基于文件连续体理论的档案数据治理模型及路径研究

摘 要：文件连续体理论在档案数据治理过程中仍然具有强大生命力。立足大数据时代背景，从档案数据治理内涵出发，分析文件连续体理论在档案数据治理过程中的适用性，提出将文件连续体理论引入档案数据治理过程，建立连续治理思维，构建连续治理模型，并从治理环境、治理机制、治理体系、治理能力等方面探索档案数据连续治理路径。

关键词：档案数据治理；文件连续体理论；连续治理模型；连续治理路径

Abstract： The theory of record continuum still has strong vitality in the process of archival data governance. Withthe big data era as research background， to begin from the connotation of archival data governance， this paperanalyzes the applicability of the theory of record continuum in the process of archival data governance and proposesto introduce the theory of record continuum into the process of archival data governance， establish a continuousgovernance mentality， build a continuous governance model， and explore the path of archival data continuousgovernance from the aspects of governance environment， governance mechanism， governance system andgovernance capability， etc.

Keywords： Archival data governance; Theory of record continuum; Continuous governance model; Continuousgovernance path

目前，档案数据治理已成为业界新的研究热点，但现有研究主要聚焦于档案数据治理相关概念、治理内容及问题定位的研究，从基础理论角度面向档案数据治理过程的研究成果相对较少。[1]文件连续体理论重视电子文件的连续性、强调电子文件的前端控制与全程管理、鼓励多元部门跨机构合作，在档案数据治理过程中仍然具有强大生命力。[2]本文从档案数据治理的内涵出发，分析文件连续体理论在档案数据治理过程中的适用性，提出将其引入档案数据治理过程，建立档案数据连续治理思维，构建档案数据连续治理模型，并从治理环境、治理机制、治理体系、治理能力等方面探索档案数据连续治理路径。

1 文件连续体理论与档案数据治理

1.1 文件连续体理论。文件连续体理论是20世纪90年代继文件生命周期理论之后提出的新型文件运动理论，认为“文件是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，主张“从文件形成到作为档案保存和利用的全过程采用连贯一致的管理方式”。[3]

文件连续体理论的提出，拓宽了文件生命周期理论的研究范围，提醒人们文件的形成和文件的保存具有同等重要作用，主张文件形成机构和保管机构进行跨机构合作，对文件的形成、保管和长久利用实施一体化管理。为此，文件连续体理论构建了一个四轴四维坐标体系，通过文件的来源、保管、业务、凭证四轴，围绕文件的形成、捕获、组织、聚合四维，描述了文件从形成到保存利用的完整运动过程，体现了文件运动在时间和空间上的连续性和完整性，揭示了文件运动各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能。[4]

1.2 档案数据治理。当前，关于数据治理尚未有统一定义。刘越男教授认为，数据治理是为有效实施数据管理建立起来的一个框架结构，在此框架下要明确数据的决策权和责任制，要建立数据制度、标准和程序并予以监督和执行。[5]

金波等学者则认为，数据治理是数据资源及其应用过程中的相关管控活动、绩效和风险管理的集合。[6]综合来看，两种观点都强调对数据资源的内部管理与应用、外部监督与调控。因此，作为数据治理的重要组成部分，档案数据治理本质上是更高层次的档案数据管理，是以质量控制为基础、以整合集成为核心、以共享利用为目标、以安全保管为基石，鼓励多部门协同合作共同参与档案事务，实现档案数据善治的活动和过程。从宏观上来看，它强调决策过程的协调性，鼓励不同利益主体的相互合作，尊重社会的分工优化和利益的多元分配。[7]

1.3 档案数据治理过程中文件连续体理论的适用性。实践离不开理论的指导。文件连续体理论主张对电子文件实施“前端控制”和“全程管理”，鼓励文件形成机构和文件保管机构共同参与电子文件管理过程，倡导“连续性”开展各项管理工作，为电子文件管理提供了一种全新的管理模式，在大数据时代的档案数据治理过程中仍然具有普遍适用性。

