公立医院档案管理工作的创新与应用

文/六安市第四人民医院 鲍春晓

档案在公立医院日常工作中占据重要地位。档案是信息资源的总和，涵盖了医院各个部门、层级的信息，其中医疗数据占据较大比重，对医生、护士开展日常工作提供了方向指引。在新时期，受到医疗改革的影响，公立医院要摆脱陈旧的档案管理模式，结合相关政策要求，立足于医院档案管理的实情，制定针对性的计划，开展创新实践，不断地优化档案管理工作，弥补以往管理模式的不足，打破其局限性，采取有效的措施来健全管理模式，为公立医院的发展打下坚实的基础。医院的档案管理工作任务量较大，若在管理过程中出现混乱甚至丢失档案信息的情况，不仅会影响日常工作的开展，更有甚者会造成无法挽回的损失，因此，公立医院需加强档案管理建设，在创新实践中不断优化档案管理工作。

一、公立医院档案管理工作的重要性

在公立医院的日常工作中，档案管理占据一席之地，医院档案是医院中各类信息资源的综合。病历档案是患者的就诊信息，医生在看诊需参考其就诊信息做出判断，护士在开展后续工作时要依照病历档案开展。人事档案是医院职工的基础信息，为医院管理工作的开展提供了重要参考。由此可见，档案管理于医院而言十分重要，其管理水平以及管理模式与医院工作的开展密切相连，若档案管理混乱、效率低下，会影响医院各项业务的开展，对其正常运转会产生消极影响。因此，公立医院的档案管理人员需肩负起相应的责任，做好分内工作，归纳整理医院的档案信息，并创新管理模式，推动档案管理现代化进程，引入信息化手段，构建信息化档案资源库，提高档案信息的利用率，为医护人员查阅档案信息提供便利。受到医疗改革的影响，公立医院要不断提高医疗水平，推动研究工作的开展，而档案管理能够为其这项工作提供丰富的资料。

二、公立医院档案管理工作中存在的问题

在对公立医院档案管理展开调研后能够了解到，医院档案管理人员的管理理念陈旧，并未认识到现代化管理手段的优势，而医院领导对档案管理工作缺乏深入分析，对档案管理的认识存在偏差，片面地认为档案管理仅为信息的存储，忽视了档案管理与医院日常工作之间的关联。以人力资源档案的管理现状入手，人力资源档案的主要内容为医院职工的基本信息，目前，公立医院在其管理上存在疏漏，部分医护人员的档案并不完善，其进修的证件并未及时纳入档案管理中，以至于在评优期间缺乏材料支撑，且档案库资源长时间没有新信息的纳入，其准确性和时效性无法得到保障。在信息化背景下，信息化的管理模式能够助力档案管理效率的提升，但是从实践来看，部分公立医院对档案管理缺乏重视，在引入信息系统后并未开展培训活动，其真正价值无法被充分挖掘，信息系统中的数字化档案存在疏漏，无法为医护人员的工作提供便利，而纸质版档案几经查阅会出现丢失的情况，导致档案管理工作问题重重[1]。

三、公立医院档案管理工作的创新与应用

（一）提高管理人员素养。在医疗改革的进程中，公立医院档案管理模式得到了优化调整，在创新管理模式的同时，医院也要注重对管理人员的培养，认识到管理人员自身的素养与档案管理工作的效果息息相关，只有提高管理人员的专业性，才能够推动医院档案管理工作的规范化进程。在此期间，医院要先从人员的聘请入手，提高聘请的门槛，吸纳更多的专业人才，聘请具备专业能力的高素养人才，在招聘期间可以组织实践演练，确保所聘请的管理人员有真材实料，通过聘请专业对口的人才为医院档案管理工作的创新提供人才储备。在引进高素养人才的同时，医院也要重视对在岗人员的培训，将理论与实践相结合，在丰富理论知识的同时组织实践演练的开展，检验在岗人员是否达到岗位要求，提高在岗人员的信息素养，使其能够自主完成电子化档案的构建，学习知识、掌握新技能为档案管理工作创新付诸努力[2]。

