浅析信息化背景下事业单位财务档案管理的新思路

褚超?王晶

摘 要：随着信息技术的发展壮大，各行各业信息化水平不断提升，在大数据信息化背景下，事业单位财务档案管理也在深入探讨发展创新管理的新思路，顺应适应时代发展。因此，事业单位财务档案管理人员需要转变管理理念、完善管理制度及强化管理措施、提升档案管理人员素质，多措并举，共同推进事业单位财务档案管理转型，不断提高管理水平及档案信息化水平。本文对此加以探讨。

关键词：信息化；背景；事业单位；财务；档案；管理；新思路

随着信息技术的高速发展，信息化已经渗透到社会生活的各个角落，为了顺应信息化发展，事业单位财务档案管理信息化建设显得尤为重要。事业单位档案管理人员也应顺应信息化发展，尝试转变新型管理理念，完善档案管理制度和强化管理措施，提升自身素质，探索出信息化背景下事业单位财务档案管理的有效思路。当前，信息化的发展为事业单位财务档案管理提供了契机，档案管理人员要深入挖掘新形势下开展档案信息化管理的新思路，提升管理水平，为事业单位的发展助力。

1 事业单位财务档案管理存在的问题

1.1 财务管理核算形式不统一

目前大多数事业单位财务管理工作开始使用电子软件。而有的单位仍在用传统的手工记账方法，致使会计的核算不统一，导致内部业务机构不能完整地为财务部门提供相关资料，使得事业单位财务票据管理混乱，给财务档案管理人员收集整理工作带来不利影响，甚至无法依法依规开展财务档案管理工作，也在一定程度上造成人力和资金浪费。

1.2 财务档案管理人员素质参差不齐

在现行会计管理体制下，事业单位财务档案管理队伍持续扩大，大部分人员素质较高，能够尽职尽责完成本职工作。也有小部分管理人员法制观念相对淡薄，缺乏职业操守，时常会出现“以权谋私”“违规操作”的问题，这将直接导致事业单位财务档案管理队伍人心不稳，长远来看不利于事业单位的稳定发展。

1.3 报账票据等档案材料不规范

事业单位财务档案管理中存在报账票据不规范的问题，主要体现在报销不按发票规定用途使用发票、报销不按发票规定要求开具的发票等。同时，在报账发票及其附件方面也存在不规范的问题。部分事业单位编制预算不完整和不规范，无法清晰、明确地反映事业单位的收支情况，给财务档案管理工作造成了一定负担；一些事业单位的收支并没有纳入到财政预算统一管理，财务审批和报销程序不规范，导致“预算”流于形式，无法发挥应有的约束作用。

1.4 财务档案管理监管力度不够

一些事业单位没有认识到财务档案管理的重要性，没有给予足够的重视，造成对财务档案管理缺乏监管。由于缺乏相应的监管机制，导致财务档案管理时常出现工作流程混乱、工作效率低下的问题，影响了财务档案管理部门的有序運行。

1.5 财务档案收集资料不全面

当前，事业单位财务档案管理部门重视对会计凭证、账簿、报表等财务资料进行归档。但除此之外的文件资料，管理人员通常会忽略，致使财务档案不够齐全和完整，不仅会影响后期的财务档案管理工作，还会造成文件丢失、文件损坏等问题。

1.6 财务档案管理软件缺乏创新

随着时代的发展，信息技术水平正在持续攀升，受此影响，财务档案管理软件也在不断更新与升级。然而，部分事业单位并不重视财务档案管理软件的创新，在实际工作中依然使用着传统软件，不仅拉低工作效率，还对财务档案管理安全造成威胁。事业单位财务档案管理工作量大、工作复杂，只有运用高效的管理软件，其工作质量和工作水平才会提高。财务档案管理软件缺乏创新，将直接影响事业单位财务档案管理工作的进步，在一定程度上阻碍事业单位的平稳发展。

2 事业单位财务档案管理信息化的意义

2.1 决策依据

事业单位通过分析与审核财务档案，可以及时发现经济活动中的问题，为事业单位的各项经济决策提供重要参考依据和决策支撑，能够有效避免资金浪费的情况。

2.2 增强竞争

随着时代的进步，传统的财务档案管理方式渐进老化、滞后，暴露出种种弊端，明显无法跟上时代发展步伐，事业单位财务档案管理应该向信息化靠拢[1]；实施财务档案信息化管理能够提升事业单位的信息化实力，进而提升事业单位的竞争力，实现快速发展、平稳进步。

