企业档案鉴定的程序和方法与档案资源开发利用

□ 江苏徐州 王 巍

企业档案记述并反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来我们档案室进一步深入贯彻实施《档案法》，提高依法治档水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

一、企业档案鉴定工作的意义

企业档案鉴定就是根据一定的方法和原则鉴别企业档案历史和现实的价值，划定档案的保管期限，剔除没有或失去保存价值档案的一项工作。

（一）鉴定工作有利于保护有价值的企业档案

通过开展档案鉴定工作，根据企业档案的保存价值对其进行不同档次的划分（如保存和剔除，划分为永久、长期、短期等保管期限等），为有效地保管企业档案提供依据。

（二）鉴定工作有利于提高企业档案工作的效益

鉴定工作的核心是分析、研究企业档案的价值，指导企业档案利用工作，使有价值的企业档案充分发挥其作用。

（三）鉴定工作有利于保证档案的库藏质量

就档案库藏总体而言，经过档案鉴定工作的“去粗取精”，库藏档案数量有所减少但质量水平有所提高，所以鉴定工作是提高企业档案库量的重要手段。

（四）鉴定工作有利于缓和档案库房与设备的紧张状况

通过鉴定工作剔除一部分失去保存价值的档案，有助于在一定程度上缓解库房和装具方面的压力。

二、企业档案鉴定工作的程序

企业档案鉴定工作的程序分为鉴定前的准备工作、档案价值鉴定工作和善后处理工作三个阶段。

（一）鉴定前的准备工作

鉴定前的准备工作能够确保企业档案鉴定工作有步骤、有计划地进行，提高企业档案鉴定工作的效率，鉴定前准备工作的具体内容如下。

1.制定鉴定工作计划。进行一次企业档案鉴定不仅是企业档案部门的一项重大活动，而且涉及到企业的各个职能部门，时间较长，工作量也较大，为使档案鉴定工作有条不紊地进行，必须进行充分准备，周密安排，制定切实可行的档案鉴定工作计划。

2.成立鉴定小组。企业档案价值鉴定不是一项经常性的工作，一般不设常设机构，企业一般只是成立档案鉴定小组，档案鉴定小组包括公司领导、档案管理人员和有关职能部室等部门领导等，专门负责档案鉴定业务和事务工作。只需在鉴定工作开始前，配备适当人员，包括档案管理人员及有关职能部室人员等，进行档案鉴定工作。我们徐州公司非常重视档案鉴定工作，专门发文成立档案鉴定小组，档案鉴定小组包括公司领导、各职能部室等部门领导、档案管理人员等相关人员组成。在鉴定工作开始前，鉴定小组人员要学习国家关于档案鉴定工作的有关制度和规定，以便鉴定小组成员统一标准、掌握政策。

3.编制和审核档案保管期限表。鉴定工作开始前还要根据国家标准编制企业档案保管期限表或对原有档案保管期限表进行审核、补充、修改，为档案价值的鉴定提供依据。我们徐州公司的各种门类档案都有专门的档案保管期限表。

（二）价值鉴定工作

各项准备工作完成以后就可以进入档案价值鉴定工作阶段，具体鉴定时常分两个阶段进行。

1.个人初步鉴定。个人初步鉴定，即鉴定小组成员根据分工，首先由档案管理人员直接审阅档案的内容，根据实际情况提出鉴定意见，然后由各职能部室等部门相关人员直接审阅档案的内容，提出鉴定意见。鉴定意见一般应包括：档案的历史和现实使用价值、档案利用情况的分析和预测、鉴定人对档案的保管期限和销毁的具体建议等内容。

2.鉴定小组集体审查。在个人初步鉴定的基础上，鉴定小组成员集体讨论，有关职能部室等部门领导审核，形成集体的鉴定意见。如果有不同意见或遇到不明确的问题，需要调出有关档案重新进行鉴定。

（三）善后处理工作

企业档案鉴定的善后处理工作主要包括以下内容。

1.编制销毁档案清册。经过鉴定、审核，确认已失去保存价值的企业档案，应编制销毁清册，办理报批手续。销毁清册封面上应填写以下内容：（1）清册名称及编制单位；（2）鉴定小组成员姓名及审核人姓名；（3）审批人姓名；（4）鉴定时间；（5）销毁时间、销毁人员姓名及监销人姓名；等等。

