国有企业数字化转型下财务共享管理优化浅析

罗纯 上海建工谊建材料工程有限公司

引言

随着信息技术的迅猛发展和数字化浪潮的兴起，国有企业数字化转型已经成为提升效率、降低成本、增强竞争力的重要策略之一。数字化转型意味着将传统的业务和流程转变为基于数字技术的先进系统和方法，以实现更高效、更灵活的运营模式。在数字化转型的过程中，财务共享管理变得尤为关键。财务共享管理是指通过整合和共享财务数据、信息和流程，促进各部门间的协作和沟通，从而实现财务决策的准确性和效率。它打破了传统的财务部门与其他部门之间的信息壁垒，使得财务数据能够在不同部门之间自由流动，提供全面而准确的财务信息，支持企业的战略决策和运营管理。

一、国有企业数字化转型的重要性和趋势

数字化转型可以帮助国有企业提升运营效率，实现资源的优化配置和高效利用。通过数字化技术，企业能够自动化和优化各个环节的业务流程，减少人为错误和重复工作，提高工作效率和生产效益。数字化转型为国有企业提供了更全面、准确和实时的数据信息，支持管理层做出更明智的决策。通过数据分析和预测，企业可以快速识别市场趋势、客户需求和业务机会，从而做出及时调整和战略决策。

二、优化国有企业财务共享管理的关键要素

（一）系统集成和数据整合

1.采用一体化财务管理系统

一体化财务管理系统能够整合国有企业各部门的财务数据，消除信息孤岛，实现财务数据的共享。各部门可以通过系统共享和获取实时的财务数据，提高数据的一致性和准确性，为决策提供更可靠的基础。

2.实现数据集成和流程自动化

通过数据集成，不同部门的财务数据可以被整合到一个统一的数据库中，确保数据的一致性和准确性。部门之间可以共享和访问相同的数据源，减少数据冗余和错误。集成财务数据的平台可以实现实时的数据更新，反映企业最新的财务状况和业务情况。这使得决策者可以基于实时数据做出准确的决策，及时调整经营策略。通过数据集成，财务数据可以被可视化展示和分析。

（二）安全性和权限控制

1.建立安全的数据存储和传输机制

对存储在数据库或云平台上的财务数据进行加密，确保数据在存储过程中的安全性。采用强大的加密算法和安全协议，如SSL/TLS，保护数据的机密性和完整性。建立严格的访问控制机制，限制对财务数据的访问权限。采用基于角色的访问控制模型，确保只有经过授权的人员可以访问敏感的财务数据。定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全的地方，以防止数据丢失或损坏。

2.设立合理的权限管理和审计制度

根据员工的职责和需要，为其分配适当的权限级别。权限应根据需要进行精确划分，避免授予过高或不必要的权限，减少数据被滥用的风险。采用最小权限原则，即只授予员工完成工作所需的最低权限。这可以减少潜在的数据访问和泄露风险，保护财务数据的安全。建立角色和权限的映射关系，将权限分配到角色上，而不是直接分配给个人。这样可以简化权限管理，当员工职位变动时，只需要调整其角色的权限，而不必一个个修改个人权限。

（三）沟通和协作平台

1.使用协同工具促进跨部门合作

协同工具可以提供实时的信息共享平台，各部门可以通过工具共享和获取最新的财务数据、报告和文件。这消除了信息孤立现象，加强了团队合作和决策的基础。协同工具通常具备任务管理和跟踪功能，各部门可以在工具中创建任务、分配责任、设定优先级，并随时了解任务的进展和状态。这提高了任务的透明度和协作效率，确保财务任务得到及时处理。

2.提供实时数据和报告共享的平台

实时数据和报告共享的平台应能够实时更新数据，确保所有部门所看到的数据是最新的。这样可以避免不同部门使用过期或不一致的数据进行决策。平台应支持数据可视化，将财务数据以图表、仪表盘等形式呈现，使各部门能够直观地理解数据趋势和关键指标。平台应提供共享报告的功能，各部门可以发布、查看和下载财务报告，包括月度财务报告、预算报告、经营分析报告等。平台应具备灵活的权限管理功能，允许管理员根据需要设置各部门和成员的访问权限，确保重要数据只对有权限的人员可见。

