管理视角下高校教学秘书职责与能力提升探讨

王小亮 张雅琪

高等教育是我国教育体系中的重要环节，高校承担着人才培养、科学研究、服务社会、文化传承创新和国际交流合作的职能。推动高质量发展为主题的要求已是新时代高校发展的主旋律[1]；同时，2022 年全国教育工作会议中强调：全面贯彻新发展理念，全面贯彻党的教育方针，落实立德树人根本任务，加快教育高质量发展。进入新时代后，教育的高质量发展对高校的教学模式、管理战略、制度建设等方面提出了更高的要求[2]。教学秘书作为高校日常教学管理活动中重要的组织者、执行者、衔接者，需要完成上传下达、协调沟通、管理落实等多方面的细节工作，是高校教学管理的重要环节[3]。教学秘书的职业获得感、工作责任心、能力提升度，一定程度上对于高校二级院系教学管理以及高校高质量发展具有促进作用。

一、教学秘书工作职责及特点

（一）常规工作

教学秘书需熟悉高校教学管理程序及制度，配合教务处等职能部门完成每学期二级院系教学任务的下达；教学秘书需熟悉二级院校各个专业的专业方向、人才培养方案、课程设置，组织完成每学期二级院系的教学工作；教学秘书需熟悉教师培训、考核、学籍管理办法等有关的规章制度，完成每学期二级院系老师考核及学生动态情况。

（二）上传下达

教学秘书负责接收教务处各科室、教师发展中心等部门下达的各项通知，所涉及内容不限于教学排课、选课、学生成绩、论文、实习、学生毕业的各种事项，以及教室安排、考试安排等，并及时传达给相关的老师和学生，确保各个通知在二级院系中及时知悉，以保障教学秩序平稳运行。针对高校院系部领导的通知，通常具有时间跨度，需要在通知到达之前的半天或者一天内重复提醒到相关参会人员，且须提及重要的相关事项。

（三）教学管理

教学管理包括每学期向任课教师和学生班级发放课表；协助系领导做好教学质量监控工作，及时反映课堂教学中存在的问题并对应解决；配合有关部门做好学科竞赛等有关各项组织工作；能对教务系统熟练操作，并做好学籍异动包括学生休学、退学以及入伍退伍等学生的处理，且提前给学生做学业预警等。细节工作诸如排课、查询打印课表、学生花名册、成绩登记册、录入补考成绩、打印成绩等。琐碎的工作特点要求教学秘书有较强的学习能力、理解能力以及组织管理能力。

（四）整理归档

教学秘书需要完成二级院系中教学档案、见习、研习、实习资料汇总、毕业论文、试卷、评教结果归档、师范专业认证材料汇总归类等工作，需要教学秘书掌握基本的归档方法，同时需要熟练掌握Word、excel 等办公软件，并对紧急事宜进行迅速查找、收集、整理及处理。

二、教学秘书岗位分析

（一）工作内容繁杂，业绩成果难衡量

从教学秘书的职责，可以分析出其工作内容较为繁杂，工作事项琐碎。同时，教学秘书很多时候得不到正向的反馈。如何调动工作的积极性，赫茨伯格双因素理论，一个是激励因素，一个是保健因素。只有充分调动激励因素，才会促进员工正向的行为。对员工给予激励，比如说成就感，或者及时地给予员工正面反馈，这样可以极大地促进员工的积极性。很多高校领导将教学秘书岗位定位为教辅岗，相对教师和中高层以上管理人员，教学秘书处于次要和基层的位置，其主要工作是根据学校的安排重复处理一些简单的事务性杂活[4]。虽然是管理岗位，但实质上权责利不分明，针对教师基本起不到作用，从安排工作以及教师的配合的角度来看，因其没有权力，故教师在执行各项任务中不是很顺畅，态度也不是很配合。同时，很多与教学不相关的任务也交给教学秘书来处理，很多教师直接责成教学秘书做许多不属于教学秘书教学管理工作的内容，极易导致教学秘书对岗位产生职业倦怠[5]。

（二）晋升空间有限，岗位吸引力不足

很多学校针对教学秘书没有明确的考核方案以及对应的职业规划发展，而且在二级院校以及教师看来，教学秘书只是服务性质的工作，教学秘书在二级院校内得不到重视，长期以来，对其身体和心理造成了极大的负担，这样就导致二级院校中教学秘书岗位流动性大，岗位吸引力不足。加之教学秘书工作强度大，难于权衡工作与生活，更无暇顾及撰写高质量论文，久而久之，将导致教学秘书“终老”于该岗位而不能晋升的境地[6]。

（三）重视程度不够，潜力发挥不全面

教学工作是高校之本，必须要保障教学的顺利运行。教学秘书岗位虽然是基层工作，但确关乎着高校教学进度的正常进行。然而，很多高校领导层对于这样一个基层任务繁重的岗位的重要性，没有足够的认识，亦或者没有将重视程度提到必须马上落实对策的程度。这样无疑打消了教学秘书的积极性，教学秘书隐形的潜力未能完全发挥。教学秘书岗位的重要性，不仅关系着教学活动能否顺利进行，也直接关系着人才培养的质量。因此，希望可以得到学校领导的重视，对该岗位人员的激励，将可以大大提高教学管理工作的效率。

