提升地勘单位档案管理工作的几点建议

文/核工业二一六大队 张映宁

目前，地质勘查行业的工作方法在逐步改善，所产生的地质资料形式也多种多样，信息化的管理方式也逐步普及和利用，这就对地质资料档案管理提出了更高的要求。地勘单位的档案管理仍存在一些不容忽视的问题，需要对其进行逐一分析，并提出相对科学的解决方案。档案管理工作部门要提高对档案管理的重视度，通过各种方式提升管理人员的职业素养，提升信息化在这项工作中的运用，方能满足时代需求，使档案管理工作发挥应有的价值。

一、档案管理工作在地勘单位的必要性

（一）保障地勘单位的合法权益。地勘单位在活动开展之后，会在档案中记录活动资料与活动数据。在档案中，会包含诸多内容及文件，例如，地勘单位人员的名单、地勘单位创建的规定等。伴随市场经济的蓬勃发展，企业能够借助多种资料对自身合法权益进行维护。在社会主义市场经济大环境下，地勘单位与各行各业的关系也日益密切，在进行施工的过程中，也有文书与凭证。因此，要增强对文书与凭证的管理，切实维护自身正当权益。

（二）管理者决策的参考凭证。领导者的决策对地勘单位有重要意义，在对日常事务进行处理时，领导者不但需要提升自身管理水平，还需要利用好当前现有的资源，确保决策的合理性与科学性[1]。其中，单位资料、市场信息及政策信息均是可以利用的资源。在档案内获得相关的档案信息与数据，为档案管理者提供参考凭证，并获得有效验证，可以此保证决策更具合理性、科学性。

二、基层地勘单位档案管理现状

（一）单位对档案管理人员的重视度不够。首先，部分基层地勘单位认为档案管理工作没有技术含量，属于边缘化的岗位，任何人都可以完成，认为档案管理工作比较轻松，因而单位会安排部分即将退休或者身体不适的人员担任，甚至会返聘部分已退休人员担任，其直接后果是档案管理工作岗位的人员存在年龄大、技术手段落后等问题，造成档案管理工作水平止步不前。有的地勘单位把档案管理工作兼职化，使工作人员缺少足够的精力来开展档案工作，更不要说主动学习先进的管理技术了。其次，部分单位档案管理人员的流动性较大，一些人员刚刚熟悉这项工作就会被调整岗位，这导致档案管理工作无法持续稳定的开展。

（二）档案管理人员的专业性有待提高。在地质勘查单位中，进行档案管理的工作人员并非科班出身，对这项工作的认识比较简单，认为就是对地质勘查工作中产生的各项档案资料进行整理收集和归档，在需要时给予借阅，缺乏对地质专业资料的了解和研判，对资料的完整性和准确性不能做出合理的判断，基本是项目上移交什么就接收什么、归档什么，没有系统地分类和研判。地勘单位的地质资料专业性很强，如果档案管理人员的专业性较差，没有系统收集和归档，那么对将来资料的利用和地质行业的发展会造成很大的困扰。另外有部分档案人员的政治思想素质较低，认为单位不重视，自己就只要完成项目资料的移交和归档就可以。其会在整理过程中偷工减料，抱着能省就省的态度，不去考虑资料未来的利用价值，对目录的建立没有详细系统的编制，对今后的查找带来诸多的不便。此外，地质资料中有诸多关于地形、控制点、国家战略性矿种的保密性资料，由于档案管理人员的政治觉悟和素养不高，保密意识淡薄，在管理的过程中可能会造成国家财产和信息的流失和泄露。

（三）档案管理的制度不够完善。部分地勘单位的档案管理工作没有系统完善的档案管理制度，所以在收集、整理、归档、记录、借阅及保管等环节没有规范的工作流程，在归档的过程中存在诸多随机性。加之部分档案人员存在着项目移交什么就归档什么资料的原则和理念，造成了部分重要原始资料的遗漏归档等现象[2]。部分地勘单位虽然建立了相关的档案管理制度，但制度不够完善，没有可操作性或者操作性不够完善，如果档案人员发生变动，对该制度理解不到位，会造成地质资料的遗漏和缺失。另外，由于信息化制度不健全，相关人员对电子档案不能很好地履行借阅和管理手续，没有进行严格制度地约束，会使得权责不明确，造成资料的流失，严重的会造成资料的泄密，给单位和国家造成经济损失。

