医院数字档案室建设目标与配置研究

文/清远市人民医院 唐慕妮

信息档案管理工作主要是对工作中产生的文件资料进行整理，为后续的工作开展以及工作优化提供科学的数据支持。信息档案工作的内容需要与工作本身进行充分关联，实时记录各部门的工作开展情况、工作完成进度等，以提高整个管理工作的质量。目前，医院提高了对档案管理的重视度，提倡利用信息技术，构建数字档案室，将纸质档案转移至数字档案室中，提高了管理效率，工作人员可及时完成信息数据的录入，确保在搜索数据信息时能快速、准确地完成信息的查找。

一、医院数字档案室建设目标与配置分析

（一）实现去纸化。在医院的日常工作中，医生需要对患者的病情进行实时记录，传统的纸质文档容易遗失，随着信息时代的到来，医院建立了管理系统，医生可以将患者的病情录入到系统中，方便后续进行信息的查询。由于患者人数较多，日常工作较为繁忙，数据查询和处理的效率对于医生的工作相当重要，为了能够提高档案管理的工作效率，建立数字化档案室，将档案信息转移至专门的数据库中，提高了档案管理的效率，也满足了日常工作的需求[1]。去纸化是信息时代发展的主流，纸质档案的管理在查找、分析等方面都存在较多问题，时代不断进步，档案管理工作同样也需要与时俱进，通过数字档案室的建立，实现去纸化的目标，让工作的开展变得更加便捷。

（二）具备完整的管理流程。在医院数字档案室的建设过程中，需要处理的档案数据相对较多，若缺乏规范化的管理流程，在查找或是分析的过程中无法快速定位到准确的数据，会严重影响当前工作的开展。在医院数字档案室的建设中，根据实际的工作需求构建完善的管理流程后，工作人员只需要将数据信息录入到系统中，系统按照设置的程序来进行档案数据的管理，工作人员在查找的过程中，通过输入关键词，就能快速定位相应的档案信息，全面提高了工作质量和效率。此外，在数字档案室的建立中，设置局域网区域，保障档案信息的安全性，在规范的程序内完成档案的收集、整理、分析、预测、评估等，充分体现出了数字档案室建立的价值和意义所在[2]。

二、医院数字档案室建设

（一）主要内容。1.组织管理。在建设医院数字档案室的过程中，需要注意工作小组的组建，对工作的职责和标准进行落实，推进医院信息化的建设，围绕实际的工作需求进行管理制度的完善，让工作的开展达到预期的目标。2.基础设施建设。在医院数字档案室的建设中，基础设施的完善对于推进档案室建设起到了重要的作用，按照相关的要求和行业内部的标准，选择合适的档案管理软件，将重要的档案信息传输到软件当中，以此来保障电子数据的安全性和规范性。在功能建设方面，需要结合实际工作需求进行功能的完善，实现软件与软件、系统与系统之间的互通，将档案信息进行相互传输，提高了工作中的便利性[3]。另外，在软硬件设备的配置中，需要围绕软件运行的基本需求进行完善，使档案信息能够在医院范围内进行信息共享。3.数字档案资源建设。在数字档案资源的建设中，需要充分考虑到多元化的信息载体，包括语音、网页、邮件等，使档案信息的存储变得更加便捷。4.档案目录数据库建设。在医院的经营发展中，档案室内部的数据信息需要实时进行更新，需要建立档案目录数据库，不断为相应数据库增添新的内容，确保不同级别目录以及档案之间能够实现有效统一，最终确保数字档案信息资源能够实现高效检索。5.室藏传统档案数字化。在档案数字化建设中，针对存档时间较长的档案，需要进行数字化的格式转变，保障档案内容的完整性。可以将这类档案管理外包给专业的企业进行存储管理，设置规范、安全的管理程序，将档案内容进行加密存储，提高档案内容管理的安全性。

（二）电子档案的保管与利用。在数字档案室管理工作中，信息科需要配置专业的人员进行档案信息的监督管理，尤其是针对核心的数据档案，应建立专业的数据库，访问用户需要进行身份核验，一旦检测到非法入侵的情况，需要立即进行预警处理，保障好内部档案的安全。在运行的过程中，应对基本的备份和转移功能进行完善，检测到异常情况之后，立即进行备份处理，保障档案内容的安全。对不同部门、科室人员进行权限的划分，让员工按照自己工作的权限进行相关档案内容的查询，使得档案管理变得更加安全。