三、从管理视角对教学秘书岗位提出四点建议

（一）提升管理层重视程度

首先，学校领导、包括二级院系的领导需要对教学秘书给予适时正面的反馈。正面的反馈会加强员工的正确积极行为，进而促进各个方面工作的顺利进行。其次，对于教学秘书赋予明确的职业发展规划，如可以制定级别，制定评定标准，哪怕缓慢升级，但是也要有对应的规划，而不是简单地划归于教辅系列或者图书馆员系列，重视教学秘书岗位在人才培养中的链接意义，充分发挥教学秘书人才培养的三全育人作用；人事处应该制定出相应的岗位说明书，针对各个二级院校的特点，来制定有差异的岗位说明书，并在薪资上体现出差异性。最后，建立智慧校园，数字化赋能管理，实现真正意义上的数字化提供决策依据。

（二）加强培训交流

高校应依据实际，将教学秘书岗位发展与学校发展定位紧密联系，通过拓宽职业发展道路、健全培训体系、建立绩效考核制度等手段来规划教学秘书职业发展[7]。由于教学秘书的工作繁杂，涉及工作内容较多，可通过多方面加强交流学习。首先，应适当增加包括办公软件、排课软件等在内的日常工作涉及到的培训活动；其次，组织各个院系以及兄弟学校间的交流活动，学习优秀的工作方式和管理模式，提升教学秘书的全方面素质；再次，参加高校教务管理创新类技能提升研修班，全方位提升教学秘书的执行力；最后，组织并参加管理能力的培训，增强教学秘书在计划、组织、协调、创新等各方面的能力，从而发挥其在管理基层岗位的建设性作用。通过培训，可以使教学秘书更好地承担相应的工作，不仅可以提高工作效率，还可以增强工作胜任力。

（三）建立合理的激励机制

高校应切身考虑到教学秘书岗位的处境，给予该岗位应有的奖励，制定具有人性化、差异化的合理机制。首先，根据马斯洛的需求层次理论，每个人的需求会不尽相同，比如尊重的需求，一旦尊重需求得到满足，能使员工充满信心，进而更好地工作。其次，有些学校采用浮动奖励，将教学秘书的工作和院系部整体的工作业绩挂钩，取全部二级院系超额绩效的5%用于奖励教学秘书，这样不仅可以使教学秘书的工作得到大家认可，也能增强教学秘书岗位的职业获得感，实现目标激励。最后，有些高校给与教学秘书科长的待遇和职称。毫无疑问，无论从薪资待遇、职位晋升或是职称晋升，都是对教学秘书很好的激励措施，也会鼓励教学秘书长久工作于该岗位。然而，有奖必有惩，对于出现严重教学事故的教学秘书，应该采取警告或者惩罚，奖惩分明才能更利于管理。

（四）提升自身职业素质

1.强化服务意识。立足岗位，做好服务工作，提高沟通协调能力；正视教学秘书角色，深刻理解教学秘书岗位的意义，加强教学秘书服务意识；立足岗位，做好本职工作，承担好岗位所赋予的责任，更好地适应高校的高质量发展。

2.强化创新意识。教学秘书岗位日常工作的琐碎性，迫使其需要创新工作方法，才能使得教学有条不紊。对平常繁琐的工作进行阶段性总结，使日常事务性工作流程化，形成清单，之后遇到同类事项进行对照处理，既可以节省时间，还可以将工作处理得更顺畅。利用项目管理的思维对教学管理工作进行规划，创新日常流程化的工作，可以不断提升工作技能水平。

3.强化科学管理。学会放权减压，针对学生工作方面的一些不涉及机密的工作，可以将这类工作委派给学习委员，将工作派发下去，然后收集信息，这样可以很大程度地解决教学秘书时间占用问题。学会管理艺术，针对老师工作方面，应体现人文关怀，在不影响教学活动开展的情况下，充分考虑老师们的需求。学会沟通策略，针对与职能处室间的上传下达工作，需要掌握正确的沟通策略，可以在实际工作中既坚持原则又灵活处事。随着高校信息化管理不断落实，教学秘书将灵活运用新媒体技术，通过信息化的科学管理来提高工作效率和工作质量。

4.强化育人素养。作为最基层的管理者，要有立德树人的理念，论语有“其身正，不令而行，其身不正，虽令不从”，先要正身，才能正人，尤其是和学生接触较多的岗位，一定要加强自身道德素质的培养，加强师德师风建设，学习教育理论知识以及提升管理能力，进而潜移默化地影响学生。

四、结语

教学秘书岗位在二级院校中承担着承上启下的作用，只有充分发挥好该岗位的链接意义，才能保证教学秩序的顺利运行，为高校发展提供有力支撑。教学秘书应该正视岗位角色，守正创新，才能更好地胜任该岗位，更好地发挥“三全育人”的重要性。