卷烟物流数字化过程管理模式研究

杨晶 四川省烟草公司凉山州公司物流中心

物流行业是一个国家的脊柱产业，为我国经济发展提供了巨大的支撑，但是目前我国物流行业的发展距离国际领先水平仍存在一定的差距。尤其是新冠疫情期间，物流行业遭受重创，因此，物流行业的数字化转型刻不容缓。在国家“十四五”规划和2035 远景目标纲要中20 次提到物流及现代物流在远景规划中的支撑性作用和定位，尤其是第五篇《加快数字化发展 建设数字中国》指出：深入推进服务业数字化转型，培育智慧物流等新增长点[1]。基于此，2021 年12 月，由国资委控股，以综合物流为主业的新央企——中国物流集团有限公司正式揭牌成立。

一、物流行业现状分析及存在问题

（一）社会物流现状

一是现有物流资源如物流人才、仓库、厂房、运输车辆等，高、精、专、复合人才匮乏，仓库、厂房利用率低，车辆运载率未达顶值等。

二是从原材料接收到工厂加工、客户接收，物流业链条长，业务复杂，这也就导致在进行数字化转型时往往侧重某个节点，而忽视了对物流整体过程控制和可视化的支持。

三是物流业信息化、自动化程度低，人工参与度高，致使数字化的转型基础薄弱，无法形成集群效应，人际牵扯复杂，数字化推广难。

（二）行业物流现状

痕迹化管理花费的时间长、效率低。目前行业明确的过程管理痕迹化记录的档案较多，从纸质记录、汇总、装档到查询，会花费大量时间，且重复检查、漏检查需要查验核对档案的时间更长，还有可能存在档案遗失的风险，进而会影响工作效率。

存在痕迹化记录流于形式的问题。工作人员在完善记录的过程中为了图省事，出现记录不完整、不规范，甚至只填写记录、未进行过程管控的情况，导致未及时发现管理中的问题，或是管理研判与实际情况不符。

此外，部分过程管理的实时性不强，动态预警风险的能力需要进一步加强。

（三）调研情况

目前，行业明确的过程管理痕迹化记录中涉及安全管理、储配管理、配送管理和综合管理四大业务环节。在安全管理方面，消防设施设备的控制要点就涉及消防设施设备是否定期检查维保、消防设施设备是否有过期未更换的风险，且没有可以统一管理的系统，需要纸质存档；车辆调度由管控平台统一管理，能保证车辆调度的真实合理，但车辆安全管理过程中不能确定是否在出车前、行车中和收车后进行检查，进而不能保障记录的真实性和准确性。在储配管理方面，设备管理的控制要点除了实物管理过程中，出入库交接和打、扫码数据回传有烟草行业卷烟生产经营决策管理系统保证其真实性和准确性，但并不能保证是否按期进行设备日保、周保、季保和年度维修保养，以及维修保养过程是否按照计划内容进行，保养内容是否完整，记录是否真实和准确。配送管理过程中，实物交接管理可以保证数据的真实性和准确性，而对于干线运输在途安全和响应时间，只有从订单生成到分拣后到直配终端配送到户的时间节点，缺少干线运输在途安全监控和中转站（点）暂存的时间节点控制。在综合管理方面，涉及资产管理，虽然能保证资产盘点过程中数据记录的真实性和准确性，但无法实时监控资产状态，也无法掌握资产的巡检、报修和维修情况。

调研发现，四川烟草商业物流依托现有的烟草行业卷烟生产经营决策管理系统、物流综合信息管控平台、送货终端和用友系统对部分过程管理实现电子记录；但其余过程管理节点没有相关的或统一的系统管理可以依托，只能依靠纸质记录实现过程管理；过程管理中需要纸质记录的管理节点有5 项，占比41.67%。

