馆藏档案开放审核新路径研究

张梦怡/浙江省档案馆

档案开放审核是新时代档案工作走向开放的必然要求，是落实档案存史资政育人功能的根本前提，更是提升档案服务能力水平的重要保障。新修订《档案法》在档案开放审核方面迈出了崭新步伐，但从目前实践来看，开放审核工作仍有许多困难。其中，馆藏档案开放审核的压力尤为突出。在数字时代，借着新修订《档案法》《国家档案馆档案开放办法》等政策优势，对馆藏档案开放审核新路径进行探究，具有重要的实践意义。

1 当前馆藏档案开放审核工作的背景及机遇挑战

进入新时代，馆藏档案开放审核工作有着新的政策背景、技术背景，带来了新的挑战和机遇。

1.1 政策法规背景

新修订《档案法》规定：“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放。”这是新修订《档案法》对馆藏档案开放审核工作提出的新要求。在这样的政策背景下，馆藏档案开放审核面临着新的挑战。

一方面是档案封闭期限缩短带来工作量剧增挑战。新修订《档案法》将档案开放审核的期限由原来的形成之日起满30年缩短为25年，档案馆突增了5年的存量档案需要审核。同时，提前开放的档案范围中增加了教育类档案，档案馆要将此前已审核的档案再筛查一遍，审核是否存在适合少于25年提前开放的教育类档案，这极大地增加了档案馆开放审核的工作量。另一方面是政策的宽泛性带来权责厘清挑战。在档案馆与档案形成（移交）单位的权责分配上，新修订《档案法》和《国家档案馆档案开放办法》都只明确了“会同”“共同负责”，具体谁主导、谁拥有最终决定权等都没有在制度上进行明确。同时，档案形成（移交）单位开放审核技能“从零开始”难度较大。如何保障档案馆和档案形成（移交）单位有序分工、高效合作，如何有效解决双方意见分歧，如何提升档案形成（移交）单位开放审核能力等都是需要面对的新挑战。

1.2 技术背景

数字时代催生了大数据、人工智能、云计算等一系列新的技术。近年来，浙江省数字化改革如火如荼，借助数字化改革的东风，数字化思维、认知和技术深入到全省各级档案馆的各项工作中，这为馆藏档案开放审核工作带来了新的机遇。

一是新技术直接应用于馆藏档案开放审核。人工智能、大数据分析等新技术可以挖掘计算机在开放审核领域的应用潜力。如OCR识别技术可以将档案内容转换成文本，为后续的敏感词筛查奠定基础；语义分析技术可以在敏感词筛查基础上，将表达同一种意思的不同词句从海量档案中分析出来；人工智能技术可以让计算机进行自学习，通过反复学习掌握档案开放审核的内在逻辑，从而实现计算机自主审核。

二是数字化改革提升档案质量助推开放审核。数字化改革推动档案形成单位加快纸质档案数字化和电子档案的发展进程，档案质量越来越高，颗粒度越来越细，为后续的OCR识别以及智能化的开放审核奠定了良好的基础，减轻了智能化开放审核前处理的工作量，也提高了后续开放审核的效率和质量。

三是数字技术助力开放审核流程再造。在数字化改革背景下，诸多档案馆重新梳理工作流程，将许多线下繁杂的工作流程搬到线上，进行升级改造，这为开放审核工作流程再造提供了契机。档案工作者可以结合开放审核实践中遇到的痛点、难点提出需求，对整个流程进行重塑。融入数字技术的开放审核流程可以更加智能、更加便捷、更加人性化，进而提高开放审核工作效率。

2 当前馆藏档案开放审核工作存在的问题

笔者通过线上+线下的方式，对浙江省各级档案馆，以及部分外省档案馆进行专题调研，发现档案馆开放审核工作整体压力较大，质量参差不齐，具体来说，存在以下三方面问题。

第一，开放审核进度缓慢。按新修订《档案法》规定的25年开放期限计算，2023年应完成开放审核的是1998年前形成的档案。但由于人力物力不足，大部分档案馆都有5-10年的“欠账”，有的甚至近十年来从未开展过开放审核工作。加上每年有增量档案移交进馆，其中有大量是已经到开放审核期限的，存量消耗慢，增量又不断涌入，档案馆开放审核压力巨大。第二，开放审核质量参差不齐。面对海量的待审核档案，档案馆审核人员无论从数量上还是时间上都是不能与之相匹配的。有的审核人员疲于应付，为了尽快完成审核任务，有时候会在没有阅读了解全文的情况下就根据题名作出审核结果，导致开放审核质量参差不齐。第三，档案形成单位参与度小。目前，馆藏档案开放审核工作以档案馆为主，大多档案形成（移交）单位以专业知识欠缺、经验不足、人手不够等理由推诿，并没有真正承担馆藏档案开放审核责任。许多档案馆会将审核结果以一定方式发送给档案形成（移交）单位确认，但仍有部分单位对该项工作配合度不高，存在反馈不及时，甚至不反馈等情况。