另外，医院还需注重职工职业素养的培养，尤其是档案管理工作，应开展培训活动让职工认识到档案管理的重要性，肩负起岗位的职责，增强其责任心，在完成日常工作的基础上结合档案管理体制中出现的问题，提出自己的见解，为管理体系的完善、管理模式的创新贡献一份力量。除此之外，公立医院要为档案管理人员的职业发展规划方向，明确其与医疗工作者处于同等重要地位，结合档案管理工作的特殊性，制定具有针对性的晋升途径，借助明确的制度来激励员工，同时结合实际工作情况制定奖惩体系，高效且出色地完成工作能够获得一定的奖励，若出现消极怠工、工作效率低、工作问题频发等情况，也要依据奖惩体系严格进行处罚。职业发展规划以及奖惩制度的提出，能够为档案管理人员的发展提供保障，员工的工作热情会被充分调动，在岗位上发光发热做出贡献，为自身的发展付诸努力。医院还要定期开展考核，以理论知识的检测以及信息化操作为主，考核的结果纳入绩效范畴。明晰的管理体制、定期的考核检测，能够督促档案管理人员不断前行，为档案管理工作付诸全力，为管理模式的创新贡献力量。

（二）提高人员管理理念。新时期，公立医院在推动档案管理模式革新的进程中，要关注医院职工思想观念的培养，扭转其错误的思想观念，培养职工的管理理念，消除管理工作中的诸多阻碍。医院要先从档案管理人员的培养入手，提高档案管理人员的管理能力，使其认识到管理工作需要职工协同合作，仅凭档案管理人员无法兼顾到所有的档案资料，会造成一定的隐患，不利于后续工作的开展。而医院在日常工作中也要做好宣传，明确档案归档的重要性，避免增加档案管理人员的工作负担，提高医护人员的归档意识，在查阅档案信息的过程中站在使用者的角度思考，找出查阅过程中存在的不便之处，为档案管理人员出谋划策，在减轻档案管理人员工作内容的同时，提高查阅档案信息的便利性，共同为档案管理付诸努力。在医院的档案库中，人力资源档案是职工的基本信息，医院在宣传期间可以以人力资源档案为主，其关系到个人的利益，能够引起职工的普遍重视，以此来提高职工的凝聚力，帮助职工形成归档意识，为自身的职业发展付诸努力。另外，医院还可以定期组织专题讲座，普及档案保管的相关知识，在医院内部组织创新分享活动，组织编纂相关的论文来强化管理理念，为医院档案管理工作创新实践开辟新路径[3]。

（三）构建管理工作平台。引入信息技术优化档案管理工作，能够推动工作模式的创新，也有助于管理效率的提升。在此过程中，公立医院要加强信息化建设，引入资源构建医院内部信息化平台，摆脱陈旧的管理模式，转变以人力为主的管理形式，在相关人员的辅助下开发档案管理的软件，管理人员可以借助工新作平台提高工作效率，做好定期的维护，确保硬件设备能够正常工作，为医院中大量档案的存储、提取提供技术支持，并结合医护人员的使用体验，采纳医护人员的建议，不断优化管理平台，开发新功能。另外，不同类型的公立医院的档案信息千差万别，医院不能直接套用其他医院的档案管理模式，需结合医院自身的需求，配备相关的管理设施，选用合适的管理软件，应用新颖且高效的管理模式，保障日常管理工作的有效性。