首先，文件连续体理论和档案数据治理的研究对象一致。文件连续体理论是在电子文件大量涌现、传统文件生命周期理论不能合理解释电子文件运动规律的背景下提出的新型理论，电子文件是其核心研究对象。大数据时代，以数据为颗粒度的电子文件管理已经成为现实，文件连续体理论的研究对象也相应由粗粒度的电子文件转向细粒度的电子数据。电子档案数据正是档案数据治理的基本研究对象，整个治理过程围绕电子档案数据的收集、整理、保管、利用全生命周期展开。[8]因此，两者从研究对象角度来看是一致的。

其次，文件连续体理论和档案数据治理均主张对电子数据实施连续的、一体化的全程管理。“连续体”思想是文件连续体理论的核心思想，它认为电子文件时代文件与档案的运动过程或管理阶段是一个界线模糊的连续体。[9]其间，“不存在可辨别的独立部分，只有互相交织的一系列连续元素”，反对将文件和档案割裂开来进行管理。该思想同样适用于以电子数据檔案为基本研究对象的档案数据治理过程。

最后，档案数据治理所强调的跨区域、跨部门、跨行业多元主体协同合作、共同参与档案数据治理活动，与文件连续体理论所主张的“跨越文件保存机构，推进文档一体化管理”思想不谋而合。综上所述，大数据时代，文件连续体理论仍然适用于档案数据治理过程，将文件连续体理论引入档案数据治理过程，基于其“连续体”思想，确立连续治理思维，构建连续治理模型，对推进档案数据治理具有重要意义。

2 基于文件连续体理论的档案数据连续治理模型

2.1 建立档案数据连续治理思维。将文件连续体理论的“连续体”思想引入档案数据治理过程，打破传统封闭的、割裂的档案管理思维模式，建立档案数据连续治理思维，推动档案数据治理活动的连续开展。具体来说，这种连续思维主要体现在两个方面：一方面，将治理对象视为一个连续体，即从治理对象的形成、保管到利用的这一全生命周期是连续的、不可分割的；另一方面，将治理过程视作一个连续体，即从顶层设计、机制建立、体系完善到治理的实施是一个完整的、持续的过程。连续治理思维的建立是开展档案数据连续治理活动的前提和保障，是文件连续体理论的直接运用。

2.2 构建档案数据连续治理模型。如图1所示，基于文件连续体理论的四轴四维坐标体系，围绕档案数据治理，构建治理主体、治理对象、治理策略、治理目标四位一体的档案数据连续治理模型。模型包括两大过程、三大体系。其中，轴体系和维体系自内而外共同反映了档案数据资源从形成到保管和利用的全生命周期运动过程；维体系自外而内反映了从宏观到微观的档案数据治理过程，模型的“连续性”不仅体现在档案数据的运动过程中，还体现在档案数据的治理过程中，运动过程和治理过程相互关联、相互影响，共同构成一个有机整体。

从运动过程来看，轴体系包括来源、保管、业务和价值四轴，维体系包括形成、捕获、组织和聚合四维，四轴四维相互交叉形成十六个坐标，共同反映了档案数据的形成、收集、保管、利用全生命周期，体现了档案数据在时间和空间上的连续性。其中，数据来源轴是核心轴，从内到外分别代表个人、部门、机构和社会四类档案数据来源，其坐标变化带动着其他轴坐标的相应变化。当数据来源为某一个人时，个人形成的档案数据所反映的业务活动是某一具体行为，所表现出的价值形式为个人的具体行为轨迹。当来源为某一部门时，部门内部所有个体形成的数据集反映了包含若干行为的某一部门活动，所表现出的价值形式为部门活动的凭证。当来源为某一机构时，机构内部所有部门及个人形成的数据全集反映了包含若干活动的某一职能，所表现出的价值形式为机构的集体记忆。当来源为包含机构在内的整个社会时，由各个社会组织形成的数据全集共同反映了社会整体意志，所表现出的价值形式为社会的集体记忆。