2.对剔除的企业档案进行销毁。对已批准销毁的档案由企业档案部门负责销毁。销毁档案应注意以下几个问题：（1）必须有专人监销，一般由两个以上档案管理人员或企业保卫部门派人监销，执行销毁人员必须在销毁清册上签字，以示负责。（2）档案销毁工作是一项十分严肃的工作，档案一经销毁，就不可能再生，应特别慎重，在没有十分把握的情况下，一般应采取缓期执行的办法，加以观察，确无保存价值，再行销毁。

3.其它善后处理工作。企业档案通过鉴定，剔除了一些无保存价值的档案，调整部分档案的保管期限，因而在鉴定工作结束阶段还有其它的善后处理工作，一般包括：（1）调整企业档案目录和其它检索工具，将销毁的档案从目录和其它检索工具中加以注明或注销；（2）调整企业档案的库房排架；（3）调整企业档案的密级和保管期限；（4）销毁清册、保管期限表、鉴定计划和报告等材料归档，妥善保存以备查考。

三、企业档案鉴定工作的方法

企业档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，基本做法是直接审阅企业档案，从档案的内容、形式等方面，对决定和影响档案价值的各种因素进行综合分析和判断，最终决定档案的保存价值，对不同类型档案的价值应从不同的角度进行分析和判断。

（一）科技档案价值的鉴定

企业科技档案价值大小取决于企业科技档案的技术、功能、时间、作者、典型等因素，企业科技档案的鉴定就是分析和判断科技档案的上述各种因素。

1.分析档案的内容。这是鉴定企业文书档案价值的基础。一般来说，凡是反映本单位主要职能活动和业务工作，反映本单位重大事件和中心工作，具有实际查证意义的，具有较大的保存价值。反之其保存价值就小。

2.分析档案的文件名称、稿本。文件名称在一定程度上反映档案的价值，比如决定、命令、总结等往往要比通知等的保存价值大；通常情况下，正本和定稿要比副本和草稿的保存价值大。

3.分析档案的来源和时间。不同来源（也就是不同的形成者或责任者）的档案往往具有不同的价值，比如以单位名义形成的文件材料比以单位内部机构名义形成的文件材料价值大。文件材料产生的时间不同，其保存价值也不同，一般来讲，文件材料产生的时间越早，保存下来的越少，就越珍贵，其保存期限也要相应从长。

4.分析档案的完整程度和有效性。一般情况下，企业档案收集比较完整，在分析判断其价值时要从严；反之，则从宽。档案的有效性是指档案在一定时间内具有法律和行政的效力。如合同、协议等，在特定时间条件下具有效力，一旦超越了特定时限，其有效性消失，价值自然也就会降低甚至失去保存价值。

5.分析科技档案的典型因素。典型因素是指企业科技档案在历史代表性方面和技术方面的典型意义。一方面要立足于企业把那些在本单位科技生产发展中具有典型或代表意义的成果的科技档案有重点地保存起来，如我公司重大技术改造项目、重大科研项目、发电机组A级检修项目等的科技档案，以反映本单位科技生产发展的历史面貌；另一方面也要立足于全局，把那些对于整个国家的科技发展、对于整个专业技术领域的科技发展具有典型价值的科技档案重点保存下来。如我公司的一些具有国家级别的重大科研项目科技档案等。

（二）文书档案价值的鉴定

对于企业文书档案，主要应从其内容、名称、稿本、来源等方面进行分析。

1.分析档案的内容。这是鉴定企业文书档案价值的基础。一般来说，凡是反映本单位主要职能活动和业务工作，反映本单位重大事件和中心工作，具有实际查证意义的，具有较大的保存价值。反之其保存价值就小。

2.分析档案的文件名称、稿本。文件名称在一定程度上反映档案的价值，比如决定、命令、总结等往往要比通知等的保存价值大；通常情况下，正本和定稿要比副本和草稿的保存价值大。

3.分析档案的来源和时间。不同来源（也就是不同的形成者或责任者）的档案往往具有不同的价值，比如以单位名义形成的文件材料比以单位内部机构名义形成的文件材料价值大。文件材料产生的时间不同，其保存价值也不同，一般来讲，文件材料产生的时间越早，保存下来的越少，就越珍贵，其保存期限也要相应从长。

