大型水利枢纽工程建设项目档案分类方案探讨

彭 涛,赵瑞雪

(四川省水利人才资源开发与档案中心,成都 610041)

0 前言

水利工程建设项目档案是工程建设过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,是对工程建设的客观、真实、全面的反映,是工程建设的重要成果,对于记录历史、服务现实和指导未来具有十分重要的作用[1]。“保管好、利用好、记录好、留存好”工程项目档案,是水利建设领域完整准确全面贯彻新发展理念的必然要求,也是推动新阶段水利高质量发展的重要举措。大型水利工程项目建设周期长,涉及的单位多,形成的项目文件来源广泛、内容丰富、载体多样、数量众多。如何科学、高效地对项目文件进行分类,是做好水利工程建设项目档案管理的前提和基础。

水利部于2021年、2023年,先后修订了《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目档案验收办法》等两个水利工程档案管理的纲领性文件,对水利工程建设项目档案管理提出了新标准、新要求。特别是近期修订的《水利工程建设项目档案验收办法》明确规定,在项目档案系统性方面,要科学分类、准确归类,归档文件要脉络清晰。

1 分类思路与分类方式

按照《水利工程建设项目档案管理规定》《建设项目档案管理规范》(DA/T 28)等文件规定,结合《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》要求,档案分类方案应具有概括性、包容性、稳定性和可扩充性,同时,要保持项目文件的有机联系。结合大型水利枢纽工程建设实际,项目文件推荐按来源进行分类,将水利枢纽工程项目档案划分为前期工作类、征地补偿与移民安置类、建设实施类、生产准备与试运行类、竣工验收类等五个类别。具体分类方式如下:

(1)前期工作,以字母简称“QQ”为其代码。该部分主要包括项目策划、筹备文件;项目建议书及审批相关文件;水环保等专项评估及批复文件;可研图纸及审查批复;初设图纸及审查批复等内容。按照项目文件形成规律,该部分内容推荐细分为:QQ1—项目前期中的立项审批文件;QQ2—项目前期中的可研文件;QQ3—项目前期中的初步设计文件;QQ4—技施设计文件,包括施工图、施工技术要求、设计月报、地质预报等4个类别。

(2)征地补偿与移民安置,以字母简称“YM”为其代码。此类文件仅针对建设方参与征地与移民安置阶段所产生的文件,移民安置实施过程中产生的项目文件宜按《水利水电工程移民档案管理办法》执行。该部分内容推荐细分为:YM1-移民安置文件。

(3)建设实施,以字母简称“JS”为其代码。该部文件是工程建设过程中最重要、最丰富的,包含业主、施工、监理等各参建单位形成的文件,主要包括工程建设管理文件、招投标及合同文件、施工文件、设备制造及采购文件、信息系统开发文件、监理(监造)文件、科研项目文件等[2]。按照项目文件形成规律,该部分内容推荐细分为:JS1—建设实施中的建设单位形成的建设管理文件;JS2—招投标及合同文件;JS3—施工文件,包括组织机构、印章启用、设备及人员进场、项目划分、施工组织设计、施工方案、施工措施、安全质量管理、环保水保管理、进度管理等文件,原材料、半成品及成品试验检验文件,单元工程、分部工程、单位工程及合同工程验收评定文件,竣工图;JS4—设备仪器文件;JS5—信息系统开发文件;JS6—监理(监造)文件;JS7—科研项目文件等7个类别。

(4)生产准备与试运行,以字母简称“SY”为其代码。该部分内容是工程完工到竣工之间的关键环节,包含试生产、试运行等相关文件。推荐细分为:SY1—生产准备文件;SY2—试运行文件等2个类别。

(5)竣工验收,以字母简称“YS”为其代码。该部分内容是工程建设过程的最后一个环节,按验收规范、验收流程,推荐细分为:JY1—项目安全鉴定报告、质量检测评审鉴定文件、质量监督报告;JY2—阶段验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;JY3—单项验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;JY4—专项验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;JY5—竣工验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;JY6—工程决算、审计报告,工程竣工验收后相关交接、备案文件等6个类别。

