电子文件智能归档的管理背景与条件＊

丁海斌 赵婧尧 古鹏翔 陈 琳

（1.广西民族大学管理学院，广西南宁， 530006；2.广西新祥高速公路有限公司，广西南宁， 530029）

电子文件智能归档的问题已经引起了学术界的关注［1-2］，但相关研究基本集中于方法和应用，或是与其他学科相结合而展开的探讨，如介绍运用元数据实现业务系统电子文件智能化归档的方法。［3］整体而言，学界还缺乏对电子文件智能归档问题的全面、深入的研究成果。本文提出了电子文件管理发展的五个主要阶段和智能归档的管理特点，有助于避免相关工作中的盲目性和随意性。

一、 电子文件归档方式发展演进的五个阶段

经过数十年信息化发展，档案信息化正在全面转型，而档案信息化质变过程中表现出来的全部特点，最终都体现到电子文件与电子档案管理系统中。根据计算机档案管理系统演进情况以及今后发展情况，笔者按管理理念将其划分为五个阶段：辅助阶段→双轨阶段（传统再造阶段）→单轨阶段→一体化阶段（业务系统与档案系统一体化）→智能阶段［4］；与其相对应的归档模式的演变依次为：计算机辅助管理模式 →双套制模式→单套制模式→一体化模式→智能化模式。

1. 第一阶段：计算机辅助管理模式

在2000 年前后，通过计算机辅助管理可以创建目录并进行检索。此时电子文件尚未出现，归档模式停留在传统档案管理模式，纸质的文件和零次文献在很长一段时间内都是归档工作基本的甚至全部的归档对象，其归档的方式方法停留在传统时代，相关归档范围（相对较窄）、移交方式（纸质的物理移交）、归档制度、鉴定方法等都是专门针对纸质档案而制定和设置的。这种模式下，计算机虽然也参与了档案管理，但由于文档本身是纸质的，计算机系统并没有参与到文件归档的过程中，只是在归档后利用计算机生成目录。随着信息技术的发展，这种方式早已经不再适用于现代的电子档案管理。

2. 第二阶段：双套制模式

双轨阶段是纸质档案管理与电子档案管理并存的阶段，归档模式进入到第二阶段——双套制模式。在此阶段里，现代社会的发展需要更先进的档案管理方式，而传统的档案管理模式已经无法满足这些需求，因此必须进行计算机和网络技术方面的变革。这个阶段主要是将传统的档案系统转移到计算机系统中以提高效率和便利性，是传统档案向电子档案过渡的阶段。此时的管理系统就是将纸质文件逐一拷贝进电子档案管理系统，系统中会出现不适用于电子档案管理的传统要素（如案卷等）。这时就需要对纸质文件进行重新整理与规范。这一阶段由于纸质文件凭证占据主体地位，归档单位为适应信息化社会对归档工作的要求，即使对纸质文件进行数字化，但最后的结果仍然是纸质文件与电子文件同时归档。这种归档方式浪费了资源、增加了员工的工作量，使工作变得更为繁杂，电子文件的管理水平一般也比较低，违背了现代化理念中提高利用与服务的思想的初衷。

3. 第三阶段：单套制模式

单轨阶段，其步入了真正意义上的数字化档案管理模式。单轨阶段在技术上已经比较成熟了，应用已经相当普遍。归档模式进入到第三阶段——单套的电子文件归档模式。其归档方式分为逻辑归档（网络系统归档）与物理归档（使用磁盘或光盘的硬拷贝归档），并且逻辑归档方式所占的比重逐步提升。该阶段被归档的电子文件得到了高效利用，纸质文件不再具备原来的用途而被大量销毁，节省了空间的同时，也提高了使用效率，加快了信息化的进程。

