出版物作为档案保管的本质研究

桑晟 祝庆轩 张珉

摘 要：出版物与出版物档案系两种截然不同的事物，不存在逻辑上的种属关系，其所发挥的主要功能也存在差异。究其根源来说，是由其自身结构决定的。而两者结构上的相似，决定了出版物与出版物档案之间存在转化的可能。对于不同主体，出版物能够作为档案保管的本质正在于出版物发生了文件横向运动。正确认识这一现象背后的本质，具有重要的理论意义和实践意义。

关键词：档案；文件；原始记录；来源原则；档案保管；出版物；横向运动；文化传播

Abstract： Publications and publication archives are two completely different things， and there is no logical speciesrelationship. Their main functions are also different. Basically this is determined by their own structures. But thesimilarity of the two structures determines the possibility of their transformation. For different subjects， the essencethat publications can be kept as archives lies in the lateral movement of the documents. It is of great theoretical andpractical significance to correctly understand the essence behind this phenomenon.

Keywords： Archives; Document; Original record; Principle of provenance; Archive keeping; Publications; Lateralmovement; Culture communication

伴随人类社会生产生活实践，会形成诸多事物概念，各样事物彼此间均有较为清晰的界线，从而将不同事物有序区别开来。然而，社会实践活动又不是彼此孤立展开的，正是由于人类活动的复杂性和关联性，作为活动的伴生物也会彼此间存在有机联系。出版物与档案正是彼此概念不同但又互相关联的两者。也正是基于这种关联性，促成档案管理实践中，在特定环境下出版物能够作为档案保管的可能性。[1]郭东升先生在《出版物档案概念及其理论实践》一文中指出：出版物与出版物档案系两个完全不同的事物，各级各类档案馆应充分重视出版物文件材料，将其纳入档案馆室及个人的归档和收集范围，并形成出版物档案的收集、保管、利用等工作规范。这一观点笔者是持肯定态度的，此类档案文件材料的价值，绝不能因为概念界定问题而漠视。然而，郭先生在文章中认为：“从实体角度看，出版物与其相对应的出版物档案是同一事物，这是它们的相同点……从概念角度看，出版物档案的外延小于出版物外延。一般出版物个体，即非出版物档案个体，与出版物档案个体在一定条件下可以相互转化。”[2]笔者认为这些观点有待进一步商榷。

1 出版物与出版物档案的关系

出版物均是以传播为使命而形成，并通过特定载体将其所蕴含的知识信息加以传递的，而档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的、有一定价值、具有原始记录作用的固化信息。从概念界定两者的关系，主要看该事物是否具有在社会实践活动中的直接形成性以及原始记录性。

1.1 直接形成性。出版物出版通知单、合同、清样、样书，是根据出版过程中每一个环节的需要而形成的，通过不同主体之间的交流、合作，发挥推动出版物最终出版的作用。可以说，它们是出版活动开展的“见证人”，对于出版活动而言，具有直接形成性。出版工作包括选题的申报、“三审三校”、书号申请、排版设计和印刷五个环节。面世的出版物则是印刷单位按照此前确定的出版清样进行印刷的产品，它是在出版活动的最后一个环节形成的。故而，它植根于出版活动，是在出版活动中直接形成的，具有直接形成性。

1.2 原始记录性。根据当前学界主流观点，原始记录性是档案的本质属性，也是档案区别于其他事物具有本质上意义的特性，是事物内部的属性。[3]出版物出版通知单、合同、清样、样书通过附加于文件之上的签字、印章等记录，据以为凭，将其作为出版物出版的原始记录。而市面上顾客能够购买到的出版物，虽然通过封面、扉页等可以了解到该出版物的出版单位、作者、出版日期、印数等信息，但这些信息只是对出版物出版情况的注释，不再扮演“主角”身份，意在向读者介绍其背景信息，出版物更主要发挥的作用则是将其所蕴含的知识信息进行有效传播，而不再是出版过程的原始记录。换而言之，正是本质属性的更迭，使得出版物得以更好地发挥传播作用。因此，对于出版物而言，其早已脱离原始记录的“茧房”，“飞向”信息传播的“天空”。

