民营企业存货管理存在的问题及改进

刘凌

摘要：我国的民营企业是国民经济的重要组成部分，也是我国经济中最为活跃的经济增长点，民营企业间的竞争愈演愈烈，使得民营企业在资金占用水平及资产运作效率上对管理者提出了更高的要求，存货作为资金占用最主要的流动资产之一，必然是企业管理中的重中之重，如何有效控制和提升存货的管理，解决存货管理中存在的问题，提出适应企业自身发展特性的存货管理模式，本文提供了一些意见建议。

关键词：民营企业；存货管理；问题；改进

一、引言

存货管理无疑是围绕存货进行一系列管理和控制活动的总称，我国民营企业发展极不均衡，必然导致存货管理水平高低不一，本文从存货管理概念和重要性入手，剖析民营企业管理现状，提出粗浅的建议和对策以供参考。

二、企业存货管理概述

（一）企业存货管理的内容

存货是指企业持有的物料，包括原材料、辅料、半成品、产成品等，存货管理是企业对其存货进行的一系列控制和管理活动的总称，对于制造业企业，存货管理包括生产物料、辅料的采购、领用以及成本的出入库、销售、盘点各个环节所实施的管理过程，对于商贸企业主要包括商品的采购，销售，盘点、除此以外，存货管理还包括存货信息的梳理、分析。

1.存货/物料的采购、领用、收发的流转管理

在信息化的时代背景下，民营企业的财务管理系统普及率已经较高，生产物料的领用，收发，以及存货的收发流转大多数嵌入在财务系统管理下的，部分会根据自身的情况使用独立的存货管理系统，信息的录入高效准确，物料/存货的进出跟踪及时捕捉，存货在整个生命周期中的数据分析都属于存货管理。

2.存货的品类、库龄分析管理

分析存货的品类结构，库龄将其分析结合销售情况调整销售的策略，同时，根据企业的发展战略，当采购成本低结合销售市场研判未出现销售价格下降时，计算大量囤积货物的仓储及货运成本后配合采购做好入库工作。

3.存货的盘点管理

定期或不定期进行存货的盘点工作，包括存货的盘点流程的编制及完善，以及盘点后出现盘盈盘亏的差异分析，一方面通过分析洞察存货流转过程中体系的漏洞或盲区，一方面通过分析的积累统计，归集差异问题集中点，利于后期针对性解决盘库差异的重點问题。

（二）企业存货管理的重要性

1.提高资金使用效率，加快存货周转

当排除了大量囤积是为了获取更大空间的前提下，存货管理首当其冲要避免过久的占用资金，增加资金成本，同时避免积压的存货越来越多使企业面临的滞销风险越高，因此存货管理是保障企业的资金回流顺畅的不可忽视的一环。

2.为采购/生产提供指导及参考依据

当领用的物料或已销出的货品出现了超过同行业退返率情况时，从存货管理角度，需要高度重视及时向采购做出反馈，结合一系列持续指标，如返修率，退货率等积极配合采购做好应对策略，同时对比退返率低流通顺畅的产品可以和采购组织开展一定的倾向性订货政策的探讨等。

3.作为销售的辅助手段，开拓盈利空间

销售的折扣/折让不能调动客户购买欲达到促销目的时，结合库存的存货情况，充分利用存货中的产品特点就显得格外重要了，通过已售产品反应库存存货的细分客户群体，客户区域针对性的辅助销售做好销售策划，例如提供买几赠几，抽奖等促销活动来丰满营销方案，高效的存货分析数据一定程度为企业带来额外的经济效益，开拓新的盈利模式和盈利空间。

三、民营企业存货管理的现状

（一）规模化信息化程度高的民营企业存货管理现状

1.内部间竞争引发的库存的调配矛盾

由于颇具规模的民营企业大多已形成扁平化管理，根据面向不同市场群体确定的事业部，根据面向不同人为划分的地理区域设立的事业部；由于事业部都是独立核算，当同类产品在激烈的市场竞争下销售潜力强劲时，市场份额的瓜分无意会形成同一大集团下内部之间的争夺，在这个背景下导致该类产品从采买原料、生产、入库、出货如何调配如何权衡。

2.存货管理信息化被过度依赖，原始单据的重视不足

一是在发展较为成熟的大规模民营企业，各个系统已经比较完善，容易忽略原始单据的重要性，比如在存货管理中仓库管理人员意识中觉得出入库时间，物流信息，发票等等都很明晰，既然都录入系统无纸化了，纸质凭证是不是可以随意留存就好了，导致入库的签收单有的缺失，有的无签名，有的签名字迹不清晰等诸多问题，因为对单据的意识性不强，导致出现产品品质问题，或发货后客户不认账的情况下，企业无法提供原始单据，对自身权益的保护度不够，同时，也导致结果财务入账除了发票外，其他的单据不完善全依靠系统，使得企业面临财务核算依据不充分的风险。

