事业单位档案管理工作的优化方法分析

摘 要：进入新时代，事业档案档案管理方式需要进行技术性变革，更好地服务经济社会发展。本文分析了档案管理过程中的方法论困境，认为做好新形势下的档案管理工作需要持续在档案治理体系、资源体系、利用体系和安全体系建设上下功夫、求实效，以高水平的管理方法提升工作成效。

关键词：事业单位；档案管理；治理

随着《“十四五”全国档案事业发展规划》和新《档案法》的实施，事业单位档案管理进入新的发展阶段。要顺应档案事业发展的新趋势，找准事业单位档案管理的着力点和主攻方向，以档案治理为核心，深入推进档案治理体系、资源体系、利用体系和安全体系建设，以新的管理成效赋能经济社会快速发展，更好地展现档案工作的时代价值。以新的管理成效赋能经济社会快速发展，更好地展现档案工作的时代价值。

1 事业单位档案管理的方法论困境

1.1 档案治理体系精细化不足

档案管理是整体性、系统性工程，需要较为完善的要素支撑体系。但是从实践来看，事业单位档案管理普遍存在着思想重视不够、信息化管理水平不高、设施设备落后、人员配备不足、安全应急处置能力不强等问题，与国家治理体系和治理能力现代化要求不相适应。档案管理的规范化、科学化、标准化程度较低，有的单位参与主体薄弱、覆盖面较窄，难以发挥牵头引领作用，档案管理合力不足，难以发挥档案治理效能。

1.2 档案资源建设基础不扎实

有的单位档案资源长期以文书档案为主，未能对归档范围、保管期限做出修订，致使一些新门类、新介质档案资料未能及时收集归档，造成了重要资源流失，难以发挥档案凭证作用。与此同时，档案资源赋能作用难以发挥，档案资源链条不完善，不能进行高质量的开发利用工作，使档案工作的价值难以充分展现。

1.3 档案开发利用质量不高

档案开发利用层次较低，档案文化价值未能充分展现，围绕人民群众的急、难、愁、盼问题，档案潜能未能充分激发。有的单位对档案资源价值认识不清，档案资源长期处于沉睡状态，档案工作始终处于“幕后”，未能将档案的价值转换为人民群众服务的重要抓手。有的单位新技术运用不充分，群众查档利用手续烦琐、体验感较差，“数据跑路”理念未能运用到为民服务中，档案管理的能力与新时代要求之间的不平衡性凸显。

1.4 档案安全体系不够牢固

安全是档案工作的生命线。随着新技术的应用和资源体量的增加，档案安全性问题日益凸显，如档案管理人员安全意识较差；综合档案室保管利用设施不到位；档案管理制度执行不严格等。同时，档案数据安全建设未能摆在应有位置，特别是档案数据加密技术应用不足，许多重要数据缺乏必要的安全防护机制，数据流失风险较大。

2 着力加强事业单位档案治理体系建设

2.1 拓展事业单位档案协同治理主体的参与度

事业单位过去主要有综合档案室进行档案集中管理，发挥着牵头引领的关键作用。伴随档案数据化深度发展，档案管理参与主体逐步增多，从综合管理室分散到每个工作人员，档案治理从集中型向分散性转变。《“十四五”全国档案事业发展规划》将健全档案管理体制放在首位，体现了推动档案协同治理的重视。事业单位协同治理的主体包括：领导者、综合档案室、各科室。领导者主要通过责任分工培养参与者档案管理意识、激励内在动力，并对综合档案事业和各科室进行任务分工。综合档案事业和各科室是协同治理的主要方面，在协同治理理念下，更容易调和二者的部分紧张关系。具体而言，面对日益复杂的档案管理对象，二者需要改变事业单位内部扁平化的科层制管理模式，密切配合，对档案进行系统管理。

2.2 扩大事业单位档案治理制度体系的覆盖面

档案治理维度的制度是参与主体共同认可并遵守的，并按照一定的规则程序通过的行为准则，能够对治理中的各主体进行有效的行为规范，并具有一定的权威性和约束力。在档案制度设计中，要更多体现各主体的管理方式、创新意识和责任担当。在参与范围上要细化明确各主体的档案管理边界，尤其是档案数据上传、处理与应用过程中利用与安全性问题；在档案解密与划控上，要明确综合档案室的牵头作用和各科室的主体责任；在创新性上，制度要明确激励措施和办法，激发参与者的创造性。与此同时，管理制度决定了协同的开放性，能够凝结各主体的参与共识并应对各种挑战。因此，制度建设过程中，要最大限度地使档案管理参与都能融合到制度规定中，这既是对各主体的尊重与激励，也是对其流程中义务和责任的明确。