1.3 出版物与出版物档案系不同事物。根据上述分析，出版物的本质属性非档案的原始记录性，其不属于档案家族中的成员。这一现象可以与建筑施工活动进行类比，在档案管理过程中，会将伴随楼宇建筑过程形成的施工图、竣工图、变更图等图纸归档保存，这是因为它们真实、原始地记录了楼宇建造的全过程。人们可以通过查阅图纸，了解当初楼宇建筑的相关信息。而最终建成的鳞次栉比的楼宇，作为商品进行出售，显然不会被称为档案。

由此，我们不难发现，出版物与出版物档案并不存在郭东升先生所论述的“出版物与出版物档案是两个相容关系的概念，兩者为种属关系，出版物档案为种，出版物为属”。更进一步说，自然也就无从谈起“出版物与其所对应的出版物档案为同一事物”。[4]

综上，可以得出如下结论：出版物与出版物档案为两种截然不同的事物，不存在逻辑上的种属关系，其所发挥的主要功能也存在差异。究其根源来说，是由其自身结构决定的。

2 出版物与出版物档案的结构差异

客观世界不同事物均有其不同的结构，结构的差异决定了事物具有不同的属性，进而决定其自身所能拥有的价值。出版物与出版物档案为两种不同的事物，故其结构也存在差异。出版物的结构一般是知识信息与载体的结合体，知识信息通过依附在特定载体上，将其信息进行固化，以通过稳定的形式将其知识信息进行传播。出版物档案的结构则一般是原始信息与载体的结合体，“原汁原味”的信息通过“锁入”特定载体中，确保其信息的真实可靠，以便一定时日后人们通过出版物档案进一步了解出版的过程。

由于出版物与出版物档案结构方面的差异（主要是所存储的信息特点差异），使得两者在属性方面存在不同。出版物的属性侧重于传播性，其使命主要是将其所蕴含的知识信息传播至受众，而出版物档案的属性则侧重于原始记录性，其任务主要是原始地记录出版过程中的历史信息。当然，除了主属性，两者也都包含知识性、信息性、文化性等附属属性，这正是由两者结构所决定的，也是文献家族（图书、情报、档案等）所共有的属性。两者属性的差异，进一步决定其所拥有的价值差异。出版物因为其主要传播知识信息，故其价值包括文化价值、社会价值、传播价值和参考价值。而出版物档案因真实可靠性，可作为溯源历史的第一手资料，其价值则主要包括凭证价值、社会价值、文化价值等。

出版物和出版物档案因其所拥有的价值不同，决定了它们所能发挥作用的差异。出版物在知识信息传播方面发挥主要作用，而出版物档案则在原始记录和文化传承方面发挥主要作用。出版物与出版物档案的结构、属性、价值、主要作用方面对比，可用以下表格直观表达。

正是由于出版物档案较之出版物结构上的差异，决定了两者在属性、价值、发挥的作用等方面“分道扬镳”。可以说出版物档案的主要特质，如原始记录性、凭证价值等闪耀着档案的宝贵品质。而出版物档案的非主要特质，如信息性、知识性、文化价值等则“反映文献所共同具有的性质，从另一方面证明档案与文献的血缘关系以及档案学与图书馆学、情报学的血缘关系”。[5]

然而，我们不难发现，出版物和出版物档案在结构上又有微妙的相似，即两者均是特定信息附着在载体上。正是这种结构上的相似，决定了出版物与出版物档案之间存在转化的可能。因为信息在功能方面，往往具有多样性，不同主体对出版物的使用需求是不同的，故同一事物对应不同主体时，会呈现出不同的价值形态。具体来说，对于读者大众来说，他们主要还是通过阅读出版物获取其中知识，获取出版物的文化价值；对于发行商，他们主要还是通过将出版物发行，发挥其社会价值，从而追求经济效益。那么，读者大众、发行商是否会将出版物作为档案进行保管呢？答案是否定的。或因读者大众没有参与到出版活动中来，或因出版物无从体现发行商的工作职能，对于这些主体而言，便没有将出版物据以为凭的需求，其自然也就不会发挥凭证价值。更进一步来说，哪些主体会将出版物作为凭据？一定是与出版活动过程有密切关系，且能通过对应的出版物反映其职能的出版物，会被主体视为凭据，并作为档案进行留存。这类主体主要包括作者、文字编辑和美术编辑。因此，我们有必要深入分析同为出版物，为什么在有的社会活动中会被视为档案，而有的社会活动则不会。换言之，出版物能够作为档案保管的本质究竟是什么？