2 编号及档号构成

档号推荐采用三段式,由全宗号、类别号、案卷流水号三段代码构成,代码之间用“—”分割。

全宗号用4位数字或者字母与数字的组合标识,按照《档号编制规则》编制[3],本文以QZ01表示。

类别号根据《档号编制规则》(DA/T 13),结合水利枢纽工程特性,推荐由一级类别号、二级类别号、项目号、三级类别号、标段号等部分组成。一级类别号以科技档案门类代码“KJ”表示;二级类别号以基础建设档案字母缩写“JJ”表示;项目号以阿拉伯数字01表示该单位第一个项目;三级类别表示水利枢纽工程前期工作、征地补偿与移民安置、建设实施、生产准备与试运行、竣工验收等五个类别,分别以前文所属字母简称表示。标段号用于区分各参建单位不同标段中标单位,以阿拉伯数字二位表示,以01、02、03、…、n标识。

案卷号为案卷流水顺序编码,以阿拉伯数字三位表示,以001、002、003、…、n标识。

按卷整理的档号结构见下图1。

图1 按卷整理的档号结构

(1)前期工作(QQ),主要包括立项、可研、初步设计、技施设计文件。档号构成如下:

QZ01-KJ·JJ01·QQ1-001～n,项目前期中的立项审批文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ2-001～n,项目前期中的可研文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ3-001～n,项目前期中的初步设计文件;

QZ01-KJ·JJ01·QQ4-001～n,技施设计文件,包括施工图、施工技术要求、设计月报、地质预报等。

(2)征地补偿与移民安置(YM),主要包括建设用地文件,档号构成如下:

QZ01-KJ·JJ01·YM1-001～n,包括征地补偿与移民安置中的建设用地文件。

(3)建设实施(JS),主要包括工程建设管理文件、招投标及合同协议文件、施工文件、设备制造采购文件、信息系统开发文件、监理(监造)文件、科研项目文件等。大中型水利枢纽建设过程中,往往存在多个参建单位同时并行施工的情况,特别是施工单位,少则三五家,多则几十家。为系统区分参建单位文件,在建设实施部分,推荐按合同增加标段号,以示区分。档号构成如下:

QZ01-KJ·JJ01·JS1-001～n,建设实施中的建设单位形成的建设管理文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS2-001～n,招投标及合同协议文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS3·01-001～n,施工管理文件,以标段进行划分,包括组织机构、印章启用、设备及人员进场、项目划分、施工组织设计、施工方案、施工措施、安全质量管理、环保水保管理、进度管理,原材料、半成品及成品试验检验文件,单元工程、分部工程、单位工程及合同工程验收评定文件、竣工图等文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS4·01-001～n,设备制造采购文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS5-001～n,信息系统开发法文件;

QZ01-KJ·JJ01·JS6·01-001～n,监理(监造)文件,以标段进行划分;

QZ01-KJ·JJ01·JS7-001～n,科研项目文件。

(4)生产准备与试运行(SY),档号构成如下:

QZ01-KJ·JJ01·SY1-001～n,生产准备文件;

QZ01-KJ·JJ01·SY2-001～n,试运行文件。

(5)竣工验收(JY),档号构成如下:

QZ01-KJ·JJ01·JY1-001～n,项目安全鉴定报告、质量检测评审鉴定文件、质量监督报告;

QZ01-KJ·JJ01·JY2-001～n,阶段验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;

QZ01-KJ·JJ01·JY3-001～n,单项验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;

QZ01-KJ·JJ01·JY4-001～n,专项验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;

QZ01-KJ·JJ01·JY5-001～n,竣工验收文件,包括验收组织机构、验收大纲、验收申请、验收报告及批复,验收会议文件、签字表,工作报告,验收意见,备忘录、验收证书等;

QZ01-KJ·JJ01·JY6-001～n,包括工程决算、审计报告,工程竣工验收后相关交接、备案文件等。

3 结语

科学、高效的档案分类方案,是做好项目档案管理的必要保障。本文按照大型水利枢纽工程项目建设流程,充分考虑文件形成的有机联系,提出以项目文件形成来源为主要划分依据的档案分类和档号编制方案,在满足档案分类科学性的要求下,能极大的降低档案管理难度,同时也能适应新时期水利工程建设项目档案发展的需求。