试论高校重大活动和突发事件档案资源建设

刘淑妮 /西安交通大学档案馆

陈香/北京大学档案馆

刘平 王华泾 胡亚南/西安交通大学档案馆

2021年1月起，正式实施的新修订《档案法》第二十六条明确规定：“国家档案部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持”。不久，国家档案局签署了《重大活动和突发事件档案管理办法》（以下简称“16号令”），自2021年6月1日起施行。2022年12月，中办、国办印发了《关于加强重特大事件档案工作的通知》，其中对包括公共卫生事件在内的重特大事件档案工作提出了要求。两年内，在国家层面以法律法规和通知的形式，频繁提及重大活动和突发事件档案，彰显了它的重要性和建设的迫切性，已然上升为新时代国家记忆工程重要档案资源体系的重要组成部分。

在党的二十大报告中，习近平总书记强调，教育是全面建设社会主义现代化国家的基础性、战略性支撑，故而高校档案是国家战略资源的重要组成部分。随着高教事业的蓬勃发展，高校所举办或参与的文化、外事、学术、庆典、会议、展览等大型活动愈来愈多，校际、国际性交流活动异常活跃，随之产生了大量具有保存价值的记录信息。它们是展示学校品牌形象、文化特征、发展历程的重要载体，是学校重要的信息和文化资源。另外，高校人员比较密集，突发事件具有与社会层面有所差异的复杂性，所产生的突发事件档案也具有其自身独特性。

高校重大活动和突发事件档案在活动开展、品牌塑造、文化宣传和危机应对等方面的价值不断凸显，在此背景下，加强此类档案管理正是题中应有之义。

1 高校重大活动和突发事件档案管理的特点

长期以来，高校重大活动和突发事件档案因缺乏相应的行政法规，档案的收集处于遗漏缺失很严重的现实尴尬境地，归档管理尚未科学化、规范化和体系化。

16号令中，对于重大活动和突发事件的定义、职责分工、归档范围及管理要求等基本工作方针都作出了具体规定，但不是专门针对高校的。高校与综合档案馆在资源体系建设与管理上虽具有一定的相通性，但从档案形成的来源、管理体制机制、管理模式等仍存在一定的差异。总体来看，高校重大活动和突发事件档案的特点如下：

1.1 内容丰富，载体多样

在高校重大活动开展和突发事件管理过程中，均会产生多形式、多载体、内容丰富的文书、照片、音视频、实物、社交媒体等各种档案，相对于综合档案馆更加丰富、多样。

1.2 缺少明确依据，归集意识淡薄

相对于综合档案馆，高校由于缺少明确的依据和要求，归档主体对于此类档案的归档意识都非常淡薄，经常游离于日常档案收集范围之外。在收集过程中，所面对的归集部门，有可能会是一个临时成立的机构，抑或要面对多个部门。

1.3 横向联系更加紧密，协同效应更加凸显

相对于综合档案馆以纵向业务指导和移交接收为主，在高校重大活动和突发事件档案管理过程中，由于很多重大活动和突发事件涉及多个高校以及相关部门，更需要多校联动、多方协同，高校档案馆更需主动介入、前端控制。

1.4 广泛征集，多元收集

相对于综合档案馆，广大校友是高校最具特色的重要资源。在高校重大活动和突发事件档案管理过程中，高校档案馆可以充分发挥校友群体的资源优势，注重征集、捐赠、寄存、线上传输等多元方式的有效应用，促进线上线下收集、征集的有效融合。

2 高校重大活动和突发事件档案资源建设现状分析

本研究以C9高校为主要调研对象，同时适当辐射一些其他资源建设开展较好的高校，通过问卷调查、网页浏览、电话咨询、实地调研等多种途径，充分了解高校重大活动和突发事件档案的归档现状、水平和管理成效，以总结分析此类档案管理面临的现实困境。

