企业归档工作前端介入的信息化方法应用研究

文/北京机械设备研究所 侯雁茹 陈晓旭 国艳丽

20 世纪，西方社会诞生了前端控制理念和全程管理理念。20世纪30年代，我国的文书档案连锁法将前端控制理念运用到文件归档前的流转和管理中[1]。我国的档案学者何嘉荪也曾提出文件生命周期理论，这些理论凸显了前端介入在档案管理工作中的重要性[2]。因而，企业档案工作者提出了“三纳入”“四参加”和“四同步”制度，旨在将归档工作前端介入制度化，强调了档案部门在归档前要介入文件的管理中去，从制度保障、切入点和实施方式上给档案部门提供前端介入的指导方向[3]。

实践中，档案部门一方面受到在企业中的地位和职能的局限，另一方面缺乏有效的方法真正介入文件管理中并发挥应有的作用，要想真正收到“三纳入”“四参加”和“四同步”制度所预想的效果并不容易。随着信息技术的迅猛发展，现代企业科研生产和经营管理工作呈现出文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化等特点。档案部门应适应时代的潮流，研究出适应信息化时代的文件管理和归档模式[2]。

一、利用信息化管理方法实施前端介入的必要性

很多企业都将“三纳入”“四参加”和“四同步”要求写入了档案管理制度，但在执行制度过程中却得不到很好的落实。同时，制度要求执行的范围有限，不能涵盖企业所有的工作活动，导致很多工作活动没有前端介入制度作保障。

在企业大量的业务工作和活动中，档案人员每件都“参加”“同步”无疑是不现实的，但归档又是必要的，保证归档文件的完整性和准确性是归档的基本要求。在现有条件下，要实现归档工作前端介入与控制困难重重。这可能造成：（1）归档计划完成率低；（2）业务人员整理归档文件耗时长、效率低、归档积极性不高；（3）归档文件的完整性和准确性得不到保证。

要解决上述问题，档案部门需要介入归档工作的前端，从制定归档计划开始，到业务部门管理文件和预立卷，再到归档，每一个环节都要介入。要实现真正的“介入”，需要有效的介入方法，这就要从管理和技术两方面双管齐下。一方面管理制度上需要做一些改变，另一方面技术上要有良好的平台来实现前端介入。利用信息化管理方法来真正实现归档工作前端介入和控制是必要的，建立前端介入的文件管理平台势在必行。

二、运用信息化管理方法灵活实施前端介入

（一）实现可利用资源优化配置，寻找满足条件的信息化平台。企业档案部门要准确把握自身定位，实现自身可利用资源的优化配置。各类档案由于其生成的源头不同，有的需要纸质签署，有的在业务系统运行管理，其特点不同，可以有针对性地对不同类档案实施不同的前端介入方法。档案部门可以介入业务系统中，从文件产生的源头参与业务系统形成和管理的文件。无业务系统管理或在业务系统中无良好的介入方案时，可以选择档案管理系统实施前端介入。

（二）利用业务系统实施前端介入的应用。利用业务系统实施前端介入，是档案部门介入业务系统中，在文件归档前对其进行适当介入与管理，使其源头可控，满足归档的电子文件“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求。业务系统介入管理文件，通过接口推送至档案管理系统完成归档。

1.合同归档管理。某企业将信息化前端介入方法应用于合同管理系统，管理与归档流程分四步：第一步，合同起草人在合同管理系统中填写合同要素并上传合同文本，提交电子审签流程，批准后，打印纸质合同，签署生效；第二步，合同起草人在合同管理系统中将已批准的合同流程提交归档，同时将生效的纸质合同移交给档案管理员；第三步，档案管理员核对电子流程中的要素和纸质合同的要素齐全、合规，将纸质合同扫描上传合同管理系统，点击按钮完成合同线上归档移交手续。同时，自动触发推送合同要素和合同扫描附件至档案管理系统，生成条目并关联附件，档案管理员完成组卷、编号等工作；第四步，完成归档移交手续的合同继续办理财务收、付款业务。合同归档管理如图1所示。

图1 合同归档管理示意图

从合同归档管理的实例可以看到，归档移交流程转移到业务系统中，业务人员省去了在两个系统分别操作的工序，充分凸显了档案部门的服务职能。合同的要素和附件通过接口自动推送，确保数据的准确性和归档的及时性。