3 出版物作为档案保管的本质探微

笔者认为，出版物能作为档案保管，既非权宜之计，也非充当档案的替代品，其本质在于出版物在作为档案保管的过程中发生了文件横向运动。

文件横向运动是由苏州大学吴品才教授于21世纪初提出的，该理论正确地认识到文件能够“横跨两个先后开展的，不同的且又相关的社会实践活动间发生运动”。[6]这一理论科学揭示了在对文件运动规律考察过程中，不能仅将研究视角局限在时间的单一维度中，应跳出思想认知的“樊篱”，从更广阔的空间范畴探究文件与不同社会实践活动间的内在关系。此后，在吴教授的研究基础之上，笔者进一步深化对文件横向运动的认识，认为发生横向运动的文件，能够伴随主、客体的扩展而呈现出价值的更迭，并为文件横向运动赋予新定义，即“文件横向运动是指彼此有机关联的文件或文件群体，在不同且又相关的社会实践活动中不断运动的情形。具体地说，文件价值推动文件或文件群体在与之对应的社会活动中次第运动，并在空间范围内依次呈现出现行价值、凭证价值、社会价值、文化价值的升级”。[7]

出版物以清样为蓝本，一经完成批量印刷后，其便进入发行环节，发挥现行性，即它“为了完成或达到其所为之形成的目标而具有的法律的或行政的效力或力量”，[8]将其所蕴含的知识信息进行传播。此后，绝大多数的出版物以发挥知识传播的使命继续“奔波”，直至其生命周期的终结。这也恰恰生动地体现了出版物的文化传播价值，反映的是社会大众对出版物文化传播属性的追求。

当然，这绝非是所有出版物的“命运归宿”。仍有一小部分出版物“不甘于”落入“命运的安排”，它们在发挥现行性后，因不同主体对客体属性的肯定性，即除出版单位之外的其他主体对其自身所具备属性——记录性的认可，发生文件横向运动，实现价值升级，发挥凭证价值，这部分主体正是通过出版物所蕴含的信息再现其形成过程的原始情况。值得说明的是，这里的出版物运动过程，绝非文件生命周期理论所揭示的纵向运动形式。虽然这一情况下的出版价值形态呈现出从现行价值到凭证价值的更迭，看似与文件纵向运动理论所揭示的规律相同，但其所服务的主体已然发生变化，即主体不再是出版单位，而是拓展到与之相关的作者和编辑人员。也就是说，出版物的这一运动过程中，它所处于的社会活动背景由出版单位发行出版转变为创作和编輯活动的彻底结束，从单一出版单位的价值扩展到更广的主体范畴，这也正是文件横向运动内在原理中所揭示的文件主体拓展律。[9]体现了文件与社会活动之间存在着共生且对应的关系，正如王英玮教授指出的：文件是社会实践活动过程的有机组成部分，社会活动本身所具有的历史联系性和完整性决定了文件之间的有机联系性。[10]

我们可以对不同主体进行详细分析。

第一，作者。作者写作或创作过程是出版物形成的前期活动，与载有其思想、观点的出版物的出版活动构成因果关系，出版物正是在这种不同且又相关的社会实践活动间运动的，是写作或创作活动的结果，构成写作或创作活动的最终闭环，与作者的手稿原件等共同形成原始凭证，真实地记录了从创作到最终出版发表的全过程。可以说，对于作者而言，写作只是创作活动的开始，而其归宿则是追求公开发表。从某种意义上来说，出版物通过发生横向运动，发挥了创作活动完结的信号灯作用。第二，编辑。根据工作职能划分，编辑活动与最终出版物的出版发行也属于不同且又相关的社会实践活动。我们不妨将编辑工作视为作者创作工作的延续，即一份材料先经作者进行初步创作，而后由文字编辑和美术编辑对这份材料再做进一步优化、加工，最终出版发行的出版物中既凝结了作者的思想、观点，也可以充分体现编辑的工作内容和水平，是写作过程和编辑过程的再现。