（四）档案工作基础建设不足。受市场经济环境的影响，地勘单位将工作重点放在经济利益上，却忽视了内部的基础设备健全工作。所以，地勘单位会将大量的金钱与时间投入到信息收集中，而档案管理的基础设计却处于长期停止不前的状态。相关档案管理者并未真正意识到健全的档案基础设施有助于档案管理质量的提升。假设没有基础档案作为档案管理的保证，会降低档案收集与整理的工作效率，同时也会对档案管理质量造成一定的负面影响。与此同时，大部分地勘单位将重心放在提升经济效益上，一些部门将办公室进行出租，减少档案管理仓库，档案管理与办公室在同一个空间内，导致档案管理的基础设备无处安置，影响了档案管理工作的工作质量与效率。

三、地勘单位档案管理人员应具备的素养和管理水平

（一）扎实的档案和地质相关的专业知识。每位档案人员在从事档案工作之前，都应该进行岗前档案管理和档案相关法律法规及保密知识的培训和学习，提高档案管理的水平和个人素养。基层地勘单位档案管理人员不仅是做些大家认为的收收发发、捆捆扎扎的机械手工活儿，更是要有扎实的档案和地质相关的专业知识。要有高度的责任心和对这份神圣工作的敬畏精神，才能利用自己所学知识和方法对地质资料进行系统收集、整理和归档[3]。运用现代化网络和信息化知识科学地对地质资料进行管理，更好地为项目提供简洁明快有效的服务。另外，对地质行业相关的保密资料，要求档案管理人员应该有很强的保密意识，严格按照保密管理制度，及时进行涉密资料台账的建立和更新，严格控制每一个保管和利用环节，防止泄密事件的发生。

（二）积极履行自身的责任和义务。目前，大部分地勘单位在档案人员的配备上存在不均衡现象，要么老龄化比较严重，要么过于年轻化，年龄脱节现象比较严重。文化层次差异性很大、人员流动性高，也导致档案管理工作很难发挥作用。地质单位必须及时根据单位实际情况建立具有可行性的档案管理制度，对项目承担单位及时进行宣传，档案管理人员应积极履行自身的责任和义务，提高自己的责任感和使命感。档案管理人员应该清楚认识到档案工作是一项神圣的工作，必须要有担当，在这个岗位上要时刻牢记自己的使命和责任，对每一个环节严格把关，严格要求自己。

（三）勇于打破传统的创新思维能力。在做好档案管理的基础上，对档案管理的思路和理念进行创新，提高档案管理的工作效率。基层地勘单位不仅要做好资料完整、规范、有效、真实，收集资料时做到保证纸质和电子版一致，建立完善的档案管理制度和规范标准等档案基础工作，同时，还要跟随时代发展的潮流，推进档案信息化建设，创新性地开展工作。这就要求每个地勘单位档案管理人员在平时工作中做好基础工作的同时，对自己的工作进行分析，查漏补缺，尤其是在出现纰漏的地方要分析出现错误的原因，思考如何进行改正，只有不断总结经验，才能提高档案管理的创新性。还要不断挖掘管理过程中的创新点，鼓励档案管理人员结合本单位的实际情况，制定更有效的管理制度，调动一切可调动的资源，汇聚一切可汇聚的力量，充分发挥大家的创新精神，使档案管理工作更上一个台阶。

（四）较强的信息化处理能力。随着基层地勘单位找矿思路的不断革新，对资料的利用需求度也越来越高，对基层地勘单位档案管理水平的要求也越来越高。在这一背景下，作为档案管理工作人员，也应与时俱进，提升信息化处理档案的能力[4]。当下丰富的互联网资源为学习提供了广阔的平台，档案管理人员在完成基本工作的基础上，应及时掌握各种新技术和新方法，运用现代化技术来对档案资料进行整理分类和关键词检索等。还要借鉴先进的档案管理方法，满足单位不同级别人员的查询需求，做到档案资料不同级别之间的共享。搭建数字档案馆，做好档案信息的数字化保存和利用是当下档案管理的趋势，工作人员需要不断强化自身信息化的本领。

