档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念的影响

孙阿娜

（聊城市卫生健康综合执法支队，山东聊城 252000）

0 引言

随着我国社会的高速发展、科技水平的快速提升，档案载体材料随之产生变化，并对档案管理行为理念提出了更高要求，而原有的档案管理行为理念并不适应新时代社会发展中形成的档案载体材料，所以需要深度分析档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念的影响，了解档案载体材料和形成方式与档案管理行为理念之间的关系，基于现代思维与档案载体材料、形成方式对档案管理行为理念进行积极创新，从根本上提高档案管理水平，确保档案管理方式与理念之间能够形成高度统一，推动档案管理工作的长效发展。

1 档案的载体材料与档案的形成方式

我国具有悠久的文化历史，在我国数年的发展历程中，档案载体材料与形成方式会随着科技水平的提升而不断地产生变化，甲骨、竹简、纸张、磁盘等作为载体材料不断更新，利用一定工具刻画可阅读的符号，使档案得以形成，并在长久的发展中得以传承。而随着文字的产生，纸质的档案载体材料逐渐受到社会大众广泛依赖，与石类档案载体材料不同的是，纸质档案载体材料具有较强的统一性，是利用书写工具刻画文字所形成的档案，二者的差异具体体现在档案载体材料形成方式的不同，而这种差异与档案的信息内容关系不大。文字的产生，使得档案的管理需求增加，一方面是由于文字具有较强的实用性以及便利性，能够更加适用于文化间的交流，再加上综合发展下人们对文化生活的不断追求，使得档案的数量激增；另一方面则是由于以文字为载体、以纸类载体材料为核心的档案具有较强的储存性和流通性，便于人们使用和储存，于是出现档案数量激增的现象。而随着时代发展与科技水平的提高，使得越来越多的科学技术广泛运用，在大数据时代背景下，信息大量产生，人类识读字符也逐渐从纸质材料转变为数字化材料，以光盘等数字化材料为载体的档案逐渐受到人们认可，与纸质档案材料相比，数字化载体材料更加轻便、高效、利于储存、不易丢失，并且更加方便人们使用。随着档案载体材料和形成方式的变化，人们对档案的管理需求以及使用需求也在发生改变，档案管理行为理念也越加重视使用者的需求，这不仅仅是社会时代发展的必然结果，更是档案管理发展的必然需求，只有顺应时代发展，才能切实保证档案管理能够始终满足人的需求。并且随着社会的不断发展，新的档案载体材料与形成方式会不断更新，势必会对档案管理行为理念产生影响，所以需要基于现代化的发展眼光加强对档案载体材料与形成方式的深入探究，明确载体材料与形成方式对档案管理行为理念的影响，结合当下时代发展趋势，对传统的管理理念以及等管理行为方式进行积极创新，以现代化的管理手段提高档案管理质量。

2 档案形成方式与档案管理理念的关系

在当前的社会背景下，大数据时代已经到来，使得人们必须面对数以亿计的信息数据，而这使得以信息技术为载体的电子档案数量骤然激增，传统的档案管理行为和理念只能适用于以纸质载体材料为主的管理方式，传统档案管理更加注重纸质档案的储存，而随着档案载体材料和形成方式的改变使得档案管理的重点逐渐从储存与保护向档案的高效率利用转变，也更加重视用户的需求。与传统档案载体材料不同的是，以信息技术为载体的电子档案具有较强的储存性，不易丢失、不易损坏，并且可以实现长时间储存，同时还可以在同一段时间内对电子档案进行反复查阅。电子档案可以在信息技术的支持下实现复制，也就是说以信息技术为载体的电子档案有较高的利用率，会随着后期加工导致档案的原始内容发生一定变化，导致档案管理工作重点产生偏移，以此为切入点探究档案形成方式与档案管理理念之间的关系，档案形成方式的改变使档案管理人员的管理工作升级转型，引导人们对档案的原始件加以关注的同时，正确认识电子档案的原始性价值，并利用一定的管理手段以及管理方式对档案的原始件加以保护。这不仅凸显了档案管理人员的工作价值，更进一步体现了档案管理的行为理念，需要现代档案管理工作者能够积极承担自身工作职责，明确自身工作意义，有效地维护档案的真实性。

3 档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念造成影响的应对措施

3.1 强化服务创新理念

要想有效地应对档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念的影响，还需要从自身角度出发，强化服务创新理念，以先进的档案管理理念配合档案载体材料与形成方式的改变，并推动档案管理工作有序进行。社会发展使得档案的形成方式与载体材料发生重大改变，而这首先就会对档案管理理念造成冲击，导致原有的档案管理理念并不适用新时代社会发展下先进的档案载体材料形成方式，所以需要积极强化服务创新理念，以理念作为支撑推动档案管理工作的进步。由于电子档案存在复制性，很难保证电子档案的原始性以及内容的真实性。而这一方面的改变使得档案管理工作产生一定变化，传统的档案管理理念与思维很难适应管理工作对象以及工作环境的改变，只有基于档案载体材料和形成方式对服务理念进行积极创新，才能更好地适应社会的发展、满足人们的迫切需求。这需要档案管理人员做到与时俱进，对档案服务理念进行积极创新，切实提高档案资源的利用效率，以提供更加优质的档案管理服务为目标，合理应用现代科学技术与信息技术对档案进行全过程管理，并在管理的过程中确实保障档案资料的安全性以及内容的真实性。同时，树立档案管理意识，正确认识档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念所造成的影响，逐渐转变档案管理工作重点，以较强的档案服务创新意识推动档案管理功能的优化，从根本上提高档案资源的利用效率，推进档案事业的可持续化发展[1]。