四川烟草商业物流目前存在以下几方面的问题。

一是安全管理方面。消防设施设备维保过程中178套灭火器每年要存档2136 张纸质记录，16 具推车式灭火器每年存档192 张纸质记录，48 个消防栓每年存档576 张纸质记录，从记录、汇总、装档到查询总耗时在15 分钟到21 分钟不等。车辆安全管理过程中，19 辆配送车，涉及日检查、月检查和专项检查，每年存档2052张纸质记录，从记录、汇总、装档到查询总耗时在16分钟到24 分钟不等。

二是设备维保方面。3 台分拣设备加1 台辅助设备，涉及日保、周保、季保和年度检修，每年要存档1272张纸质记录，从记录、汇总、装档到查询总耗时在16分钟到22 分钟不等。

三是配送管理方面。在中转站（点）响应时间的管理中，虽然应用物流综合信息管控平台和送货终端，但只能记录查询总时间，缺少干线运输和中转站（点）暂存的时间节点控制。

四是资产管理方面。在资产管理过程中，从巡检、报修到维修记录，每年有450 张纸质记录存档，从记录、汇总、装档到查询总耗时在24 分钟到33 分钟不等。

二、方案选择

近年来，为了做好疫情防控等工作，各类健康码相继推出，旨在让复工复产更加精准、科学、有序。健康码以实际真实数据为基础，由市民或者返工返岗人员通过自行网上申报，经后台审核后，即生成属于个人的二维码。该二维码作为个人在当地出入通行的一个电子凭证，实现一次申报，全市通用。

课题组成员通过对健康码的创新思路借鉴，利用现有物流系统生成管理二维码来打通数据接口，以及自助生成管理二维码，并将这两种方式进行比较，利用“二维码+”提高过程管理水平。利用现有物流系统生成管理二维码在经济性方面不可控，虽然可以实施，但难度较大，且周期长无法预计。但自主生成管理二维码，费用预计需要2800 元，具有较强的经济性，且易实施，可以直接优化参数，建设周期只需短短1 个月左右，就能实现预期效果，成为更佳的选择。

因此，根据方案选择情况，利用“二维码+”手段，将安全管理、储配管理、配送管理和综合管理等主要业务的过程管理数字化转型为电子档案，操作人员利用二维码建立电子档案，最终利用后台实现数据归集。

三、具体解决措施

（一）明确范围，落实责任

经报信息中心同意后，决定利用“二维码+”的信息化管理手段提高管理水平，同时为了避免行业敏感数据外漏，率先在安全管理方面进行试点应用，并落实14名在岗员工为兼职安全员，作为二维码+管理的主要责任人，通过专题现场培训，引领督促全员参与“二维码+”项目管理，严格绩效奖惩。试点应用后，又在分拣设备维保、车辆管理、资产报修盘点、园区管理等板块全面推广应用。

（二）一物一码，实时上传

将纸质表格内容整合写入二维码中，明确管理时间节点。每个消防设施设备整合3 张表、24 项指标内容，明确检查要求和设备使用方法。每辆车整合3 张表、33项指标内容。每个分拣设备整合4 张表、58 项指标内容。对于干线运输节点，每辆干线运输的车辆增加封签检查的控制节点，确保中转运输卷烟在途安全，同时以车辆到达时间计算中转站（点）的送货响应时间。每个资产整合巡检、报修、维修记录和盘点记录功能。园区整合来访登记、疫情防控、后勤保洁及消杀功能。

责任人直接扫描二维码，根据提示步骤填报内容，并设置实时上传照片的功能，且无法选择相册照片，有效避免了偷懒或造假行为，确保数据的真实性。

（三）自动预警，数据研判

根据巡检计划的完成情况，将漏查项或未完成项利用系统微信提醒责任人。

再利用系统后台汇总文字、图片、音频和数据等动态信息，分析出管理过程中存在的问题和风险隐患，准确研判设施设备维保方案、车辆运行分析报告、资产的生命周期和有效状态，为各类设备开具“体检报告”。

