加强印章规范化管理防范经济风险探析

杨建华

（福建省泉州市教育局办公室，泉州 362000）

引 言

印章作为组织的重要标识之一，在日常工作中扮演着重要的角色。然而，目前许多组织在印章管理方面存在着不规范的现象，如印章使用不当、管理不严格等。这些问题不仅影响了信息安全，还可能导致工作效率低下和组织形象受损。因此，加强印章管理的规范化成了亟待解决的问题。

一、印章管理规范化的重要性和必要性

首先，行政机关、事业单位作为公共服务机构，其印章代表着组织的形象和权威。规范化的印章管理能够确保印章的合法、正常使用，避免印章被滥用或盗用，通过建立严格的印章使用制度和权限管理，可以避免印章落入不法分子手中，从而防止各种非法活动的发生。同时，规范化管理还能提高单位的行政效率，通过明确印章使用的流程和规定，可以减少不必要的审批环节和行政程序，提高工作效率。同时，规范化管理还能减少由于印章使用不当而引发的行政纠纷和纠纷成本，进一步促进事业单位的健康发展。

其次，规范化的印章管理有助于防止信息泄露和内部失职。单位通常需要使用印章进行文件、合同、证明等重要文件的签署和认证。如果印章管理不规范，可能会导致印章被冒用或盗用，进而造成重要信息的泄露或误用。明确规定印章的使用范围和权限，确保只有经过授权的人员才能使用印章。所有使用印章的文件都应该经过相应部门的审批，并记录下来，以便后续查证。通过规范化的管理，可以建立健全的印章使用制度和审批流程，加强对印章的保管和监控，保障事业单位的信息安全和内部秩序。

此外，规范化的印章管理还有利于提升单位的信誉和形象。一个组织的印章使用规范与否，直接反映了其管理水平和职业道德。规范化的印章管理能够树立事业单位的良好形象，增加公众对其的信任度。同时，对印章的规范管理也有助于减少印章造假等不法行为的发生，有效防范各种风险和不法行为，确保组织的正常运行，维护公共利益和社会秩序。

二、印章管理过程中存在的主要问题

（一）缺乏专业的管章人员

许多单位在印章管理方面缺乏专人负责，导致印章的管理和使用不够规范和安全。由于缺乏专业的管章人员，印章可能被随意使用或者丢失，从而带来潜在的风险和安全隐患。另外，印章使用的审批过程可能存在问题。在一些单位中，印章的使用审批流程不够严格，缺乏有效的监督机制。这样容易导致印章被滥用或者冒用，给单位带来不必要的损失和法律风险。此外，印章管理的信息化水平较低也是一个问题[1]。一些单位在印章管理方面尚未充分利用信息化手段，依然采用传统的手工记录和管理方式。这种方式容易导致信息的不准确和遗漏，增加了印章管理的风险和工作量。最后，印章的存储和保管也是一个重要问题。一些单位对印章的存储和保管缺乏规范和安全措施，容易造成印章的遗失或者被盗用。这样不仅给单位造成损失，还可能被他人利用印章进行违法活动。

（二）审批程序尚不完善

首先，单位在印章管理方面需要加强审批程序的规范性和严密性。目前，一些单位的印章审批程序缺乏明确的规定和标准，容易造成印章的滥用。为了防止滥用行为的发生，有必要建立明确的审批程序，包括印章使用的申请、审批、备案等环节，确保每一次印章的使用都经过合理的审批程序。

其次，单位应加强对印章使用的监督和管理。在印章管理中，一些单位存在着越权使用印章的问题，即未经授权的人员擅自使用印章。为了避免这种情况的发生，应加强对印章的存放和使用的监督，明确规定只有经过授权的人员才能使用印章，同时建立完善的印章使用记录制度，定期对印章使用情况进行审查和核对。此外，加强对印章的保管和使用权限的控制也是必要的。应制定严格的印章使用权限管理制度，确保只有具备相应权限的人员才能接触和使用印章。同时，要加强对印章的保管，确保印章不会被盗用或丢失。