2.产品技术文件归档管理。某企业将信息化前端介入方法应用于PDM（产品数据管理系统）中，介入文件版本和技术状态控制中。文件在升版本时，档案管理人员对更改单进行审核。档案管理人员参与技术状态基线的开放、修改，直到技术状态固化。PDM 自动推送基线数据到档案管理系统，档案管理人员在档案管理系统中补充档号等档案要素后完成归档。在PDM 技术文件归档管理的实例中能看到，档案管理人员通过授权介入业务系统中，参与技术文件的版本和技术状态控制，归档文件直接由系统接口推送，能够明确归档文件的来源，使文件从生成到归档的程序规范、要素合规。

3.利用业务系统实施前端介入的效果良好但无法全面应用。以上两个管理模式，档案部门在少量门类的电子文件管理实践中探索到了一些前端介入的方法，实施效果良好。然而，企业档案类目繁多，合同、技术文件仅占其中一部分，有系统管理的门类文件只占少部分，受成本等因素影响，短期内也不可能全覆盖所有文件。在没有业务系统管理文件时，依然需要信息化的方法实现档案部门对归档工作的前端介入。

（三）利用档案管理系统实施前端介入的应用。利用档案管理系统实施前端介入，将文件通过档案管理系统管理，从而实现前端介入。这种方法是在无业务系统管理文件或档案人员无良好的业务系统介入机制的情况下，实施信息化方法前端介入的方式。短期内，这种方式可以作为业务系统前端介入的补充方案，实现归档工作前端介入通过信息化方法全覆盖。

1.档案管理系统具备文件管理功能。在档案管理系统中，文件管理模块是与档案管理模块分开的独立功能模块，与档案管理互不影响。文件管理模块供业务部门和个人管理文件，档案由档案管理模块管理。文件管理界面具有档案管理界面基础功能。功能越强大，推广使用越容易。因而，档案部门应致力于完善系统功能，给用户提供良好的使用体验，使用户能够感受到使用档案管理系统管理文件的好处，主动利用档案管理系统管理文件。这样，才能从源头保证文件的完整性和准确性。

（1）个人文件管理和部门文件管理功能的作用。文件管理模块将个人和部门的文件分级管理。个人文件管理模块中的使用权归个人所有。部门在部门文件管理模块中管理部门的文件。个人产生的文件需要提交领导审阅或上升为部门层级的文件时可提交部门。部门文件管理模块可提供部门成员分享、利用。部门文件管理模块是部门文件的共享平台，既方便本部门内的文件交互和业务交流，又能保证有效文件版本的准确性与唯一性。设定部门文件管理功能的目的是为部门提供文件管理服务，同时能反向助推个人和部门主动并乐于使用文件管理功能模块，从源头确保文件完整性。

（2）文件管理模块的使用、管理与归档过程。文件管理模块的使用、管理与归档过程如图2所示：

图2 归档过程图

流程说明：①个人在个人文件管理模块管理文件，整理完成后，提交部门；②文件进入部门文件管理模块后，经过领导审核，可设置权限提供部门成员利用；③当文件到达归档时机时，在部门文件管理模块中选中文件提交归档，部门领导审批后，流程到达档案管理员；④档案管理员核对接收文件，文件进入档案管理模块；⑤档案管理员补充档案属性后正式归档至档案库，完成归档。

2.档案管理系统下达归档计划实施前端介入的应用。（1）归档计划纳入档案管理系统的必要性。在文件的归档业务中，往往存在归档不及时、归档文件不完整的情况。其中一项重要原因是归档计划制定、下达和执行不科学、不严谨，缺乏良好的执行性。企业有计划管理系统，执行和考核比较严谨，对计划的完成率要求很高。但是，归档计划在计划管理系统下达存在很多问题，影响归档效果。①计划管理系统下达归档计划不详细。因涉及企业的整体计划，档案归档计划在所有计划中只占很小的一部分或排在最后。计划或项目管理部门对归档计划不重视，为了保证完成率，存在放宽归档时间甚至不纳入计划管理系统的情况。即使归档计划纳入计划管理系统，但颗粒度大，计划可执行性和完成效果均不佳。②计划管理系统无法与归档文件关联。计划管理系统只侧重于管理计划，其定位决定它不可能达到每份文件的层面，对归档文件做出过多的详细要求。在计划管理系统对归档计划大颗粒度定位的前提下，无法实现具体归档文件与计划本身关联，这些问题均影响了归档工作的效果。为了解决问题，将归档计划纳入档案管理系统是便捷、高效的一个方案。出发点有两个：首先，要确保文件完整性，在计划下达之初，就应明确文件清单。这样，在计划执行期间和计划完成提交交付物阶段，就有更好的导向性和明确的实施方向。其次，文件管理和归档流程在档案管理系统运行，在计划管理过程中，提交交付物直接关联归档文件，既准确，又便捷。能够下达详细的归档计划，交付物与归档文件直接关联，整体工作流程纳入档案管理系统，既能保证归档文件完整、准确，又能避免在提交交付物阶段人为放宽归档要求和随意改变时间节点等不规范情况。将计划下达、文件管理、文件归档，关联计划交付物的整个文件周期串联在档案管理系统中管理，是必要和高效的。