4. 第四阶段：一体化模式

一体化阶段业务系统与档案系统的一体化提升了档案治理和服务效能，对于加强政务信息化建设、推动公共数据开放共享、提高数字化政务服务成效具有重要意义。国家档案局提出以效果评估为抓手，大力开展成果应用，鼓励将业务系统归档工作成果应用于电子档案单套管理和数字档案室建设。业务系统是在信息化条件下履行主要工作职责、办理核心业务的重要信息平台，业务系统形成和收集的各类数据资源是数字档案资源的重要组成部分。一体化模式实现业务系统与档案系统的融合，在各系统间建立中间服务器。根据系统间的安全要求，各个中间服务器可以合并，达到数据交换的目的。业务相关的资料因业务量大、结构复杂、利用率高，在管理当中会消耗大量的人力物力，故建立高效的、数字化的档案管理系统尤其必要。在业务经办生成时，自动搜集档案元素信息形成电子档案无疑是提高档案管理水平的捷径。

5. 第五阶段：信息智能化归档模式

智能阶段即新技术全面赋能数字档案管理的阶段，归档模式也随信息化的发展进入了高级阶段。要使档案数据转化为直接生产力，其方法是智能化管理。这是电子档案管理系统生产的最终和持续发展的一种美的追求。电子档案智能化管理主要包括归档、接收、整理、保管、开发等多个方面的智能化，其起点是归档的智能化，主要是使用人工智能技术实现系统自动归档。

二、 智能归档所需的管理条件和要求

1. 电子文件智能归档的基本管理条件

电子文件智能归档需要两个方面的基本条件：管理条件和技术条件。管理条件是技术应用的前提，其主要包括两个部分：业务系统的衔接与内置清单的编制。第一，建立业务系统归档模式。这是整个文件归档工作的前提，也是智能归档实现的前提。第二，编制“三合一”表。归档管理的核心内容就是对电子文件归档范围的确定。推行三合一制度，实现系统在归档环节的“三合一”智能归档，在一体化系统建设过程中嵌入“三合一”制度，使系统能够自动查找并识别文件归档范围、档案门类及保管期限，实现智能归档。

2. 电子文件智能归档的相关原则与要求

本文结合公路项目需求，梳理了相关原则。

（1）完整性原则

完整性原则是指项目文件归档时，纳入归档范围的项目文件要客观地直接地反映出整个项目活动。使项目的前期和后期工作结合起来，形成一个整体，使得项目的每个阶段都一目了然。同时，归档需要结合实情，根据现实的变化和原有归档范围来调整和增减归档内容。一份文件的完整性是指文件是齐全且未加改动的。第一，比对文件的因果关系，评价文件的系统性。采用“由果溯因法”，系统内置文件归档的基本规则和方法，对原生文本型、其他业务系统导入型或录入型电子文件的构成进行自动筛分，判断单份电子文件组件和多份文件逻辑预组卷的排序系统性。第二，检查成套性文件的数量与秩序是否完整、符合要求。相关工作职责主要包括：总量检测、归档范围或项目文件组成规范与实际归档文件比较检测、内容及文件要素完整性检测、附件检测、元数据完整性检测、信息包整体检测。

（2）系统性原则

系统性原指以系统整体目标的优化为准绳，协调系统中各部分相互联系、相互作用、相互依赖的要素。系统性侧重点在于考察总目录、卷内目录、全引目录及索引结果作用情况。其主要表现为：档案各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况；档案组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求，遵循文件材料形成规律，卷内文件排列有序；档案目录符合要求；案卷题名简明、准确；案卷封面、卷内文件目录及备考表及案卷目录填写翔实、规范。

（3）真实性、原始性原则

真实性是指维持其背景、结构和内容等原始特性的长期持久性。在归档时，归档账户需要经过授权和确认，比对文件生成条件，判断文件的真实性。系统内置不同类型电子文件真实性判断条件、管理制度，分别比对各类电子文件是否来源可靠，鉴定文件内容在传输、存储、迁移过程中是否发生未经授权的篡改、利用和隐藏，保证其原始性，判断其真实性，包括系统原生文本型电子文件记录的各类数据信息、常用业务系统导入系统的信息、PDF或OFD电子文件信息、声像文件信息和电子签章的安全、可靠性。技术与制度方面的保证主要包括：来源检测、元数据准确性一致性检测、内容检测、归档信息包整体检测等。