（三）登记要素和管理责任不清晰

首先，印章管理缺乏健全的登记要素。登记要素是指对印章进行详细的登记和记录，包括印章的种类、编号、名称、规格、形状、材质等信息[2]。然而，一些单位在印章管理中缺乏对这些要素的完善登记，导致印章使用过程中出现信息不准确、混乱的情况。为了解决这个问题，单位应制定相应的印章管理制度，明确要求对每个印章进行登记，并确保登记信息的准确性和及时更新。

其次，印章管理责任不清。在一些单位中，对于印章管理的责任划分不明确，缺乏明确的管理流程和监督机制。这导致了印章的使用和保管没有明确的责任人，容易出现滥用、丢失等问题。为了解决这个问题，单位应明确印章管理的责任部门和责任人，建立健全的管理制度，明确印章的使用权限和审批流程，并加强对印章使用情况的监督和检查。

（四）用印过程缺乏规范

首先，应建立健全的用印管理制度。该制度应明确规定印章的使用范围、使用条件、使用权限等，确保印章的使用具有明确的依据和限制[3]。此外，还应制定相关的用印申请、审批和归档程序，确保用印流程的透明化和规范化。

其次，应加强对印章的保管和管理。印章应由专人保管，确保印章的安全性和完整性。在用印时，应进行严格的登记和核对，确保印章的使用符合规定，并留下相关的使用记录和审批文件。此外，还应加强对用印人员的培训和管理。用印人员应具备一定的法律法规和规章制度的知识，并且应明确了解印章的使用规定和限制。同时，应建立健全的用印人员管理制度，对用印人员进行监督和考核，确保用印工作的规范性和合规性。

最后，应加强对印章使用情况的监督和审查。通过定期的内部审计和检查，发现和纠正用印过程中存在的问题和不规范行为。同时，对于违反规定使用印章的人员，应按照相关法律法规进行相应的处罚和追责。

三、印章管理的规范化措施

（一）树立印章管理意识

在单位日常工作中，印章管理是一项非常重要的工作。良好的印章管理意识能够确保印章的安全、准确和合法使用，提高工作效率和服务质量。领导在印章管理方面起到了重要的示范和推动作用。他们应该树立正确的印章管理意识，将印章管理纳入单位的重要工作内容之中。领导要严格执行相关的法律法规和单位的管理制度，确保印章的使用符合规定，不出现滥用、乱用等问题。同时，领导还应该加强对员工的培训和指导，提高他们的印章管理意识，确保印章的安全和有效使用。员工是事业单位印章管理的实施者，他们在日常工作中要严格按照相关规定和程序使用印章。首先，员工应该了解印章的种类和用途，知道何时需要使用印章，何时不需要使用。其次，员工要妥善保管好印章，严格按照相关程序办理印章使用手续，确保使用印章的合法性和准确性。

除了领导和员工的努力外，还应建立健全的印章管理制度和监督机制。明确规定印章的种类、使用范围、管理责任等内容，确保印章的使用符合规定。监督机制应该加强对印章管理的监督和检查，及时发现和纠正问题，保障印章管理的规范性和有效性。

（二）健全印章管理制度

印章管理在政府相关部门中的重要性不容忽视。为了确保行政管理的规范性和公正性，政府应该从立法方面加强对印章管理的监管。制定相关法律法规，明确印章的使用范围、权限和管理责任。这些法规可以规定印章的申领、使用和归还程序，确保印章的使用符合规定，并且能够追溯到具体的责任人。建立健全的印章管理制度，包括建立印章管理的责任制，明确各级部门和人员的管理职责，确保印章的安全和正确使用。此外，政府还可以采用技术手段，如电子印章、数字签名等，提高印章管理的效率和安全性。加强对印章管理的监督和检查。通过定期的检查和抽查，发现和纠正印章管理中存在的问题，及时解决印章管理中的漏洞和隐患[4]。同时，政府可以建立投诉举报机制，鼓励公众监督印章管理的执行情况。