（2）归档计划管理模块与企业计划管理系统的关系。归档计划纳入档案管理系统是必要的，但并不能完全脱离计划管理系统。企业计划管理系统是企业统筹管理整体工作计划的权威系统，缺少任何工作计划都不能全面反映企业整体工作的运行情况。档案管理系统的归档计划只能作为对计划管理系统归档计划的补充。整体归档计划需要形成体系，计划管理系统下达一级计划，档案管理系统进一步分解细化，形成二级计划，计划下达越详细，执行程度和效果越好。

（3）归档计划管理过程及功能设定。归档计划管理模块中，归档计划以条目形式展现（相当于案卷级），计划下达人填写计划要素，在计划下，列明计划归档的具体文件（相当于案卷级下的文件级条目）。可以提前设置文件清单模板，在编制计划时直接调用模板，这一功能是计划管理系统所不具备的。系统提前设定，责任人执行归档计划只能从已完成归档的文件中选择。将文件管理功能和归档计划关联起来，相互促进文件管理功能的推广使用和归档计划下达的科学性和完整性。归档计划和文件清单关联，可以清晰明确地考核归档工作，同时，在计划归档文件和实际归档文件的对比中，可以发现并判断档案管理人员下达计划的科学性和准确性，促进档案管理人员提高档案管理水平（见图3）。

图3 计划管理分解过程

（四）归档计划管理与部门文件管理结合运行的前端介入方式。1.前端介入下达归档计划。计划管理部门在计划管理系统下达一级归档计划，档案管理系统同步计划管理系统中的一级计划。必要时，对一级归档计划进一步分解补充形成二级计划。对于未在计划管理系统下达归档计划的归档任务，可在档案管理系统中直接生成归档计划。文件清单模板的设置，实现了档案部门在计划下达阶段的前端介入。

2.前端介入业务部门文件管理。业务部门在档案管理系统管理文件。档案部门将“6S”管理理念融入文件管理中，按照统一的标准提前设置分类节点，使文件管理整洁、有序、高效。将归档时的整理工作前置并分散到日常工作中，使业务部门在管理文件时提前涉及档案整理，避免在归档时重新洗牌式整理文件，节约时间、提高效率。实现档案部门在文件整理和预立卷阶段的前端介入，以此方法保障归档文件完整性，解决业务部门的文件管理和归档工作过程脱节的问题。

3.计划完成阶段一键提交交付物。业务部门将日常管理的文件提交归档。档案管理人员确认接收后完成归档。业务部门执行归档计划，关联已归档的文件，提交完成归档计划。

三、与信息化方法匹配的制度建设

归档工作前端介入的信息化模型的顺利运行，需要与之匹配的管理制度支持，使各类人员主动利用这种信息化手段分别使用业务系统和档案管理系统管理文件。以制度支撑让归档整理工作渗透到日常文件管理中，养成良好的文件管理素养，轻松保证归档文件的完整、准确和及时（见图4）。

图4 归档整体运行模型

1.按照不同的档案类目，分别规定使用不同方式进行文件管理，对归档时机、完整性要求和执行归档计划方式等做出要求。2.要求部门文件共享和管理平台使用档案管理系统的文件管理功能。这样能保证文件的完整性和版本的准确性。3.在利用档案管理系统实施信息化介入的方法中，用制度保障归档移交流程在档案管理系统运行，同样起到促进使用文件管理功能管理文件的作用。4.形成以计划管理系统为主、档案管理系统补充和细化的两级归档计划制定体系。建立归档考核机制严格考核，以确保归档计划管理体系的运行效果。制定归档计划监督管理体制，定时监督考核归档计划完成情况。5.建立长效、深入的培训机制，培训并宣贯各种信息化方式的使用方法和归档要求。在宣贯和培训的过程中，还可以密切档案管理人员和业务人员的关系，易于各类人员相互理解和支持，和谐高效地实现文件和档案的管理。

通过制度的保障，使信息化手段顺畅运用到日常文件管理和归档过程中，就能在潜移默化中，利用过信息化方法实现归档工作前端介入与有效控制，达到理顺文件管理和归档的整体工作流程，提高文件生命周期运行效率的目的，为企业科研生产和经营管理的高效运行做出贡献。