题。业务时效的延迟会导致财务共享中心的工作效率下降，甚至会对企业的财务状况造成不利影响。因此，对于财务共享中心来说，保持业务时效的高效运作是至关重要的。业务处理时效较长，主要有以下几个原因。

共享中心组织架构设置不合理 共享中心的组织架构设置目前有按业务模块横向模式、按用户单位分纵向模式以及混合模式，不同的架构设置对业务时效产生不同影响。

第一，按业务模块横向模式。目前，财务共享中心按业务模块横向进行组织架构的设置是较为常见的一种组织模式，这种组织模式的基本思路是按照不同的业务模块进行分别设置业务组，针对每个模块制定相应的业务标准和管理措施。这种组织架构有利于共享中心统一业务标准，提高业务标准化，提升业务质量，有利于提升共享中心业务处理时效，但上线用户需与共享中心不同的业务组进行跨组沟通，业务沟通成本较大，不利于用户业务效率提升，导致用户体验感不佳。

第二，按用户单位纵向模式。按用户单位设置业务组是共享中心当前出现的一种新型架构，这种构架下，一个业务组负责处理部分用户的全部业务，这种架构设置可以更好地满足用户的个性化需求，降低用户与共享中心间的沟通成本，提供用户的业务效率，有利于改善用户体验感，但对于共享中心来说，无法实现同类业务批量化处理，不利于业务标准化和业务质量提升，也不利于共享中心业务时效管理。

第三，混合模式。鉴于共享中心组织架构的横向设置和纵向设置各自的优缺点，采用二者结合的混合模式在一定程度上可以发挥各自优点，降低各自模式的不足，因而这种模式是当前被广泛采用的组织架构。这种组织架构下，对于一些沟通事项相对较少的业务进行按业务模块进行分组，对沟通量较大的业务进行按用户设置分组，可以有效地平衡共享中心业务时效和用户业务时效，有利于控制沟通成本，改善用户体验感。

业务人员配置不合理 在财务共享中心的业务时效管理中，业务人员的配置也是一个不可忽视的因素。财务共享中心的就如同一个流水化财务信息加工厂，财务信息加工每个环节环环相扣，彼此相互关联，特别是对于一些关键环节，其相互间的关联性、制约性表现更为明显，每个关键环节的时效最终都体现在业务的整体时效上来，这就要求共享中心在关键业务环节上进行人员合理配置。目前，财务共享中心在关键环节的人员配置不足、人员业务经验欠缺等因素会导致一些关键业务无法及时高效处理，影响了整体的业务时效。针对这些问题，我们应该重新评估人员配置，合理安排岗位，加强人员培训，提高人员专业技能，从而有效地提高业务时效管理水平。

业务标准化程度制约 共享中心业务标准化程度也是限制业务时效管理的一个重要因素。业务的标准化可大幅降低共享中心内部以及共享中心与用户之间的沟通成本，有效地降低人为操作所带来的误差和误判，从而提升业务处理的效率和准确性。实施标准化的业务流程和规范化的操作流程，是共享中心业务处理智能化应用基础，有利于共享中心人工智能推广应用。缺乏规范化的业务流程，不仅会降低工作效率，还可能导致业务处理的混乱和错误，从而影响业务流程的高效性和稳定性。

业务量“潮汐”效应冲击 在财务共享中心的运营过程中，业务量的波动受到多种因素的影响，包括但不限于季节性和客户需求等，这种波动性的业务量呈现出周期性的“潮汐”现象。随着业务量的急剧增加，共享中心的工作量也会随之迅速攀升，这势必会对业务的时效性产生一定的冲击。为了应对业务量潮汐效应所带来的挑战，共享中心需要实施一系列管理措施以确保其有效性。

提升业务时效管理的主要途径

优化组织机构及人员配置 在财务共享中心的运营过程中，恰当的组织架构和人员配置是确保业务高效管理的关键所在。如何实现高效、有序的运作是目前企业面临的主要难题之一。首先，确立明晰的组织架构，明确各个部门和人员的职责和使命，以避免职责不明确、重复劳动等问题的出现。同时，要将岗位划分为不同层级，对不同职能的人分别设立相应的岗位职责，避免出现“一岗多责”的现象。其次，应当根据不同的业务量和业务类型，科学合理地配置人员，以确保业务处理的时效性和准确性。再次，为保证流程顺畅，可设立统一的岗位，将相关工作人员分工到相应岗位上完成工作内容，实现高效协同。最后，加强与业务部门之间的沟通协调工作，及时掌握业务知识，为后续服务提供依据。为了确保业务时效的稳定性和可靠性，必须建立全面的评估机制，对业务处理时效进行实时监测和优化，以便及时发现和解决问题。

提升业务标准化程度 由于财务共享中心的业务量和业务复杂程度的巨大，业务时效管控面临着日益严峻的挑战。为了提高财务共享中心的业务效率，必须探索一系列途径，以优化管理流程并提高工作效率，提升业务规范化水平是至关重要的一环。因为只有实现业务标准化才能保证各个业务过程的一致性。通过确立一套统一的业务流程和标准化的业务规范，能够明确每个业务环节的责任和流程，从而避免在业务处理过程中出现不必要的流程延误和重复操作，进而提升业务处理的效率和时效性。同时，可以將业务标准应用到其他领域，实现业务过程自动化。