二是在全面信息化的背景下，由于存货管理需要及时反应存货的实时数据，当退货数量大金额多没有得到及时系统入库仓储信息更新，就会极大引起销售和采购的误判给企业的经营带来一定影响。

3.仓储的安防以及环保意识不强

仓储的安全上不论是出于降低环保成本还是意识不强，大型民营企业在仓储的安全防护上没有提高足够的重视和投入，如安防的设备检修容易草草了事，安保也很缺乏实操演练，对安防人员的定期培训容易被流于形式；在环保方面，对特殊存货，比如化工产品等没有关注环保风险，在使用存储等没有足够重视。

（二）规模化信息化程度低的民营企业存货管理现状

1.存货管理制度信息化程度参差不齐

部分中小民营企业由于规模很小，还停留在纸质流转的存货管理制度，没有实现信息化管理，所有货物采买进出的数据主要通过纸质票据的流转以及进销存等电子报表记录，如果企业规模是极小的是暂时可以满足粗放的存货管理的，但随着经营的不管扩大业务量增长后，数据量增多容易出错的同时也不方便追溯和查找，更不利于支撑多维度财务分析等。

部分民营企业虽然实施了信息化管理，但投入成本不高重视不够，比如审执不分离，仓库身兼数职，存货管理未实现线上审批，财务系统和存货管理系统分离，存貨管理人员的信息化规范培训缺乏或者不足等问题，都容易导致存货管理的基础数据质量不高数据分析出现偏差等诸多问题。

部分民营企业的管理者认为有了信息化管理，数据录入系统随时监察到就可以了，往往忽略了系统的操作滞后造成的不良后果，比如在市场价格波动较为频繁的市场环境下，采购或退货入库滞后，导致入库前后加权平均后的成本金额会有明显的不同；进而系统数据会间接影响相关决策的制定，从而给企业造成不可挽回的直接和间接经济损失。

2.存货管理方法缺乏系统性、不够细化、执行力度不强

第一，中小规模民营企业的存货管理缺乏全方位、全过程的管理，常常只局限在仓储管理和领用环节的管控管理，单个存货管理行为形成PDCA循环即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）的管理也基本多数民营企业中没有开展实施。

第二，大多数中小民营企业对于拟定存货管理制度不缺乏意识，但制度拟定后没有将制度细化并落实到执行层面，执行人员的操作没有做到规范有序，管理层面缺少同步及时的监督反馈以及问题的汇集，针对制度的完善改进，比如实际工作中对于退货的流程有着明确规定，仓储人员将收到的退货先进行验货，确保不影响二次销售，在确认无误后需要在指定时间内完成系统的退入库操作，同时放到指定的退货仓，如果有瑕疵按照瑕疵情况先登记再系统操作，并存放到指定返修仓，但实际工作中因为没有规范性的监督和出现操作违背规定的及时反馈，导致出现验货不细致，不及时做系统操作，未放到制定仓库区域的情况时有发生。

第三，存货管理过程中，仓储的管理往往被忽视，大多数情况下中小民营企业主要考虑的就是仓储能有顺序堆放整齐，达到仓库管理人员能进出取货即可，不分大品类，或者分了大品类不分情况区域（待发货区/退货区/返修区），另外对于适应当下时令和市场的产品没有整理到常流通区域，使得一旦有各类业务交叉如既有采购入仓，又有退货，同时还夹杂了返修和销售时，会极大增加操作的出错率。

3.盲目设定仓储警戒值

在中小民营企业中管理层对仓储是存在风险控制意识的，但常常老板容易一刀切设定不超多少金额的存货水平，认为这是资金占用的底线，只要不超出企业资金风险不大，但这个要求很容易误导采购和存货管理者，实际工作中为了不睬红线会根据存货金额高低作为导向衡量采购量，同时，盲目维持在这个水平上下，既制约了适时的实际大量囤积原材料或者存货，适时根据市场风向大量去库存，而后周转资金采购等等。

4.没有充分运用财务分析手段进行存货管理

中小民营企业常常将更多的资源分配到研发，销售，成产环节，对于存货管理的资源分配从人力到财力都是偏弱的，而对于大多数企业管理者来说，存货管理主要集中在正确收发货物，了解存货的周转率和库龄分析，月底盘点账实相符即可，对于采购价的波动对存货成本的影响；生产环节中的耗用情况；产成品的合格率、售后退货返修率对产品的评估；安全库存量的考量等等全链条的分析是极度缺乏的，没有综合分析和对比就无法通过存货管理给与采购、销售环节有价值的参考，更好的帮助企业提高资金周转，拓展利润空间。