单位内部根据自身需求健全管理制度。首先，需要明确印章使用的流程，包括申请、审批和领用等环节。每个环节都应由专人负责，并设立相应的审核机制，确保印章的使用符合规定和需要。同时，单位应明确印章的责任归属。每个部门或岗位应明确自己在印章使用中的责任范围，确保责任的明确性和分工的合理性。对于违规使用印章的情况，单位应依法追究相关责任人的责任，以保障印章的合法使用和安全性。此外，单位还可以加强对印章的监督和管理。可以通过建立印章台账，记录印章的使用情况和归还情况，以便随时进行查阅和核对。同时，定期进行印章的盘点和检查，确保印章的数量和完好性符合规定。对于有特殊安全需求的印章，可以采取密钥管理制度，加强对密钥的保管和使用限制[5]。

（三）强化印章规范管理

近年来，我国印章管理工作得到了进一步强化。为了规范印章使用，各单位纷纷加强了印章管理的各项措施。对印章的制作、保管、使用等环节进行了严格的规定。印章是企业和机关常用的办公工具，对于保障文书的合法性和真实性起到了重要的作用。为了确保印章使用的规范化管理，以下是一些步骤和措施可以参考：选择信誉良好的印章制作公司，确保印章的质量和准确性。在刻制过程中，要严格遵守相关法律法规，确保印章的文字、图案等信息准确无误。在印章刻制完成后，应进行启用程序。将印章的相关信息登记在册，包括印章的种类、编号、刻制单位、启用日期等。同时，制定相关的印章使用制度，明确印章的使用权限和范围，防止印章被盗用或滥用。如需变更印章的规格、材质、字体等信息，需填写《印章变更申请表》并提交给法定代表人审核；如印章损坏或不再使用，需填写《印章销毁申请表》并提交给法定代表人审核。

印章的保管必须由专人负责，建立健全的印章管理制度，确保印章不被盗用或滥用。印章的使用必须经过合法授权，并且有明确的用途和范围。通过加强对印章使用情况的日常监督，发现问题及时进行整改。定期进行印章使用情况的抽查，确保印章使用符合规定，防止出现违规行为。建立电子印章管理系统，实现对印章的电子化登记和管理。这样可以有效地提高印章管理的效率和准确性，避免了人为因素对印章管理带来的隐患。

（四）确保印章使用登记

行政机关、事业单位是指由政府或其他机构设立的具有独立法人资格的组织，其主要目的是为公众提供社会公益服务。为了确保单位的正常运行和规范管理，印章使用登记是一项重要的措施。

首先，应建立健全印章管理制度。该制度应明确规定印章的种类、用途、保管责任人等相关事项，并明确印章的使用范围和权限。同时，应指定专门负责印章管理的人员，确保印章的安全和合法使用。

其次，应对印章进行登记管理。登记时应记录印章的基本信息，如印章名称、规格、样式等，并进行编号。同时，要记录印章的使用人、使用日期、使用事由等信息，确保印章的使用情况有据可查。空白文书是指没有填写具体内容的文件，盖章后可以很容易地进行篡改。因此，应该设立专门的空白文书管理机制。例如，将空白文书和已盖章的文书分开存放，加强存储和监管。电子盖章是指使用电子方式来进行盖章，可以提高效率和方便性。然而，电子盖章也存在着一些安全隐患，如盗用、篡改等。因此，应该建立起相应的电子盖章规范，包括身份验证、防伪措施、审批流程等，以确保电子盖章的安全可靠[6]。另外，应加强对印章的保管工作。印章应存放在专门的柜子或保险箱中，并由专人负责保管。在印章使用时，必须经过授权并在登记簿上进行记录，以确保印章的使用符合规定。

最后，应定期进行印章使用情况的检查和核查。通过抽查、核对登记簿等方式，确保印章的使用符合规定，避免滥用印章权力。

结 语

本文通过对印章管理规范化的重要性进行分析，并提出了加强印章管理的对策。加强印章管理的规范化对于保障信息安全、提升工作效率和维护组织形象具有重要意义。希望本文的研究能够为组织提供参考，促进印章管理规范化的实施。