2.1 无专人管理、无专门经费，归档意识薄弱

从20所调研高校反馈情况来看，高校重大活动和突发事件档案的收集，均无专门经费保障。在人员配置上，除复旦、西北大学之外，其余高校基本没有专人进行管理，都是由日常档案收集的老师兼任，可投入精力有限。因重大活动和突发事件非各部门常规性的归档内容，而是偶发性或者间歇性的，档案馆自身重视程度不够，归档的规则和要求不明晰，业务指导职能缺位，导致各部门收集归档的意识尚未建立，相关材料散乱存放，部门立卷工作落实不好，资料归集的齐全完整性非常堪忧。

2.2 档案人员敏感度弱，以被动收集为主

档案馆对重大活动的信息并不直接掌握，信息从前端部门传导过来往往已滞后。加之日常档案收集工作量大而庞杂，对重大活动档案的关注明显不足，收集思维方面存在因循守旧，因此这类档案资源建设往往遗漏不全，整体还处于可归可不归的边缘状态，造成馆藏档案结构不完整。仅个别高校，如清华、中国人民大学、西北工业大学，在重大活动管理方面，有校办的统筹、督办和汇总，档案馆在重大活动部署时也积极参与其中，前期介入事先明确归档的范围和要求，建立早期前端控制、中期加强监督、事后严格接收的归档机制，归档效果良好。在以疫情防控为代表的突发事件档案收集中，北京大学是唯一在顶层部署时考虑归档的高校，建立由校疫情防控办归口归档的理想模式，而不是由档案馆对接分散的各部门，大大提升了归档的效率和质量。

2.3 制度建设处于初探期，远远落后于业务实践

在制度建设方面，上海交通大学、浙江大学、清华大学具有前瞻性，在16号令出台之前，分别于2008年、2016年、2017年建立了各自有关重大活动和突发事件档案的管理办法，但仍处于宏观层面，其中对重大活动和突发事件的具体内涵、资源建设的体制机制、规范化管理、专题建设等微观层面语焉不详。而北京大学和西北工业大学均在2020年出台了有关疫情防控的档案管理办法，其余高校对于此类档案的收集仍处于应急状态，以发通知为主，尚未形成较为系统和规范化的管理制度。

3 高校重大活动和突发事件档案资源建设的核心流程

3.1 明确概念

综合研读相关高校的规定并结合16号令以及实践经验，总结出高校重大活动和突发事件的内涵。其中高校重大活动是指高校承办、参与、组织或发生在高校校内外、国内外区域范围内，在公务活动、学术活动、纪念庆典、重大会议、重要赛事、巡视评估专项检查等各种对学校历史发展具有重大影响的各种大型活动，重大事件可融入重大活动之中。高校突发事件是指高校直接应对或参与的自然灾害、公共卫生、社会安全、事故灾难等各种突发事件。突发事件不同于重大事件，一般是触发性的，侧重于不可控制的突发性，一般伴随着负面影响[1]。

3.2 制定任务清单

16号令规定，重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度，详细准确清晰的归档清单有利于立档单位把握归档的内容和范围。研究团队通过调研和梳理高校工作内容，认为高校重大活动和突发事件类型主要包括（不限于）：国家、省市领导视察、调研活动；国内外知名学者、政要等来校参观、访问、讲学等；上级关于学校相关评估、巡视、测评等；党史学习教育等大型意识形态教育活动；本校主办和参与的校级、全国性、国际性重大会议活动；重大庆典和纪念活动；校领导参与的重要公务活动；师生参与的各类重大竞赛活动；学校发展历程的重大事件；学校直接或参与应对的各类自然灾害、公共卫生事件和重大事故抢救处理（包括师生的人身、心理安全管理；教学科研实验安全管理；生活物资、医疗保障等活动）等危及师生和社会安全稳定的突发事件。