3.2 建立档案管理系统

建立档案管理系统是应对档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念产生影响的主要措施。在新时代发展背景下，档案载体材料逐渐彰显多元化的发展特点，这就使得档案的信息量与档案种类逐渐增加，传统的管理方式已经很难有效管理新时代社会发展产生的新兴档案，所以需要档案管理部门建立档案管理系统，以现代化的管理手段提高档案管理工作质量，满足社会需要的同时推进档案事业的可持续化发展。传统档案多以纸类档案载体材料为主，随之产生的管理行为也逐渐侧重于纸类档案管理。而电子档案的产生，从根本上改变了传统的管理模式以及管理行为，如果按照传统纸类档案管理模式展开管理活动，不仅会对档案管理人员造成较大的工作压力，还会造成档案管理工作效率慢、出错率高的现象，导致档案管理工作很难满足新时代档案管理工作的需求。建立档案管理系统，以现代化的管理手段取代传统重复性较高的工作内容，使档案管理工作变得简单、高效，在减轻人员压力的同时，也能更好地推进档案管理工作的有序进行。首先，需要正确认识档案载体材料与形成方式对档案管理行为理念所产生的影响，并在此基础上增加资金投入，引进先进的信息化设施设备，硬件设备包括计算机、机房、扫描仪等，软件设备包括各类应用系统以及相关平台。其次，还需要安装配套设备，如网络、电源等。在档案管理系统的基础上，对档案管理系统功能进行开发，结合档案服务理念、档案管理工作需求以及时代发展趋势创建个性化服务功能，使档案管理系统能够更好地满足人们的需求[2-3]。

3.3 完善档案管理方式

档案管理形式的改变，势必会对管理方式造成一定影响，所以需要档案管理人员依据档案管理系统对档案管理方式加以完善，有效应对档案载体材料和形成方式对档案管理行为理念所造成的影响，使其能够有效提高档案管理工作的现代化水平，助力档案管理工作的有效开展。首先，档案管理人员需要加强对计算机技术、云计算以及大数据技术等多种现代化科学技术手段的有效应用，以先进的现代化科学技术手段代替传统重复性的档案管理工作内容，使档案管理工作能够实现精细化、现代化，在切实减轻管理工作工作压力的同时，提高管理工作效率，推动档案管理工作转型。档案管理工作并非一项简单的工作内容，也并非一句口号，需要档案管理人员付诸行动，将档案管理工作落到实处，积极适应档案载体材料和形成方式的变化，推动档案管理方式的完善与改革，并将诸多载体材料中的档案数据信息转化为电子文件的形式，统一载体和使用资源，利于后期管理工作的开展。其次，充分进行数据分析研究，基于大量档案数据信息的基础上，对内容进行充分分析，了解并掌握社会发展需求，对此加以合理开发利用，使档案信息资源的价值能够得以充分发挥。更好地服务于社会各项工作，满足当前社会发展对档案资源社会共享的使用需求。最后，还需要在大量档案数据信息的基础上对其进行深度的开发与利用，形成可靠的储存模式，以切实保证档案数据信息安全为原则对档案加以储存和管理。根据档案种类以及信息内容进行合理分类，做好异地储存和备份工作，在保证档案安全性与完整性的同时，建立更加便捷、高效的查询系统。档案管理方式的变化能够从根本上转变人们对档案管理的固有印象，在打破传统纸质档案空间、时间束缚的基础上，改变了档案信息的查阅方式，使人们能够在不同地点、相同时间段内共同查阅同一份档案信息，这极大提高了档案信息的利用效率，方便人们查阅的同时也能更好地发挥档案的自身价值[4-5]。

3.4 丰富档案管理内容

在新时代社会发展背景下，档案管理人员也需要做到与时俱进，通过不断创新档案管理方式、丰富档案管理内容，更好地适应社会发展，为人们提供更优质的档案管理服务，切实提高档案的利用价值，推动档案管理工作的有效开展。首先，管理人员能够不断提高自身的专业素养以及综合专业能力，能够善于利用档案管理系统、各项操作平台等。通过理论知识了解档案管理工作的重要意义以及档案载体材料和形成方式与档案管理行为理念之间的关系，在提高自身的综合专业素养的同时，提高档案管理工作水平。其次，对档案管理工作内容积极创新，通过积极研发新的档案管理功能以及服务项目，满足人们不同的档案管理服务需求，提高人们满意度的同时，也能更好地发挥档案管理工作的重要功能，使档案管理人员工作的价值能够得到最大限度发挥，推动档案事业的可持续发展。最后，档案管理部门还需要为档案管理人员提供培训通道，鼓励档案管理人员积极学习，不断提高自身专业水平，提高自身服务意识以及创新意识[6-7]。

4 结语

电子文件的出现使得档案管理工作面临着更高的挑战，但也说明了档案载体和形成方式对档案管理行为理念的影响，基于现代社会发展背景，运用现代化的发展理念以及科学技术对档案管理行为理念加以积极创新，顺应时代发展潮流、推动档案管理工作进步的同时，提高档案资源的利用效率，发挥档案管理的积极作用，切实维护档案的安全性以及内容的真实性，使其能够有效满足社会发展以及人们的使用需求。