5.仓库管理人员的奖惩制度存在瑕疵

大多数中小民营企业为了加强存货的管理，对仓库管理一般都会制定惩罚制度，针对盘存无异的情况，通常不会给与任何奖励或极少给与奖励；盘存出现差异的情况下，经盘查，无法查到具体原因或确认是仓库管理人员的疏忽造成时会处罚仓库管理人员及其领导，纵观整个中小民营企业，雇佣的仓库管理人员的整体职业素养水平不高，薪资较低，而盘存不仅考量仓库管理人员的工作能力、责任心也衡量公司规范度化信息化程度，系统纠错能力，公司制度执行力是否完善的一面镜子，所以当出现了差异，只是惩罚仓库管理人员及其管理人员，不仅导致员工开展工作自信心不足，工作积极性不高，也容易因此人员流动性强，不利于工作的顺利开展，频繁的人员更替导致存货管理更混乱。

四、加强民营企业的存货管理的对策建议

（一）规模化信息化程度高的民营企业存货管理的对策建议

一是在内部间竞争引发的存货管理矛盾时，需要高层引起足够重视在保障合理存货量的前提下，制定完善的预售体系；同时时刻洞察各区域板块，各不同事业部的市场销售动态，通过预售体系全局观进行调配，避免出现内部因恶性竞争状况导致的存货调配失衡等情况。

二是面对存货管理信息化被过度依赖，原始单据的重视不足，首先需要强化存货管理人员的纸质凭证意识，同时对保管有效纸质凭证需要细化，对于无法获得的纸质凭证需要及时的和相关人员沟通，同时需要定期将纸质的财务联次交由财务部门保管，对财务人员提出的原始凭证问题需要及时解决。

（二）规模化信息化程度低的民营企业存货管理对策建议

1.推行适合自身的存货管理系统及信息化

结合中小型民营企业自身的情况，由于存货管理系统从购买到维护所耗费用不等，所以针对初创企业可以使用管家婆、“云”在线存货或库存管理系统，可以实现多仓调拨、数据同步；实时查看库存数据，随时查看可用库存、实物库存、账面库存，商品数量一目了然；不定期抽盘及分量盘点，库存预警功能等基本可以满足初创和起步阶段的企业，随着企业的不断成长继而可以升级到ERP系统，更加多元化信息程度更到的系统，如手机审批，多业务化审批，智能全局化的分析推送存货情况等

2.建立匹配制度的监管和奖惩机制

从仓库管理人员的操作规范、系统数据的审核到存货的数据及时有效性等需要结合企业自身情况建立监管机制，没有监管和奖惩的制度无意会流于形式，当企业规模小起步阶段该工作可以由其他部门人员兼任，负责临时抽查或者定期检测，同时根据抽查和检查结果结合奖惩制度对存货管理人员进行评价，反馈到管理层进行制度的改进和完善。

3.做好仓储区域划分

对于中小民营企业由于人员配置少，因此为保障业务的有序开展，仓储需合理划分区域，严格执行区域操作规范流程化，否则极易造成工作差错，区域划分后需标注醒目标志，同时管理人员需不定期抽查是否按照区域功能要求进行收发货等操作。

4.及时做好库存的计划管理

存货采购量的多少都会对企业的生产经营造成影响。存货采购过多会增加资金的占用，一定程度导致企业的资金出现紧张，严重時会导致资金链断裂；存货采购过少对生产经营的更顺畅运行正常进行。因此，在存货采购中可采用计划管理流程，就是以销定产，以产定采，在安全库存以内最大限度地占用较少的资金，保证经营的正常进行。

5.加强标准流程化的培训，有奖有惩，营造良好的部门氛围

对于存货管理企业应加强信息化流程化的定期培训，同时对其中的任何环节，建立奖惩并举的制度，盘存无异的情况下对团队进行适度的奖励，对存在差异的情况下，积极分析问题，找到高频问题环节和节点并及时给与解决，比如屡次差异都是仓库调拨到各个仓的环节，由于只完成实物调拨没有及时系统出入库，导致的盘存差异，那么制定当日调拨单系统是否入库的预警以及审核制度就显得尤为重要了。

另外，对于系统和产品熟悉度高，管理能力强的员工可以培养存货的多维度数据分析能力，使其成为综合型人才，并提供企业的发展上升渠道，打造部门营造良好的氛围。

五、结束语

一个企业将存货管理好从来都不是一蹴而就的，需要结合自身的经营发展现状，合理运用信息化管理手段和分析方法，为企业降本增效，提高存货周转率，盘活资金，让企业资金得到良性的循环，并利用金融工具来规避汇率和存货价格波动风险，努力提高企业存货管理水平，保障企业正常生产经营活动的顺利开展，以上是对目前中小民营企业存货管理的一些粗浅建议，中小企业要想在激烈的市场中求生存求发展，就需要不断的完善自身管理水平，以制度约束人，以规范管理人，从管理要效益，最后提高经营决策能力，让企业立于不败之地。

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