3.3 探索专题管理模式

16号令第二十七条明确：要求以专题目录或专题数据库的方式对重大活动和突发事件档案进行管理。在责任部门管理阶段，必须建立专题目录。而在档案管理阶段，档案馆应当开展自己分管范围内此类档案的专题数据库建设，责任部门必须予以配合，两者可建立共建共享共用机制[2]。

调研反馈，高校此类档案的管理主要分为以下两种情况：

第一种：不建立专题库。由主办单位将此类档案与日常业务档案一并整理归档。多数高校针对重大活动都建立了“重大活动统计报表”，由校办来统计汇总。而疫情防控所产生的突发事件档案，多数高校都由类似“疫情防控办”的临时部门来统筹。对于立卷归档部门，个别高校实现了直接对接归口的“疫情防控办”，而多数仍是对接分散的各形成部门。所归档材料均随着各部门其他职能活动所产生的相关材料，一并进行分类和立卷整理。其中分类结合各校的实际分类体系，并未按照专题进行管理；而无论是按卷、按件还是卷件结合进行整理，基本是将同一重大活动或同一部门的突发事件档案进行相对集中的整理，保留了材料之间的成套性，但并未形成系统的专题目录。

第二种：按照专题进行管理。以北京大学、西北工业大学、重庆大学、西北大学、中国科技大学、清华大学等为代表的档案馆，将重大活动和突发事件形成的档案按照专题进行管理。面对所形成的各类不同形式、不同载体的档案，在专题管理时又分为两种情况：①优先按照载体类型各自分开整理。采取这种管理模式的高校居多，分类清晰，有对应电子文件可以直接挂接在相应条目之后，只有电子文件的排其后；如果归档文件全部为电子文件，只需按照内容结合时间排序即可；不同载体间用参见号或者文件题名来互见关联。②优先考虑内容的成套性，不按载体分类。如北京大学、西北工业大学、西北大学均是按此管理模式，将同一活动和事件的内容相对集中排列，按照载体形式依次排列：纸质、电子（文本、照片、音视频等），这有利于后期的查找利用和开发挖掘。

总体而言，高校尚未建立重大活动和突发事件档案专题管理体系，已建设的也处于专题目录或者半数据库的初级阶段，数据样本量也比较小，各高校需结合自身的管理传统和实际需求来探索合适的模式。

4 高校重大活动和突发事件档案资源建设路径优化探索

4.1 多维度进一步完善和健全规章制度

长期以来，重大活动和突发事件档案在高校是不被重视的档案门类，处于“收不全或者遗漏了较难发现”的尬境，16号令的出台，以及疫情防控的日益常态化，促使高校加强此类档案的收集工作。这就需要高校档案工作者结合实践进一步细化，尽可能归纳总结出不同类型重大活动和突发事件档案的分类方案、归档范围和保管期限表（即三合一制度）。如此，每次只需在差异性的基础上，立足实际进行补充和完善，使档案业务指导更具针对性、实操性和精细化。以丰富的研究样本为基础和支撑，逐渐总结出适合于高校场景的《高校重大活动和突发事件档案管理办法》，是高校档案馆为之奋斗的目标。

4.2 前端介入，加强档案行政监督与指导

首先高校档案馆要努力争取学校党委分管领导及机关、部处院等各党委对档案工作的重视和支持，不论是重大活动还是突发事件，在组织机构筹备之初时，档案馆要努力为自己争取一席之地，尽早介入高校“疫情防控指挥部”或者“重大活动专班”，争取对此类活动和事件的筹备、进度及发展态势有充分的参与、了解和知情权，建立起归档组织网络。更为重要的是，在组织机构建立时，档案馆要做好档案收集归档工作的安排与部署，明确参与各方档案人员（兼职档案员）的职责和任务，建立起“多方协同、齐抓共管”的档案收集良好局面。其次，档案馆作为行政指导单位，一定要与时俱进，针对重大活动和突发事件不同的特性，摒弃之前“坐等移交”的传统思维，树立主动介入、前端控制、全过程监督管理的理念。