（三）档案规范化及技能培训。在数字档案室的建设中，按照相关的工作规范，组织开展各阶段的工作，定期进行培训，提升管理人员自身的专业素养。数字档案室的建设对于管理人员的信息素养有着非常严格的要求，定期更新培训的技能内容和理论知识，提高了其信息素养，保障了档案室管理的质量和效率，也促使各项工作的开展变得更加高效[4]。在培训工作中，可聘请专家进行授课指导，以实现业务素养的显著增长。

三、数字档案室建设的难点与突破点

（一）领导重视至关重要。在数字档案室的建设中，领导的重视对于推进档案室发展起着重要的作用。数字档案覆盖的领域较广，且日常的工作量较多，对于工作人员的要求较高。其中，基础设施的建设是关键，前期需要投入大量的人力物力，共同完成数字档案室的建设，这不仅能够提高工作的质量和效率，同时也能够为医院的经营发展贡献更多的经济价值。在开展数字档案室建设之前，需提高领导以及工作人员对于数字档案室建设的认知，将其与实际的工作进行充分关联，了解到数字档案室的优势以及其对于医院工作发展的重要性，这样可以促使数字档案室的建设达到预期目标。

（二）档案信息系统的稳定性问题。在医院数字档案室的建设中，需要保障存储信息的准确和完善。档案内容的完整性对于工作的开展起着一定的积极影响，目前医院的内部系统在建设中并未实现管理系统与OA系统的结合，无法实现信息共享。在数字档案室的建设过程中，需要保障系统本身的稳定性，医院内部的员工人数较多，若系统无法承担庞大的访问需求，会导致数据查询无法获得全面的信息，系统各功能的使用受到消极影响，对工作开展十分不利。基于此，在进行规划统筹的过程中，需要与不同科室、不同部门的人员进行沟通交流，做好系统运行测试，确保系统的性能满足实际的运行需求，为档案信息化建设创造有利条件[5]。

（三）档案信息鉴定选择问题。在医院的经营发展过程中，数字档案室建设对于档案信息的处理有着非常严格的要求，其涉及的数量较为庞大，且内容范围覆盖较广。在档案信息的管理上，不仅仅是针对基本的数据信息进行管理，而且要深入分析数据信息的价值，做好科学分配，保障医院各项工作顺利开展。数字化成果的优势在于，能推进各项基础性工作的开展，充分开发档案数据的价值。从目前的工作开展现状可以了解到，档案室的建设在档案信息鉴定选择方面存在一定的问题，需要根据医院运行的实际情况以及各项工作开展的需求，设计合理、科学的实施方案，使档案室的运行变得更加高效，深入挖掘档案信息的价值。

（四）档案信息质量控制问题。档案信息质量控制的问题是目前的核心研究内容，医院在经营发展的过程中，所产生的档案信息越来越多。工作人员在日常工作开展过程中，能够灵活调用档案室内部的数据档案进行相关信息的查询，这样可以促使各项工作开展得更加顺利，但在档案信息管理上，同样也需要关注信息质量的控制，若其中存在信息不达标的问题，不仅会占据档案存储空间，还会影响工作的开展。在当前的数字档案室建设中，需要实现各类档案信息共享，使工作人员在查询各项数据信息时，都能通过关键词快速定位到相关的内容，以此来支持当下工作的开展。另外，在建立档案信息的过程中，还需要根据不同档案的内容进行归档，使得所产生的资源数据之间存在关联，形成完整的数据档案管理体系[6]。

（五）档案信息安全性问题。为了能够解决数字档案室建设中出现信息泄露的问题，当前需要将重要的档案数据进行备份处理，避免出现备份资料丢失的问题。其次，在进行外部防御机制的构建中，需要利用相应的技术来完善防火墙的建设，现阶段的技术无法达到对全部的外部攻击进行防御，这使得各类档案的存储仍然存在风险。为了能够进一步促进数字档案室的建设达到预期目标，需要借助于先进的防护软件，来增强信息存储的安全性，在此基础上开展高效化的管理和存储，有效地进行授权处理，使得管理体系更加完善，降低了存储过程中的风险。

四、结语

在当前的工作开展中，医院缺乏对信息档案管理的重视，工作中存在各种各样的问题，严重影响到了医院自身的发展。实现信息化的管理，并不仅仅只是将档案信息录入到系统中，而是需要开发档案信息的价值，为医院的各项工作开展提供有效的数据支持。为此，档案管理工作中，应建立数字档案室，引入不同的信息技术，开创新型的功能，利用云计算、大数据等新兴技术，让档案管理变得更加高效。在数字档案室的建立中，对于人员的信息素养有着较高的要求，需要利用专业化的程序，对人员进行培训，完成各部门或者各科室之间的档案数据信息的收集和整理，分析数据信息的深度价值，为工作的开展提供帮助。