从治理过程来看，档案数据治理是一个系统性过程，包括治理主体、治理对象、治理策略、治理目标等多个要素，涉及决策层、管理层、业务层和技术层等多方协作，映射到模型的四维体系中，从外到内依次代表治理环境、治理机制、治理体系和治理能力四个维度。四维紧扣档案数据治理这一中心任务，环环相套，从宏观到微观反映了档案数据治理过程的连续性。

3 基于文件连续体理论的档案数据连续治理路径探索

通过上述分析可知，建立在档案数据连续治理模型之上的档案数据治理框架本质上是一个连续的框架。轴体系上的治理主体、治理对象、治理策略、治理目标四个要素相互关联、相互作用；维体系中的治理环境、治理机制、治理体系、治理能力四个维度相互影响、相互渗透。有效的档案数据治理应当紧扣档案数据治理这一中心任务，围绕治理框架四要素，沿着环境梳理、机制建立、体系完善、能力提升这一路径由外而内连续地开展档案数据治理活动。

3.1 全面梳理治理环境。治理环境在连续治理模型中处于最外维，是对档案数据治理过程的整体认识和宏观把握，泛指影响档案数据治理的内外部环境或促成因素，如数据环境、政策环境、社会环境、技术环境等。全面梳理治理环境，有利于明确档案数据治理的目标和方向。

首先，数据环境梳理，即厘清治理对象及其来源。从对象角度，档案数据治理既可以理解为依据档案数据的治理，强调一种新的社会治理形态，也可以理解为面向档案数据的治理，强调一种新的治理问题。[10]从来源角度，傳统管理模式下，档案数据主要来源于档案部门。

其次，政策环境梳理，即厘清开展档案数据治理的政策依据。近年来，从国家到行业陆续出台了一系列法律法规，引领着档案事业的发展。《促进大数据发展行动纲要》赋予了大数据作为建设数据强国、提升政府治理能力、推动经济转型升级的战略地位。新修订的《中华人民共和国档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》都提出要推进档案数据治理以适应国家治理体系和治理能力现代化要求。

再次，社会环境梳理，即厘清档案数据治理主体活动的社会现状。传统的档案管理是典型的实体管理，围绕档案实体的收集、保管和利用展开，“重管轻用”现象明显。大数据时代带来的档案利用便利导致档案利用需求海量增加，档案工作重心逐渐由档案管理向档案利用转变，利用模式也发生了根本改变，由“供给导向”向“需求导向”转变、由单向的“你来我调”模式向互动的“知识服务”模式转变。

最后，技术环境梳理，即厘清开展档案数据治理需要依托的技术条件。大数据、数据仓库、数据挖掘、数据分析等数据技术的推广使用，为档案数据治理活动提供了物质基础；云计算、人工智能、物联网、区块链等现代信息技术的迭代发展，为档案数据治理活动提供了技术支持。

3.2 建立健全治理机制。治理机制处于连续治理模型的次外维，旨在立足全局视角，建立或健全档案数据治理的组织领导、协同合作、质量控制、安全保障等机制，保证档案数据治理活动的顺利开展。

第一，建立组织领导机制。包括三层涵义：一要加强党对档案工作的全面领导，成立党委领导下的档案数据治理委员会，全面统筹和协调档案数据治理工作；二要加强对档案数据治理工作的规划和监管，将档案数据治理成效纳入事业总体发展规划和考评指标；三要加强对基层档案工作者的指导与监督，建立专职为主、兼职为辅的治理工作链，并落实责任与分工。第二，建立部门协同合作机制。建立以档案机构为主、其他社会组织与个人为辅的协同合作机制，形成档案数据互通互联、共建共享的治理格局。第三，完善数据质量控制机制。加强档案数据的前端控制与全程管理，面向档案数据全生命周期，严格把控各个环节的数据质量，制定数据标准、统一数据格式、强化元数据管理，确保档案数据的真实完整、准确可靠、规范一致和可联可控。第四，健全数据安全保障机制。在综合评估档案数据安全状态的基础上，加强对档案信息系统的安全防护及治理活动的监管，并能够针对各类突发状况建立应急处理预案。