3 问题背后的原因分析

3.1 开放审核制度不够细化

新修订《档案法》对馆藏档案开放审核工作是宏观的、原则性的规定。《国家档案馆档案开放办法》等部门规章虽然是在新修订《档案法》基础上的细化，但对于开放审核实践来说，仍然较为笼统、模糊，不能解决实际工作中遇到的具体问题，导致一线档案工作者经常处于“手足无措”状态。且目前执行的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》是1991年制定的，已不能适应新时代发展需要，绝大多数地区的档案主管部门也未结合当地实际制定出台开放审核工作细则。总体来说，档案开放审核领域的制度还是不够细化、不够健全。

3.2 参与者权责不明

新修订《档案法》将档案馆和档案形成（移交）单位共同置于开放审核主体地位，这有利于督促各主体积极参与到开放审核工作中来[1]。但由于具体权责不够明确，缺乏长效协同机制和协作平台，各主体之间容易互相扯皮，影响工作效率。

一方面，档案馆和档案形成（移交）单位权责划分不明确。新修订《档案法》规定馆藏档案的开放审核由档案馆会同档案形成（移交）单位共同负责，“会同”“共同”二词并没有明确双方之间的权责分工。后来《国家档案馆档案开放办法》规定“档案馆牵头，档案形成单位或者移交单位参与，双方共同负责馆藏档案开放审核”，在一定程度上进一步明确了档案馆牵头组织实施馆藏档案开放审核职责，但对于双方“共同”负责审核时，谁初审、谁复审、谁终审，意见不一时如何处理等实践中频繁遇到的具体难题并没有给出明确答案，双方权责仍不够详细，不能满足实践需求。另一方面，档案形成（移交）单位内部权责划分不明确。档案形成（移交）单位的开放审核工作，究竟是档案室全权负责，还是档案室与档案形成部门共同负责，这又是一场博弈的过程。各方之间的推诿内耗影响了开放审核效率和质量。

3.3 开放审核手段比较落后

大多数档案馆的开放审核工作仍停留在纯人工的初级阶段，有的甚至对着纸质档案进行审核后，再把审核结果输入到电脑中。面对海量的待审核档案，尤其是当前以“件”为单位的审核颗粒度，纯人工审核效率低、进度慢、安全隐患多。同时，从审核标准的稳定性看，人工对开放审核标准的理解和判断可能存在偏差[2]，同一份档案不同的人审核会产生不同的观点，同一个人的审核标准也不能保证前后完全一致。人工审核的主观性容易引起争议，不利于审核结果的稳定性。

3.4 开放审核人才队伍严重不足

从档案馆内部看，馆藏档案开放审核大多依靠馆内某一部门，且审核人员多为兼职开展开放审核工作，他们的重心仍是各自的岗位主责。大多数审核人员既没有充裕的时间，也没有丰富的专业经验，开放审核人才队伍十分单薄，较难为开放审核工作提供充足的保障，进而影响审核进度和整体质量。

4 馆藏档案开放审核工作新路径

基于目前馆藏档案开放审核工作中存在的痛点、难点，笔者认为，要充分利用数字思维和数字技术，在制度路径上，变“模糊化”为“精准化”；在机制路径上，变“单兵式”为“协作式”；在技术路径上，变“人工化”为“智能化”；在队伍建设路径上，变“封闭式”为“共享式”。

4.1 制度路径——细化馆藏档案开放审核制度

科学合理、详细具体的开放审核制度，能促进档案开放审核工作实现审核过程的规范性、审核依据的一致性、审核结果的稳定性、审核工作的权威性[3]。具体来说，一是制定严谨的审核程序规范。可以利用数字技术将原来的线下审核转为线上审核，或者优化原有的线上审核流程，并将这些科学智能的审核流程规范化、制度化。通过制定审核程序规范的方式，明确线上开放审核方案制定、任务分配、初审、复审、终审、公布等各环节的流程走向、操作方法、审核者权限，以及出现问题的处置办法等。同时，可以将开放审核具体的流程图附在工作规范之后，方便参与者实际操作。