4.3 建立全校师生共建记忆的“大协同”机制

高校重大活动和突发事件所产生的影响力和关注度往往具有广泛性，建立资源多元化建构的主体意识是客观需求。如疫情防控，需要全校师生“联防联控”、同心抗疫。从档案资源产生源头而言，除了疫情防控指挥中心、各校区的疫情防控指挥部、校各联动部门等机构所产生的档案之外，深入一线的医护人员、先锋党员、志愿者师生、致力于抗疫科研攻关等最美逆行者们也是产生抗疫档案的重要主体力量，他们所形成的档案更鲜活、更生动、更具宣传教育意义。所以高校档案馆在收集时要打开思路，点面结合，突出特色，建立全校师生共建记忆的“大协同”机制。此类档案资源很分散，档案馆最好能够开发建立“在线实时征集数字平台”“云上传平台”“微信小程序在线征集平台”等网络平台。同时在全校范围内通过校新闻网、档案工作群、校档案馆官微等有影响力的平台，进行多维度的宣传，明确师生个人在线实时上传目录及全文的路径和方式，以最大程度扩大重大活动和突发事件档案资源建设的力度、广度和深度[3]。

4.4 注重多元化电子文件的收集，确保收集齐全完整

来源广泛、形式多样、载体各异、种类繁多是高校重大活动和突发事件档案的显著特点，尤其在疫情大背景和第四次工业革命大浪潮的冲击下，高校重大活动以线上+线下，或者纯线上开展的方式愈来愈多，所产生档案也会随重大活动管理和疫情防控治理的变化而呈现复杂态势。应建立内容重点突出，不断延伸辐射的档案收集体系，从而为构建有特色、标准化、可拓展、兼具安全性和共享性的重大活动和疫情防控专题数据库提供资源保障，实现数字资源为主导的档案资源建设目标[4][5]。档案人员在全力收集时，要特别注重收集对象的广泛性，做好收集前全方位的动员，调动多元主体参与，并注重档案馆内外职能的协同、多校档案馆资源建设的联动、档案馆档案收集通道的畅通，必要时建立档案工作专班，明晰职责。

4.5 科学建设专题档案数据库

在专题数据库的组织上，学界相对普遍认可的表述为：可以将专题数据库中的数据分为三层：基础层、中间层、展示层，基础层为所收集的原始档案数据集合，包括对原始数据按照来源、载体、结构等的不同进行有序存储和科学化管理；中间层是将原始层数据利用数据分析法、知识关联、价值发现等理论对其进行聚合加工分析，发现其蕴含的最大价值；展示层是进一步对中间层数据按照规则进行人工构建或者语义关联的重构，形成可以向外展示的成熟的编研成果（即数据服务层），实现用户需求的输入及价值输出[6]。在形成规范化管理的专题数据库后，有利于对其进行开发利用，有利于网上展览，有利于从多维视角还原重大活动和突发事件的真相和原貌。从长远的角度来看，更有利于对同主题的数据进行集成、共享和融合。高校校际亦可以打造跨区域的特色档案资源共享平台，这些举措必将有利于提升国家层面、高校界应对重大活动和突发事件的综合能力和水平。

5 结束语

就高校而言，建设好重大活动和突发事件专题档案数据库，对于拓展高校档案资源范围、优化馆藏资源结构意义非凡。高校首先从思想上应高度重视，破除传统思维和管理理论的束缚，打破传统管理方法和手段的约束，积极争取形成档案部门在重大活动和突发事件应急管理的常态化参与机制，获取更大的话语权，敏锐关注重大活动和突发事件的阶段性进展情况，档案工作及时跟进。树立主动收集、前端介入、全过程管理、多元化收集的指导思想，建立全方位动员、多主体参与、多层级配合、多要素协同的系统档案治理架构[7]，形成整体合力，不断构建和加强此类特色馆藏资源体系。