2.3 降本提质

信息技术已经走进千家万户，信息化与日常生活的联系越来越密切，人们已经逐渐适应和接受信息化带来的便利。若是事业单位财务档案管理依然沿袭传统管理方式，势必会给事业单位的各项工作造成不便。只有实施财务档案信息化管理，才能使其更加适应信息化的社会环境。事业单位实施财务档案信息化管理能够降低管理成本、提高管理质量，对事业单位的长足发展有积极影响[2]。信息化具有严谨性、便捷性的特征，从这一角度看，实施财务档案信息化管理可以依托信息化技术进行财务数据整合，能够有效减少管理人员的工作失误，促进事业单位财务档案管理工作更加科学高效。从而提高服务对象的满意度，保障事业单位各项工作的平稳运行。我国正在大力推行财务档案管理信息化，事业单位实施财务档案管理信息化符合国家政策，可以推动我国信息化水平的发展。

3  事业单位财务档案管理信息化的实施策略

3.1 转变财务档案信息化管理观念

在传统档案管理模式下，纸质档案的收集、整理、保管工作程序烦琐，容易受保管条件所限出现破损、缺失或丢失等情况。相比较之下，信息化管理方式优势明显，其占用空间较少而且可以备份保存，具有很高的安全性，还可以减轻管理人员的工作负担，提高工作效率。但是有些管理人员没有认识到财务档案管理信息化的重要性，没有及时转变管理观念。

3.1.1事业单位领导要给予财务档案管理信息化足够的重视。将信息化档案管理作为首选管理方式，以此调动管理人员的积极性和创造性，推动其主动转变管理观念。

3.1.2档案部门负责人要发挥自身的示范作用和榜样作用。用自身创新观念和模范行为影响和带动其他人员，转变管理观念，更充分认识信息化管理的重要性与优势。

3.1.3事业单位要在财务档案信息化建设方面加大资金投入，及时更新基础硬件设备，确保信息化管理顺利开展。硬件设备达到标准后，财务档案信息化管理便能顺利推进，档案管理人员的管理观念也随之迅速转变[3]。同时能够激励档案管理人员自觉成为事业单位财务档案管理信息化的实施者、推动者。

3.2 完善财务档案信息化管理制度

事业单位财务档案管理是一项相对严格的工作。目前，随着事业单位管理规模的不断扩大，财务档案管理的工作量也随之增加。在传统管理模式下，管理人员极易造成工作疏漏，对事业单位的发展造成重大影响。

3.2.1管理层要进一步明确财务档案信息化管理流程。实现财务档案信息化管理工作标准化、透明化、条理化，确保有序开展财务档案信息化管理工作。这样既有利于管理人员开展工作，又有利于管理层检查工作情况，有效减少工作中的错误。

3.2.2管理层要制定相应的财务档案信息化管理制度。着重强化对重点财务档案、机密财务档案的信息化管理。具体表现为对所有财务档案进行分类管理，再按照财务档案的重要程度进行分别管理，这样可以提高财务档案信息化管理的安全性，还能确保各项信息化管理工作有章可循。

3.2.3事业单位要健全保障和监管制度。为确保财务档案信息化管理制度的落实，必须建立行之有效的保障和监管制度，督促管理人员自觉按照管理制度和规程开展工作，各项管理制度才会发挥出实际效用。由上述分析可以认识到财务档案信息化管理制度的重要性，这是推动事业单位财务档案管理信息化顺利开展的前提。只有优化管理制度，才能使得事业单位财务档案管理信息化高效实施、有序实施[4]。

3.3 强化事业单位财务档案信息化管理措施

制度保障确定后，管理层要进一步强化财务档案信息化管理措施，用以约束管理人员的信息化工作行为，提升财务档案信息化管理水平，提高工作质量和效率，促进管理人员更加认真对待财务档案信息化管理工作。要通过奖惩措施，激励管理人员自觉提高“自我发展”意识。事业单位财务档案管理信息化的负责人，要切实履行工作职责，既要为管理人员创造优质的工作环境和工作氛围，又要对整体的财务档案信息化管理负责，保障信息化管理的有效实施。