二是制定详细的审核标准。到期档案以开放为原则，延期开放为例外，而可开放的内容不能穷举，因此，明确延期开放的范畴更为可行。《国家档案馆档案开放办法》在应开尽开的基础上，规定了延期向社会开放的四类档案，在实践过程中，需要进一步细化这四类档案的具体内容。横向上，要会同档案形成（移交）单位，结合各全宗档案所承载的具体信息进行细化研判，建立各全宗开放审核的子标准。纵向上，要根据有关政策法规的变化适时调整标准内容，确保审核结果的准确性。

4.2 机制路径——建立权责明确的多方协同机制

馆藏档案开放审核工作主要涉及档案主管部门、档案馆、档案形成（移交）单位三方。档案主管部门要发挥统筹协调作用，依法对本行政区域内各级国家档案馆的档案开放工作开展监督指导[4]，推动建立馆藏档案开放审核协同机制。

档案馆和档案形成（移交）单位之间，一方面要优势互补、互相协作。档案馆可以发挥在开放审核政策理解、标准把握、实战经验等方面的优势，对档案形成（移交）单位给予支持和帮助[5]；档案形成（移交）单位作为档案的源头，要发挥熟知业务、掌握背景的优势，认真研判档案中涉及的专业问题，形成专业的审核意见。双方可以建立“会商”机制，在审核工作开始前共同商讨确定具体的审核程序和标准，在遇到分歧时协商确定最终结果；可以建立线上“会审”平台，打通档案馆与档案形成（移交）单位之间的档案管理系统端口，实现审核流程线上流转。另一方面，也要合理分工，权责明确。考虑到档案形成（移交）单位是最熟悉档案内容的主体，建议由档案形成（移交）单位负责馆藏档案的初审，档案馆负责复审和终审。这样的分工方式与双方在尚未移交进馆档案开放审核工作上的分工也是一致的，可以巧妙地将存量档案与增量档案的开放审核分工统一起来，方便管理和推进。

4.3 技术路径——开发人工智能（AI）辅助开放审核系统

利用AI、大数据等技术来推进档案工作更好更快的发展是数字化改革背景下档案开放审核工作的一大趋势。目前，一些档案馆和档案服务机构已经尝试运用AI技术进行档案开放审核工作，但大都处于起步阶段，多为敏感词筛选、语义分析等，智能化程度不高，准确率较低，大量纠错工作还需要在复审环节通过人工来实现。笔者认为，以“自学习”为支撑的AI辅助开放审核才是档案开放审核技术创新的研究重点，它可以让计算机真正学会档案开放审核，从而提高审核效率和审核结果的稳定性、客观性。

基于自学习技术的AI开放审核系统需要经过大量数据学习训练，因此，在学习阶段，人工审核还需同步进行，对不同人员审核结果的同质率要求也相当高。面对这样的情况，档案馆可以尝试从内外两个层面开展工作。一是对内实行AI初审和人工复审滚动配套。由AI对档案进行初审，初审结果由人工进行复审，对结果不一致的给出鉴定理由，然后复审结果和鉴定理由回流至AI开放审核系统内再次用于AI自学习。这样既不耽误日常开放审核进度，又可以提供大量有针对性的数据用于AI自学习，完善AI规则库和敏感词库，不断提高AI开放审核准确率。二是对外共享AI辅助开放审核研发成果。AI技术只有在大数据的环境中才能凸显其优势，局限于一馆、一地的AI系统由于没有足够的学习样本来完善，并不能很好地发挥其优良的数据处理能力。为此，在省域乃至更大范围内建立共享性的AI开放审核系统是值得探索和尝试的。AI系统学习资源倍数增长，系统升级进度大大加快，使AI从辅助到完全替代人工开展档案开放审核工作成为可能。同时，研发成果共享也可以避免人力和经费的重复投入。

4.4 队伍建设路径——打造跨地域人才共享专家库

开放审核工作是一项专业性很强的工作，在一定程度上受到审核人员的知识背景、政治素质、业务水平等因素影响，而具备这些素质的人才并不能一蹴而就培养，面对暴增的审核任务，各档案馆和档案形成（移交）单位都面临人才短缺困境。因此，打造跨地域人才共享专家库成为缓解人才短缺压力的有益尝试。

建议以省域为单位，选拔各级档案馆和档案形成（移交）单位中档案开放审核专业过硬的人才，建立全省专家库， 并建立相应的线上工作群。专家库中的专家人才不局限于服务本地区、本单位档案开放审核工作，而是要为全省各档案馆建立完善馆藏档案开放审核标准、程序等提供指导服务，为档案馆与档案形成（移交）单位之间存在争议的审核结果“定分止争”，为从事档案开放审核业务的人员提供培训服务等。通过共享方式，将各地专家的价值最大化利用，实现开放审核业务交流、业务提升常态化、可持续化。