基于上述主体分析不难发现，出版物在不同且又相关的社会实践活动中，能够伴随空间视域下主、客体的扩展，真实呈现出价值形态的更迭，由其以出版传播为使命的现行价值转变为记录活动历史的凭证价值。将视角汇聚于出版物所对应的活动背景，在横向运动的过程中，深刻揭示了出版物不仅记录了历史本身，更记录了历史形成的全过程，这也充分体现了来源原则思想的精髓，闪耀着历史主义的光辉。

4 深化出版物作为档案保管的本质认识的意义

以往学界在对出版物作为档案保管时，由于理论上未能予以充分论证，以致在档案工作实践过程中出现混乱的情况。正如郭先生所列举的事例：《临清日报》由于未能及时归档，以致馆藏资源缺失，带来无法弥补的文化损失。[11 ]正确把握出版物作为档案保管的本质，无论是在理论层面，还是实践层面均有重要意义。

4.1 理论意义。有助于进一步深刻理解文件横向运动内涵和发生原理，把握文件横向运动理论的科学价值。正如前文所论述的，判断一份文件是否发生横向运动，关键看其在空间视角下，是否发生了价值升级的规律，进一步厘清文件横向运动与纵向运动理论的根本区别。特别值得注意的是，不可因出版物再次在作者手中发挥凭证价值，就认为它因非现行价值的重现而发生“回流”现象。只有将纵横运动理论进行深刻认识，才能真正把握文件复杂运动状态下的基本规律，也有助于聚焦文件所对应实践活动的背景信息，深刻认识文件既是历史的记录者，也是历史形成过程的记录者的双重角色，从而全面且科学地认识来源原则。

4.2 实践意义。出版物能够作为档案保管，不是文件生命周期理论所揭示的运动形态，这也就说明了只有伴随出版物出版过程形成的系列文件，是真实记录其所出版的全过程，是第一手材料，是植根于出版单位职能和社会责任的，尔后随着时光推移，发挥半现行价值、非现行价值。这些文件对于出版单位是档案，应进行归档保存。而出版物则不宜作为出版单位的归档对象，表层上是因为这些文件是出版活动之后的衍生产品，通过大量复制以达到知识信息传播的使命，不是出版过程的原始记录，对于原出版单位不具归档价值。更为根本地来说，是因为它们没有发生文件橫向运动，即并没有在不同空间范围发生价值升级。而出版物对于作者和编辑而言，则能够在不同空间范畴下，呈现出价值的升级，为作者和编辑提供其创作或编辑活动的历史凭证，是文件横向运动的生动体现。因此，我们应正确认识出版物与出版物档案在概念上的根本区别，不宜将两者混为一谈。科学认识出版物能作为档案保管的本质，有利于理论研究的深化，同时也有利于将理论指导实践，推动出版物档案保管的规范性。

*本文系天津市哲学社会科学规划项目“可采性与证明力视域下企业电子文件真实性保障模式研究”（编号：TJTQ21-006）的阶段性研究成果之一。

参考文献：

[1]桑晟.出版物作为档案保管的机理阐释[J].档案管理，2019（05）：37.

[2]郭东升.出版物档案概念及其理论实践[J].档案管理，2020（04）：54-57.

[3]桑毓域.如何认识原始记录性：关于档案本质属性的探讨[J].档案管理，2008（03）：29.

[4]郭东升.出版物档案概念及其理论实践[J].档案管理，2020（04）：54-57.

[5]桑毓域.档案本质属性的再认识[J].档案学研究，2000（04）：6.

[6]吴品才.论文件横向运动发生的范围[J].档案学研究，2006（04）：7.

[7]祝庆轩，王淼.文件横向运动内涵新探[J].北京档案，2020（05）：15.

[8]《档案学通讯》杂志社.档案学经典著作（第四卷）[M].上海：上海世界图书出版公司，2016：445.

[9]祝庆轩.文件横向运动基本原理研究[J].档案与建设，2020（05）：26.

[10]王英玮.论档案的有机联系性[J].档案学研究，2003（06）：2-4.

[11 ]郭东升.出版物档案概念及其理论实践[J].档案管理，2020（04）：54-57.

（作者单位：1.中国医学科学院放射医学研究所 桑晟，硕士，馆员；2.天津师范大学管理学院 祝庆轩，硕士，助理研究员；3.天津仁爱学院图书馆 张珉，硕士，馆员 来稿日期：2023-06-15）