3.4 打造财务档案信息化专业管理团队

信息化背景下，管理人员的管理素质是影响事业单位财务档案管理水平的重要因素。提高财务档案信息化管理水平的关键环节，是提升人员的财务档案信息化管理技能，加强管理队伍建设，打造高素质、高水平的财务档案专业管理团队。

3.4.1事业单位领导成员要用长远的眼光重视人才培养问题，积极与高校交流合作。一方面帮助高校培养优质的财务档案管理人才，另一方面从高校中选聘信息化管理专业毕业生，作为事业单位财务档案信息化管理的后备人才，充实事业单位的人才储备。

3.4.2事业单位要重视组织信息化培训活动和交流活动。对现有管理人员进行专业培训，最大程度提高其信息化管理素质。事业单位可以组织信息技术培训、财务档案知识培训、专业技能培训等活动，为管理人员搭建業务学习和工作交流的平台，进一步增强管理人员对财务档案信息化管理的认知。

3.4.3事业单位鼓励管理人员自主学习财务档案信息化管理的相关知识技能。提高管理人员适应信息技术变化的能力，进一步丰富自身知识储备，进而推动财务档案管理信息化发展[5]。

3.4.4事业单位邀请财务档案信息化管理方面的专家、精英前来指导工作。指导管理人员的日常信息化管理工作，提升工作效率、工作质量。事业单位继续探索，坚持多管齐下，打造一支更加专业、更加有力的财务档案信息化管理团队。

3.5 强化财务档案信息化的安全管理

事业单位财务档案管理信息化已经成为必然趋势。这既是时代发展的主流，也是推动财务档案管理高效发展的必由之路。事业单位财务档案信息化虽然有诸多优势，但不可否认的是，财务档案信息化管理在安全性方面依然存在问题。网络上存在一些病毒程序，一旦入侵事业单位财务管理电脑，就会对财务档案管理造成影响，也会阻碍事业单位的稳定发展。鉴于此，事业单位实施财务档案管理信息化时需要重点加强安全管理，进一步提高财务档案管理信息化的安全性。

事业单位可以聘请网络安全专家，将其纳入财务档案信息化管理队伍，依靠网络安全专家的自身技能，对财务档案管理信息化安全系统进行升级，严格把控财务档案管理信息的访问权限，还要对电子档案的传输进行加密，强化事业单位财务档案信息化管理的安全性和可靠性。

事业单位要加强管理人员的网络安全技能培训，牢固树立安全意识，严格落实财务档案信息化管理制度，避免人为失误造成电子档案的丢失和损坏。财务档案信息化安全管理是重中之重，将直接关系到事业单位的平稳发展。因此，加强财务档案信息化安全管理十分重要，事业单位领导和财务档案管理负责人要重视安全问题，制定行之有效的安全措施和安全制度，持续提高事业单位财务档案信息化安全管理，从而推动事业单位的稳步发展[6]。

信息化背景下，事业单位财务档案管理对事业单位的发展具有重大意义。因此，事业单位管理层要重视财务档案管理信息化，管理人员需要转变事业单位财务档案信息化管理的新思路，发挥自身的带头作用。这一过程中，管理人员既要为财务档案管理部门提供资金支持、设备支持，又要注重财务档案管理人才队伍建设、完善财务档案管理制度，促进管理人员转变信息化管理观念，提升信息化管理技能。总的来说，进入新时代，信息化得以高速发展，事业单位财务档案管理信息化势在必行，唯有顺应信息化的发展方向，探索事业单位财务档案管理信息化的新思路，才能使事业单位财务档案管理更好的完成信息化转型，进而使事业单位更加适应信息化环境，保障其稳步发展。因此，事业单位应该进一步提升财务档案信息化管理水平，打造财务档案信息化管理团队，推动事业单位的财务档案管理更加科学、安全。

参考文献

[1]马兰.基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路[J].经济研究导刊，2020（10）：2.

[2]胡园园.信息化背景下事业单位财务档案管理新思路研究[J].市场周刊：商务营销，2020，000（084）：P.1-2.

[3]袁东伟.信息化背景下的事业单位会计档案管理分析[J].首席财务官，2019，015（012）：77-78.

[4]韩美凤.事业单位档案管理信息化与规范化的新思路[J].黑龙江档案，2021.

[5]黄莹.信息化背景下事业单位档案管理工作创新[J].中小企业管理与科技（下旬），2019.

[6]徐琳琳.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].环球市场，2020.

（作者单位：吉林省人力资源与社会保障厅；吉林省方志馆）