建立内部岗位流动调剂机制 为提升财务共享中心的业务时效管理，建立内部岗位流动调剂机制是一项行之有效的措施。如果没有高效地进行业务时效管控，就无法保证整个财务共享中心正常运转，也很难实现企业效益最大化目标。这一机制能够有效地平衡员工的工作压力，实现跨部门、跨业务的灵活调配，以确保员工处于最佳的工作状态。通过对人员配置和流程再造，将员工从原来相对固定的位置上迁移到适合其发展需要的岗位上来，实现了人力资源管理的创新。此外，该机制有助于推动不同部门之间的协作与互动，从而带来更为高效的业务处理方式。因此，构建完善的内部岗位流动调剂制度对于优化人力资源结构具有重要意义。在建立内部岗位流动调剂机制时，应当综合考虑员工的专业素养、个人兴趣爱好以及工作责任心等多方面因素，以确保员工能够适应新的工作环境并保持高效的工作状态。通过这种方式来调整员工的角色定位，使得组织内各单位之间形成良好的协作关系。这样的做法不仅能够提升业务处理速度，同时也能够刺激员工的个人职业发展，为其未来的职业生涯奠定坚实的基础。

建立业务时效考核约束机制 在财务共享中心的运营过程中，确立一套业务时效考核和约束机制，是提高业务时效管理水平的重要手段之一。通过对企业现有人员配置进行优化调整，将原来的“一对一”式调配模式改为“一对多”式调配模式。针对不同的业务类型和重要性，应设定时效要求，对各项业务流程的处理时限进行评估和监控，建立定期回顾和考核机制，对达成业务时效目标的成员予以表扬和奖励，对未达成目标的成员进行批评和惩罚，并逐步将业务时效目标与绩效考核挂钩，以确保业务流程的高效运作。

建立紧急业务快速处理通道 为确保紧急业务快速处理通道的顺畅运行，需从多个角度进行综合考虑。要有一套科学有效的应急机制，在紧急情况下，必须事先制定详细的业务处理预案，明确各个部门的职责和处理流程，以确保应对紧急情况的有效性。应该对各个相关部门所负责任范围内的应急情况做出详细规定，使之有章可循。一旦出现紧急情况，各个部门便能迅速响应并采取切实有效的措施，以便快速处理紧急业务，并及时了解处理情况和成果。

加强人员业务技能培训 提升财务共享中心业务时效管理的重要途径之一，是通过加强人员业务技能培训来提高其操作水平。为了确保新加入的员工能够快速掌握共享中心的业务流程和相关规定，必须提供全面系统的培训，以帮助他们快速掌握业务处理技能，从而提高業务处理效率。同时还应该通过多种途径对员工进行业务培训，使其熟悉岗位工作流程及岗位职责要求，并能及时调整自身角色定位。同时，对于资深员工而言，应不断强化其业务技能的学习，引进最新的技术和工具，以提升业务处理的自动化水平和准确性，同时加强团队协作，以提高整个团队的业务水平。最后，对共享中心内部进行有效整合，建立起一套完善的考核体系，以保证各部门之间信息及时沟通并反馈至管理层。除了定期组织员工参加岗位培训和技能培训以提高业务素质和专业技能，以保持业务竞争力并为共享中心的业务时效管理提供有力保障外，还应促进员工的职业发展和专业技能提升。

加快推进智能化应用 通过智能化应用提高共享中心工作效率，减少人力成本投入，降低人力资源风险。智能化应用涵盖了人工智能、云计算、大数据等前沿技术，这些技术的应用可以优化共享服务的业务流程，显著提升共享平台计算能力，缩短业务处理时间，提高业务处理效率和准确性，实现共享中心对业务的实时监控，从而为企业创造更大价值。共享中心应将信息化建设作为重点战略实施，在进行智能服务时，要注重将信息化建设作为重要手段，并建立相应的制度来规范流程操作。此外，必须对智能化系统的配置和运营进行进一步完善，以确保其能够在业务变化中保持正确的运作状态并适应新的挑战。

综上所述，在财务共享中心的运营过程中，必须高度重视业务时效的管控问题。随着业务规模的扩大，确保业务时效的可靠性将成为一项至关重要的挑战。多种因素会对业务时效产生影响，其中包括员工的综合素质、技术工具的选择以及管理制度的制定等。提升业务时效的关键在于妥善应对这些因素的影响。通过实施科学的管理制度、提升员工技能水平、优化系统技术配置等措施，均可显著提升业务时效和用户体验。通过运用信息技术手段，财务共享中心的业务时效管理水平可以得到进一步的提升，从而实现更加高效的运营。实现智能化系统的建设和推广云计算等措施，是推进数字化转型的重要手段之一。

（作者单位：中铁十一局集团有限公司）