（4）可用性原则

对于电子文件来说，文件的可用性主要有四层含义：一是对管理系统文档库中的文件进行查找时，仅知道简单的信息的情况下能够找到所需要的文件，在寻找过程中简便快捷；二是能够满足不同硬件的检测；三是查找或检索出来的文件具有可读性与可访问性；四是检索出的文件对于系统能兼容，信息能被理解，不会出现乱码或打不开的情况。确保拟归档文件的可用性，需以便于管理、查考利用为目标。其需要考虑到的相关问题主要包括：文件及元数据的可读性与可访问性、软硬件环境可用性检测、数据格式合规性检测、信息包整体可用性检测等。

（5）安全性原则

电子文件存储与运行于相关的设备和网络中，使得电子文件在管理过程中存在着一定的风险。为确保拟归档文件的安全性，设立安全性评价模块，该模块是确保电子档案安全存储与安全运行的先决条件。安全性评价包括但不限于以下内容：系统归档安全性认证检查；服务器的安全评估；防病毒的安全评估，并在该模块增加病毒检测功能；防攻击能力的评估；硬件设备保管、保护设施的安全性评估等。

（6）分清来源、避免重复的原则

在档案管理中，来源原则是核心原则，主要关注项目所归档的文件是在何种业务活动中，由什么业务部门负责，在什么情况下产生。企业文件按其来源可分为两种：一种是自己内部长年积累所形成的文件，另一种是从外部来的文件。传统的归档方式，是将自己内部文件和企业外部的文件放在一起进行归档，方便之后的查找使用。然而，在若干年之后，当把这些文件交给档案馆时，就会有相同内容的文件重复出现的现象。为解决这一难题，其基本思想就是管理文件时，应当确保不混淆来源不同的文件，并尊重原有的次序，并且使文件之间有机地联系起来。根据电子文档的生成部门采取由谁生成便由谁归档的归档方法，保证文档的正确性及完整性。

（7）基于电子文件管理特性的原则

电子文件所具备的特点对确定电子文件归档范围有很大的影响。如电子文件的设备依赖性，要求归档过程中计算机硬件和软件等的完善。电子文件具有与载体的相分离性，因此要求电子文件管理应有别于传统纸质文件。还应考虑到：整个归档环节有专人监督和控制、归档流程的登记和记录、文件著录工作在完成后的专门校对等。管理特性的改变使得电子文件在归档过程中要把“管理环节中所产生的记录和结果（例如保存时间期限、活动的记录等）连同文件资料一并列入归档的范围”［5］。

3. 确立归档范围的基本依据

一般而言，确立归档范围的基本依据包括两个方面：一是国家档案主管部门和本行业主管部门颁布的相关规范等；二是结合本单位业务工作的具体情况，加以补充、完善。

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》确定电子文件的归档范围，对于能够反映该机构工作活动且具有重要参考意义的，应当对其进行归档处理，以便于进行有效的管理与分析。一般而言，凡是在业务系统中正式形成的文件及其他原始记录（零次文献），皆应列入归档范围。

三、结语

随着我国经济水平的提高，高新信息技术在档案行业中得到了更进一步的广泛应用和深入发展，智能归档在政务服务、煤炭企业、交通运输等领域的档案工作中逐渐被重视，在档案领域值得继续探索。提升智能归档水平、做好档案智能化管理工作，对于档案资源利用和开发能力效率的提高，档案管理工作的简化，档案工作人员压力的缓解，有着重要的推进作用，对21 世纪中国档案事业的发展也有着深远的影响。