在应用管理软件期间，档案管理人员应定期进行维护，避免硬件设备出现故障而影响医院的日常工作，结合专业人员的指导进行维护和保养，提高档案管理体系的容量，使医护人员在使用中能高效地提取档案。在软件、硬件设备的辅助下，推动档案管理工作的创新，达成医疗改革对公立医院提出的要求。以往的档案管理以纸质版管理为主，管理人员的工作量较大，医护人员在提取档案时需要一定的时间，信息化档案库的建设能够使得这一问题迎刃而解，由档案管理人员完成档案资源的录入，优化了档案信息查询渠道，便于医护人员查阅档案信息，为其工作的开展提供支撑。除此之外，公立医院还要注重员工信息素养的培养，管理人员在初次接触工作平台时会无从下手，对其功能以及操作技巧知之甚少，通过医院开展的培训活动进行系统的传输，在提高档案管理人员自身素养的同时，让其真正掌握软件的使用，能够为后续管理工作的开展奠定基础，从而有效避免管理进程中出现疏漏等问题[4]。

（四）提高档案利用效率。在当前社会环境下，信息技术的发展为各行各业模式的革新提供了方向指引，信息化建设已成大势所趋，公立医院也要紧跟这一步伐，应用信息技术来优化医院的日常工作，提高工作效率，助力医院的发展和建设。其中，应用信息技术推动档案管理工作模式的革新，是公立医院迈出的关键一步，在信息技术的辅助下开展创新实践，能够提高档案管理的有效性，使医院的档案层层分明。在信息化背景下，纸质档案已经逐渐被替代，电子存储省时省力，在有效的时间能够整理更多的档案信息，医生和护士在开展工作时，可以从档案库中通过关键词搜索来获取相关的档案内容，在短时间内查阅到需要的档案信息，档案的利用率会大幅提升，档案不再局限于封闭的房间，能够发挥其真正的作用。因此，公立医院要加强信息化建设，引入信息管理体系，引导不同的部门在规定的档案目录中上传部分档案资源，构建完整的体系，提高档案管理的效率[5]。

（五）优化档案管理机制。在新时期下，档案管理工作受到重视，科学有效的管理模式能够大幅提高医院的工作效率，健全的管理机制能够为管理工作的开展提供强有力的支撑，在规范的制度下管理档案，能够减少工作失误，有效避免以往管理模式带来的消极影响。公立医院需对档案管理投入更多的精力，采取有效的措施来完善管理体系，从管理人员入手，分析其日常工作内容并通过网络平台开展监督管理，若发现其日常工作中存在疏漏，应及时将责任落实到个人进行追究，提高管理人员工作的认真度。在此模式下，档案管理工作职责分明，不同的管理人员所负责的项目和版块之间并无交叉，在发现问题时能找到相关的负责人，避免同事间出现“踢皮球”的现象，与负责人共同分析以寻找解决问题的方法，能够大幅提高问题的解决效率。除此之外，公立医院还要不断细化管理内容，医院中科室众多，面对不同科室的档案信息，需制定针对性的管理措施，确保档案信息的真实有效性，避免后续工作受到不利影响，可以以科室为主创设不同的版块，将科室的档案信息进行归类，提高档案信息的辨别度，当医疗工作者需要查阅档案时，能够在科室的档案库中查阅到相关资料，为医院日常工作的开展提供强有力的支撑[6]。

四、结语

综上所述，在信息化背景下，公立医院应认识到以往档案管理模式的不足，在保障正常工作开展的基础上，结合档案的类型寻找高效的管理举措，以提高档案的利用率，为医院工作的开展奠定基础。医院的档案类型众多，其中患者的资料占据较大的比重，医用设备的相关信息也囊括其中，若档案管理工作不当，会出现部分信息混乱，甚至遗漏个别信息的现象，会影响日常工作的开展。基于此，公立医院要对档案管理工作投入更多的精力，做好保障工作，在创新实践中完善管理体系，推动医院系统的革新。目前，由于缺乏经验，医院在设立管理部门之后，无法为其提供方向指引，在摸索中前行会遇到诸多问题，相关管理人员要结合实践工作展开分析，从失败的经验中汲取营养，健全档案管理模式。