4.分析档案的完整程度和有效性。一般情况下，企业档案收集比较完整，在分析判断其价值时要从严；反之，则从宽。档案的有效性是指档案在一定时间内具有法律和行政的效力。如合同、协议等，在特定时间条件下具有效力，一旦超越了特定时限，其有效性消失，价值自然也就会降低甚至失去保存价值。

四、企业档案鉴定实例

近年来，为适应社会主义市场经济条件下企业生存发展和参与国际竞争的需要，很多企业都在进行大规模的技术改造（工程建设）。国能徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。

企业设备的变化必然带来企业科技档案的变化。原有的设备档案随着对应实体的改造更新多半失去了保管利用价值；而技术改造中新产生的设备档案作为企业未来生产建设和经营管理的依据就显得十分重要。如何采取有效措施，清理鉴定失去保管利用价值的档案资料，实现现存科技档案的完整、准确、系统性，是每个具有技术改造任务企业的档案部门必须解决的问题。

在1—6号机组拆除与出售过程中，我公司档案室对1—6号发电机组基建档案、设备档案进行鉴定，由档案人员编制1—6号发电机组档案鉴定销毁清册并进行初步档案鉴定，鉴定档案的保管利用价值，然后请公司生产技术部各专业工程师进行档案保管利用价值的鉴定并签字认可，最后送交部门负责人和公司领导签字认可后方可销毁档案。实现库存档案的完整、准确、系统，并腾出档案库房放置新产生的档案。

五、企业档案信息资源的开发利用

我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。近年来，我公司累计利用档案材料创直接经济效益2亿多元，创造了良好的经济和社会效益。例如徐州公司原经营管理部华某利用公司征地档案。2018年3月16日，徐州公司原经营管理部华某来到档案室要求查阅铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料科技档案。邓小平同志提出的“开发信息资源，服务四化建设”，其中“服务四化建设”是对科技档案工作服务方向的高度概括，开发利用科技档案信息资源，是一项光荣而艰巨的任务，科技档案工作是一项服务性工作，科技档案信息开发利用则是科技档案工作服务性的具体体现。徐州公司档案是徐州公司建厂40余年来历史文化财富的厚重积淀，栉风沐雨40载，砥砺笃行谱华章，徐州公司科技档案是徐州公司技术人员和科技档案管理人员40余年踔厉奋发、奋楫笃行、臻于至善、开拓创新、团结拼搏工作的归档保存的珍贵的原始历史纪录，包括小型基建档案、征地档案、两台百万机组基建档案等等，各类各种，类型复杂，并且40余年来由于国家科技档案分类标准的多次更改调整及上级单位档案管理要求等，科技档案的分类号、项目代号等多次改变，电力企业档案人员为使企业科技档案具有连续性不必要对科技档案档号重新修改，如03-770-10（徐州电厂川里湖#1灰坝竣工图）、0300-904-007（国华徐州发电有限公司学生宿舍维修招标、投标文件、中标通知书等）、0401-8230-001（国华徐电2×1000MW建设工程锅炉冷一次风道安装竣工图）等，科技档案管理难度些许增加。因此，管理如此种类繁多、数量不菲的科技档案并非常人想象的那样一蹴而就简单易学，科技档案管理人员需要长时间艰苦努力地工作，刻苦钻研科技档案管理业务，提高自己的业务素质和科技档案管理水平，善于不断地总结科技档案管理工作经验，甘于寂寞默默坚守，积极为企业的建设与发展服务。华某需要查找的征地档案徐州公司档案室只有我才能为他快速、准确地检索调卷，我立即调出案卷0300-8030-004（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），华某认真细致查阅案卷，满意而归，科技档案在徐州公司生产、经营、管理工作中具有重要的凭证价值。再如徐州公司后勤保障部吴某利用公司三期工程档案。2017年3月31日，徐州公司后勤保障部吴某来到档案室找到我，要求借阅徐州公司厂前区室外上水道安装图纸科技档案。徐州公司科技档案包括一至四期工程档案、小型基建档案等，是徐州公司建厂40余年来保存的珍贵的历史记录，为了保持企业档案历史的延续性，档案的目录代号、分类号等保持原样不变，没有必要更改。上述吴某需借阅的科技档案是徐州公司三期工程档案，档案室只有我才能为吴某查找到他需要的科技档案，我熟悉馆藏，迅速调出徐州公司三期工程科技档案案卷03-780-01（厂前区室外上水道安装图），吴某查阅档案后满意而归，科技档案具有重要的参考作用，等等。