三、国有企业数字化转型的挑战

（一）系统和流程的复杂性

国有企业各部门往往独立拥有自己的财务系统，导致存在多个系统的问题。这些系统是自主开发的定制化系统，或者是采用不同供应商的不兼容系统，造成了系统之间的孤立和信息不对称。财务数据分散在不同系统中，难以进行整合和共享。由于部门之间的相对独立性，不同部门存在类似的财务流程和工作程序，这导致了流程冗余和重复工作的问题，浪费了人力资源和时间。例如，不同部门分别处理相同的财务报表和审批流程，造成了工作重复和效率低下。由于分散的财务系统和流程，财务数据的一致性和准确性成为一个挑战。不同系统之间的数据交换和集成困难，导致数据冗余、数据错误和数据不一致的问题。这给财务决策带来了风险，影响了企业整体的财务健康和运营效果。复杂的系统和流程使得国有企业难以实时跟踪和监控财务数据和指标。缺乏全面的财务信息和实时的监控手段，给管理层带来了困扰。财务报告和分析往往需要耗费大量时间和人力资源来收集和整合数据，限制了管理层对企业财务状况的快速了解和决策支持。

（二）数据管理和安全性的问题

国有企业通常有多个部门和子公司，每个部门拥有自己的数据集合和系统。这导致数据分散和碎片化，使得整合和分析数据变得困难。不同部门的数据格式和标准也不一致，使得数据之间的对比和共享变得复杂。由于数据来源多样化，不同部门的数据质量和准确性存在差异。存在错误、重复或过时的数据对财务决策产生负面影响。缺乏有效的数据清洗和验证机制，使得难以确保数据的准确性和可靠性。国有企业处理大量重要财务数据，如财务报表、薪资信息和客户数据等。这些数据的安全性和隐私保护成为重要关注点。存在数据泄露、未经授权访问和数据篡改的风险，对企业声誉和财务稳定性造成威胁。国有企业在数字化转型中需要遵守各种法规和监管要求，包括数据保护法规、财务报告准则等。确保数据管理和处理符合合规性要求是一项挑战，特别是在不同地区和国家有不同的法规和标准的情况下。

（三）跨部门合作和沟通的困难

由于国有企业的规模和业务复杂性，不同部门往往形成信息孤岛。每个部门有自己的工作重点和优先事项，缺乏对其他部门的全面了解。这导致信息共享和协作的困难，影响了财务数据的整合和流动，不同部门之间的沟通通常受到阻碍。由于组织结构和地理位置的限制，面对面的沟通困难重重。加之缺乏有效的沟通渠道和工具，导致信息交流不畅，沟通效率低下。这影响了财务共享管理的顺利进行，延缓了决策的制定和执行。在传统的组织文化中，部门之间往往存在竞争和隔阂，这使得部门之间缺乏合作意愿和协作精神。缺乏跨部门的协作文化和团队合作，阻碍了财务共享管理的有效实施。信息不对称是跨部门合作和沟通困难的一个结果。不同部门拥有不完整或不准确的信息，导致决策过程中存在信息偏差和不确定性。这影响了财务决策的准确性和效率，增加了决策风险和时间成本。

四、推进国有企业财务共享管理优化的建议

（一）制定明确的数字化转型战略

评估企业的数字化程度、现有技术基础设施、人员技能和业务流程，以确定数字化转型的起点和挑战。了解业务的需求和痛点，明确数字化转型的目标和预期效益。考虑财务管理方面的需求，例如提高财务数据准确性、加强财务决策支持等。根据评估结果和业务需求，制定清晰、具体和可衡量的数字化转型目标。例如，实现财务数据实时化、建立智能财务分析和预测能力等。确保数字化转型目标与企业的战略目标相一致，以支持企业的长期发展和竞争优势。根据目标的重要性和紧迫性，确定数字化转型的优先级和阶段性计划。将数字化转型划分为具体的项目和子项目，制定时间表和资源分配计划。评估所需的人力、技术和财务资源，确保能够支持数字化转型的顺利实施。需要培训员工、引入新技术和系统，或与外部合作伙伴合作。确定数字化转型的负责人，通常是一位高级管理人员，负责战略制定、资源协调和推动数字化转型的实施。建立跨部门的数字化转型团队，包括财务、技术、运营等相关部门的代表。团队应具备必要的技能和知识，以确保数字化转型项目的成功。