四、提升地勘单位档案管理的措施建议

（一）加强单位对档案管理工作的重视程度。要提高地勘单位档案管理水平，就要加强单位领导重视档案工作的程度，配备责任心强、既懂地质专业又懂档案知识、综合素质高的专业技术人员作为档案管理人员。在人员的配备上，老中青阶梯式结合的状态是最佳组合，老档案人员对以往资料比较熟悉，责任心强，工作态度严谨，可以带动年轻一代全心全意投入到枯燥的档案工作中去。中年人对近年来所产生的地质档案资料比较熟悉，对信息化接受能力较快，可以把前人资料和新资料融合到一起，改变原有的档案管理模式，很好地将新老资料利用起来。年轻人可以借鉴前辈的经验基础上，用现代化的方法，建立更加简洁明快的查阅和利用方式，为项目人员提供更好的服务，提高工作效率。这样使我们的档案工作精神一代又一代地传承下去，也可以顺应时代的潮流，使档案工作不再被边缘化，被社会所认可，才有更多的人愿意投入到这项工作中去。

（二）提高地勘单位档案管理人员对档案工作的认知度。要想在行动上提升档案管理工作的水平，首先要提升档案管理人员对这项工作的认知度[5]。地勘单位相关领导要重视档案管理工作，不断宣传做好档案管理工作的重要性，对档案管理涉及的工具系统进行更新换代，对档案管理工作人员进行职业化培训，从各个方面提高从业人员对这项工作的认知度，提升其责任感和存在感，这样才能提高整体的档案管理水平。另外，还要加强对档案管理的宣传力度，让单位全员认识到档案工作的重要性，了解档案工作是对单位乃至整个行业发展历程的真实记录，可以在单位内部平台分享动态，也可以组织全员网络答题等形式来进行宣传，使单位人员的思想意识顺应时代发展的需要。

（三）强化人员管理水平，提升管理意识。提升档案管理工作人员的职业素养，要不断加强对其的培训。首先，大到档案法律法规，小到文件和页码的编制，对每一类型的工作性质所产生的资料都要有一个明确的研判。管理人员对哪种工作方法需要提交哪些原始资料，哪种地层需要上什么颜色都应了如指掌，对哪些资料属于涉密范畴，应该怎么管理，都应做到心中有数。只有把自身业务水平提高了，档案工作才能进行创新。其次，要提高档案管理人员对现代信息化知识的学习，使档案工作者成为地质资料信息资源的开拓者，能够及时精准地为地勘项目提供更好的服务。最后，应将档案工作纳入评先评优，跟绩效、奖金挂钩，提高相关人员的积极主动性，也为怀有专业热情和热爱档案管理工作的年轻人提供机遇。将工作人员的责任心、工作能力、行为态度等都纳入监督和评价的范围，对那些表现优秀的人员给予精神和物质的奖励，而对出现工作懒惰、责任心弱的人员进行警告和批评，必要时进行辞退。

（四）增加投入力度，做好档案基础工作。部分地勘单位由于经费限制，无法将大量资金投入到档案管理中。伴随日益激烈的市场竞争，地勘单位将更多资金成本与时间成本投入到生产建设中，却完全忽视了档案管理工作[6]，致使档案管理基础设备建设不完善，严重影响了档案管理质量。因此，要促使地勘单位档案管理获取进展，便需要相关部门加大资金投入力度，创建专门的档案管理室，购买扫描仪、计算机设备等。

五、结语

综上所述，伴随着时代变化，地勘单位的档案管理工作无论从管理理念还是管理方式上都发生了非常大的变化，这给档案管理工作者带来了挑战。当前地勘单位在档案管理工作中存在管理不到位、管理模式单一、方式落后等问题，档案管理工作人员要不断学习，强化理念，发挥档案管理的价值和作用。在日常工作中档案管理人员要掌握行业发展最新动态，用全新的理念和手段开展档案管理工作，提高信息技术运用比例，开发档案资料在地勘工作中的作用，使其不仅仅是文字资料，更是单位进步发展的阶石。