3.3 合理构建治理体系。治理体系处于连续治理模型由外而内的第三维，旨在从微观角度明确档案数据治理的治理主体、治理对象、治理策略及治理目标，回答“谁来治理、治理什么、怎么治理以及治理目标是什么”等问题。[11 ]映射到模型中，就是要围绕档案数据治理这一中心任务，科学把握档案数据的运动规律，加强组织体系、资源体系、制度体系、目标体系等治理体系建设。

第一，组织体系建设。组织体系对应于治理主体要素，重点解决治理主体及主体间的相互关系问题。鼓励和吸引各社会组织及公民个人广泛参与档案事务，形成党委领导下的多元主体分工明确、职责清晰、协同合作的组织结构体系。第二，资源体系建设。资源体系对应于治理对象要素，重点解决“治理谁”这一核心问题。要不断拓展收集范围、加强质量管控、调整资源结构、加快数字转型，深入推进档案资源体系建设。[12]第三，制度体系建设。制度体系对应于治理策略要素，重点解决将采取何种方式、依靠何种手段、采取何种路径推进档案数据治理的问题。第四，目标体系建设。目标体系对应于治理目标要素，重点解决档案数据治理朝着什么方向进行的问题。目标体系包括广泛参与的多主体建设目标、监督目标和服务目标等。四个体系相互关联、相互影响、相互作用，共同构成完整的档案数据治理体系。

3.4 着力提升治理能力。治理能力在连续治理模型中处于最内维，泛指治理主体在治理框架内通过治理活动表现出来的综合能力，主要以治理主体自身能力的形式呈现，如制度保障能力、统筹协调能力、信息处理能力、创新应变能力等，[13]旨在通过治理主体能力的不断提升来促进档案数据治理目标的实现。

不同治理主体的角色定位决定着治理能力诉求的差异，可以分为三个层次，包括领导层、业务层和相关层。相关层泛指间接参与档案数据治理活动的人员。要不断强化此类人员的档案意识，增强其主人翁责任感，通过一定机制鼓励其主动参与到档案数据治理事业中来。具体到模型中，可以从数据管理、业务活动和价值发现三个视角来着力提升治理主体的治理能力。

一是提升数据管控能力。注重治理主体对档案数据运动过程的科学理解，完善数据管理机制，加强数据前端控制，对档案数据实施全生命周期的管理与控制。二是提升业务把控能力。注重治理主体全局意识和统筹能力的培养，通过对一体化系统中各业务流程的协调与追踪，实现对档案数据背后业务活动的全面把控。三是提升价值发现能力。注重治理主体档案素养和现代信息技能的培养，整合海量数据资源、厘清复杂数据关联、挖掘潜藏数据价值、提供高质有效的档案数据利用服务。

*本文系江苏省档案科技项目“治理现代化背景下档案人才队伍建设路径研究”（项目编号：2022-6）；江苏省高校哲学社会科学研究项目“数据治理背景下高校档案数据化管理路径研究”（项目编号：2022SJYB2014）；盐城工学院学习贯彻党的二十大精神哲学社会科学专项课题“数据驱动下高校档案治理体系现代化建设研究”（项目编号：skc202216）等基金项目阶段性研究成果。

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[9]吕文婷.文件连续体理论核心术语解析：兼论我国档案学语境下的误读[J].档案学研究，2020，（03）：25-31.

[11 ]徐拥军.“十四五”时期档案治理体系建设的内涵解析[J].档案与建设，2021，（06）：15-16+29.

[12]中共中央办公厅，国务院办公厅.“十四五”全国档案事业发展规划[EB/OL].[2021-06-09].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[13]王树娴.高校档案数据治理能力提升路径探究[J].兰台内外，2021，（01）：73-75.

（作者单位：盐城工学院 钱德凤，硕士，副研究员、副研究馆员 来稿日期：2023-06-19）