（二）建立培训和支持体系

对员工的数字技术能力和相关知识进行评估，了解当前的技能差距和培训需求。确定数字化转型对员工角色和职责的变化，并确定相关的培训需求。根据识别的培训需求，明确培训的目标和预期结果。培训目标应与数字化转型战略和业务需求相一致。基于培训目标，确定需要培训的具体内容，涵盖技术技能、业务知识和变革管理等方面。将培训内容组织为课程、工作坊或在线学习模块，并制定时间表和培训资源。组织面对面的培训课程，提供实践和互动机会，加强员工的技能和知识。建立在线学习平台，提供自主学习的资源，如视频教程、电子书籍和在线培训课程。设立导师制度，将经验丰富的员工指定为导师，为新员工提供指导和支持。评估培训的效果和成果，通过测验、问卷调查和实际应用情况等方式收集反馈，确保培训的有效性和适应性。根据评估结果和反馈意见，及时调整培训计划，更新培训内容和方式，以满足员工的需求和变化的业务要求。

（三）持续监测和改进

根据数字化转型的目标和战略，确定关键的绩效指标，如财务数据准确性、工作效率提升、客户满意度等。为每个KPI 设定具体的目标和可衡量的指标，以便监测和评估数字化转型的进展和成果。建立数据收集和分析的机制，确保收集相关数据以评估数字化转型的绩效和效果。数据可以来自各个部门、系统和业务流程。对收集到的数据进行分析和评估，与设定的KPI 进行对比和测量，了解数字化转型的进展情况，并发现潜在的改进机会和问题。组织定期的回顾和改进会议，邀请相关部门和关键利益相关者参与。会议的目的是分享和讨论数字化转型的绩效、问题和建议。根据会议的讨论和反馈，确定改进的重点和优先级。制定具体的改进措施和行动计划，并分配责任和时间表。保持对数字技术和相关行业趋势的关注，不断学习和掌握新技术和工具，以适应变化的数字化环境。持续提供培训和知识共享机会，确保员工具备必要的技能和知识，以支持数字化转型和持续改进的需求。创建鼓励创新和持续改进的文化氛围，让员工有信心提出改进建议，并积极参与变革过程。建立奖励和认可机制，激励员工在数字化转型和持续改进方面的贡献。可以通过奖金、晋升、表彰等方式，对取得优秀成果和创新的员工进行肯定和奖励。鼓励不同部门之间的合作和知识共享，促进数字化转型的跨部门协作。建立定期的跨部门会议和交流机制，以促进沟通和共同解决问题。组建跨部门的改进团队，由各部门的代表组成，共同负责推动数字化转型的持续改进和实施。将持续改进视为一个循环过程，不断收集反馈、分析数据，并根据实际情况进行灵活的调整和迭代。适应变化和反馈是数字化转型成功的关键。

结语

国有企业在数字化转型过程中面临着一系列挑战。由于国有企业的规模庞大、业务复杂，其系统和流程常常错综复杂，不同部门之间的财务数据和信息孤岛现象比较普遍。这使得企业难以实现财务数据的整合和共享，影响了财务决策的准确性和时效性。国有企业在数字化转型过程中面临着数据管理和安全性的问题。随着财务数据的数字化和流动，数据的安全性和完整性成为重要的关注点。保护重要财务数据的安全，防止数据泄露和篡改，对于国有企业至关重要。国有企业跨部门间的合作和沟通常常存在困难，影响了财务共享管理的顺利进行。部门间信息交流不畅、协作不足，导致财务决策过程中的信息不对称和决策效率低下。因此，为了克服这些挑战并实现更高效的财务共享管理，国有企业亟须优化其财务管理系统和流程，建立合理的数据管理和安全机制，并采用适当的沟通和协作平台。这些举措将有助于促进不同部门之间的协作和沟通，实现财务数据的整合和共享，提高财务决策的准确性和效率。