2.3 延伸事业单位档案治理效能的覆盖面

事业单位档案专业性、系统性强，在服务上级决策和人民群众生活中发挥着至关重要的作用，提升事业单位档案管理的效益和质量，能够发挥档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用。一是延伸档案治理的服务效能。要加强档案服务能力建设，尤其在提升资政能力、一次办好、“放管服”改革方面的作用，有效释放档案管理的价值。二是延伸档案治理的管理效能。要建立档案管理工作领导小组，统筹推进规章制定、资金扶持、人才配备等方面的难题；要加大档案职业素养建设，延伸能力培养教育链，以治理队伍的高素质赋能档案管理高质量发展。三是延伸档案治理的区域面。要加强与其他单位和部门横向联系，密切合作，借助相关业务部门的力量或在工作上取得相关业务部门的支持，共同对档案事务进行科学、规范管理，实现档案领域的善治。

3 着力加强事业单位档案资源体系建设

3.1 推进档案管理“三合一”制度编制

要按照国家档案局《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》的要求，着力建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的事业单位档案资源体系。

3.1.1科学制定档案分类方案。针对以往在制定档案工作制度时，因分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表、档号编制规则等分別制定，出现的个别门类档案未明确其归档范围、保管期限等问题，要在全面掌握单位业务特点的基础上，将业务专业档案作为重点，科学开展分类工作；要注重新兴门类，比如新媒体档案等的归档工作。

3.1.2科学确定文件材料归档范围。要根据《机关档案管理规定》等要求，细化归档范围，确保可操纵性。对于科研档案来说，就包括前期的立项、实施方案、任务书等，中期包括阶段性报告、研究成果等，后期包括结项报告、成果鉴定书、专家意见等。要在遵循一般性要求的基础上，根据单位项目特点制定方案，避免一刀切。

3.1.3科学划定保管期限。要根据档案的价值和内容，结合创新性、规模等要素，按照10年、30年、永久期限进行划定。划定过程中要注重档案的完整性，对具有创新性和战略性、规模性较大的档案资料，保管期限可适当从长。

3.2 加强档案征集工作

事业单位在管理过程中，由于归档范围的滞后性，造成了许多重要价值档案资料遗留在个人或其他部门中，难以保障档案史料的连续性和整体性。要按照《档案征集工作规范》（DA/T 96-2023）要求，持续加大征集力度，使具有重要凭证、参考、研究、文化传承价值的档案留存好、保管好。

3.2.1加强重点领域的常态化征集。要系统梳理本单位的大事要事，坚持以目标导向、问题导向和结果导向为一体，采取线上、线下相结合的方式拓展收集渠道，通过主动对接、上门拜访等方式实现接收任务，深度挖掘散存于社会各界的档案资源，广泛收集各类珍贵史料。

3.2.2开展重大节点档案征集。在传统节日、国际档案日等重大节点开展系列主题活动，挖掘散落民间的珍贵图片、影像等档案。有的规划部门开展了“印象的城市”晒图活动，大量市民将珍藏反映城市风貌的图片发布出来，有的图片弥补了城市建设的空缺，填补了城市记忆。

3.2.3开展口述档案采集。对单位历史上重大事件的亲历者、先进模范人物开展精准口述档案材料，获得一手原始资料，使单位历史更加鲜活，有利于发挥模范人物的引领作用。国网黄冈供电部门开展“口述历史”档案采集工作，围绕电力的发展历程离退休人员进行访谈，更好地留存了电力记忆。

4 着力加强事业单位档案利用体系建设

4.1 以档案开发赋能中心工作

4.1.1要主动融入和服务高质量发展。要树立围绕中心、服务大局的工作意识，自觉把档案工作放到工作大局、发展大局中去思考、去推进，深入挖掘馆藏档案资源，在系统研究、深度开发上下功夫，及时为上级科学决策提供政策性、借鉴性强的档案资政参考，为经济社会发展提供系统准确的档案信息服务[1]。