四、研究成果

第一，无纸化运行，节能减排。

应用二维码共计659 个，年均减少纸质表格存档6228 张，实现节能减排、绿色发展。

第二，有效提高工作效率。

档案的记录、汇总、装档和查询的总时间大幅减少；同时让资产报修管理、中转站（点）的响应时间和在途安全监控有了更完善的管理。

改进后，消防设施设备维保记录管理平均耗时从17.86 分缩短至3.14 分钟，效率提高469%；车辆安全管理记录平均耗时从19.37 分钟缩短至4.37 分钟，效率提高343%；设备维保管理记录平均耗时从18.25 分钟缩短至4.12 分钟，效率提高343%；资产管理记录平均耗时从29.37 分钟缩短至4.12 分钟，效率提高613%。

同时，推行全员参与设备管理，将扫码维护职责落实到岗到人。例如在现场的设备操作人员中，安排专人作为兼职安全员，负责监督现场6S 管理的成效，并扫码填报设备运行情况。设备的维保人员则通过扫码了解到设备运行情况后，实施点检和有针对性的维保，也利于管理人员第一时间发现设备异常、第一时间制订出科学的故障维修方案。不仅如此，物流中心还建立了由送货员和其他管理人员组成的“设备维护小组”，其在熟悉设备操作的同时，还学习汇总分析日常扫码系统中填报的文字信息、上传的图片、记录的数据等内容，综合分析评估设备运行状况，定期出具设备运行“体检报告”，激发全员挖掘改善创新点的热情。这也为培养出一批既懂管理又懂技术的复合型人才、既懂理论又懂实操的高技能人才奠定了基础。

第三，保证数据的真实性、规范性、完整性。

实时上传照片功能保证了每一次数据填报的真实性达100%，数据整合后保证了规范性和统一性；自动预警功能保证了数据完整性达100%，实现了管理过程的数字化转型。

第四，数据自动归集，提高研判质量。

利用系统后台的数据汇总，实现数据自动归集和共享，提高了分析研判的工作效率和工作质量。

第五，实现设施设备生命周期可控。

避免了消防设施设备、分拣设备备品备件的提前采购造成的资金占用，或是应急采购造成的安全隐患。

五、试点经验

凉山烟草在物流中心试点以后，在全州范围内全面铺开，积累了数字化转型的丰富经验。

“二维码+”项目取得成效后，完善了制度文件中的相关条款，建立了制度化、长效化机制。

“二维码+”的运行在完善现有机制、填补管理漏洞方面具有显著成效。截至2022 年4 月，凉山烟草减少提前采购的资金占用成本25.76 万元；分拣设备有效作业率达100.73%，较去年同期的60.04%，提高了40.69 个百分点；平均送货响应时间从去年的60.1 小时，缩短到30.49 小时，降幅达50%，物流运行质效大幅提高的同时，提高了防范和抵御安全风险的能力。

六、推广价值

一是低成本。二维码管理的成本低、易制作、信息容量大，能集合文字、图片、音频和数据等信息进行编码。

二是高效率。应用二维码管理后，在有效提高工作效率的同时，保证过程痕迹化记录的真实性、规范性和完整性，并且实时管理，动态研判，确保了管理过程的质量。

三是易推广。在过程管理中，所有单位都存在着痕迹化管理花费的时间长、效率低、记录流于形式及部分过程管理的实时性不强等共性问题，而“二维码+”的信息管理手段是数字化转型的成功之作，更适合在所有单位广泛推广。

七、改进完善

一是备品备件6S 管理。在总结“二维码+分拣设备”的经验后，将二维码管理拓展应用到了备品备件的6S 管理中。将设备维保各环节所需的备品备件写入二维码，在每一个维保环节张贴需要的所有备品备件，再明确每一个备品备件所在区域的具体位置，以促进备品备件分层、分类、分区、定置管理，达到6S 管理的目的。

二是备品备件库存管理。通过在系统平台上统计分析备品备件的使用数据，管理人员按照常用备件、通用备件、专用备件及必备条件等类别，科学合理地确定最低库存、采购周期、采购标准及采购时间等，在确保生产运行顺畅的同时，减少库容及资金占用。