4.1.2要主动融入民生工作。要发挥事业单位档案专业优势，为广大人民群众提供档案资料和政策文件解读。要持续加大民生档案建设力度，结合实际，重点对人民群众关心的领域开展服务。

4.2 阐释档案文化价值

档案文化建设提升档案开发利用层次的重要方面，是实现档案存而致用的着力点。事业单位档案开发要把文化气息作为一种深厚的思想积淀，在档案开发利用的各环节都融入文化能量，使档案文化能量得到最大限度的释放[2]。有的档案资料体现了城市的人文厚重、人民的勤劳朴实、社会的文明包容。这些资料通过新媒体、广播、电视展现出来，不仅能引发人们情感的共鸣和认同感，也能更好地展示城市的文化软实力。因此，档案开发要站在文化阐释的角度，在档案信息的深度上下功夫，不断发掘出新的信息资源价值，显现出档案本身所具有的意义。

4.3 打造为民服务新机制

随着新的网络技术的进步，档案查询利用已突破了时空限制，档案资源的快速获取成为“放管服”改革的重要一环。事业单位要在查询利用上充分利用好政策红利和新技术优势，实现线上查档“零跑腿”，线下档查“一窗即刻办”，让数据跑路，提升群众利用的幸福感。积极开展微信小程序、公众号等查询方式，拓展查档途径，简化查档申请材料，利用数字签章、数字水印等防伪技术，实现档案“远程查”“自助查”。要加强档案数据化工作，提升互联互通、数据共享、协同联动力度，打通跨区域、跨部门的信息共享数据壁垒，改革创新服务模式，提升为民服务规范化、便利化水平。

5 着力加强事业单位档案安全体系建设

5.1 强化档案实体安全

5.1.1持续加大智慧库房建设。目前，信息技术已加速融入实体库房管理，其中，智慧档案库房建设已经成为许多机关事业单位的必备设施，实现了档案实体的更好保护与管理。RFID门禁系统作为自动识别技术，正在逐渐应用于档案防盗管理中，RFID技术通过为每份档案附加RFID标签，实现对档案的自动识别、检测和追踪，同时配合RFID门禁系统，确保档案仅能在授权区域内被借还。在实体档案的长期保存上，通过搭建智慧数据管理系统，可以管理和追踪档案的存储位置、借阅记录、档案保管期限等重要信息。同时，智能系统还可以自动进行档案盘点和质量检测，提供异常报警和修复建议，极大地提升了档案的安全性和完整性。

5.1.2加强档案设备安全。要按照“十防”要求，档案盒或装具要防尘、防污染和防有害生物侵蚀，有效防止有害气体和颗粒物危害档案。在硬件管理上，通风、空调管道进、排风口气密性要保持良好。加强应急管理，设置火灾自动报警系统及应急广播，消防设施设备定期检查维修，消防设施和器材完好、有效，重点防护部位均安装视频监控装置，有专业人员定期检查检测。

5.2 强化档案数据安全

5.2.1将数据安全贯穿档案管理全流程。把档案信息安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节，特别是在数据的传递和利用环节，要运用区块链等技术强化数据的原始性和不可篡改性。利用现代化手段全方位做好档案安全保密防护，按照《档案服务外包工作规范》，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程。落实技防措施，严格计算机设备、网络、数据光盘等载体管理，建立健全数据库质量，严防失密事件发生[3]。

5.2.2加强档案数据备份。档案数据备份在综合档案馆已是较为成熟的做法，成为档案数据安全保管的重要措施。事业单位要结合实际，探索行之有效的数据备份路径。比如，可加强与综合档案馆的沟通，对未进馆的档案数据提前交由档案馆保存，也可与上级或者同级部门沟通，作为异地备份的选择。在备份种类和介质上，电子数据备份有完全备份、增量备份、差分备份、按需备份等多种方式，所用的介质主要有硬盘、磁带和光盘等，单位可根据档案信息系统特点及对电子数据的保存需求，制定相应的备份策略。

参考文献

[1]苏晓霞.切实提升服务大局的能力和水平 推动档案事业高质量发展[N].中国档案报，2021（12）：16.

[2]王莹.档案的文化价值与文化传承[J].边疆经济与文化，2011（07）：15.

[3]王一波.信息化背景下文書档案管理转型工作分析[J].兰台内外，2023（06）：28.

作者简介：王珊（1983— ），大学学历，青岛市教育后勤服务保障中心馆员，研究方向：教育档案管理。